探討6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用

王然

摘 要：檔案是醫院中的一項重要資源，具有獨特的作用，是記錄歷史、服務社會和傳承文化的工作，同樣是醫院發展中的重要工作之一，要給醫院整體發展提供服務。公立醫院現代化管理體系得到了有效的推進，這也促進了信息化建設，要提升檔案管理的效果，就需要醫院管理者能夠堅持對其精細化管理進行完善，給醫院發展提供更好的服務。本文通過分析當前醫院檔案管理中的問題，進而提出了6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用策略和加強檔案管理的策略，促進醫院檔案價值的有效發揮。

關鍵詞：6S精細化管理;醫院檔案管理;運用

醫院檔案具有重要的作用，是醫院長遠發展以及創新的重要信息資源，為醫院的總體發展提供保障和服務。當前醫院信息化建設得到了顯著的發展，醫院檔案管理要提升有效性，就需要打破以往的管理思路以及理念，堅持對醫院檔案精細化管理進行優化和健全，在工作中加入6S管理理論，從服務利用、業務工作等層面促進檔案工作的發展，提升工作的規范性，給醫院的發展提供保障。

一、醫院檔案管理的重要性

隨著時代的不斷進步和快速發展，我國各行業在發展中的競爭越來越激烈。對于醫院而言，由于醫院具有一定的特殊性，所以要想從根本上保證醫院綜合實力的有效提升，在面對競爭時可以脫穎而出，占據有利位置，就必須重視醫院內部檔案管理工作的有序開展。醫院檔案管理工作主要是指醫院內部的醫護人員對日常醫療工作內容進行準確、可靠的記錄。醫院檔案可以被看作是醫院所有醫護人員日常醫療診治的主要依據。如果醫院內部的檔案管理工作無法有序開展，現有檔案過于混亂，對醫護人員自身的工作質量將會造成嚴重影響，甚至還會導致醫護工作人員的日常工作效率受到嚴重威脅。因此，針對這一現象，醫院當前在檔案管理工作的具體開展中，必須要保證檔案管理人員自身認真、負責，將每天的相關任務全部都真實的落實到實處，體現在各環節中。醫院內部檔案管理工作在具體開展中，主要是將醫院內部的一系列研究、管理工作以及醫療救治等整個過程信息，以光盤、視頻、影像或者是紙張等不同的方式進行記錄，是醫院內部日常管理中非常重要的一部分。通過檔案管理工作的有序開展，還可以促使醫院與外界之間的聯系更加順暢，為自身的基本利益提供保證。因此，醫院檔案管理人員在日常工作時，必須要不斷加強對醫院內部檔案的管理力度，保證相關工作的有序開展，同時還要對一些先進的管理理念、管理對策等進行合理的引進和應用，這樣才能夠保證醫院檔案檔案管理水平的有效提升。

我國醫療衛事業一直在不斷的改革、創新發展，對現有的醫療體制等也提出了更高的要求。我國在醫療技術方面一直在研發，精細化管理理念在其中的應用也逐漸受到了人們的廣泛關注和重視，管理模式的宗旨也就是將服務對象作為其中的核心要素。最根本的要求就是站在客戶的角度來對各種不同類型的問題進行思考，盡量減少各種沒有價值的工作內容，最大限度保證日常工作效率、質量的有效提升。根據相關研究結果可以得出，在醫院當前的檔案管理工作開展中，必須要對精細化管理理念以及相關模式進行科學合理的引進和利用，對醫院內部現有的各種不同類型檔案進行劃分，以此來展開有針對性的管理。將醫院檔案管理工作的現有流程進行簡化、標準化處理，將信息技術也一并融入其中，通過信息技術的合理應用，可以對醫院檔案進行整體的匯總和統計，最終形成醫院內部現有的大數據。通過現有這些數據信息的合理應用，有利于為醫務人員后期各項工作任務的有序開展提供可靠的數據信息作為支持，同時還可以最大限度保證檔案管理的質量、水平能夠得到有效提升。

二、當前醫院檔案管理中存在的問題

1.缺乏健全的檔案管理制度

現代社會的發展，讓醫療事業得到了顯著的發展，這也讓醫院間的競爭更大，很多醫院都注重效益，但是對于檔案管理工作缺乏重視程度，在工作中沒有完善的制度提供指導和約束，影響了工作的效率和效果。除此之外，在醫院學術研究活動中，因為缺乏齊全的檔案資料，導致研究活動受到了影響，無法確保真實性和效果，所以，這就要提升對檔案建設和管理工作的重視程度，給醫院醫療工作的開展提供保障。

2.檔案管理方式落后

當前很多醫院在檔案管理中還是沿用過去的管理模式和方法，一般都是粗放管理模式，無法滿足當前檔案管理工作發展的需要，導致檔案容易出現損毀以及丟失的問題。除此之外，由于醫院不夠重視檔案管理工作，無法對管理進行有效的更新，且在工作中相關部門間缺乏有效的協調，導致工作的效率和效果受到了消極的影響。

3.缺乏完善的信息化設施

現階段國內醫療體制在不斷的發展，這也促進了醫療服務質量的提升。在醫療活動中會產生很多的數據以及信息，這就讓檔案管理工作量增加，存在較大的挑戰。要提升工作的效率和效果，就需要進行信息化建設，但是有一些醫院出于減少成本以及投入的目的，并未配置健全的硬件設施，在工作中很少運用信息技術，導致檔案管理水平受限。

三、6S精細化管理內涵

6S管理屬于一種現場管理理念以及方法，顧名思義包含6個要素，分別是整理、整頓、清潔、清掃、素養以及安全，在檔案管理中應用這種管理方法，能夠提升管理工作的效率和質量，保證檔案室工作環境是干凈有秩序的，確保檔案的安全。這種管理方法其實就是一種執行力，突出紀律性的醫院文化，可以給醫院的相關業務提供有效的管理平臺。在檔案管理實踐中需要運用科學的原則以及方法，對檔案進行有效的管理，為檔案作用的發揮提供保障。相關環節有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、編研、利用以及檢索等。在管理工作中，有效的運用這一管理理念，對提升醫院檔案工作效果具有積極促進作用。

四、6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用策略

要想有效的在醫院檔案管理中運用6S精細化管理模式，就要先了解其內涵，再依據醫院檔案管理工作的情況，采取有效的措施，將其滲透到工作中，促進工作效率的提升，充分發揮出檔案的作用，促進醫院的整體發展。

1.醫院檔案整理

在檔案工作中，收集工作、整理工作以及鑒定工作是很重要的部分。醫院管理活動中會產生很多的文檔資源，需要對這些實施歸檔管理。醫院中不同部門產生的文件都是各自分散的，但是要提升檔案利用的有效性，就需要將這些分散的文件資料進行集中，要先收集文書檔案，但是收集到的內容很多，這就需要檔案部門可以對這些檔案實施有效的整合，劃分類型。醫院需要結合自身情況，設置相應的文書檔案歸檔范圍，基于價值鑒定的理論，清楚劃分哪些檔案是要歸檔的，哪些檔案不要歸檔，制定出相應的標準，給檔案管理人員提供依據，合理的判定文件材料是否需要歸檔，有效的進行篩選，這樣可以避免一些沒有價值的文件資料歸檔，節省資源，減少醫院空間的占用。

2.醫院檔案整頓

在這個環節，需要分析當前醫院檔案室的情況，有效的進行整理，對管理程序進行科學的規范。對于檔案室中的必要物品需要放置在規定的位置上，做出標記。對于各種檔案，需要依據其形成規律實施整理以及存放。在初步整理好文檔檔案之后，需要放到檔案庫房中，不能夠隨意擺放，而是需要對位置進行規定，編制出多樣的檢索工具，為檔案的檢索提供便利，提升檔案的利用效率。所以，對檔案進行有效的擺放以及合理的編目十分重要，可以促進管理工作水平的提升。

3.檔案室清掃

要保持工作環境的干凈整潔，就需要注意現場的清掃工作。檔案保管是管理工作中相對來說較為獨立的環節，因此，在管理工作也需要清掃檔案庫房，保證環境是干凈的，給工作人員營造良好的工作環境，調動他們的工作積極性。

4.確保檔案安全

醫院檔案具有重要的價值，包含醫院長時間發展中的歷史記錄，因此，在管理工作中就需要注重維護檔案安全以及完整性，這也是管理工作的基本要求和核心任務。檔案管理者需要注重安全工作，不僅是檔案的安全，還有信息安全以及檔案工作人員的身體安全，營造安全的工作環境。在管理工作中要注重檢查檔案的安全，尤其是注重檔案流動中的安全防護，如保管、利用、復制、整理、數字化中等。還需要組織檔案工作人員開展安全教育，提升他們的安全意識，更好落實檔案安全工作。

5.清潔

檔案庫房管理人員平日里要注重定期清掃庫房，節假日前需要全面的清掃，不留灰塵。在工作中不可以把和工作無關的物品帶到庫房中，不要在庫房中堆放雜物，不能夠喝水、吃東西以及抽煙。要注重庫房的整頓、清掃，形成一項制度，讓檔案始終處于清潔的環境中。清潔在6S管理中也具有重要作用，要確保所有的文書檔案在收集、整理中都是完整和干凈的，為其他環節提供良好的基礎。

6.素養

檔案工作人員的工作態度會影響到工作的效果，檔案工作并不簡單，具有很強的技術性以及科學性，具有繁瑣、細致以及復雜的特征，要確保工作的效率和效果，就對檔案管理人員提出了更高的要求，要注重培養創新型專業人才，滿足當前方案管理工作發展的需要。所以，醫院需要注重檔案人員隊伍建設，提升他們的整體素質水平，要具備較強的團隊精神以及綜合能力，有效的落實檔案工作，促進精細化管理的發展。檔案管理人員需要具備的職業素質有知識、技能、價值觀和態度，但是當前很多醫院中的檔案管理人員都不是專業的，有很多兼職現象存在，影響了檔案管理工作的效率，因此，這就需要對檔案人員的職業素養進行提升，樹立良好的職業形象，進而提升檔案管理工作的水平。

五、加強醫院檔案管理的策略

1.構建完善精細化的檔案管理制度

要提升醫院檔案管理的水平，就需要先提升檔案管理人員的管理水平，要構建完善的醫院6S精細化檔案管理制度，為他們的工作提供指導和約束。在對制度進行制定的過程中，需要結合當前醫院檔案管理部門的情況和需求，在此基礎上科學的制定管理制度，還需要和過去的管理方式實施結合，讓檔案管理的規范性得到提升，在制度制定中還需要有效的融入6S精細化管理理念。醫院還需要對之前的管理方法進行優化，對有關制度進行健全，拋棄不合理的制度，讓新制度可以滿足當前發展需要，促進管理工作效率和效果的提升。當前是信息時代，管理工作還需要和電子科技結合，促進電子檔案發展，制定相應的管理標準，把其和傳統管理方式實施結合，進而對醫院檔案管理制度進行補充和健全，提升部門的工作效率和水平。

2.強化檔案管理責任體系

當前醫院檔案管理者需要改變以往的管理理念，創新管理方式，提升自己的意識，適應時代發展需要。醫院的領導人員以及檔案管理人員都要全面的認識檔案管理工作的重要性，進而提升管理者的管理能力，充分發揮出醫院檔案的作用。要促進管理精細化水平的提升，全面落實檔案管理工作，就需要加強有關的檔案管理責任體系，清楚的規定和明確相關人員的責任，規定管理人員的職責情況，讓工作能夠有效、高效的開展，提升管理的質量。

3.精細化管理在醫院檔案歸檔中的應用

醫院內部檔案管理工作在具體開展中，精細化管理理念在應用時，對醫院內部各種不同類型檔案的歸檔、整合以及分類應用等具有非常重要的影響和作用。檔案管理工作人員必須要與醫院內部實際情況進行有效結合，對所有檔案展開有針對性的收集、整合以及分類，同時還要最大限度保證檔案當中的內容具有完整性、合理性以及科學性。由于醫院本身具有特殊性，醫院內部所有的檔案資料相對比較多，涉及到的各種不同類型信息數據也非常復雜，因此，在檔案管理工作開展中，必須要嚴格按照各種不同類型的檔案展開有針對性的收集和整合。在實踐中，要嚴格按照相關標準要求，落實規范化的管理制度，對各種檔案進行分類別的保存和管理，這樣有利于檔案的查找、搜尋和瀏覽。與此同時，更為重要的一點就是效果結合實際情況，按照不同的等級進行檔案分類歸檔以及劃分，對整個檔案的歸檔過程進行真實的記錄。在歸檔中，要盡量避免檔案出現丟失、破損等諸多問題。這樣做的根本目的是為了保證檔案后期使用時的效率、質量可以得到有效提升。按照不同類別進行劃分，有利于為后期的查找和使用提供便利。由此可以看出，在當前醫院內部的檔案管理工作開展中，將精細化管理理念合理的應用其中，其根本目的是為了最大限度保證醫院檔案管理工作的合理性、細致性等可以得到強化，同時還可以保證現有檔案的完整性、可靠性。除此之外，還要與醫院內部實際需求進行結合，對傳統檔案管理模式進行不斷完善和優化，這樣才能夠保證檔案管理水平的有效提升，為醫護人員日常醫療等各項工作的順利開展打下良好基礎。

六、結束語

綜上所述，當前國家很重視檔案事業的發展，醫院需要全面認識到檔案管理工作的重要作用，了解到這是一項長期任務，要對醫院檔案管理工作的整個過程實施細化分解，在工作中融入6S精細化管理理念，提升檔案工作的規范性、科學性，為醫院發展提供服務。

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（作者單位：濟寧市精神病防治院人力資源部）