如何推進機關事業單位檔案管理數字化技術應用探究

武晉梅 國家廣播電視總局七二五臺

本文闡述了當前事業單位檔案管理的優勢，同時也分析了檔案管理存在的主要問題，如管理模式落后、缺乏完整的管理體系、認識偏差等。并針對具體問題提出了規范化管理的具體對策，以加強檔案管理的優化和完善形象管理系統，明確檔案管理職責，引導各部門員工提高檔案設計意識，同時對人員進行培訓，以便改進不足。加強信息技術的應用，建立科學的數據管理體系，提高檔案管理的效率和效果。

眾所周知,檔案管理在事業單位內部管理過程中是一個非常關鍵的環節。在具體的檔案工作中，應當根據國家機關和機構的特點，尊重檔案的保密性，同時充分尊重其公共任務。特別是鑒于現行管理體制的適應，對檔案管理提出了更嚴格的要求，以促進各項工作的穩定發展和檔案管理的統一。

當前公共行政管理中的特殊問題，如缺乏標準化的結構、缺乏管理制度、工作人員技術不規范等，同時鑒于加強信息技術的應用，明確檔案管理和信息系統的具體設計要求，對不同問題實施細化管理方式，利于機關及其相關的檔案管理一致化。

數字化檔案的基本概述

傳統的檔案可以通過掃描、攝影、多媒體等方式進行高效保存，通過網絡信息交換和管理，轉變為數字檔案館。數字檔案通常由適合咨詢和呼叫員工的專業軟件設備進行管理，通常需要儲存在其相應有序的信息庫中，以便有效地提高檔案管理的效率。

數字化檔案管理的優勢

(一)提高自動化辦公水平，減少資源的浪費

在事業單位的檔案管理中，傳統的管理方法是有限的。要通過不斷增加員工數量，定期更新管理的軟硬件，不但提高了行政的處理成本，也降低了檔案的管理效率。在數字文件管理的模式下，文件將擺脫傳統紙質為載體的形式，以方便運用隨時存取和使用的數字化方式存儲在計算機上。它可以節省大量的時間和空間，同時也降低了行政成本和提高了工作效率。

(二)確保文件得到充分的利用，資源始終得到開放

數字檔案經過先進技術處理后可以及時地提交和存儲信息。機關事業單位使用檔案是很常見的，許多部門需要使用和查閱相關檔案。數字檔案管理相較于傳統檔案管理的特出性還表現為檔案應用、存儲和管理等不受時空的局限，用戶可以在自身有需要的時候隨時應用檔案，更加的方便快捷。

(三)提高檔案管理的水平,提高工作人員的綜合素質

數字文檔管理可以有效地提高文檔管理水平。檔案的管理要求使用先進的網絡技術和計算機設備，如果說檔案管理人員的綜合素質低下，思維模式傳統固化，那么檔案管理的質量效果必然無法達到預期，管理工作的實施將會因此而停滯不前。所以說，在數字化檔案管理期間，還需要加強對管理人員的技能培訓，幫助其掌握新的管理技術與方法。

目前機關事業單位檔案管理存在的具體問題

在政府機構檔案管理的過程中，對問題的具體分析有助于促進問題的解決，制定完善的對策。

（一）機關事業單位檔案管理方式較為落后

在當前事業單位內部管理過程中，要重視檔案管理，通過新的檔案管理方法, 提高檔案的有效利用率。在實際調查過程中,一些機構和機關仍存在集中存放紙質文件的現象，這些文件存放在檔案室，然而，檔案館的作用并不大。因此，傳統的檔案管理方式已不適應當前的檔案管理。特別是目前工作內容逐步細化，檔案數量逐步增加，紙質檔案管理方式將增加檔案管理部門的工作量，影響整體的工作效率。要重視網絡檔案管理的發展，加強計算機技術的應用，提高檔案管理的整體效率。

（二）缺乏完善的檔案管理體系

在檔案管理方面，各機構必須組織專業人員和部門對檔案進行有意義的收集、分析、儲存和利用等工作。然而，由于缺乏完善的檔案管理體系，導致整個檔案管理工作效率低下，一些無序的信息被錄入，同時由于國家機關檔案管理制度缺失,檔案不能按規定及時保存且有序。此外,部分員工在檔案管理過程中沒有經過正規培訓，導致檔案管理效率低下。

（三）缺乏對檔案管理的正確認識

在一些事業單位的檔案管理工作中，由于在認識上的誤區，沒有意識到無形資產等檔案是事業單位發展的資源，同時對檔案管理的重視程度不夠，缺乏規范化運作體系。導致事業單位具體生產經營的發展方向不明確,政府機關事業單位檔案信息建設力度不夠。

（四）檔案管理人員專業水平有待提升

在事業單位檔案管理過程中，需提高工作人員的專業水平和素質。因此檔案管理在規范過程中應注重提高其專業技術水平，否則會出現一些機關、事業單位檔案管理人員變動頻繁，工作交接不準確，不熟悉工作流程，缺乏專業技術等問題，對檔案管理影響較大。

促進機關事業單位檔案管理效果提升的具體 應用方法

在檔案管理中,事業單位應提出有效的策略,促進規范化管理措施的實施。

（一）根據規范化標準化角度提高其管理意識

在事業單位檔案管理的過程中,要解決規范化的具體問題,樹立正確的檔案管理觀念。要認識到檔案管理的作用,檔案不僅僅是特定于檔案的記錄,同時在文件管理過程中,也起到實時監控各部門具體工作情況,規范檔案管理,加強各連接與文件數據的有效對接作用。在提取文件的過程中要考慮網絡技術作用的同時從規范化的角度談事業單位檔案管理的安全意識，在文件配置過程應該提高員工檔案的保密性,結合規范化和標準化的發展,樹立正確的檔案管理思想,從觀念上提高檔案管理的有效性。

（二）形成完善檔案管理機制的構建

一是完善檔案管理體制,管理制度創新能有效發揮文件管理的作用,明確文件管理的職責。第二,在整合文檔系統的過程中,可以提高文檔管理專業化水平,建立規范化管理模式,將信息技術應用到文檔管理過程中,更有效地管理文件。最后要明確文件管理人員的職責。

（三）從規范化標準化角度提高檔案管理人員專業水平

在當前單位文件管理發展的過程中,首先要從規范化的角度進行文件管理,充分尊重員工的作用,定期教育員工,切實發揮文件管理的技術價值。其次,加強培養文件管理的技術能力和管理人員的業務能力,提高工作人員管理意識,使他們認識到維護文件管理的重要性,使文件必須具備安全管理的有效能力。最后,從事業單位對文件管理人員的培訓中,從文件管理的實際情況出發,對日常工作中存在的各種問題進行詳細的考察,以案例的形式進行介紹,提出具體的教育措施,滿足員工教育的需要，解決文件管理人員的技術問題。除此之外,還要聘請社會專業的文件管理方面的專家,論述目前事業單位文件管理中存在的問題,結合市場化的文件管理模式,將現有的文件管理模式優化。

（四）促進檔案改革,優化管理方式

在新時期檔案檢查工作中,要認真進行檔案改革,做好檔案管理工作,突出檔案的優化特點。首先采用現代化的文件管理方法,及時查閱以前的資料,改善對環境的有效監測。在實際管理過程中,機關事業單位的工作人員必須定期維護檔案,加大對病毒的檢測和殺滅力度,重要信息檔案的數字化掃描與安全管理。縮短檔案管理時間，提高檔案管理效率。

總之,在事業單位快速發展的過程中,文件資源是事業單位發展的基本前提。另一方面,文件管理作為業務的重要組成部分,占有重要的地位。文件管理的規范化不僅有效地提高了單位文件管理的整體質量和效率,還關系到文件管理工作的順利開展。在這一背景下,有關部門的負責人和管理人員必對文件管理工作應制定完善的管理制度,從而促進文件管理在規范化、標準化領域的發展。