如何加強人事檔案管理工作

武麗云

摘要：事業(yè)單位是否能夠健康發(fā)展，從基礎(chǔ)的人事檔案管理上就能體現(xiàn)出來，因為它能反映出單位內(nèi)部的基本情況。但是目前人事檔案管理工作沒有得到足夠重視，這就導(dǎo)致單位內(nèi)部出現(xiàn)資源分配不合理，對于員工的所求不了解的情況。事業(yè)單位為了適應(yīng)新時代的變化，人事檔案管理也要有新的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;措施

引言

人事檔案管理主要是對員工的基本信息進(jìn)行記錄分類，為了保證事業(yè)單位的健康發(fā)展，我們需要在人事檔案管理方面不斷創(chuàng)新完善，使之能夠適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。目前，我國的人事檔案管理水平還有待提高，2018年末發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》，就是為了進(jìn)一步提高人事檔案管理的水平。為此，在人事檔案管理方面也可以提出自己的意見和建議，為完善我國人事檔案管理水平貢獻(xiàn)出一份力量。

1做好人事檔案管理工作對事業(yè)單位的意義

我國事業(yè)單位的職務(wù)定級、升遷以及社會保障等員工福利，都需要參考員工的檔案資料，因此做好人事檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)就顯得非常重要，不僅能夠詳細(xì)了解單位員工的狀態(tài)，還能更好的吸引人才，留住人才。在信息快速交流的時代，完善人事檔案，用創(chuàng)新方法做好人事檔案管理，更有利于了解單位內(nèi)部各個崗位的狀態(tài)，各崗位人員的基本情況、教育經(jīng)歷、工作狀態(tài)等，不會讓有識之士被埋沒，也不會讓無能之人濫竽充數(shù)。同時，做好員工的檔案記錄，對于員工來說也是一種福利，它詳細(xì)記錄了員工每個階段的工作情況，對于員工來說這也是一種榮譽和肯定，對其以后的升遷和等級評定等都有著重要的參考價值[1]。

2 目前事業(yè)單位人事檔案管理的基本問題

第一，事業(yè)單位對于人事檔案管理工作太過輕視。認(rèn)為這個崗位就是簡單的對員工資料進(jìn)行整理歸檔，并沒有別的特別價值。就目前來看我國大部分的事業(yè)單位對于人事檔案管理崗位的認(rèn)識都不到位，沒有充分發(fā)揮崗位的優(yōu)勢。這也導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)對單位員工的實際情況了解不到位，造成非必要的人才流失。

第二，人事檔案管理工作沒有技術(shù)性的規(guī)范要求。當(dāng)前情況是事業(yè)單位的人事檔案管理工作相對來說比較隨意，沒有獨立的部門體系和管理人員，更有甚者直接由其他部門的人進(jìn)行兼任，同時這個崗位缺乏技術(shù)性的文件指導(dǎo)，因此人事檔案及容易出現(xiàn)不完整或者丟失的情況。一旦出現(xiàn)這種情況，就需要相關(guān)人員進(jìn)行查缺補漏，這樣就造成時間和人力的浪費。

第三，人事檔案管理工作人員的水平參差不齊。目前事業(yè)單位并沒有專業(yè)的管理人員，員工檔案資料就會缺乏管理，導(dǎo)致員工的信息更新不及時，容易出現(xiàn)錯漏、丟失等現(xiàn)象。在信息快速交換的現(xiàn)在，出現(xiàn)這種情況，就會導(dǎo)致事業(yè)單位跟不上新時代的腳步。因此，為了事業(yè)單位在新時代中健康發(fā)展，對于人事檔案管理這個崗位要重視起來，要選用專業(yè)的工作人員。有了專業(yè)人員對于人事檔案的整理歸納，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于單位的基本情況了解的就會比較透徹，對于單位的發(fā)展有著不可或缺的重要作用。

第四，人事檔案管理方式比較落后。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的現(xiàn)在，檔案管理人員需要面對的數(shù)據(jù)信息是海量的，如果還是按照原來的檔案管理方式，那不僅費時費力，還不便存放和查找。因此，對檔案進(jìn)行信息化是非常有必要的，這樣不僅節(jié)省了大量的人力物力，而且還方便對人事檔案的查找和修訂。如果信息能夠快速準(zhǔn)確的進(jìn)行交換，那么工作效率就會顯著提升，這是一個單位健康發(fā)展的必要條件[2]。

第五，人事檔案資料質(zhì)量差。隨著時代變更，目前大多數(shù)事業(yè)單位的檔案都是積累了很多年，大量的檔案資料堆疊在一起，不僅加大了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，而且隨著時間流逝，有些資料就變得無用，但沒有及時剔除，不僅浪費了大量的存儲空間，而且在查找有用的檔案資料時更費時費力。

3 加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效措施

3.1領(lǐng)導(dǎo)層需要更正對人事檔案管理工作的態(tài)度

事業(yè)單位想要改變?nèi)耸聶n案管理，首先要沖領(lǐng)導(dǎo)層出發(fā)，更正對這個工作的態(tài)度，提高自己的大局觀，從單位長遠(yuǎn)發(fā)展的角度上考慮，加強對檔案管理工作的重視程度，只有自己意識到人事檔案管理對單位的重要性，才能給這個崗位分配更多資源，不僅能讓這個工作得到有效改善，促進(jìn)單位的健康發(fā)展，還能夠引起員工對這項工作的重視程度，只有這樣才能夠改變事業(yè)單位中人事檔案管理的現(xiàn)狀。

3.2建立完善的人事檔案管理制度，并根據(jù)制度進(jìn)行科學(xué)管理

人事檔案管理制度是否完善，是這項工作開展的前提。因此在這之前首先要建立完善管理制度，這會使人事檔案管理工作更有科學(xué)性和規(guī)范性，從細(xì)節(jié)出發(fā)，明確各部門的職能。可以讓相關(guān)人員有可以參考的依據(jù)，這會讓他們的工作更加順利，減輕其工作負(fù)擔(dān)，這樣才能體現(xiàn)這個崗位的真正價值[3]。

3.3提高人事管理工作人員的水平

現(xiàn)代化的檔案管理模式相比于傳統(tǒng)模式，對于管理人員的水平要求更高，相比于非專業(yè)人員，專業(yè)的檔案管理工作人員，能夠更加系統(tǒng)的對檔案資料進(jìn)行完善分類，能夠讓檔案資料更加明確詳細(xì)。因此對于事業(yè)單位來說，想要吸引這樣的高素質(zhì)人才加入，就要提高人事檔案管理崗位的福利待遇。而對于內(nèi)部現(xiàn)有人員，需要進(jìn)行培訓(xùn)和講座提高相關(guān)人員的工作水平，并且不定期的進(jìn)行考核，加強工作人員自我學(xué)習(xí)的積極性。

3.4使用科學(xué)管理方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作質(zhì)量

利用現(xiàn)代化的信息手段，進(jìn)行人事檔案的管理是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的完善和補充，在查找和修訂時有更高的效率。同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也不能丟棄，相比于信息化儲存，紙質(zhì)檔案更安全。所以需要工作人員在紙質(zhì)儲存和信息化儲存之間尋找一個平衡點，使兩種方式相互配合，進(jìn)一步完善人事檔案的管理。另外，對于信息化儲存，為了保證資料的安全，減少信息泄露，可以在單位內(nèi)部建立數(shù)據(jù)庫。這樣既方便工作人員進(jìn)行查詢補充，又能有效保證檔案資料的安全性[4]。

3.5豐富人事檔案資料內(nèi)容，提高檔案的質(zhì)量

傳統(tǒng)的人事檔案，由于長時間積累，內(nèi)容龐雜混亂，想要進(jìn)行篩選修訂需要耗費大量的人力物力。相比于傳統(tǒng)的檔案管理，新型的管理模式可以很好的避開這些問題，它能及時刪除那些沒有價值的檔案資料，對于有價值的檔案進(jìn)行補充完善，并且可以及時更新，提高工作人員檔案質(zhì)量。同時也減輕了相關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作人員的積極性，進(jìn)一步保障事業(yè)單位的健康發(fā)展。

結(jié)語

事業(yè)單位想要跟上新時代的步伐，首先要重視人事檔案管理崗位，從這里入手，提高人事檔案管理人員的水平，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，提高人事檔案管理的工作效率，讓其在新時代中發(fā)揮出應(yīng)有的價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉艷.對于加強人事檔案管理工作的幾點思考[J].海峽科技與產(chǎn)業(yè)，2019（07）：62-63.

[2]智慧，尹彥紅.淺析新形勢下如何加強人事檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2020（02）：68.

[3]葛玉芬.石油企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀及其創(chuàng)新[J].中國管理信息化，2020（06）：160-161.

[4]翁穎群.當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的幾點建議[J].江西建材，2019（03）：286.