淺談醫院檔案管理在醫療服務工作中的作用

王曉祥 王亞飛 田云峰 董鍵

摘要： 檔案管理是醫院一項重要的工作內容，科學高效的檔案管理工作對于醫院醫療衛生工作的正常開展以及醫院改革發展都具有積極重要的作用。

關鍵詞： 檔案工作;管理;醫療;服務

隨著現代高科技信息時代的快速發展，對醫院的檔案管理工作標準也日益提高，傳統的檔案管理模式已不能適應新時期檔案工作的發展需求，檔案管理工作的信息化、網絡化、科學化已是必然趨勢，醫院檔案規范化管理是醫院發展的重要組成部分，是新時代醫院管理發展的基礎性關鍵，如何適應新形勢發展需求，掌握運用現代化的管理手段和信息技術，充分利用檔案信息資源，提高管理效率和管理水平，更好地為醫療、教學、科研服務，為醫院改革與發展服務，實現檔案信息資源共享，突顯醫院檔案管理在醫療服務工作中的作用。

1 健全制度是檔案工作的首要前提

建立健全完善的檔案管理工作制度，是醫院檔案管理工作的首要前提。前一個時期多數醫院沒有相應完善的檔案管理制度，導致一些檔案資料管理的不規范、不統一，分散收集，分散管理，有的檔案資料嚴重丟失，很多資料收集整理不完整，有些信息資料不健全，使得檔案資料殘缺不齊、雜亂無章，利用效率不高，開發信息利用率低，這種現象很難與信息化時代相適應，跟不上醫院快速發展狀況需求，只有建立健全檔案管理各項規章制度，嚴格按照規章制度辦事，才能徹底轉變重業務輕服務的管理模式，牢固樹立歸檔用檔意識，落實檔案工作責任制，強化制度的嚴肅性和操作性，把工作重心轉移到檔案管理與利用服務上來，以建立健全檔案規章制度為目標，以歷史記錄為載體，更好地服務醫院、服務臨床、服務患者，以此來促進醫院檔案管理服務工作進一步提高。

2 提高素質是檔案工作的發展需求

提高檔案管理工作對于醫院管理工作具有十分重要的意義，加強醫院檔案管理整體素質建設，全面提高從事檔案管理人員素質將會對整個醫院的工作具有一定的影響作用，檔案管理工作者在具備一定的檔案專業知識的基礎上，還必須具備堅定的政治立場和良好的業務素質與工作能力，做到政策性、原則性和服務性的有機結合，才能適應醫院檔案發展的需求。檔案管理工作是一個不斷收集新的檔案資料、合法利用檔案歷史資源的過程，由于長期歷史遺留等方面的因素，檔案專業管理人員缺乏，不具備專業醫學知識和檔案管理知識的檔案管理人員，檔案管理人員的年齡結構、專業知識老化，其專業知識面淡薄，難以適應新形勢下檔案管理工作的需求，極大地影響著檔案管理人員自身素質的提高，作為檔案管理工作者必須熱愛檔案工作，具有創新思維，理論知識全面，依靠科技進步追求，強化檔案工作人員的信息素養，切實增強緊迫感、使命感和服務意識，提高檔案管理人員的專業知識和綜合素質，深化檔案管理工作者理論知識的管理學習培訓，拓展視野范圍，充實理論內涵，營造注重學習、善于學習的濃厚氛圍，以學習促進步，以培訓促成長，做到學以致用，落到實處，將理論知識運用于檔案管理實際工作中，推進檔案管理工作逐步提升到一個新的臺階。

3 人才建設是檔案工作的培養途徑

檔案管理工作的特殊性質特點與發展方向，要求檔案管理工作者要具有相對的工作穩定性和連續性，目前檔案工作者普遍存在兼職人員及工作調整頻繁的情況，不僅影響著檔案管理工作的提高和對工作情況的熟悉延續性，同時也給檔案工作帶來相應的負面損失，面對新時期醫院檔案工作需求，思想認識、長遠規劃還有欠缺的地方，檔案人才隊伍建設缺乏總體性和目標性，不能從全面培養管理者綜合素質和檔案事業長遠發展的高度來認識檔案人才隊伍建設的重要性，為加強檔案人才隊伍建設的途徑，要想辦法為檔案工作者創造良好的工作環境，搭建更好的學習平臺，提供更多的鍛煉機會，立足目前檔案人才隊伍缺乏，要對現有人員狀況進行科學分析，制定長期檔案人才管理使用計劃，激發檔案工作者的工作熱情，切實為檔案專業人才的培養創造積極條件，加大崗位學習培訓教育力度，建立行之有效、科學規范的教育培訓成長體系，做到有規劃、有步驟、有方向地引進檔案專業技術人才，將有文化基礎、有專業技能、有自身素質的檔案管理人才充實到檔案隊伍中來，合理配置、大膽使用具有創新意識、專業理論知識和專業技術特長的檔案管理工作者，鼓勵他們強化檔案專業理論研究和實踐探索，增強檔案管理工作者的自豪感、成就感和責任感，以此來促進檔案人才隊伍建設培養體系的有力落實。

4 基礎設施是檔案工作的重要保障

隨著檔案信息化建設的迅速發展和科學技術的進步，過去簡單化的檔案管理模式已經不適應新時期醫院規范管理的需要，一些醫院由于多方面的原因限制，在硬件基礎設施上還投入不夠，導致檔案管理設備落后，工作效率不高，信息共享成為困難，檔案管理工作發展緩慢，已經不能夠滿足檔案的發展需求，隨著高科技時代互聯網技術的應用，計算機技術的普及，檔案管理工作呈現出新常態，注重檔案管理工作的發展，加大對檔案管理基礎設施的建設資金投入，檔案工作需要建立科學、規范的檔案管理系統，改變傳統的老式庫房管理現狀，滿足檔案工作技術融合，跟上時代發展步伐，借助利用現代化高科技技術來提高檔案的工作效率與質量，盡快實現檔案管理智能化和智慧化檔案管理平臺建設，實現檔案庫房網絡化、智能化、人性化、科學化，創新整個檔案產業日常管理模式，建立適宜保管檔案資料的專用庫房，引進現代化技術和配備現代化的辦公設備，采用專用的醫院數字化、信息化檔案管理系統，實行計算機管理，實施電子檔案技術平臺，提高檔案管理的工作效率，切實將在檔案信息管理應用上實現規范化、系統化與便捷化，只有完善檔案管理基礎性設施建設，才能更好地為檔案管理工作提供安全有效保障作用。

5 信息共享是檔案工作的中心任務

醫院檔案管理信息化建設，正確理解認識檔案信息資源共享做好檔案信息開發利用的前提，只有規范醫院信息資源的管理、使用和服務，重視檔案信息的開發利用，才能更好地發揮檔案的信息共享作用，也就是對檔案信息進行收集、分類、整理、排序、編目、檢索以及歸檔保存、查詢、開發、利用等信息服務各個環節，通過運用先進性的高科技信息化技術手段，將原紙質檔案管理方式轉變為電子管理模式，檔案管理工作要緊緊圍繞醫院中心工作任務來開展，重視檔案基礎性工作與信息化建設，擴大檔案的收集范圍與檔案歸檔質量，引用檔案信息化網絡平臺建設，建立專門的檔案資源信息數據庫，有效地保證檔案管理實現電子化、數字化，詳細整理、分析各種形式的檔案數據，進而為檔案資料的高效儲存、集成整合、信息利用提供保障，合法實現信息共享提供檔案資料相關服務職能，切實將檔案信息資源互聯互通，檔案工作者要樹立必要的信息化服務意識和責任意識，堅持以人為本，建檔用檔，體現檔案資料的價值和作用，歷史檔案信息已經成為醫院建設、領導決策、科研教學和行政事務管理等工作的重要依據，在醫院整體工作中發揮著越來越重要的作用。

6 開發利用是檔案工作的價值體現

檔案作為一種載體，是一種珍貴的歷史資源，在當前信息社會、大數據時代，其價值和作用日益顯現，要充分認識檔案工作的重要性，理解做好檔案開發利用的要義，有助于提高檔案管理水平，促進檔案管理工作的整體發展，采取有效的方式方法，挖掘檔案的潛力價值，對檔案信息資源進行合理地開發利用，是醫院改革發展的需要，是有益于服務經濟建設的需要，是順應于檔案開發利用的需要，是有助于推進檔案工作深入開展的需要，傳統的檔案管理模式與管理手段，僅僅側重于檔案的收集分類、歸檔立卷等事務性和安全保管性工作，對檔案的應用也多是提供查閱、檢索等簡單服務過程，對檔案信息的應用也多限于管理工作方面，利用檔案信息資源的開發利用的標準仍然偏低，推進檔案開發利用信息技術手段，只有充分認識檔案作為信息資源的價值，就要研究檔案開發利用工作中存在的問題和做好檔案開發利用的方法措施，通過檔案工作者的開拓創新，采取多種方式，深入開發檔案信息資源，拓展信息應用領域，檔案工作者只有以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得需求者的滿意，才能充分體現檔案管理的開發利用價值。

7 依法依規是檔案工作的制度體系

檔案管理是醫院管理制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，無論從醫學方面的學術研究、科技交流，還是到醫院的行政管理、法律糾紛、事務性工作，無不依賴于醫院的檔案管理服務工作，醫院作為特殊公益性服務行業，依法管理、依法行醫已經成為從醫行業的行為準則和服務規范，必須高度重視醫院檔案的依法管理性，檔案部門在促進檔案管理發展過程中，要適應衛生體制改革的發展，認真抓好落實《檔案法》及實施辦法以及相關配套的有關檔案工作的行政法規、條例的學習、培訓和組織實施，醫院檔案管理工作要在認真執行國家《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》、《醫學科學技術檔案管理辦法》等的前提下，嚴格遵守法律法規，緊密聯系醫院改革發展實際制訂本單位的檔案規章制度體系，將檔案工作諸個環節通過科學的規章制度來達到制度化、規范化和標準化管理要求，確保檔案管理信息能夠更好地、有效地為醫院的各項工作服務，促使醫院檔案管理工作有法可依、有章可循。

8 強化宣傳是檔案工作的觀念轉變

重視和加強宣傳檔案管理非常必要，即是一項長期性的工作任務，也是醫院必須加強的基礎性工作，強化宣傳檔案管理意識，首先要充分認識檔案宣傳工作的重要意義，拓展宣傳檔案意識和途徑，明確歸檔收集的范圍，是宣傳檔案工作的依據，以此來推進檔案宣傳內容的豐富;其次，宣傳工作引導力不足，大家對檔案工作的認知度不高，對于可利用檔案來獲取信息資源的意識不強，可獲取的檔案資料信息內容以及獲取的途徑和方法都不慎了解，檔案資源利用率不高，可利用的領域也比較狹窄，只有宣傳檔案歸檔的重要性，增強歸檔意識，檔案的信息利用價值才能得以最大限度的實現。確保檔案資料的收集、完整與安全，醫院宣傳檔案要針對醫院開展的重要事件、時間節點來進行真實記錄，能夠為科研教學、編寫院史等提供詳細、真實的歷史實材，豐富多彩、形式多樣的檔案宣傳工作將醫院發展歷程和所取得的成績更直觀地展現出來，即對職工具有較好的歸檔教育意識，也能夠為醫院宣傳提供重要的信息支持，更好地發揮出宣傳檔案在醫療服務工作中的作用。

參考文獻

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