建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)芻議

葛瓊

引言

人力資源和社會保障部門檔案工作，是各項業(yè)務工作運行的基礎。在信息化時代，怎樣利用信息技術手段，不斷提升檔案保管質量和使用效率，是各級人社部門不斷研究和探索的重要工作之一。筆者依據從事人社部門檔案管理工作多年的經驗，探討建立統(tǒng)一的人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的必要性、重要性，剖析目前存在的困難問題，提出對應策略。

一、建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的必要性

人力資源和社會保障工作覆蓋面廣，從職業(yè)技能培訓、推薦就業(yè)、簽訂勞動合同、辦理就業(yè)登記，到參加社會保險、退休待遇發(fā)放，直至死亡撫恤喪葬各個方面，直接面向廣大群眾，關系群眾就業(yè)、勞動關系維護及退休待遇。日常工作中，每個環(huán)節(jié)都形成了大量且珍貴的檔案資料和信息，也有各自獨立的信息管理系統(tǒng)。但由于涉及個人信息安全，各經辦機構檔案獨立保存、各系統(tǒng)互不關聯，信息資源在機關內部不能共享。比如：群眾辦理退休審批手續(xù)，需要先查看人事檔案確定年齡、工齡等信息，查看社保檔案確定社保繳納情況，群眾要往返于退休管理科、人事檔案室、社保征繳大廳等處，來回尋找、復印、提交材料，工作人員重復勞動，致使群眾嫌煩、干部喊累，社會影響力不好。

建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，是推進政務服務一窗受理、一站式辦結的基礎。以筆者所在地區(qū)為例，目前，正在全力推進提速“一網通辦”、提高政務服務水平活動，建立了高標準政務服務中心，將各項政務服務集結一處，全力打造“一窗式受理、一章式審批、一站式辦理、一條龍服務”服務模式，為人民群眾提供優(yōu)質便捷高效服務。但由于人社部門檔案量大、不便于大廳存放、查閱繁瑣費時等多方面的限制，致使退休管理等相關窗口不能及時入駐服務大廳，影響了整體工作的推進。

建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，也有利于保障檔案的真實性、延長檔案的使用壽命，避免人為操作等現象的發(fā)生，有效預防腐敗滋生。干部人事檔案造假、經辦人員侵占挪用社保基金、參保人員死亡冒領養(yǎng)老待遇等一系列社會問題都與檔案信息未能有效管理、妥善利用有著巨大關系。同時，紙質檔案的反復復印，不僅造成紙張、油墨等耗材浪費，也造成檔案資料在不同經辦機構的重復保管，加大了工作人員工作量，占用了辦公空間，與習總書記厲行勤儉節(jié)約、反對鋪張浪費的重要批示精神是相違背的。

二、建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的重要作用

人力資源和社會保障部門是一個集體，各業(yè)務經辦機構應該相互配合、齊心協力，共同為群眾提供高效便捷的服務。搭建連接各業(yè)務系統(tǒng)的信息橋梁，構建一個統(tǒng)一的人社檔案信息集中管理系統(tǒng)勢在必行。

1.有利于有效減輕服務對象提交材料的繁瑣負擔，達到高效為民的目標

人社部門的各項業(yè)務貫穿群眾的一生，起承轉合、相互關聯。以服務對象張三為例，假定他是一位待業(yè)青年，在人力資源服務窗口參加職業(yè)技能提升培訓，經過職業(yè)介紹求職成功，建立勞動關系，到仲裁院進行勞動合同備案，再到人力資源服務窗口進行就業(yè)登記，之后在社保征繳窗口參加社會保險、繳納保險費等，經過了獨立運行的職業(yè)技能提升培訓系統(tǒng)、勞動合同備案系統(tǒng)、就業(yè)登記系統(tǒng)、社會保險繳納系統(tǒng)等，因為各系統(tǒng)信息不通暢，辦理每項業(yè)務時，他都需要提供別的窗口辦理的原件資料及復印件等，手續(xù)繁瑣、時間浪費。如果實現了各系統(tǒng)的有效對接，就不需要張三再反復提供材料，優(yōu)化了服務流程，提升了服務效率。

2.有利于及時掌握服務對象相關動態(tài)信息，達到精準服務的目的

今年就業(yè)工作成為“六穩(wěn)”“六保”之首，全面落實國家各項扶持政策、促進充分就業(yè)成為人社工作的重中之重。搭建就業(yè)、社保信息交流平臺，建立企業(yè)吸納就業(yè)人員、社會保險繳納信息數據動態(tài)工作臺賬，有力于準確掌握各個企業(yè)的實時情況，及時為企業(yè)提供針對性的、個性化服務。比如：新冠疫情期間，國家對依法參保繳費、不裁員或少裁員的參保企業(yè)，加大失業(yè)保險返還力度，支持企業(yè)復工復產。面對疫情期間出行不便、政策宣傳不暢、線下業(yè)務難辦等現狀，借助這一系統(tǒng)，一名工作人員通過一臺電腦就可以排查區(qū)域內所有符合條件的企業(yè)，實現與企業(yè)的精準對接，通過電話聯系、網上申辦等方式，直接為企業(yè)發(fā)放補貼，避免了宣傳廣、受益少的尷尬，減去了多科室工作人員的接觸配合，省去了企業(yè)往返提供材料，切實做到了“政策找企”。

3.有利于優(yōu)化內部工作運行機制，達到提質增效的目的

各系統(tǒng)信息設置通行密碼和權限，管理人員根據各自權限通過密碼獲得所需要的信息，既可以方便快捷的獲得所需信息，也有效保障了系統(tǒng)信息的安全。網絡信息化操作，每項工作都留有痕跡，無形之中警示工作人員按時完成應辦工作，及時上網共享，既提升了工作效率，也有利于出現失誤時追責。系統(tǒng)每個環(huán)節(jié)，都設置監(jiān)督人，由各項業(yè)務分管領導對各項工作進度進行實時監(jiān)督，保障各項事項辦理合規(guī)合法。同時，設置總管理員，主要負責人無需召開會議，在辦公室一鍵點擊即可全盤調度總體工作運轉情況，實現了上下級的縱向監(jiān)管，規(guī)避了部門間推諉扯皮、互不合作現象的發(fā)生，保障規(guī)定事項在規(guī)定時間范圍內辦理完畢，有效避免人為操作，預防腐敗滋生。

三、建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的主要問題與對策

經調查，基層人社部門在建立檔案信息集中管理系統(tǒng)上還存在一些實際困難和問題。一是思想認識不夠。有些領導工作缺乏創(chuàng)新，習慣于等上級出政策、下任務，怕改革出錯誤、被笑話，滿足現狀，不愿擔責奮進。部分工作人員滿足于自身本職工作得心應手，不愿學習，不想改變，對運用現代化手段管理和運用檔案認識不夠，認為建系統(tǒng)是增加了工作量，是多此一舉。少數工作人員的個人能力、專業(yè)水平以及信息處理能力等還不能適應管理系統(tǒng)的操作要求，特別是許多年齡較大的職工不會網絡操作。二是檔案管理基礎薄弱。各經辦機構檔案實現信息化，是建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的基礎。但目前，在基層人社部門，還沒能完全實現檔案信息化，特別是人事檔案，基數大、任務重，要將這些檔案轉化成電子檔案是一項巨大的工程，還面臨著設備、人員及資金投入等方方面面的困難和問題。三是各系統(tǒng)數據不兼容。各業(yè)務覆蓋面不一，各系統(tǒng)采集信息標準不一，如：有人進行了就業(yè)登記，但沒有進行參保登記;有人參保繳費了，但沒進行就業(yè)登記，這就造成了人員信息在就業(yè)和社保系統(tǒng)中不同。還有部分人員，聯系電話、工作單位、學歷信息等登記不全面、不準確，給實際利用造成困難。同時，各系統(tǒng)數據規(guī)范標準不一致，軟件缺乏靈通性，通用性能較低。

針對上述問題，筆者認為應該從以下幾方面入手，夯實工作基礎，創(chuàng)造有利條件，建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，有力推動工作開展，不斷提高人社部門管理水平和公共服務能力。

1.突破慣性思維，創(chuàng)新工作方式

人社部門承擔著群眾的就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保障、退休審批、養(yǎng)老喪葬撫恤待遇發(fā)放，企業(yè)的就業(yè)政策落實、社會保險繳納、人才引進、勞動維權等多方面工作。在日常工作中，要強化團隊合作意識，作為一個整體去為服務對象服務，切實改變就業(yè)只管推薦就業(yè)，社保只管征繳保險的各自行動狀態(tài)。要建立專門檔案管理中心，健全相應規(guī)范制度，保障各經辦機構能夠依據規(guī)定，定期報送檔案資料，從源頭上促進檔案信息的整合。要積極解放思想、創(chuàng)新工作方式方法，積極推廣利用先進技術手段和工作方法，做到事半功倍。建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，打破“分散多頭”管理的模式，有效促進各經辦機構檔案資源整合，摸清服務對象底數，建立基礎數據庫，提高服務效能。

2.強化資金投入，推進模式轉換

檔案信息化工作是一項巨大工程，基層人社部門人員緊缺、專業(yè)技術水平不足，單單依靠人社部門的人員很難完成。為此，通過政府采購引入專業(yè)團隊，對各個環(huán)節(jié)進行全方位、全過程的操作、管理，可以有效促進檔案信息化進程。但這需要雄厚的資金作為支撐，單靠人社部門日常工作經費難以保障。這就需要各級政府把此項工作放到提升政務服務、優(yōu)化營商環(huán)境的高度去重視，列入數字化政府建設之內，列支專項經費予以保障。同時，各級人社部門應加強頂層設計，由人社部、人社廳統(tǒng)一規(guī)劃，在系統(tǒng)技術上予以保障，在資金、政策等方面向欠發(fā)達地區(qū)傾斜，推動建立全省、乃至全國的人社檔案信息集中管理系統(tǒng)。扎實推進各系統(tǒng)數據核對清理工作，確保數據一致、標準統(tǒng)一。

3.強化制度建設，確保信息安全

人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的建立有效促進了信息的共享，方便群眾辦事、節(jié)約社會資源、提升服務效率，但也會帶來信息安全隱患。要從維護國家安全的高度切實做好檔案管理工作，嚴格按照國家檔案法等有關規(guī)定，落實各項安全保密管理制度，建立安全高效的防護體系。要加強檔案管理人員培訓，強化檔案安全理念教育，著力提升綜合素質和綜合管理能力，提高計算機操作能力和應用水平。嚴格日常工作管理，完善管理章程和操作細則，建立層級負責責任制，制定檔案災害應急處理預案，嚴格按照規(guī)范做好出入庫登記、溫濕度控制、防火防盜等工作。同時，加強備份體系建設的統(tǒng)籌規(guī)劃，確保電子檔案信息及時地異質異地保管。

結論

總之，基層人社部門在檔案管理方面還存在許多制約因素，解決掉這些阻礙性因素，建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，使信息資源在機關內部暢通無阻、有效共享，不斷提升為民服務效能，是目前基層人社必須關注的一個重要課題。

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作者單位：山東省棗莊市山亭區(qū)人力資源和社會保障局