高標準 高質量 高效率全面完成退管檔案規范化整理和數字化工作

□ 遼河油田公司 崔 剛 張春光 孫振祿 張 良 阮 芳

國有企業退休人員社會化管理是全面深化國企改革的重要內容和舉措。國有企業退休人員人事檔案移交屬地實行集中統一管理是退休人員全面社會化管理的重要前提和基礎。

為全面貫徹落實黨中央、國務院、遼寧省關于平穩有序推進國有企業退休人員社會化管理的有關要求，遼河油田公司黨委提高政治站位，發揮“頭雁效應”，重要工作親自部署、重大問題親自協調、重點環節親自跟進，推動移交工作落實落地。于10 月初，高標準、高質量、高效率完成4.64 萬卷退休人員人事檔案的規范化整理和數字化掃描工作并移交，為全面推進退休人員社會化管理工作奠定良好基礎。

下面結合我公司開展此項工作的實際，談談如何做好退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作。

一、提高站位，重實干、強落實——用“五個一”工作機制作為工作總遵循

遼河油田公司黨委將國有企業退休人員社會化管理工作納入到公司改革發展全局中同謀劃、共推進，制定了《遼河油區推進退休人員社會化管理工作方案》，主管領導強化政治擔當，切實將移交責任扛在肩上，抓在手里，落實在行動中。

由于此次退休人員人事檔案集中移交量大、覆蓋面廣、時間緊張，油田公司黨委組織部（人事部）按照一項任務、一名領導、一個團隊、一張圖表、一抓到底的“五個一”工作機制，調整完善工作方案和實施辦法，壓實工作責任，倒排時間計劃，進一步明確時間表、路線圖、任務書，確保任務、職責、人員、設備、物資等全部落實到位。

1.下發退休人員檔案整理和數字化工作的通知。要求各下屬單位制定工作方案，明確負責人，抽調骨干力量，倒排時間運行計劃，快速推進，建立了周報、月報機制，通過調研、監督檢查、座談等方式對各單位工作進度進行敦促和指導。

2.組建專業化技術團隊。抽調基層單位5 名業務骨干成立數字化工作小組，自行研究數據錄入、批量重命名、數據校驗、自動分揀、處理圖片等技術程序，深入43家基層單位培訓指導，加快了退管檔案數字化工作進度。選調了30 名應屆畢業生參與檔案的數字化掃描、裁圖等工作，解決了部分二級單位抽調人員數量不足的難題，提高了數字化工作效率。

3.協調落實設備、場所、資金等事宜。與培訓中心、設備管理部、財務資產部積極溝通，落實機房和教室等工作場所、掃描儀等數字化設備以及檔案整理用品等專項費用。

二、加強培訓，提技能、同推進——用“一盤棋”思想上下整體協同推進

為確保檔案整理和掃描規范化、標準化，我們先多次到省、市等有關部門學習培訓，再通過“以干代培”“組隊聯合”等方式，將檔案規范化整理和數字化掃描相關工作技法傳達到各單位，確保同一規范、同一標準、同一時限，各單位同步完成。

1.為精準把握《遼寧省國有企業退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作實施細則》的標準內容，我們兩次邀請省檔案局有關專家進行現場培訓和業務指導。

2.通過“以干代培”的方式，對遼河油區進行了全覆蓋式檔案整理和數字化處理實操培訓，累計培訓387 人次。培訓教師“一對一、手把手”輔導、“點對點、面對面”服務，使每名參訓人員都能獨立開展工作，回到單位后大幅提高工作效率，培訓效果顯著。

3.采用“組隊聯合”“互幫互助”的方式，100 卷以下的單位，每個單位抽調1 人，組成聯合團隊，在完成本單位工作任務后，全力以赴協助公司機關推進退管檔案整理和數字化工作。

三、優化流程，降成本、提效率——用創新工作思路實現降本提速

退管檔案整理和數字化工作繁瑣、復雜，尤其是數字化工作內容較多、要求較高、專業性較強，為確保工作進度，我們堅持問題導向，建立問題清單，緊盯關鍵問題，剖析問題癥結，強化過程管控，想方設法出實招、見實效，通過合理制定工作流程并進行科技創新，自行研究數字化軟件程序，推進問題逐一解決銷項，助力數字化工作高速推進。

1.聯合離退休和保險部門核對退休人員相關數據和實際庫存，確保移交退休人員數據的準確性。要求各二級單位對退休人員的檔案資料進行全面歸集和預審。將分散在各部門需要歸檔的個人材料，進行集中一次性歸入個人檔案；并對退休人員人事檔案進行初審，將重復性和不必要存檔的材料予以剔除，提高數字化工作效率。

2.合理分工，形成閉環式流水作業。每8 人組成一個小組，負責檔案的拆裝、分類、裱糊、錄入、掃描、裁圖、重命名、審核、裝訂、入庫等全流程工作。各環節人員各司其職，下一環節檢查上一環節的工作成果，環環相扣，發現問題可追溯并整改。

3.發揮技術引領作用。數字化小組人員研究應用掃描軟件程序，日掃描從300 頁幅提高到1500 頁幅，大幅提高工作效率。利用EXCEL 編程技術自動生成份目錄、個人目錄和背脊標簽，減少數據錄入量，降低數據輸入錯誤率。自行研究批量重命名和自動分揀文件夾程序，有效避免了在建立文件夾、圖片重命名、分揀圖片過程中的誤操作。自行研究審核校驗程序，對圖片分辨率小于300dpi，材料形成時間、身份證號碼位數錯誤等問題及時校驗和修改，大大提高數據準確率。

4.最大限度降低成本。受疫情影響，石油行業效益整體下滑，我們將“降本增效”作為工作的核心重點，堅持“自己的活自己干”，節省成本超1000 萬元。

四、發揚傳統，打硬仗、顯擔當——用薪酬激勵機制引領激發干事創業熱情

歷時半年，遼河油田公司充分發揮“三老四嚴”“苦干實干”精神，全面完成了4.64 萬卷退管檔案的整理和數字化工作，打贏了一場不可能打贏的硬仗，完成了一項不可能完成的任務。

1.單位分類施策。采用“樹標桿”“抓典型”“人員輪崗、人停機不?！钡确绞?，倒排時間運行計劃，加速推進，確保工作進度。

2.凝聚核心人才。各單位凝聚了一批責任心強，具有苦干、實干精神的員工，不講困難、不講條件，敢于直面矛盾，勇于攻堅啃硬，謀思路、想方法、化難題，充分體現了遼河人“不畏懼、不退縮，有信心、有擔當，不講條件、不求回報，敢打硬仗、能打硬仗”的老一代石油人精神。

3.強化考核約束。將退休人員人事檔案規范化整理和數字化處理工作納入今年的績效考核辦法中，建立了薪酬激勵機制，明確設立了考核指標，制定了考核實施細則，促使各單位加快推進工作進度。

五、加強交流，享經驗、掛數據——用信息化手段確保順利移交

我們積極與盤錦市有關部門溝通協調，運用人事檔案檢測軟件組織遼河油區各單位進行校驗，確保退管檔案數字化成果順利掛接。簽訂移交協議，移交過程平穩受控，順利完成移交。進一步總結經驗，為以后年度的移交工作奠定基礎。

1.加強交流，分享經驗。積極與盤錦市檔案館溝通協調，油田公司審驗工作小組運用盤錦市人事檔案信息檢測軟件對各單位的數字化成果進行了校驗，準確率超95%，把易出現的問題和油區內各兄弟企業進行了經驗分享，并幫助遼河油區其他單位進行數字化成果校驗，彰顯組長單位責任擔當。

2.通過驗收，順利移交。遼河油田順利通過市退管辦驗收小組審驗，將260 萬行數據、560 萬張圖片進行數據掛接，無縫銜接。簽訂移交協議，各單位將退休人員人事檔案分箱整理，張貼密封條，做好出入庫相關交接手續，穩妥將人事檔案轉移到指定地點，順利完成移交。

3.數據備份，總結經驗。各單位將數字化成果用移動硬盤等存儲設備進行雙備份，進一步總結經驗、優化流程、完善方法，做好接下來以后年度退休人員人事檔案的移交工作。