巧施妙招快速整理工作表為A4樣式

俞木發

對于超過A4頁面的文檔，如果需要將內容打印在一張A4紙上，我們可以先在Excel中依次切換到“視圖→頁面布局”，然后再切換到“視圖→普通”，這樣在當前頁面就會使用虛線顯示A4紙的范圍，可以看到文檔的右側超出A4范圍（圖1）。

如果要在一張A4紙上打印上述文檔，切換到打印預覽窗口后在“設置”欄的下方選擇“將工作表調整為一頁”，這樣就可以將文檔縮為符合A 4 紙打印的樣式了。不過需要注意的是，這里對文檔進行縮放，A5、A6列的內容（即戶口所在地和常年居住地址）變成堆疊在一起無法完全顯示，因此我們還要進行再次調整（圖2）。

因為所有工作表的結構都是一樣的，所以為了調整的方便，可以錄制一個宏（設置快捷鍵為“Ct rl +W”），宏的內容是調整A列的列寬到合適的位置，使得打印預覽后可以完全顯示單元格的內容。然后將宏保存到“個人宏工作簿”，這樣打開其他的文檔后，按下“Ctrl+W”即可實現批量調整，完成調整后再進行打印即可打印在一張A4紙上了（圖3）。

上面的操作僅是在打印時進行縮放操作，如果需要批量將文檔轉換為A4樣式顯示，那么我們可以借助VBA腳本實現。先將所有需要調整的文件全部放置在一個目錄下，打開其中的任意一個文檔，同上使用錄制宏（假設宏名為“aa”）的方法對文檔的列寬進行調整，使得文檔內容正好顯示在A4區域中。

接下來到“https：//share.weiyun.com/7JJxgtr4”下載所需的代碼文件，按下“Alt+F11”組合鍵，然后點擊“插入→模塊”，將下載的代碼粘貼到代碼框中，再打開上述錄制的宏aa，將其中類似“Columns（"G：G"）.ColumnWidth=2.13”的調整列寬代碼粘貼到“sht.PageSetup.PaperSize=xlPaperA4”和“Next”之間（圖4）。

這樣只要運行此代碼，便會依次自動打開目錄下的所有文檔并自動調整列寬，使得文檔的內容正好在A4紙的區域之內。