建制明責 優化時間 提質創效

彭莉平

2020年最新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確檔案法的適用范圍和應當納入歸檔范圍的材料，要求檔案形成單位建立檔案工作責任制，健全檔案管理制度，按照要求及時歸檔并定期向檔案館移交檔案。借學習新檔案法之機，筆者就多年從事企業管理類檔案工作的實踐經驗，結合中建三局第二建設工程有限責任公司企業管理類檔案管理實際，闡述公司企業管理類檔案管理的實施背景及創新做法，旨在強化全員檔案意識同時讓歸檔工作有章可循，促進企業管理類檔案及時完整歸檔，進一步提升企業管理類檔案的歸檔質量和歸檔效率。

一、實施背景

（一）歸檔范圍不清晰，保管期限界定難

按照‘誰形成，誰歸檔的原則，企業管理類檔案歸檔工作屬于辦公室文書或業務部門兼職文書的工作職責。公司點多面廣，文書崗位變換頻繁，有的文書剛熟悉文件歸檔工作，又被調到新的工作崗位，換來新人接替;有的文書是新入職員工，接觸工作時間短，不清楚歸檔工作流程，歸檔范圍不清晰，更不知如何界定保管期限。據此，制定一個可操作性強的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，勢在必行。

（二）歸檔移交不及時，缺乏主動性

每到歸檔移交前，檔案管理員需到每個部門去催收歸檔文件材料。每年從元月份開始一直到三月末，有的還需多次上門催收。為了改變這一現象，形成主動、及時移交檔案的良好局面，公司將檔案歸檔工作納入《公司總部部門目標責任書通用指標》考核。

（三）歸檔質量停滯不前，依賴檔案員把關

公司總部部門20個，下屬分支機構14個，而且分布在全國各地。為了保證歸檔文件打印組件、頁碼編寫、保管期限劃分、歸檔章填寫、分類排列等符合規范要求，檔案管理員需對每個部門、每個分支機構的每份文件逐一檢查、審核紙質文件及在線歸檔質量，文書形成了依賴檔案管理員審核的習慣，歸檔質量全依仗檔案管理員來把關，致使檔案管理員工作量劇增，而文書們并沒全面掌握歸檔文件整理的方法、要求。

（四）歸檔工作積壓，抱怨工作量大

文件歸檔工作一般按年度進行，要求次年三月份完成。因此很多文書平時忙于日常工作，直到次年初才開始著手文件歸檔整理工作。一年的文件全部集中在一起打印、整理，工作量很大，再加上還有日常工作要處理，時間緊迫，工作壓力也大。因此實際工作中，很多文書都認為歸檔文件的整理是件工作量很大，費時費力、令人非常頭疼的事情。

二、創新做法

（一）制定《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，歸檔有章可循

2016年，公司依據國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，結合公司實際情況，發動全員參與，在10號令附表基礎上進行細化，經過適當增加、刪減或修改后形成了《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。

1.收集范圍

為了摸清各部門各崗位在履職過程中產生的應歸檔文件，公司檔案室讓各部門各崗位填寫了《歸檔文件材料調查收集表》，收集各部門在履職過程中形成、辦理完畢、具有保存價值、應作為檔案留存的文件材料。然后根據職責將 10 號令附表內容分別歸位，將職責中有但 10 號令附表缺少的內容補充進去，對有關條目進行細化，本著不遺漏、不交叉、重疊的原則按部門列出清單，在歸檔范圍和保管期限表中反映出來，應歸盡歸。

2.形成文件

歸檔范圍和保管期限表列出后，從文件材料的現實效用和歷史査考作用兩個角度對這些文件材料提出歸檔范圍和保管期限要求，經各部門修改和完善后報上級檔案管理部門批準，最終形成《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并行文印發。

3.重新修訂

考慮到公司發展形勢，新的業務重點的出現，歸檔范圍沒及時更新，新產生的文件材料可能因未納入歸檔范圍而遺漏歸檔，2019年對《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》進行了修訂，讓該表具有更強的可操作性。

該表制定后，面對之前一籌莫展的歸檔文件，文書可以對照自主學習，自行確定哪些文件屬于歸檔范圍，哪些文件可不歸，并獨立劃分保管期限，準確率非常高。

（二）納入目標責任考核，歸檔及時完整

新檔案法第十二條要求檔案形成單位“建立檔案工作責任制”，第十四條要求“應當歸檔的材料，按照國家有關規定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據為己有”，第四十八條列出“不按規定歸檔或者不按期移交檔案，被責令改正而拒不改正的”將“對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分”，新檔案法對按規定及時移交檔案作出了明確規定。

針對歸檔文件移交不及時、不主動，需反復催收的現象，為了實現按要求及時歸檔，2019年公司將歸檔工作納入《公司總部部門目標責任書通用指標》考核：未按規定時間移交歸檔，每延遲一個月扣0.5分;歸檔資料不全，每遺漏一項，扣0.5分。每年由檔案管理員根據《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》對每個部門的歸檔移交情況嚴格考核、打分。

歸檔工作納入部門目標責任書通用指標考核后，歸檔移交情況發生了空前的變化。以前是檔案管理員催著各部門移交檔案，一催再催;現在是各部門追著要移交檔案，并主動上門詢問移交內容全不全，整理規不規范，配合度極高。面對移交檔案情況前后的變化，檔案管理員笑逐顏開。

（三）納入同業務競賽評比，歸檔質量提升

《中央企業檔案工作規定》（國資廳發[2014]26號）第十七條“中央企業總部各部門，按照‘誰形成，誰歸檔的原則負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔，并定期向總部檔案工作機構或檔案館移交，對歸檔文件的完整性、準確性和系統性負責”，該條內容明確指出了歸檔文件材料整理的責任主體。

文件歸檔整理是件瑣碎、細致的工作，文書本身工作業務繁忙，除了日常工作以外，還要對文件進行歸檔整理。有的歸檔業務不熟練，尤其劃分保管期限，要熟悉《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，內容又多又長，不容易記住，針對具體文件需反復去查找、對照才能準確劃分保管期限，因此保管期限的劃分成了文書們歸檔工作的一大難點，歸檔質量也得不到進一步提升。為了讓文書們更加熟知歸檔業務，提升歸檔質量，公司決定將歸檔工作納入辦公系統同業務競賽評比，對評比結果全司進行通報，并納入年終考核。

歸檔工作納入同業務競賽評比后，總部各部門、司屬各單位文書形成了主動學習業務知識、你追我趕的良好局面。文書們不僅努力學習，還在不斷總結，力求在速度和質量上做得更好，促進了文書加快成長，確保了歸檔工作保質保量，快速有序完成。

（四）力推歸檔工作重在平時，歸檔效率提高

為了讓歸檔工作變得輕松，提高工作效率，檔案管理員力推把文件歸檔工作重心放在平時，隨辦隨歸。即將文件歸檔工作前移至日常工作中，對工作時間進行優化，減輕歸檔移交前的工作量。

1.拆分流程，簡化操作

為了改變文書們提到文件歸檔就頭痛的現象，緩解文書工作壓力，檔案管理員將文件歸檔整理流程拆分為八步，簡化操作：文件打印、組件、裝訂（先用封套或用不銹鋼夾裝訂）;編寫頁碼;劃分保管期限;加蓋、部分填寫歸檔章（件號不填）;再對歸檔文件進行分類排列;順序確定后完成歸檔章件號填寫;然后進行OA文件在線歸檔，生成歸檔文件目錄;最后裝盒、填寫備考表、上架。

2.分組整理，優化時間

為了便于分階段整理，檔案管理員將八步分為兩組，優化時間：前四步為一組，列入日常工作中，文件辦畢即完成;后四步為一組，放在歸檔移交前。其間，檔案管理員每月監督完成情況并認真檢查每份文件打印是否齊全完整，保管期限劃分是否準確，頁碼編寫、歸檔章填寫是否正確。檢查無誤后，對較厚的文件進行三孔一線裝訂，對較薄的永久文件進行縫紉機軋邊裝訂，做好前期基礎性工作，為歸檔移交前的工作減負。

若一年的文件全部集中到最后才開始整理，歸檔工作需要花費2-3個月的時間方可完成;化整為零，將歸檔流程進行拆分，分組整理，前期基礎性整理工作融入日常工作中，需后期集中完成的工作放到歸檔移交前，對歸檔時間進行優化，2-3月的工作量只需2周即可完成。將歸檔工作重心放在平時，大大縮短了歸檔移交前的工作時間，節約了人力、時間成本，提升了歸檔工作效率。

作者單位：中建三局第二建設工程有限責任公司

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作者單位：四川大學公共管理學院