大數據時代企業檔案信息化建設的幾點思考

蘆軍萍

摘要：大數據時代是社會、科學和技術信息發展的產物，數據信息呈爆炸性增長，這就迫切需要人們在這種背景下加強檔案管理。因此，各部門和工作人員都應認識到檔案的重要性，反思、改革、創新檔案管理系統和制度，并改進內部和外部傳統檔案管理，以便為檔案管理的長期發展奠定堅實的基礎。本文主要闡述了大數據時代企業檔案信息化建設的幾點思考。

關鍵詞：大數據 檔案管理 信息化 挑戰

Reflections on Enterprise Archives Information Construction in the Era of Big Data

LU Junping

（Yangquan Tap Water Co.， Ltd.， Yangquan， Shanxi Province， 045000 China）

Abstract： The big data era is the product of the development of social， scientific and technological information. Data information is growing explosively， it urgently requires us to strengthen archives management under this background. Therefore， all departments and staff should recognize the importance of archives， then reflect， reform and innovate archives management systems and systems， and improve internal and external traditional archives management， so as to lay a solid foundation for the long-term development of archives management. This paper mainly expounds some thoughts on the informatization construction of enterprise archives in the era of big data.

Key Words： Big data; Archives management; Promotion of information technology; Challenge

隨著企業工作環境的不斷變化，專注于檔案資料管理，更好地應用大數據技術，能有效提升管理工作的信息化，對于檔案應用研究具有重要意義。在傳統檔案管理模式中，留存紙質資料的方式限制了企業發展，局限性尤為突出。為此，必須注重檔案資料的管理路徑選擇，借助先進的管理技術，更好地優化檔案資料，確保資料收集、整理、處理、發布、傳遞、查詢、留存等系統管理一體化，實現檔案信息傳遞電子化、標準化，改善并優化當前企業檔案資料的管理工作^[1]。

1檔案信息化建設的時代背景

隨著信息技術和互聯網的迅速發展，越來越多的企業開始重視檔案管理工作，使用計算機網絡等現代技術進行檔案管理已成為發展趨勢。以信息技術為特點的企業檔案管理模式將逐步取代傳統的企業檔案管理方法。在當前信息時代這樣一個大背景下，企業檔案信息化建設迎來了前所未有的機遇。人們需要重新定位企業檔案管理工作，盡可能地利用現代技術的手段和新型管理方法，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現企業檔案信息管理。當前數據提取、數據封裝、通信網絡和其他與信息建設有關的技術正在迅速發展，企業數字檔案（會議室）、地下供水管線綜合管理信息系統、電子文件歸檔和電子檔案管理等試點項目也在迅速發展。這些因素為企業檔案信息化建設提供了良好的外部環境，因此企業應抓住機遇，全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化，創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以提高檔案管理現代化水平。實現企業檔案信息管理在公用通信平臺基礎上的互聯，有利于建成全方位、多層次、技術先進的企業檔案信息化管理、服務體系，實現資源共享^[2]。

2大數據時代檔案管理所面臨的挑戰

2.1檔案管理者的態度要轉變

檔案在社會發展中發揮著重要作用，但在某種程度上卻是后臺服務，因此大多數人并不了解和真正欣賞檔案的作用。大數據時代的到來打破了公眾對檔案的傳統看法，檔案管理逐漸擴大，檔案管理開始朝著正確的方向發展。然而，由于長期以來沒有認識到檔案管理的重要性，而且檔案管理并不直接具有成本效益，許多檔案管理員對檔案管理的態度尚未完全改變，從而影響到檔案管理的質量和效率。因此，檔案管理員迫切需要改變態度，重新認識檔案管理的重要性^[3]。

2.2檔案員的專業水平需要提高

“十年育樹，百年育人。”雖然人才的培養要困難得多，但優秀的人才可以帶來不可想象的好處，有助于提高競爭力。要成為一名優秀的檔案工作者，單靠相關理論知識不足以解決檔案管理問題，因此需要在公司內部予以重視，增加專業知識的培訓，涉獵多種類型的知識，提高管理人員對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用的研究、分析、綜合的專業能力。

2.3管理硬件設備有待完善

擴大電子信息技術和因特網的應用沒有及時實施。也就是說，企業數據管理工作的硬件設備沒有相應的資金投入，無法滿足當今數字信息發展的需要，只需配置企業檔案管理數據庫設備，這就有一定的局限性。鑒于當前海量數據環境的特點，檔案管理的現代化需要使用先進的設施來加強檔案管理。從企業各類檔案信息獲取過程中分析，沒有明確化、標準化的信息獲取過程，信息獲取不夠準確，企業檔案數據管理存在時間和空間問題。企業檔案管理設備相對落后，計算機網絡應用技術不足^[4]。

3加強企業檔案信息化建設的對策

3.1加強前端控制，規范文件收集

由于電子文件主要由業務部門制作，而且其格式和數量與傳統紙張文件大不相同，因此需要加強對電子文件特別是每項具體業務活動中電子文件的保管控制。企業檔案部門應事先確定電子文件的歸檔范圍，檢查收集文件的完整性，及時督促有關部門歸檔電子文件。在收集過程中，檔案部門應嚴格其準則，及時與企業各部門加強聯系，指導大量電子記錄的接收、組織和存儲，并保護電子記錄的原始信息。技術處理可以用只讀文件取代存檔的電子文件，從而確保其準確性和與紙面文件一樣有用。

3.2改進獎勵和報酬制度

企業將為提高職工的生產力而設立的獎勵制度與職工報酬制度相結合，從工資與資金制度、團隊精神、評估與晉升等方面入手來進行改進，促使員工積極性、創造性得到提升，同時滿足員工的安全需要、社會保障需要與尊重需要，并鼓勵檔案管理員積極競爭，從而更加努力地完成日常工作，更好地營造公司內部良好的工作氛圍。企業嚴格制定獎勵制度的目的即為達到員工個體與企業集體的雙贏。當然，在制定薪酬制度時，必須與財務部門謹慎、科學地協商，以盡量減少開支，同時確保最大限度的盈利^[5]。

3.3改進硬件配置和升級

確保公司檔案管理設備的升級更有利于公司檔案管理，大大提高管理水平。結合國有企業管理工作和大數據技術，以當前工作為基礎的信息化更好地體現了企業檔案管理工作的標準。首先，國有企業檔案部門必須對自己的設備應用程序進行全面檢查，了解設施配置的先進性。基礎軟件設備的存儲空間足夠大，可以滿足國有企業多部門集中數據管理的要求，確保國有企業數據的統一存儲和集中整合。還可以在企業內部建立檔案數據管理平臺，擴大相關信息系統的范圍，提高企業檔案管理信息化水平。這種方法不僅可以提高文件整合請求的效率，還可以保護數據信息免遭盜竊，從而逐步完善企業歸檔數據管理系統。

3.4開展質檢，有效監控

為了確保檔案數字化的質量，應強調檔案數據的總體質量控制。第一，必須在掃描文件之前檢查文件質量。要掃描的文件原件必須完整、有序、明確標識，嚴重損壞、混亂、無法讀取的文件原件必須提前修復和分類。第二，必須控制和控制數字化數據和圖像的質量。掃描文檔的圖像表面應正確定位并按照原始紙張文件的順序排序，保持原始外觀清晰且無失真的書寫方式，避免信息丟失、增加或泄露檢測。如果文件中的數據和圖像出現質量問題，必須及時找出原因并重新掃描。第三，在連接數據后，特別是通過光學讀取目錄數據庫和掃描文件圖像之間的接口，進行質量控制，以確定是否可以進行一對一的匹配，以確保文件掃描質量^[6]。

3.5充分利用大數據技術進行歸檔創新

隨著企業的快速發展，最初的紙面歸檔管理模式在滿足實際需求方面進展緩慢，新的基于平臺的歸檔研發出版物（如web平臺和信息技術）將成為企業領導者的新選擇，如數字期刊、電子期刊、電子期刊等，因此，企業檔案人員應積極參與互聯網技術、科學組織和保存檔案信息，以及向企業管理人員提供更有用的信息。其次，大數據技術用于文件傳輸。歸檔人員必須積極使用大數據技術來檢索和保留對業務運營有用的信息，還可以使用大數據技術分析業務主管的需求，并為他們準確傳遞文件信息，例如使用電子郵件分發方法和主題匯編推送的方式等，更好地發揮自身的作用。

3.6構建共享系統，促進檔案信息的流通

企業檔案信息化建設的作用不僅在于提高檔案管理效率，而且還在于促進檔案信息資源的流動，提高檔案信息的利用效率。因此，企業應建立共享系統，以加強檔案部門與其他部門之間的溝通和聯系，并改善檔案信息的流動條件。信息化環境下企業檔案管理和服務模式的創新需要企業建立檔案信息管理系統。隨著信息的逐漸普及，檔案管理部門無法更好地利用現代科學技術成果進行檔案管理，從而減少了檔案管理方面的重復，并提高了檔案的價值。檔案管理處應處理傳統紙面檔案數據。為了對現有電子檔案資源進行分類和整合，必須建立檔案信息數據庫系統，檔案信息數據庫系統必須建立檔案資源使用授權，避免泄露公司機密，并提供相應的賬號和密碼。與此同時，可以知道訪問日志查閱了哪些賬戶及查閱的時間和地點，計算機化文件不允許非工作人員下載和復制，必要時可以在檔案系統中啟動查閱（借用）該文件的進程， 并經檔案管理員授權，以水印方式下載及列印，有效防止檔案泄露，確保檔案安全。

3.7建立檔案人才隊伍

該要點強調“加快推動檔案人才隊伍的培養，提高檔案的智力支持能力”。歸檔工作是企業管理工作中高度專業、多學科的基礎管理工作。檔案的收集、整理、保存、使用、識別和搜索離不開檔案管理人才隊伍，檔案信息化建設離不開高質量復合型檔案專業人員。隨著新時代企業的數字化轉型，對檔案管理、整個生命周期管理和知識管理的上游控制對當前企業檔案管理模式產生了深遠影響。隨著企業檔案管理難度的增加，檔案管理工具也在快速升級，需要各種專業知識。面對機遇和挑戰，只有一支由高質量的政治、創新、問責和知識結構檔案組成的隊伍，才能為企業檔案的持續發展提供不可動搖的動力。一是加強政治能力，改善檔案管理者的政治判斷力、政治理解力和政治執行力。二是積極引進檔案、信息技術方面專業人才，同時也重視企業基層兼職檔案人員的培訓。三是積極組織企業兼職專業檔案員深入研究檔案法律、法規和標準，明確新時期檔案發展的新趨勢，為檔案員提供更多的學習與深造機會，豐富他們的專業知識，提升他們的社會地位，使他們真正成為專業的、技術過硬的檔案管理人才。

4結語

檔案管理是保證企業正常運轉的基礎，在大數據時代下，檔案管理所面臨的挑戰很多，只有直面這些挑戰并切實解決問題，才能在市場中占據有利地位。因此，要制定科學合理的檔案管理制度，運用多元的檔案管理方法靈活應對這些挑戰;要完善激勵以及薪酬制度，整體優化檔案管理體系，從內部提升核心競爭力;引入先進的檔案管理技術，通過知識和創新武裝自己。只有真正認識到檔案管理的重要性，并從內到外加強檔案管理工作，才能在未來發展中持續保持優勢。

參考文獻

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