事業單位人事檔案立卷歸檔管理新技巧分析

廖莉莉

摘 要：近年來，隨著事業單位檔案管理水平的不斷提高，為了更好的提高檔案工作效率，加強檔案的保管與利用，檔案立卷歸檔管理工作不容忽視。本文從檔案立卷歸檔的作用入手，著重分析了事業單位人事檔案立卷歸檔管理新方法，以期為事業單位檔案管理工作的更好開展奠定基礎。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;立卷歸檔;檔案管理

立卷歸檔是檔案管理工作開展的基礎，其工作效率與質量關系到整個檔案管理工作的質量，牽扯到檔案利用的完整性、真實性和準確性。在社會發展新形勢下，事業單位人事檔案內容不斷豐富、檔案數量日漸增多，立卷歸檔難度也在逐漸上升。此時如何做好檔案立卷歸檔工作，科學應對工作期間存在的各種問題成為當今工作的重點，下面我們主要對事業單位人事檔案立卷歸檔管理要點做了分析。

一、事業單位人事檔案立卷歸檔的作用

人事檔案是在組織人事工作活動中形成的，并經過組織審核認可且能夠直接反應工作人員經歷、技能、品德表現的文字形式，是以個人為單位立卷歸檔保存的文字、圖片、視頻等原始記錄，是檔案工作的重要組成部分，一直以來，人事檔案在企事業單位管理中有著不可替代的作用，具體可以從以下幾個方面分析。

1、確保檔案資源的完整性

立卷歸檔是檔案管理工作開展的基礎環節，其質量直接關系到檔案資料的完整性、準確性和科學性。就人事檔案管理工作而言，做好其立卷歸檔工作需要從事前角度進行分析，對檔案的數量、內容嚴格把關，檢查檔案資源是否準確、完整，能夠利用這些現有資源將檔案信息準確無誤的保存下來，減少后期工作中容易出現的各種問題。總之，做好檔案立卷歸檔工作就是及時發現檔案資源中存在的種種問題，保證檔案資源的完整性，為檔案工作的順利開展打下基礎。

2、嚴格遵守歸檔整理原則

為了更好的保證事業單位檔案管理效率，檔案管理人員需要根據立卷歸檔文件的整理規則調整檔案管理方法。在檔案整理的時候盡可能的按照原有順序進行，不破壞原有文件的排序，同時要對紙質檔案重新排號。這些方法能提高檔案管理工作效率，增加檔案工作質量。

3、方便管理人員利用

檔案資源是單位領導進行決策和管理的重要參考依據，準確、科學的檔案資源能夠優化決策內容，增加單位決策的準確性和科學性。因此，做好檔案立卷歸檔管理不容忽視，其推動者檔案工作朝著標準化、規范化和全面化方向發展，為單位管理工作的更好開展打下基礎。另外，科學、有序的檔案立卷歸檔工作能提高檔案管理工作效率，縮減檔案管理成本。

二、事業單位人事檔案立卷歸檔管理要點

檔案立卷歸檔管理是事業單位人事檔案管理工作的基礎，在工作中要積極調動基層事業單位人事檔案管理人員的積極性、主動性，形成科學化、標準化、體系化的檔案歸檔管理工作制度，豐富檔案立卷歸檔管理內容，從而提高人事檔案管理的有效性和科學性。具體工作中，我們可以從以下幾個方向入手。

1、完善人事檔案立卷歸檔制度

隨著信息化時代的到來，檔案管理模式發生了翻天覆地的變化，檔案管理效率不斷提高的同時，各種問題也不斷涌現，傳統的檔案管理制度逐漸無法滿足當今時代發展需要。在此形勢下，人事檔案立卷歸檔工作需要進一步完善管理制度，強化制度的約束性作用，利用完善、科學的制度來約束檔案人員的職責、細化檔案管理立卷歸檔流程、優化工作內容，為檔案管理工作的高效、高質開展打下基礎。首先要明確人事檔案立卷歸檔管理職責，探索出一條以檔案工作人員為核心，其他部門人員相互配合的歸檔管理機制，一方面要設置科學、合理的前置處理環節，明確檔案立卷歸檔管理工作人員的職責，為檔案管理工作的順利開展提供依據，另一方面要明確檔案信息甄別、篩選職責，對于資料不完善、不合理的內容要及時的補充或者說明。其次要明確立卷歸檔的標準。結合不同類型檔案的特性對標準進行細化，做到“高標準，嚴要求”，把好立卷歸檔的質量關口。三是要優化立卷歸檔的流程，統籌人力、物力以及財力資源，減少不必要的中間環節，增強立卷歸檔的系統性。總而言之，事業單位要從制度角度對上述內容予以規范，營造良好檔案管理分為，做到及時歸檔、高效歸檔、科學歸檔。

2、強化工作人員檔案立卷歸檔管理意識

人事檔案工作并非檔案部門一人、一部門的工作，而是要整個單位人員相互配合的工作模式。

為此，單位要強化檔案部門在內各部門的立卷歸檔意識。一是大力宣傳《檔案法》以及內部的其他規范性文件，增強各個部門的責任意識。二是要將立卷歸檔與績效考核、責任落實有機聯系，解決目錄不規范、歸檔不及時等問題，逐步引導工作人員，培育其良好的立卷歸檔習慣。三是要明確工作交接的內容，通過檔案資料交接表來確保檔案資料能夠在工作交接時同步移交，為后期立卷歸檔工作奠定基礎。

3、利用信息技術

信息化社會，事業單位要堅持紙質類檔案管理與電子類檔案管理齊手共抓，全方位提升檔案管理效能。只有著力建設電子類檔案的立卷歸檔工作，才能更好地適應時代發展趨勢，補齊立卷歸檔中存在的短板。一是要通過技術手段關聯檔案管理系統與辦公OA系統，明確相應的訪問權限，減少電子類檔案立卷歸檔的中間環節，提升工作效率。二是要完善檔案管理系統，通過大數據技術、數據識別技術對聲像檔案、圖片檔案、影像檔進行關鍵信息捕捉和處理，減少人工編輯和分類的工作量。三是明確電子類檔案的處理格式、處理標準。通常而言，聲像檔案應盡量為原版原件，確保其真實性，卻有特殊情況的，應證明其與原件一致;圖片檔案中應采用10M以上的TIFF格式，確保其清晰度。

三、結束語

總之，有效的開展事業單位人事檔案立卷歸檔管理工作，能提高檔案對事業單位管理的服務效率。在具體的人事檔案立卷歸檔管理中，要嚴格按照檔案管理流程進行，不斷優化和調整管理方法，從而全面提高現代化檔案管理水平，讓其更好的為事業單位各項工作的開展提供有效保證。

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（大埔縣公共就業（人才）服務中心? 廣東? 梅州? 514299）