電力工程檔案歸檔問題分析及對策

程帆

摘要：在電力工程企業中，檔案管理工作對企業的發展至關重要。檔案管理工作比較繁瑣而且工作量也很大，在實際工作中，如果可以有效地將檔案管理工作的效率提高，實現高效率以及高質量的檔案管理功能，那么對電力工程企業的發展會有很大的幫助。目前，隨著信息化時代的來臨，對于電力工程企業來說，必須要加大對檔案管理信息化建設的重視度，創新電力工程企業原有的基礎管理，運用現代化管理理念，以及信息化手段，對檔案工作實現規范化、科學化的管理，從而提高電力工程的工作效率。

關鍵詞：電力工程;檔案管理;問題;措施

引言

檔案管理工作并不局限于某一領域，社會各界相關單位在實際運行過程當中都會涉及檔案管理工作，因此，檔案管理工作是促進我國市場良性循環的重要環節。各單位在實際運行過程當中想要順應時代發展，保證其在當今市場環境下的可持續發展，就必須結合實際情況不斷對傳統的管理方式以及運行模式進行創新和改革，因此，相關工作人員應該充分重視檔案管理工作并充分發揮出檔案管理工作在單位發展過程當中加強可持續發展以及促進其全面管理的作用。新時代下，除了各單位在實際發展過程當中需要對管理模式和運行模式進行改革，檔案管理這一領域本身也需要結合實際情況對其管理方式和模式進行創新與改革，以適應時代發展，提高其在單位運行中的利用率。

1電力工程檔案管理的重要性

隨著社會的發展，檔案管理工作實施創新與改革成為必然的趨勢，沒有創新與改革的企業亦是沒有靈魂的，無法獲得長遠發展的，檔案管理工作是如此。伴隨著各種高科技的發展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足企業發展的需要。當企業想要迅速獲得某一方面的檔案信息時，如果依舊采用傳統的檔案管理方式，通過手工查閱，耗時耗力且效率低，不能滿足用戶的需求。在信息化時代背景下，檔案信息資源的管理方式應當是創新式的、人性化和高效的。因此要實現企業檔案的創新，檔案工作者應當發揮創新精神，打破傳統檔案管理的局限，實施創新的管理方式，適應新時代的發展。

2電力工程檔案歸檔問題

2.1案信息化規劃落后

現階段，我國多數機關單位管理階層已經意識到了在單位實際運行過程當中引入信息化技術的重要性，但是由于其仍然將單位的最終效益為重點而對檔案信息的重視程度不足，因此，多數單位內部對于檔案管理工作未引進相應的信息化技術以及信息化設備，其檔案信息化規劃嚴重落后。

2.2管理意識不到位

在我國企業中，對檔案管理不夠重視的問題仍然普遍存在，許多高層管理者還沒有完全樹立起“檔案效益”的意識，即好的檔案管理工作不是簡單地將檔案作為陳設擺在那里，而是有其獨特的價值。但是在部分企業中，檔案管理人員的專業性參差不齊，這樣的企業檔案管理不可避免地會存在著較多的安全隱患，無法為企業的發展帶來應有的價值。不準確、不規范的企業檔案給企業的管理帶來了較多的問題。

2.3檔案資料收集不全面

檔案管理工作本身具有較強的復雜性和瑣碎性，相關工作人員想要做好檔案管理首先需要做好檔案資料的收集。從現階段我國各單位的實際發展情況來看，大中型規模的單位在運行過程當中都會產生較多瑣碎的檔案信息，而由于相關工作人員的專業性不足或者是管理階層對其重視程度不足導致單位的檔案收集工作效率低下，這主要表現在一些仍然采用傳統的檔案管理技術的單位內，本身單位所涉及的檔案資料數量較大，種類較多，如果仍然采用傳統的人為采集的方式，很難保證檔案的全面性和精確性。

3電力工程檔案歸檔對策

3.1完善檔案管理的系統性

在電力工程的檔案管理工作中的系統性主要指對檔案管理工作實施統一標準。由于電力工程檔案在電力工程生產施工和運行過程中具有很大的指導意義，所以要嚴格按照統一的標準執行檔案管理，這對施工人員在查閱檔案時起到了有利作用，通過及時記錄和查詢檔案管理文件，可以及時發現管理及施工中存在的問題和缺陷，并且在后期評估和確定工程質量時，可以通過有關檔案的記錄對此提出有效的改進措施以及有針對性的建議，在查找檔案時因為檔案的統一性能夠及時準確地提取所需案卷。此外，標準化的檔案系統還可以存檔不同工程類型的檔案并對檔案分類，從而使電力工程檔案管理系統化程度有進一步的提升。只有采用科學的方法對檔案進行分類整理歸檔，才能保證對電力工程中復雜的檔案信息進行有效的管理，才能更好地發揮其作用。

3.2完善檔案信息管理體系

加強信息化管理能夠有效保障檔案信息工作的發展。建立完善的信息管理系統是檔案管理順利推進的保證。建立完整檔案信息管理服務系統應加強部門合作和服務聯系，嚴格按照檔案信息化的法律條例，建立新的電子管理系統，并加強內部的信息流動服務。首先，注意建立和改進檔案管理制度，以確保工作順利進行。在信息管理系統的建立、歸檔服務方面，應建立相應的信息化管理機制，并與其他信息管理法律法規相結合，確保檔案管理政策的全方位落實。其次，檔案管理機構需要加強各部門之間的合作，建立各部門之間的協調機制，積極響應電子檔案管理的新形勢。

3.3加快檔案信息化管理步伐

在電力工程企業檔案管理中實施信息化建設，可以提高工作的效率，并且可以更加方便、快捷地查詢檔案信息，利用網絡隨時可以對通過權限調閱檔案信息，突破了時間和空間的限制，使工程建設管理和決策更加高效。電力企業應加快檔案信息化管理的步伐，只有這樣才能做到與時俱進。在施工過程中，企業會產生大量的紙質檔案和電子文件，且有關檔案管理人員要及時收集這些信息，并確保電子文檔的完整以準確，根據有關規定對檔案實施分類歸檔，并且將紙質的檔案進行數字化或者掃描成電子文檔統一管理，既保證了檔案信息的完整性，又提高了檢索和利用效率，同時還實現了部門間檔案資源共享，促進了部門間的合作，使企業各項工作都能夠順利開展。

3.4加強對檔案管理人員的培訓

在保證單位內部檔案管理工作已成規模的前提下，加強對檔案管理工作人員相關能力的重視程度，提高對檔案管理領域的經費劃分比例，可以由管理階層定期組織交流會的方式加強各部門之間的溝通，通過對內引進與對外學習雙管齊下的方式，提升相關工作人員的專業能力和實際操作水平，擴大檔案管理專業人員隊伍并提升管理人員整體能力，將檔案管理人員的工作能力與其績效進行掛鉤，通過相應措施連接個人利益與單位利益，帶動檔案管理工作人員的自主學習意識和管理創新意識。在對檔案管理工作人員綜合實力的提升上，需要管理階層結合實際情況針對單位內部各崗位的特點，制定有針對性的培訓方案，充分發揮出培訓的作用。

結束語

數字化時代，檔案信息是一項非常重要的資源，無論是對于國家各項事業的發展，還是對于企業獲取核心競爭力都具有強有力的推動作用。檔案管理人員應不斷努力，推動檔案管理的創新與改革，在不久的將來一定會呈現出檔案管理方式的一種全新局面。

參考文獻

[1]吳以琳.電力企業檔案信息化建設初探[J].辦公室業務，2019（24）：112+127.

[2]周珺.新時期電力企業下如何做好檔案管理的保密工作[J].營銷界，2019（48）：241+243.

[3]廖秀梅.電力企業檔案數字化質量與安全保障研究[J].企業改革與管理，2019（22）：18+21.

[4]鄧國鴻.“互聯網+”形勢下的電力檔案管理模式研究[J].通訊世界，2019，26（11）：187-188.

[5]何亞楠.電力企業檔案信息化項目管理研究[D].西安建筑科技大學，2019.