加強新形勢下檔案管理工作的實踐途徑探索

吳 娟 平利縣交通運輸局道路運輸服務中心

新時代背景下，科學技術發展日新月異，聲像、網絡、電子通信等各種新興技術應運而生，并廣泛深入到社會生活的方方面面，基本實現了自動化辦公、無紙化辦公這一目標，使得各種新載體、新介質檔案資源隨之涌現，為檔案管理工作增加了新難度、新挑戰。為了更好地順應時代發展步伐，需要不斷更新和優化檔案管理理念和管理方法。基于此，文章將結合新形勢下檔案管理工作創新的重要性加以分析，并在此基礎上提出幾點切實可行的創新實踐途徑，旨在為促進檔案管理現代化發展奠定基礎。

隨著科技的不斷進步和知識經濟的發展，加快信息化建設已經成為時代發展的要求，這也意味著科技管理手段勢必會取代傳統管理手段。眾所周知，新形勢下的檔案資源既包括紙質載體，又包括電子載體，這使得檔案資源在收集、管理、儲存、應用等方面發生了翻天覆地的變化。尤其電子檔案本身具備的機讀性、高密度性特點，以及檔案信息的集成化、數字化優勢，均對檔案管理工作提出了全新的要求，需要管理人員以新觀念、新方法和新思路重新審視檔案管理工作。以上種種，均為檔案管理現代化發展帶來了全新契機。

檔案管理工作概述

檔案管理工作具有政治性、服務性特點，其工作內容可以歸納為兩個部分，一部分為基礎性管理工作，包括檔案資源收集整理、分析鑒定、歸檔保存等；另一部分為編研利用工作，包括編研材料、提高利用率等。

隨著時代不斷進步，現代檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化，具體來說：第一，檔案管理工作定位、定性發生改變，由傳統附屬性轉變為服務性；第二，檔案管理工作格局發生轉變，由以往封閉性轉變為開放性，另外，傳統檔案管理主要以檔案資源保管為主，現代化管理主要以檔案資源開發利用為主[1]；第三，服務對象發生轉變，以往主要為單位內部或領導提供服務，當前擴大到為全員和全社會提供服務；第四，在管理方法上發生轉變。由以往手工、被動管理轉變為主動、數字化、網絡化管理。

新形勢下檔案管理現代化的重要性

檔案管理現代化是社會發展的必要需求

結合我國現階段檔案管理工作現狀來看，在檔案資源保護、管理、儲存等方面依然存在很多問題需要解決。尤其改革開放以來，我國經濟建設步伐不斷加快，各種檔案資源隨之涌現。其中一些檔案資源由于載體材料不佳，加上管理手段滯后，導致檔案出現缺頁、褪色等一系列問題，不利于提高檔案資源利用率。由此可以看出，隨著檔案資源的不斷增多，其管理工作也越來越復雜，運用現代化管理手段開展管理工作具有一定的迫切性和嚴峻性，這也是社會發展的必然要求[2]。

檔案管理現代化是緩解管理人員工作壓力的有效措施

檔案管理工作具有系統性、復雜性特點，需要管理人員在文件歸檔過程中做好收集分類、鑒定分析、編目整理等多項工作。尤其新形勢下，社會發展迅速，各領域檔案資源的數量、種類不斷增加，在一定程度上增加提高了管理人員工作強度，為工作開展帶來巨大壓力。如果一味沿用傳統的手工勞動方式，不僅會降低工作效率，還會產生諸多人為失誤。而推行檔案管理現代化，利用計算機等科學技術開展各項工作，可以加快實現自動化管理目標，使文件收發、分類、編目和鑒定等工作一氣呵成，并及時打印案卷目錄以及卷內目錄，如此既可以緩解管理人員的工作壓力，還能夠提高檔案管理工作的效率和質量，同時減少人為操作等方面的失誤。

檔案管理現代化為檔案資源檢索、查詢提供保障

首先，計算機本身具有高速運算的特點，將其運用到檔案資源檢索方面，能夠有效提高檢索速度，這也是傳統手檢無法比擬的。其次，傳統手檢檔案需要消耗人們大量的時間和精力，并且容易受到時間、空間的限制，不利于提高檔案資源利用率[3]。采用計算機檢索方式，能夠同時在多個數據庫中同時搜索檔案資源，在一定程度上提高了檔案查全的可能性。最后，傳統手檢需要人為操作，受個人因素影響容易產生失誤。而計算機技術本身具備的高精度特點，能夠有效提高邏輯運算可靠性和數據表達精準性。

檔案管理現代化有利于保護檔案資源原件

傳統紙質檔案在長時間傳閱過程中，受人為、環境等因素的影響，容易產生破損、褪色等一系列問題，不利于保證其完整性和安全性。而推行檔案管理現代化，將傳統紙質檔案通過掃描、拍攝等方式進行儲存，能夠形成電子檔案，如此不僅能夠提高檔案資源利用率，還能夠實現保護原件的目標。

檔案管理現代化的主要內容

檔案管理技術現代化

科技進步是現代化發展的重要體現，同時科技本身也是加快現代化進程的主要力量。當前，越來越多新技術、新材料、新設備被引入檔案管理工作中。例如：應用計算機、掃描儀、復印機等常見辦公設備，能夠有效提高檔案管理質量和效率。采用各種隔熱、防震、防火等材料建設檔案庫房，能夠充分保證檔案資源的完整性和安全性。與此同時，利用計算機技術開展檔案管理工作，并建立和維護信息數據庫，能夠同時對多種檔案資源進行自動檢索，實現檔案信息高效傳遞和實時共享的目標[4]。由此可見，檔案管理技術現代化已經成為新時期檔案信息化建設的重要發展方向。

檔案管理組織現代化

檔案管理組織是開展檔案管理工作的執行者，在新形勢下想要更好地應對工作挑戰，需要以現代化科學管理理念為指導，不斷創新管理方式和方法。可以將管理組織現代化內容歸納為以下幾點：第一，管理思想現代化。即通過科學理論開展檔案管理工作，確保各項工作相互協調、有效銜接。第二，管理方法科學化。在傳統單一行政管理方法的基礎上，融入經濟、法律等管理手段，有效提高檔案管理效率和質量。第三，管理機構高效化。在明確管理機構職能基礎上明確劃分崗位分工，確保各項工作高效進行。第四，管理內容標準化。制定統一、科學、可行的管理標準和管理規范，為管理工作的順利開展奠定良好基礎。

檔案資源管理現代化

檔案資源管理現代化就是在檔案資源保存、鑒別、利用等方面充分應用先進技術，對促進檔案事業穩定發展有積極影響。具體涉及到檔案資源建設、基礎設施建設、標準規范建設以及信息化管理系統建設等多方面內容。

檔案管理人員現代化

雖然新形勢下，大部分檔案管理工作可以借助計算機設備完成，但管理人員作為設備操作者，其專業水平和綜合素質也會直接影響檔案管理效果。為了進一步促進檔案事業健康發展，就要培養一支管理經驗豐富、信息化水平較高、熟悉檔案管理業務的專業隊伍，也就是實現管理人員現代化[5]。

新形勢下檔案管理工作的實踐途徑

通過不斷創新促進檔案管理工作全面發展

1.創新檔案管理理念。

新形勢下，檔案管理工作既迎來了廣闊發展機遇，又面臨諸多新問題和新挑戰。在這一背景下，管理人員必須解放思想，緩解創新改革的緊迫感，并不斷完善檔案管理工作機制，有效提高管理人員創新能力和創造能力，為檔案管理工作的開展注入新的活力。

2.創新檔案管理模式

網絡技術的普及和應用，為檔案資源開發和利用帶來了發展機遇。管理部門需要在合理規劃管理網站、不斷完善法律體系基礎上，進一步強化檔案信息資源建設水平，轉變傳統檔案信息組織形式，同時構建信息化檔案檢索系統。與此同時，還要全面推行網站安全維護管理機制，使網站成為檔案管理部門對外聯系的窗口，為檔案資源合理配置、深入開發、有效利用、實時共享奠定基礎[6]。

3.創新檔案管理形象

檔案管理人員綜合素質直接關系到檔案管理工作是否能夠順利開展，其形象是社會公眾評價檔案管理工作水平的重要標準之一。新形勢下，檔案管理人員需要明確自身在管理工作中的定位，并轉變管理理念。尤其隨著網絡技術的迅速發展，檔案信息獲取、識別、利用等方面的難題不斷增加，需要管理人員充分利用先進技術對檔案信息進行篩選、提煉和開發，并在實踐工作中不斷總結經驗，有效提高自身專業水平和管理能力。在此基礎上，檔案管理部門還可以推行競爭機制，提高管理人員自我提升意識，調動其工作積極性，從而營造良好的工作氛圍，全面提升檔案管理形象。

加快檔案管理現代化進程

在檔案管理收集、整理、分析和鑒別等基礎工作中，涉及到計算機數據準備工作，該工作具有復雜性、繁瑣性等特點，如果缺乏科學化工作流程和規范化工作制度，會導致計算機數據準備不充分，從而降低檔案管理效率，不利于促進檔案管理現代化發展。對此，需要從以下幾個方面解決：

1.采用標準化檔案管理技術。

在掌握檔案管理工作規律基礎上，盡可能減少其中低功能、可替換及冗雜的工作，確保各項工作有效銜接、相關業務相互協調，同時使同類業務在形式、特征上具備一致性、規范性特點。一方面能夠減少復雜勞動造成的管理混亂現象，另一方面能夠為檔案信息開發奠定基礎。

2.構建統一的業務標準和技術標準

計算機技術是新形勢下檔案管理工作改革創新的基礎，想要充分發揮其作用和效益，就要構建統一的業務標準和技術標準。如果檔案業務缺乏明確規定或標準規范，那么即便使用計算機技術也會無從下手，所以構建統一標準至關重要，否則會直接影響計算機信息儲存、信息檢索等功能[7]。另外，想要實現網絡化傳遞基本目標，更要構建標準化業務標準和技術標準，從而為網絡連接提供保障。

3.采用科學化手段獲取檔案信息

新形勢下，檔案資源種類、數量不斷增加。采用先進技術對檔案資源進行全面管理迫在眉睫。因此，檔案管理部門應積極引入多媒體、計算機等先進技術，為檔案信息儲存方式革新奠定基礎，突破信息獲取時間、空間限制，滿足檔案資源實時共享需求。

4.應用現代化檔案管理技術

檔案管理技術是現代化檔案管理工作的重要組成部分，在提高檔案管理效率和質量方面發揮著重要作用。新形勢下，科學技術發展日新月異，越來越多先進的技術應運而生，為優化檔案管理工作奠定了良好的基礎。例如：在檔案管理日常工作中，引入復印機、傳真機、計算機及掃描儀等現代化辦公設備，既能夠減少人工勞動強度，也能夠充分保障檔案資源的完整性和健全性。

另外，在檔案庫房建設過程中，也可以充分利用現代化科學技術，采用特殊的處理手段，提高檔案的管理水平。眾所周知，一些紙質檔案資源在儲存過程中，受環境、溫度等因素的影響，容易發生質量問題，導致檔案資源失真或缺頁。對此，需要在庫房內部安裝各種先進設備。例如：溫濕度調節設備、防震設備、防干燥設備、防蟲設備等，這些設備有利于從根源上解決蟲害、溫濕度變化等引發的問題。

另外，新形勢下，檔案管理部門已經充分認識到了信息化建設的重要性，并利用計算機技術實施檔案實體管理和信息管理的工作，通過構建檔案信息數據庫，實現不同程度的編目及檔案資源自動檢索，同時滿足了檔案實時共享需求。在未來發展進程中，檔案信息化建設已經成為趨勢，這也將是檔案工作技術現代化的集中體現，可以為檔案資源有效利用提供保障。

促進檔案管理工作向標準化、規范化趨勢發展

為了促進檔案管理工作向標準化、規范化趨勢不斷發展，不僅要解決立卷方法存在的問題，有效提高檔案資源分類、檢索效率；還要盡可能提高案卷裝訂質量，為檔案規范管理奠定基礎。另外，檔案規范化、標準化管理還離不開軟硬件設施的支撐，需要管理部門及時做好硬件設施維護管理以及軟件系統更新升級工作。

結合以往工作經驗總結來看，雖然文書管理工作和檔案工作相互獨立，并且工作任務不盡相同，但是由于文書是檔案中的重要組成部分，所以二者之間存在必然聯系，其在檔案管理流程中緊密相連。因此，管理人員需要不斷提高系統化管理意識，樹立文書管理工作規范化、標準化指導思想。簡單來說，就是在文書處理過程中，只有把握好標準化、規范化關口，才能夠為檔案工作順利進行提供保障，從而有效提高檔案管理工作的綜合水平。

綜上所述，信息技術的飛速發展，使檔案管理工作面臨機遇與挑戰并存的發展局面。面對新挑戰，檔案管理部門需要不斷創新管理理念、開發管理技術，為檔案管理工作規范化、標準化、現代化發展奠定基礎。為實現這一目標，需要檔案管理部門做到因勢利導，在檔案管理工作各環節融入信息化技術，實現檔案資源網絡化、自動化的管理目標，同時培養專業檔案管理人才，全面提高檔案管理水平。