新形勢下非全日制研究生檔案管理思考與對策

姜 輝 吳偉風(fēng) 王 瑤

非全日制研究生教育作為全日制研究生教育的重要補(bǔ)充，是我國研究生教育的一種重要形式，是在職人員實(shí)現(xiàn)學(xué)歷提升和理論水平提升的重要途徑。隨著非全日制研究生教育招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，可授予學(xué)位專業(yè)數(shù)量的不斷增多和檔案管理規(guī)范的日臻完善，非全日制研究生檔案管理工作的重要性也日益凸顯。尤其是近年來，國家進(jìn)一步深化研究生教育改革，大力推進(jìn)全日制和非全日制研究生教育協(xié)調(diào)發(fā)展。在非全日制研究生教育管理日益規(guī)范的新形勢下，非全日制研究生的檔案管理工作如何跟上步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化和科學(xué)化，成為擺在我們面前的一個(gè)重要課題。

一、非全日制研究生的定義和分類

早期，我國對于非全日制研究生的定義比較模糊，一般指在學(xué)習(xí)期間仍在原工作崗位承擔(dān)一定工作任務(wù)的研究生[1]。2016 年，教育部對非全日制研究生的定義給出了準(zhǔn)確界定，簡單來說，非全日制研究生是指“在從事其他職業(yè)或者社會實(shí)踐的同時(shí)，采取多種方式和靈活時(shí)間安排進(jìn)行非脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的研究生”[2]。

我國的非全日制研究生教育從1985 年開始試點(diǎn)，最早被稱為“在職人員以研究生畢業(yè)同等學(xué)力申請學(xué)位”，后來設(shè)立了“研究生課程進(jìn)修班”“在職攻讀專業(yè)學(xué)位”等形式[3]。但在2014 年，國家明令禁止舉辦任何形式的研究生課程進(jìn)修班。目前，我國非全日制研究生教育按照授予學(xué)位的類型可以分為學(xué)術(shù)學(xué)位和專業(yè)學(xué)位，按照培養(yǎng)的形式可以分為在職人員攻讀專業(yè)學(xué)位和同等學(xué)力人員申請學(xué)位，按照授予學(xué)位的層次可以分為博士和碩士。

我國非全日制研究生教育分類示意圖

二、非全日制研究生教育的特點(diǎn)

我國的非全日制研究生教育是參照全日制研究生教育建立起來的，所以在對非全日制研究生具體的培養(yǎng)管理工作中，一般依托已有的研究生教育機(jī)制來進(jìn)行，不再另行設(shè)置教育管理機(jī)構(gòu)，因此其教育環(huán)節(jié)與全日制研究生培養(yǎng)基本相同。但由于學(xué)生來源、學(xué)習(xí)目的、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)模式、課程體系和學(xué)生管理方式等方面的差異，造成了非全日制研究生教育有其自身獨(dú)特的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.學(xué)習(xí)形式更加靈活多樣。我國非全日制研究生可以選擇周末上課或假期集中上課的方式來完成課程學(xué)習(xí)，并通過在職攻讀專業(yè)學(xué)位、同等學(xué)歷申請學(xué)位兩種形式來申請學(xué)位。

2. 學(xué)制彈性更強(qiáng)。非全日制研究生一般為在職人員，在完成學(xué)業(yè)學(xué)習(xí)的同時(shí)，還要承擔(dān)一定的工作任務(wù)，其用于學(xué)習(xí)的時(shí)間和精力比全日制學(xué)生明顯要少很多，所以完成課程學(xué)習(xí)和學(xué)位論文撰寫等需要更長的時(shí)間，因此非全日制研究生教育管理實(shí)行相對更加富有彈性的學(xué)制。

3.學(xué)費(fèi)實(shí)行全成本收費(fèi)。我國對非全日制研究生實(shí)行的是全成本收費(fèi)制度，學(xué)生一方面必須按修讀學(xué)分繳納學(xué)費(fèi)，另一方面還無法獲得貸款和補(bǔ)助[4]。

三、非全日制研究生檔案管理工作的特征分析

囿于非全日制研究生教育的以上特點(diǎn)，伴隨經(jīng)濟(jì)社會和高等教育的發(fā)展所呈現(xiàn)出的新態(tài)勢，其檔案管理工作也不斷呈現(xiàn)出一系列新特征。

1.檔案的內(nèi)容來源更加豐富。隨著我國非全日制研究生教育的不斷發(fā)展，可招收非全日制研究生的學(xué)科專業(yè)不斷增加，非全日制研究生的招生規(guī)模逐年增大。不同學(xué)科專業(yè)對報(bào)考條件、培養(yǎng)環(huán)節(jié)、學(xué)位授予等的要求不盡相同，研究生教育管理的各個(gè)環(huán)節(jié)可以歸入檔案的內(nèi)容更加廣泛，形式更加多樣。

2.檔案的時(shí)間跨度越來越長。我國非全日制研究生教育的生源大多是在職人員，在多種學(xué)習(xí)形式、彈性學(xué)制、高收費(fèi)等各類政策下，以及來自社會各界和研究生本人等多方面的多重壓力下，研究生完成學(xué)業(yè)所需要的時(shí)間呈現(xiàn)出增長趨勢，導(dǎo)致無論是教育管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的重要文檔還是研究生個(gè)人檔案，從建檔到歸檔所需時(shí)間越來越長。

3.檔案的歸檔要求愈加嚴(yán)格。在非全日制研究生教育發(fā)展的初期，我國對于非全日制研究生的培養(yǎng)處于摸索階段，加之培養(yǎng)對象為在職人員，管理人員多為兼職，整體上的管理比較松散，尤其是檔案管理，基本上沒有要求，更談不上規(guī)范。隨著國家對研究生培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)注度越來越高，質(zhì)量監(jiān)督保障體系的逐步健全，尤其是近年來合格評估工作的全面開展，對非全日制研究生教育管理的規(guī)范提出了更高要求，非全日制研究生教育管理的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案文件都要作為評估材料上報(bào)，因此對非全日制研究生教育管理檔案的要求也更加嚴(yán)格。

四、非全日制研究生檔案管理工作存在的問題

目前，我國的非全日制研究生檔案管理存在諸多問題，與日益上升的非全日制研究生教育地位和日益擴(kuò)大的非全日制研究生培養(yǎng)規(guī)模不相匹配，主要有以下幾個(gè)方面。

1.管理人員水平不高，專職管理人員匱乏。目前，高校配備的檔案管理人員多為兼職，在院系層面一般由院系秘書兼任，在學(xué)校管理部門層面一般由負(fù)責(zé)非全日制研究生教育的管理人員兼任。兼職人員從事檔案管理工作，不可避免地存在較多問題。一是，由于工作精力有限，兼職人員往往很難兼顧多項(xiàng)工作，在輕重緩急中做選擇時(shí)，檔案工作往往最容易被忽視；二是，兼職人員大部分沒有經(jīng)過專門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，甚至連基本的業(yè)務(wù)規(guī)范都不了解，導(dǎo)致需要?dú)w檔的文件收集不全面、不及時(shí)，整理歸檔不規(guī)范[5]等；三是，兼職人員崗位或工作職責(zé)非常容易變動，必然造成檔案交接頻繁，在交接過程中極易丟失材料，造成檔案材料的缺失；四是主動研究工作的積極性不足，尤其是對比較復(fù)雜的非全日制研究生教育中哪些材料應(yīng)該歸檔，容易簡單地參照其他工作歸檔要求進(jìn)行。加之高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案工作很簡單，誰都能干，很多高校把引進(jìn)人才的家屬安置到檔案管理崗位，所以導(dǎo)致即使是專職人員，仍有不少人是半路出家。以上眾多原因，直接造成了檔案管理人員的水平不高。

2.規(guī)章制度不夠健全，檔案管理規(guī)范缺失。截至目前，針對非全日制研究生教育檔案管理，國家沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，對于哪些材料應(yīng)該歸入檔案，沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求。不同高校在檔案管理上表現(xiàn)出了區(qū)域性和層次性的特點(diǎn)。所謂區(qū)域性，指高校因所在省、市的不同，而在歸檔范圍的認(rèn)定和要求上有所不同，同一省市的高校之間交流較多，往往比較統(tǒng)一。所謂層次性，指分屬不同層次的高校在歸檔范圍的認(rèn)定和要求上有所不同，開展非全日制研究生教育較早的高水平大學(xué)，檔案管理工作相對更加規(guī)范。

3.信息化水平較低，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入不足。隨著計(jì)算機(jī)的迅速普及，研究生檔案的管理基本實(shí)現(xiàn)了信息化，但由于經(jīng)費(fèi)投入的不足，軟硬件設(shè)施不到位，所以仍停留在初級階段。目前，我國的檔案管理基本還是以傳統(tǒng)管理模式為主[6][7]，尤其在直接負(fù)責(zé)非全日制研究生教育檔案管理的院系層面，主要依賴手工立卷歸檔等，這種手工作業(yè)的方式速度慢、時(shí)間長、工作量大，無法適應(yīng)非全日制研究生教育的快速發(fā)展和管理需要，不能更好地服務(wù)師生。

五、做好非全日制研究生檔案管理工作的建議

非全日制研究生教育的飛速發(fā)展，帶來了非全日制研究生培養(yǎng)規(guī)模的迅速擴(kuò)張，新形勢下對高校非全日制研究生檔案管理提出了更高要求。要實(shí)現(xiàn)非全日制研究生檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化和科學(xué)化，必須要做到以下幾點(diǎn)。

1.配備專職人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。首先，院系和學(xué)校管理部門均要配備專職檔案管理人員，專門負(fù)責(zé)檔案的收集、立卷、歸檔和查閱等工作。其次要提高檔案管理人員素質(zhì)，一方面，檔案管理人員要具有與管理研究生檔案相適應(yīng)的文化科學(xué)知識背景，另一方面要加強(qiáng)對檔案管理人員培訓(xùn)，包括崗位職業(yè)道德教育、專業(yè)技術(shù)知識學(xué)習(xí)和信息技術(shù)應(yīng)用等，全面提高其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

2. 建立健全檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理規(guī)范。按照高等學(xué)校檔案工作規(guī)范，結(jié)合非全日制研究生檔案管理的特點(diǎn)，制定一系列規(guī)章制度，建立非全日制研究生檔案管理規(guī)范，包括詳細(xì)的工作流程及工作準(zhǔn)則，統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔內(nèi)容及范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，健全檔案查閱借閱制度。同時(shí)，要建立檔案工作人員的績效考核機(jī)制和責(zé)任追究機(jī)制，做到責(zé)任明晰，確保檔案的收集、立卷、歸檔等各項(xiàng)管理工作及時(shí)、準(zhǔn)確。

3.加大軟硬件投入，提高管理信息化水平。一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)要提高對非全日制研究生檔案管理工作的重視程度，為檔案管理工作的順利開展掃清障礙，在校內(nèi)創(chuàng)造有利于做好檔案管理工作的軟環(huán)境。另一方面，高校要加大經(jīng)費(fèi)投入，購置檔案管理專用設(shè)備和軟件，可以依托高校的計(jì)算中心、網(wǎng)絡(luò)中心及相關(guān)院系等，充分整合并利用好學(xué)校已有資源，為提高檔案管理信息化水平提供全方位服務(wù)，切實(shí)提升檔案管理的硬件水平。