城建檔案利用中存在的問題及對策分析

段增艷

摘 要：城建檔案管理工作是城市建設與發展中的重要組成部分，對城市資源的合理配置有推進作用。本篇文章就城建檔案利用中存在的問題及對策展開相應論述。首先在檔案利用特點和難點上進行了簡單分析，如地域性和經濟性特點以及管理模式落后和資源信息不全等難點。隨后闡述了提高城建檔案利用價值的對策，包括健全檔案管理體系、創新服務管理模式、完善信息資源內容和構建專業化團隊，希望能對有關學者的研究提供有利參考。

關鍵詞：城建檔案;信息管理;制度

城建檔案利用及管理在城市規劃與建設中扮演著關鍵性角色，與社會經濟發展以及人們的工作生活有著密切聯系。因此對城建檔案的利用要點與方向進行進一步探討，對提高信息資源利用率有積極影響。

1.城建檔案利用特點分析

1.1地域性

城建檔案管理與城市發展相互制約、相互影響，而把握檔案利用的地域性特點有利于提高城建信息的針對性和經濟性價值。由于城建檔案在實際管理中需要先對其進行區域內的分類管理，才能為后續檔案信息的規范利用奠定良好基礎。所以有些管理機構會根據檔案的所屬地以及城市規模等來發揮檔案的地域性特點，為區域內服務活動的開展以及跨區域服務的協調帶來便利條件。

1.2經濟性

科學利用城建檔案能為城市建設的效率與質量提供很大幫助，對實現資金資源的充分應用有正面影響。因為很多工程項目在開展期間不僅會使用到大量的人力及物力資源，在資金成本上也會有大量消耗。而在城建檔案的利用下，工程團隊可以對其中涉及到的圖表信息或工程數據等進行對比參考，從而為當前城市工程的開展帶來經驗性質上的借鑒。這樣工程內部的各項資源就能發揮出更有效的價值，減少工程成本的浪費，減輕城市發展負擔。

2.城建檔案利用中存在的難點問題

2.1檔案管理模式落后

有些地區的城建部門在運行發展中會將更多的精力與時間投入到城市區域規劃或建設方案的擬定中，而在城建檔案管理模式的優化上卻有所忽視，使得檔案管理水平得不到有效提升，既增加了資源信息的利用難度，又給城市化進程的推進帶來了阻礙。如在長期的檔案管理中一直采用固定的管理理念和形式，就會因難以順應社會發展需求而逐漸形成封閉式的管理體制，導致城建檔案信息存在失真或不全面等問題。若忽視了信息化管理理念的融入，還會在一定程度上增加城建檔案管理中人力與時間成本上的消耗，降低了內部資源的配置效果。

2.2檔案資源信息不全

城市建設過程中會產生大量的數據信息，如工程圖紙、施工記錄以及市場資源周轉等，其中的信息資料經過匯總整理后，都對城建檔案信息庫的構建有支撐性作用。但有的管理機構會因檔案信息來源的不確定因素而難以保證其真實性和準確性，如檔案信息的獲取途徑不正規或信息資源的全面性沒有達到標準要求等，都會給后期檔案管理的開展增加一定負擔。在完善與補充檔案信息期間還會因市場運行、城市規劃政策的變化或一些不可抗力而影響新舊信息的契合度，給城建檔案的高效利用帶來了不利影響。

2.3檔案利用效率不高

當城建檔案因法律政策的約束而難以發揮共享功能時，就會隨著時間的推移而逐漸降低其自身的利用效率，使得信息資源出現浪費情況。如有關檔案管理法規中會對一般檔案信息的開放時間有所限制，但在城建檔案的公開范圍和時間規劃中卻會存在模糊地帶，使得城建檔案的利用難以得到規范化和標準化上的保障。對于一些存放時間較長的城建檔案，若管理部門沒有結合區域內的城建現狀對以前的檔案信息進行整改處理，那么時間間隔較大的數據資料就難以在當前的城市建設中發揮出參考價值，同時還會給后續的檔案管理增添無形的壓力，降低了檔案的利用率。

3.提高城建檔案利用價值的對策

3.1建立健全的檔案管理體系

要想有效提高城建檔案的利用效果，為城市化進程的加快提供可靠力量，有關機構就要在檔案管理體系的科學建立上提高重視。首先，要對當前所實施的管理體系進行全方位分析，明確新增規章制度與原有制度之間的共通性和差異性特點，從而為體系運行機制的強化提供參考依據。其次，對于城建檔案管理體系中存在的漏洞問題和不足之處，除了要及時找到問題的根源所在，還要結合城市建設方向和檔案管理實際情況來補充缺失的制度準則，從而為檔案信息的充分利用創造有利條件。最后，在城市不斷建設與發展中，管理機構要注重對檔案管理體系的階段性更新，在適應社會發展節奏的同時，讓更多的檔案信息得到實用性價值的升華。

3.2創新檔案管理與服務模式

傳統死板的管理與服務模式已經不能滿足現階段城建檔案的利用需求，需要管理機構將創新型理念融入到日常檔案利用工作中，主要可以從以下幾點入手。第一，檔案管理部門要把控好城建檔案的利用目的、形式和方向，根據需求者在區域內的分布范圍和服務訴求等，靈活轉變不同的服務觀念和管理模式，以此來達到滿足不同需求者對檔案利用的目的。第二，有關機構要做好城建檔案利用中的監管工作，對于監管過程中發現的不良利用行為和服務問題等，不僅要對其進行有效的防控，還要及時上報給領導層，從而將強化后的管理及服務模式快速落實到檔案利用中。第三，管理機構需要注重信息化技術的應用，為檔案管理人員工作水平的提升創造有利條件，也為城建檔案的動態信息進行實時監管，以此來保證檔案信息的合法利用。

3.3完善檔案信息及資源內容

全面的城建檔案信息能為各城市建設工程的順利開展提供數據上的支持，有利于城市建設步伐的加快，因此在完善信息資源內容時要對以下幾方面提高重視。首先，檔案管理機構要保證信息獲取渠道的正規性與安全性，防止城建檔案信息中存在虛假或不充足等問題。其次，所采集的檔案信息其時效性和真實性除了要滿足城市建設實際需求，還要能從城建檔案的側面信息中分析出其經濟價值和社會價值，從而為其他城建檔案的利用設置一個價值標準，以免給后續檔案管理增添不必要的困擾。最后，管理機構可以借助計算機及信息化技術來對城建檔案信息進行分類管理和利用，對于不同模塊下缺少的信息資源加以補充，而對超出時效期內的城建檔案進行妥善處理，來保證信息資源的豐富與完整。

3.4構建專業化檔案管理團隊

城建檔案管理與利用中需要專業的人力資源作為支持，這樣在利用城建檔案信息時才能得到更專業的指引，來提高檔案信息的利用質量。如管理機構可以通過定期開展培訓活動的方式，來讓檔案管理人員在深造學習中不斷提高自身專業能力與水平，并逐漸掌握城建檔案的利用要點與注意事項，為需求者提供更有效的服務。另外，管理機構也可以對人員管理機制和理念進行適當的轉變，并將人性化觀念落實到檔案管理中，以此來留住寶貴的人才資源，為后期城建檔案管理隊伍的構建帶來更多可能。

4.結論

在國家經濟實力不斷提升和城市化進程的加快下，很多地區的管理機構都對城建檔案的利用提高了重視，以此來為城市環境的優化和人們生活質量的提升帶來更多可能。對于城建檔案管理與利用中存在的細節問題，管理團隊也能及時發現問題產生的原因，并結合檔案資源的管理理念和形式等制定出具有針對性的解決方案，防止檔案信息泄露或丟失問題的出現。部分機構還會將先進的技術手段應用到城建檔案管理中，為檔案高效利用提供便利條件。

參考文獻：

[1]李宗梅.城建檔案利用中存在的問題及對策研究[J].建筑工程技術與設計，2017，（18）：2702.

[2]陳玉偉.城市規劃中城建檔案管理現狀及強化對策分析[J].居業，2019，No.141（10）：176-177.

[3]陳莉紅.淺談城建檔案管理的存在問題及解決對策[J].中外企業文化，2020，No.606（5）：67-68.