建立人社檔案信息集中管理系統芻議

葛瓊

引言

人力資源和社會保障部門檔案工作，是各項業務工作運行的基礎。在信息化時代，怎樣利用信息技術手段，不斷提升檔案保管質量和使用效率，是各級人社部門不斷研究和探索的重要工作之一。筆者依據從事人社部門檔案管理工作多年的經驗，探討建立統一的人社檔案信息集中管理系統的必要性、重要性，剖析目前存在的困難問題，提出對應策略。

一、建立人社檔案信息集中管理系統的必要性

人力資源和社會保障工作覆蓋面廣，從職業技能培訓、推薦就業、簽訂勞動合同、辦理就業登記，到參加社會保險、退休待遇發放，直至死亡撫恤喪葬各個方面，直接面向廣大群眾，關系群眾就業、勞動關系維護及退休待遇。日常工作中，每個環節都形成了大量且珍貴的檔案資料和信息，也有各自獨立的信息管理系統。但由于涉及個人信息安全，各經辦機構檔案獨立保存、各系統互不關聯，信息資源在機關內部不能共享。比如：群眾辦理退休審批手續，需要先查看人事檔案確定年齡、工齡等信息，查看社保檔案確定社保繳納情況，群眾要往返于退休管理科、人事檔案室、社保征繳大廳等處，來回尋找、復印、提交材料，工作人員重復勞動，致使群眾嫌煩、干部喊累，社會影響力不好。

建立人社檔案信息集中管理系統，是推進政務服務一窗受理、一站式辦結的基礎。以筆者所在地區為例，目前，正在全力推進提速“一網通辦”、提高政務服務水平活動，建立了高標準政務服務中心，將各項政務服務集結一處，全力打造“一窗式受理、一章式審批、一站式辦理、一條龍服務”服務模式，為人民群眾提供優質便捷高效服務。但由于人社部門檔案量大、不便于大廳存放、查閱繁瑣費時等多方面的限制，致使退休管理等相關窗口不能及時入駐服務大廳，影響了整體工作的推進。

建立人社檔案信息集中管理系統，也有利于保障檔案的真實性、延長檔案的使用壽命，避免人為操作等現象的發生，有效預防腐敗滋生。干部人事檔案造假、經辦人員侵占挪用社保基金、參保人員死亡冒領養老待遇等一系列社會問題都與檔案信息未能有效管理、妥善利用有著巨大關系。同時，紙質檔案的反復復印，不僅造成紙張、油墨等耗材浪費，也造成檔案資料在不同經辦機構的重復保管，加大了工作人員工作量，占用了辦公空間，與習總書記厲行勤儉節約、反對鋪張浪費的重要批示精神是相違背的。

二、建立人社檔案信息集中管理系統的重要作用

人力資源和社會保障部門是一個集體，各業務經辦機構應該相互配合、齊心協力，共同為群眾提供高效便捷的服務。搭建連接各業務系統的信息橋梁，構建一個統一的人社檔案信息集中管理系統勢在必行。

1.有利于有效減輕服務對象提交材料的繁瑣負擔，達到高效為民的目標

人社部門的各項業務貫穿群眾的一生，起承轉合、相互關聯。以服務對象張三為例，假定他是一位待業青年，在人力資源服務窗口參加職業技能提升培訓，經過職業介紹求職成功，建立勞動關系，到仲裁院進行勞動合同備案，再到人力資源服務窗口進行就業登記，之后在社保征繳窗口參加社會保險、繳納保險費等，經過了獨立運行的職業技能提升培訓系統、勞動合同備案系統、就業登記系統、社會保險繳納系統等，因為各系統信息不通暢，辦理每項業務時，他都需要提供別的窗口辦理的原件資料及復印件等，手續繁瑣、時間浪費。如果實現了各系統的有效對接，就不需要張三再反復提供材料，優化了服務流程，提升了服務效率。

2.有利于及時掌握服務對象相關動態信息，達到精準服務的目的

今年就業工作成為“六穩”“六保”之首，全面落實國家各項扶持政策、促進充分就業成為人社工作的重中之重。搭建就業、社保信息交流平臺，建立企業吸納就業人員、社會保險繳納信息數據動態工作臺賬，有力于準確掌握各個企業的實時情況，及時為企業提供針對性的、個性化服務。比如：新冠疫情期間，國家對依法參保繳費、不裁員或少裁員的參保企業，加大失業保險返還力度，支持企業復工復產。面對疫情期間出行不便、政策宣傳不暢、線下業務難辦等現狀，借助這一系統，一名工作人員通過一臺電腦就可以排查區域內所有符合條件的企業，實現與企業的精準對接，通過電話聯系、網上申辦等方式，直接為企業發放補貼，避免了宣傳廣、受益少的尷尬，減去了多科室工作人員的接觸配合，省去了企業往返提供材料，切實做到了“政策找企”。

3.有利于優化內部工作運行機制，達到提質增效的目的

各系統信息設置通行密碼和權限，管理人員根據各自權限通過密碼獲得所需要的信息，既可以方便快捷的獲得所需信息，也有效保障了系統信息的安全。網絡信息化操作，每項工作都留有痕跡，無形之中警示工作人員按時完成應辦工作，及時上網共享，既提升了工作效率，也有利于出現失誤時追責。系統每個環節，都設置監督人，由各項業務分管領導對各項工作進度進行實時監督，保障各項事項辦理合規合法。同時，設置總管理員，主要負責人無需召開會議，在辦公室一鍵點擊即可全盤調度總體工作運轉情況，實現了上下級的縱向監管，規避了部門間推諉扯皮、互不合作現象的發生，保障規定事項在規定時間范圍內辦理完畢，有效避免人為操作，預防腐敗滋生。

三、建立人社檔案信息集中管理系統的主要問題與對策

經調查，基層人社部門在建立檔案信息集中管理系統上還存在一些實際困難和問題。一是思想認識不夠。有些領導工作缺乏創新，習慣于等上級出政策、下任務，怕改革出錯誤、被笑話，滿足現狀，不愿擔責奮進。部分工作人員滿足于自身本職工作得心應手，不愿學習，不想改變，對運用現代化手段管理和運用檔案認識不夠，認為建系統是增加了工作量，是多此一舉。少數工作人員的個人能力、專業水平以及信息處理能力等還不能適應管理系統的操作要求，特別是許多年齡較大的職工不會網絡操作。二是檔案管理基礎薄弱。各經辦機構檔案實現信息化，是建立人社檔案信息集中管理系統的基礎。但目前，在基層人社部門，還沒能完全實現檔案信息化，特別是人事檔案，基數大、任務重，要將這些檔案轉化成電子檔案是一項巨大的工程，還面臨著設備、人員及資金投入等方方面面的困難和問題。三是各系統數據不兼容。各業務覆蓋面不一，各系統采集信息標準不一，如：有人進行了就業登記，但沒有進行參保登記;有人參保繳費了，但沒進行就業登記，這就造成了人員信息在就業和社保系統中不同。還有部分人員，聯系電話、工作單位、學歷信息等登記不全面、不準確，給實際利用造成困難。同時，各系統數據規范標準不一致，軟件缺乏靈通性，通用性能較低。

針對上述問題，筆者認為應該從以下幾方面入手，夯實工作基礎，創造有利條件，建立人社檔案信息集中管理系統，有力推動工作開展，不斷提高人社部門管理水平和公共服務能力。

1.突破慣性思維，創新工作方式

人社部門承擔著群眾的就業創業、社會保障、退休審批、養老喪葬撫恤待遇發放，企業的就業政策落實、社會保險繳納、人才引進、勞動維權等多方面工作。在日常工作中，要強化團隊合作意識，作為一個整體去為服務對象服務，切實改變就業只管推薦就業，社保只管征繳保險的各自行動狀態。要建立專門檔案管理中心，健全相應規范制度，保障各經辦機構能夠依據規定，定期報送檔案資料，從源頭上促進檔案信息的整合。要積極解放思想、創新工作方式方法，積極推廣利用先進技術手段和工作方法，做到事半功倍。建立人社檔案信息集中管理系統，打破“分散多頭”管理的模式，有效促進各經辦機構檔案資源整合，摸清服務對象底數，建立基礎數據庫，提高服務效能。

2.強化資金投入，推進模式轉換

檔案信息化工作是一項巨大工程，基層人社部門人員緊缺、專業技術水平不足，單單依靠人社部門的人員很難完成。為此，通過政府采購引入專業團隊，對各個環節進行全方位、全過程的操作、管理，可以有效促進檔案信息化進程。但這需要雄厚的資金作為支撐，單靠人社部門日常工作經費難以保障。這就需要各級政府把此項工作放到提升政務服務、優化營商環境的高度去重視，列入數字化政府建設之內，列支專項經費予以保障。同時，各級人社部門應加強頂層設計，由人社部、人社廳統一規劃，在系統技術上予以保障，在資金、政策等方面向欠發達地區傾斜，推動建立全省、乃至全國的人社檔案信息集中管理系統。扎實推進各系統數據核對清理工作，確保數據一致、標準統一。

3.強化制度建設，確保信息安全

人社檔案信息集中管理系統的建立有效促進了信息的共享，方便群眾辦事、節約社會資源、提升服務效率，但也會帶來信息安全隱患。要從維護國家安全的高度切實做好檔案管理工作，嚴格按照國家檔案法等有關規定，落實各項安全保密管理制度，建立安全高效的防護體系。要加強檔案管理人員培訓，強化檔案安全理念教育，著力提升綜合素質和綜合管理能力，提高計算機操作能力和應用水平。嚴格日常工作管理，完善管理章程和操作細則，建立層級負責責任制，制定檔案災害應急處理預案，嚴格按照規范做好出入庫登記、溫濕度控制、防火防盜等工作。同時，加強備份體系建設的統籌規劃，確保電子檔案信息及時地異質異地保管。

結論

總之，基層人社部門在檔案管理方面還存在許多制約因素，解決掉這些阻礙性因素，建立人社檔案信息集中管理系統，使信息資源在機關內部暢通無阻、有效共享，不斷提升為民服務效能，是目前基層人社必須關注的一個重要課題。

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作者單位：山東省棗莊市山亭區人力資源和社會保障局