鄉鎮檔案管理從紙質到電子化的必要性分析

張勇

摘要：現如今，電子信息技術被逐漸應用到了鄉鎮檔案管理當中，通過新的技術與管理方式來優化鄉鎮檔案管理水平。本文系統地分析了鄉鎮檔案管理電子化的必要性，并探究了鄉鎮檔案管理電子化的對策。

關鍵詞：鄉鎮檔案管理;紙質;電子化

檔案對于鄉鎮黨政工作具有十分重要的參考作用，所以，進一步優化鄉鎮檔案管理工作是十分關鍵的。

一、鄉鎮檔案的作用

檔案管理在鄉鎮政府開展工作中起著關鍵的作用，它是一種不可或缺的工作，檔案管理對前期工作的總結和存檔，對以后工作的促進和彌補，對提升工作效率起著很重要的作用。鄉鎮檔案既是為市、鄉編制計劃，總結經驗，指導農村工作的重要基礎，也是進行黨的全面執政，有效解決農村民事糾紛問題的主要依據，此外，它還是鄉村地區發展農業科研以及農村經濟所必需的重要參考資料。鄉鎮檔案由于涵蓋范圍廣泛，內容較多，且存儲地不是完全單獨的一個歸檔庫房，增加了紙質檔案的管理和保護難度。但近年來隨著電子信息技術的不斷進步，也隨之而產生了電子檔案管理，使用電子信息技術對檔案進行保護，這樣更方便工作人員查找與整理檔案。

二、我國鄉鎮檔案管理中的存在的問題

我國鄉鎮的經濟建設和文化發展離不開鄉鎮檔案管理工作的支持，但由于在鄉鎮檔案管理出現許多管理不完善的問題，難以對鄉鎮的經濟發展提供完整的檔案資料，造成一些不必要的損失，在鄉鎮檔案管理中經常性出現的問題，首先黨政領導對這項工作的忽視，沒有能夠及時安排專業的人員進行管理。其次在鄉鎮檔案管理方面欠缺嚴格的措施和管理制度，致使鄉鎮檔案在整理上出現不齊全的問題，造成檔案的保存及管理工作得不到保障。還有檔案管理硬件設備阻礙了檔案的完整性，一些在技術的運用上不能跟上現代發展的步伐，致使出現有的檔案受到不同程度的損壞，失去使用價值。最后，鄉鎮檔案管理欠缺嚴格的管理制度的約束，工作人員的素質和管理技術欠缺，人員的流動性大，工作的交接不到位，重要的檔案資料沒有能夠清楚、及時進行記錄，隨著時間的發展容易出現差錯，最終導致鄉鎮檔案管理出現的問題越來越多，給鄉鎮經濟建設的發展不能夠帶來積極的影響。

三、鄉鎮檔案管理電子化的必要性

國內經濟的日益發達、社會信息化的不斷進步以及工作人員的年輕化趨勢，均給鄉鎮檔案管理電子化創造了有利條件，通過科學應用電子信息技術，對有關資料加以保存，促進鄉鎮檔案管理水平的進步。另外，對鄉鎮檔案系統而言，無論擁有的資料總量還是資料類型在規模上都是比較巨大的，采用紙質存檔的方式會占據較大的空間，并且紙張時間久了容易被氧化，導致資料受到不同程度的損害，同時當工作人員要查找相關資料時，又存在著檢索難度大問題， 顯然紙質檔案管理方法已不再可行，大力發展和應用電子化的檔案管理技術是十分必要的。

四、利用鄉鎮檔案管理電子化的優點所在

近年來，互聯網技術發展很快，逐漸應用于政府辦公系統，提升政府辦公現代化信息化的建設，特別是鄉鎮政府的檔案管理也有以前的紙質檔案管理向電子檔案管理過度。電子檔案管理就是利用互聯網技術進行檔案信息的錄入微機，儲存在電子信息設備中，在通過程序編制進行細致分類，將它完整地保存在網絡系統中，能夠使工作提高效率性。電子檔案管理是現代信息技術的發展產物，也是鄉鎮檔案管理越來越清晰、完整。

鄉鎮檔案管理工作在鄉鎮的建設和發展中起著很大的作用，它能夠清晰的反應鄉鎮一段時間以來工作的進展情況，及跟隨時代發展腳步黨政決策和部署情況的展現，為未來開展工作留下證據。所以，在開展檔案管理的過程中也會出現一些問題，在使用電子化檔案以來能夠及時解決那些寫紙質檔案不能做到的問題，首先具有保存期限較長的特點，使用鄉鎮檔案管理電子化可以長期保存檔案實效性。正好能夠彌補在紙張檔案方面容易造成的損壞及各種受潮或有污漬情況的出現，導致檔案管理信息資料造成具有的不完整性，甚至無法清晰的辨析，給工作造成一系列的麻煩。其次，電子檔案在使用的過程中簡單易操作，把所需要的資料信息通過文字輸入管理系統，并能夠使電子信息正確存儲和有效保存，不容易造成的損壞及各種受潮或有污漬情況的出現。再就是鄉鎮電子化檔案管理具有時效性，能夠及時和方便地把檔案信息的進行梳理、修正、查詢、傳送和信息共享功能。同時，在收集檔案信息時可以更加及時和快捷，在查詢檔案資料時只有點擊所要查詢的內容和主題，就會輕易的找尋出來，可以節省大量工作時間，如有修改也可以輕而易舉的完成，電子檔案管理的便利性給鄉鎮檔案管理工作提供了工作的優越性。

二、鄉鎮檔案管理電子化的對策

（一）完善電子化檔案管理系統

在建設鄉鎮檔案電子化管理過程中，應該科學合理地集中管理與分類鄉鎮檔案，使檔案管理具備嚴謹性、科學性等特點，完善電子化檔案管理系統，以此提升鄉鎮檔案管理工作的效率，同時針對實際情況，按照文檔密級設定文檔存取和檢索的權限，為鄉鎮的檔案管理進行了一定的安全保護，促進鄉鎮經濟水平的發展與提升。

在對電子化檔案系統進行建立的過程中，必須運用當前發達的信息化技術手段，逐步構建起電子化檔案檢索平臺，切實提升鄉鎮檔案管理工作效率。另外，政府必須重視完善電子化檔案管理系統的工作，定時地更新和維護系統，確保整個電子化管理系統的安全性。

（二）提升鄉鎮檔案管理工作人員的綜合素質

如果想讓鄉鎮電子化檔案管理工作高效開展，提升檔案管理工作人員的綜合素養是非常關鍵的，只有確保擁有大批的高素質檔案管理工作人員，才可以從根本上提高建設鄉鎮檔案管理工作電子化的大趨勢。首先，應該針對管理人員進行適當的思想政治教育，讓其意識到將鄉鎮檔案管理工作電子化的實際意義， 從而調動其對電子化檔案管理工作的積極性;其次，政府可針對地方實際情況，以高薪聘用部分專業性較強的人員，以提高電子化檔案管理平臺的構建質量，同時，依據具體情況，制定適合于鄉鎮檔案電子化管理的工作規范，并反復地對整個過程加以研究，從而解決其中不合理的問題，優化鄉鎮經濟的發展。有關單位也可以合理地進行團體活動，如知識競賽，讓工作人員能夠通過活動提升自身的知識儲備與工作能力，從而提升工作效率;最后，鄉鎮檔案保存若要向電子化方向發展，還必須有大量的資金作保障，地方政府部門也必須意識到檔案管理電子化的重要性以及必要性，并及時進行撥款，從而保證鄉鎮檔案管理電子化建設過程中所需要的資金充足。

（三）鄉鎮檔案管理機構的統一化

為了讓鄉鎮檔案管理由紙質更好地向電子化過渡，相關政府應該創建一個統一的機構對電子檔案加以統一管理，即針對檔案管理工作中的存在的各種情況，實行統一的管理，以便于對電子信息化技術發展實現總體上的信息共享， 以減輕各個部門所承擔的工作壓力，讓電子化檔案管理方式比較科學的適用性。

結束語：綜上所述，隨著國內信息化水平的不斷提升，發展并應用電子化的鄉鎮檔案管理是非常有必要的。在建設電子檔案的過程中，有關單位首先要加強對鄉鎮檔案管理工作人員的思想政治教育工作，讓其充分意識到鄉鎮檔案管理電子化的意義，此外，政府應建立統一的機構進行電子檔案管理，實現電子信息技術的整體共享，以減輕鄉鎮各部門的工作負擔，科學完善鄉鎮檔案電子化管理工作，可以極大地促進鄉鎮經濟發展。

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