關于產品質量監督抽查信息管理系統的改進建議

文/劉曉花

1 前言

產品質量監督抽查信息管理系統（以下簡稱“系統”）是中國電子質量監督（e-CQS）的重要應用，實現監督抽查業務全流程信息化管理。通過公共服務門戶為參與產品質量監督抽查的檢測機構提供抽查預算上報、檢測方案上報、檢測任務下發、收樣登記、檢測結果值上報、統計查詢等功能。因為是全流程信息化管理，涉及工作過程中的所有部門，包括任務來源部門、牽頭機構、抽樣機構、檢驗機構，流水作業，環環相套，記錄了監督抽查的每一個過程，包括任務分配、抽樣單錄入、收樣、檢驗值錄入、檢驗報告的寄送、異議處理、復檢、匯總結果上報等，且每一過程都信息量巨大，可以說是監督抽查工作既完美又完整的復現。我們作為承擔省監督抽查的抽樣、檢驗機構，主要用到抽樣單錄入、收樣、檢驗值錄入部分，我們盛贊系統對監督抽查過程監管的嚴密性，卻發現實際操作中有很多的不便。總體來說是信息量空前的大，但只是簡單的信息錄入，沒有任何操作技巧可言，只是無謂地增加工作量，運行一年來盡管不斷地升級，但仍舊存在很多不足。下面我從提高工作效率、提高錄入準確率、降低勞動強度等方面對抽樣單錄入、收樣、檢測值錄入的軟件設計提出幾點改進建議。

2 抽樣單錄入

2.1 增加臨時保存功能

抽樣單錄入模塊錄入內容很多，包括基本信息、受檢單位信息、生產單位信息、受檢產品信息、抽樣信息、抽樣單位信息等，常規項多達四五十個字段。為確保必要的統計用信息的采集并保證不被遺漏，軟件設計了必填項，只有必填項全部錄入才能予以保存。目前存在問題是，由于錄入內容比較多，全部錄完需要較長時間，中途如遇斷網，則會出現訪問頁面異常，前期錄入內容全部清零，只能重新開始錄入。

改進建議：設置臨時保存功能，只要有錄入，隨時可以保存，只在提交時，進行必填項必須錄入的限制。

2.2 增加部分字段下拉菜單輸入或聯想輸入

盡量減少手工錄入，可以降低錄入的錯誤率。所以對于重復率比較高的字段可以將一次次的手工錄入轉化為選擇錄入。可以有兩種方式，一種為下拉菜單輸入法，一種為聯想輸入法。

2.2.1 下拉菜單輸入法

關鍵是建立相應的數據庫。

抽樣人：對于一個抽樣機構來說，抽樣人是相對固定的，系統可以建立一個抽樣人數據庫，將本機構的抽樣人員事先錄入數據庫，當錄入新的抽樣單時，抽樣人直接從下拉菜單中選擇即可。

產品等級：產品等級更是一個相對固定的字段，以紡織品、皮革、防護用品為例，有優等品、一等品、二等品、合格品、一級、二級、A級、B級等，系統可以建立一個產品等級數據庫，將對應產品的等級劃分事先錄入數據庫，當錄入新的抽樣單時，產品等級直接從下拉菜單中選擇。

標注執行標準：與抽樣人、產品等級相比，執行標準數據比較多。如果可能，執行標準庫可以從標準信息服務網等網站直接調入，如果這種聯網方式比較困難，系統同樣可以建立一個標準數據庫，將有可能用到的執行標準事先錄入數據庫。當錄入新的抽樣單時，在錄入執行標準的關鍵字時，包含該關鍵字的標準就會都顯示出來，只要選擇即可。

2.2.2 聯想輸入法

關鍵是有記憶、模糊搜索功能。例如，在抽樣人錄入中，當錄入姓時，會自動跳出曾錄過的同姓人名，然后通過選擇錄入正確的人名；例如，在錄入產品等級時，當錄入“一”時，會自動跳出曾錄過的“一等品”“一級”等包含“一”的等級，然后通過選擇錄入正確的產品等級；例如，在錄入執行標準時，當錄入“1002”，會自動跳出曾錄過的“QB/T 1002—2015”，如正確，直接選定，如未出現需要的標準，則本次按全字符錄入，在下一次時，則會出現在記憶庫中。

2.3 增加抽樣人單元格

現有系統的抽樣人為一個單元格，兩個抽樣人的名字都錄在這個單元格里，以空格隔開，有時會因錄入人的粗心，只錄一個人。鑒于抽樣工作必須至少由兩人完成，建議抽樣人員的錄入應設置成兩個必填的單元格，以此杜絕錄入人員因粗心只錄入一個抽樣人員的錄入失誤。

2.4 增加有效利用已錄抽樣單的功能

有些抽樣單之間會有很多相同的部分，如受檢單位信息（名稱、地址、統一社會信用代碼、法人代表、聯系人、聯系電話）、抽樣單位聯系人、聯系電話等，但每次都必須一個個重新錄入。為減少錄入的錯誤，以及減少重復勞動，目前為止所能想到的最好辦法只能是建一個Word文檔，將這些有可能重復錄入的信息保存起來 ，通過復制、粘貼錄入下一個記錄。

改進建議1：增加抽樣復制功能，使得在錄下一個抽樣單時，可以先復制相同信息比較多的已有抽樣單，然后修改不同的部分，形成新的抽樣單，既能提高錄入效率，又能降低錄入錯誤率。

改進建議2：增加頁面保留功能。當錄完一個抽樣單后，系統提示，此抽樣單已保存完成，將錄下一個抽樣單，是否清空此頁信息？如選擇清空，則錄入一個全新的抽樣單，如選擇不清空，則可以實現只修改不同的內容而完成另一抽樣單的錄入。

2.5 增加受檢單位調入功能

目前，系統是以生產領域抽樣為模式設計的，當基本信息中輸入企業名稱時，受檢單位和生產單位名稱都將變成該企業名稱，如果之前庫里曾經有過該企業的基本信息，則在受檢單位和生產單位信息欄，該企業的地址、統一社會信用代碼、法人代表、聯系人、聯系電話等都會自動調出，省去了一個個重新錄入的麻煩。但對于流通領域，受檢單位與生產單位是不同的，所以受檢單位信息必須一一修改。

改進建議：增加流通領域的企業庫建立，將企業信息調出的功能擴展延伸到受檢單位，實現受檢單位和生產單位的信息分別調入。

2.6 企業管理庫由源頭單位錄入

系統有企業庫管理，可以實現一次輸入，永久使用，省去重復錄入的繁瑣。但企業庫的建立都是錄入人員一個個錄進去的，一是工作量大，二是難免發生錄入錯誤。

改進建議：既然生產單位的信息來源于營業執照，建議企業庫的建立應由營業執照發放單位（市場監督管理部門）直接導入，錄入人員通過模糊搜索直接使用即可。

2.7 歷次抽查情況直接導入

在抽樣信息一欄，要求輸入歷次抽查情況，具體操作為復制生產企業名稱，點開“企業抽查歷史查詢”模塊，粘貼該企業名稱，即可查得結果，再跳轉回“抽樣單錄入”模塊，輸入抽查結果。

改進建議：將人工查詢、填寫改為自動查詢、導入。

2.8 增加EXCEL批量導入功能

抽樣單的錄入是一個一個進行的，而且必須在網絡環境下運行，建議增加批量錄入的功能，可以在非網絡環境錄入所有抽樣單信息，然后再批量上傳到該系統。具體為：建立一個EXCEL抽樣單錄入模板，表頭如表1所示（只列出了部分字段）。

表1 抽樣單錄入模板

續表1 抽樣單錄入模板

對于重復性的信息，如計劃名稱、產品名稱、質量等級、抽樣單位聯系人、聯系電話等，EXCEL表可以很方便地操作，而無需重復輸入，省時省力。表格全部填好后，進入系統，執行導入功能，完成抽樣單的保存、提交。

3 收樣

3.1 減少重復性錄入

收樣模塊需要錄入收樣日期、承檢機構負責人及聯系電話、收樣聯系人姓名及聯系電話、樣品接收情況，而其中的承檢機構負責人和收樣聯系人姓名、聯系電話是基本固定的，但每批收樣都要錄一遍，重復性錄入太多。

改進建議1：采取同2.2的方式，承檢機構負責人和收樣聯系人姓名、聯系電話字段采用下拉菜單輸入或聯想輸入。

改進建議2：采取同2.8的方式，增加EXCEL批量導入功能。具體為：建立一個EXCEL收樣錄入模板，表頭如表2所示（只列出了部分字段）。

表2 收樣模板

對于重復性的信息，如承檢機構負責人和收樣聯系人姓名、聯系電話等，EXCEL表可以很方便地操作，而無需重復輸入，省時省力。表格全部填好后，進入系統，執行導入功能，完成收樣信息的保存或提交。

3.2 增加唯一關鍵詞搜索

目前所列搜索關鍵詞有抽查計劃名稱、產品名稱、受檢單位、生產企業、抽樣單位、收樣狀態，都不具有唯一性，常常會列出好幾行同樣的內容，無法快速找到所需的抽樣單號，只能一個個點開查看，費時費神。

改進建議：增加唯一搜索關鍵詞——抽樣單號。

4 檢測值錄入

4.1 增加唯一關鍵詞搜索

收樣后，進入檢測值錄入模塊，錄入頁面列出了全部已收樣的樣品，我們需要從列表中選擇我們所需要的，進行檢測值的錄入。選擇的方式是通過搜索，目前該頁面所列搜索關鍵詞有抽查計劃名稱、批號、產品名稱、受檢單位、生產企業、審核狀態，都不具有唯一性，查詢結果有可能列出多行，我們只能再通過列表中顯示的抽樣單號找到我們所需要的，然后錄入檢測值。如果在搜索關鍵詞中增加抽樣單號，則一步就可找到。

改進建議：增加唯一搜索關鍵詞——抽樣單號。

4.2 增加檢驗報告生成功能

該模塊要求錄入樣品的檢驗數據，包括檢驗項目、標準要求、檢驗結果、判定結果。因為每個檢驗機構都有自己的報告生成系統，所以該模塊實際就是將檢驗機構報告系統錄過的數據再錄一遍，又是重復的勞動。

改進建議：增加檢驗報告生成功能，即，結合已錄的抽樣信息和檢驗結果，直接生成檢驗報告并打印。這樣就可省去檢驗機構報告系統的錄入，省時、省力。

5 結束語

產品質量監督抽查信息管理系統涉及任務來源有國家，有各省份，抽查類型有季度抽查、專項抽查、聯動抽查、電商抽查等，用戶遍及全國各地，我作為廣大用戶中的一員，針對現有系統框架下使用中的諸多不便提出修改意見，希望系統能有所改進，惠及所有用戶。我更希望系統能夠徹底改變框架結構，如受檢單位信息通過掃描營業執照直接導入、抽樣現場直接生成抽樣單、 直接完成檢驗報告的三級審核、自動生成各類報表等，這樣抽查工作的全部流程都能在系統里直接完成，大大提高工作質量與效率。我更期待這個質的飛躍！