數字化環境下檔案信息資源整合利用分析

宮本蓮

（丹東市自然資源事務服務中心，遼寧 丹東 118000）

前言

檔案信息資源是依托檔案信息記錄原始數據而形成的檔案資料。它在社會信息結構中具備突出價值，若能在檔案管理過程中提高整合利用率，可充分提高檔案信息資源的綜合效益，進而為我國檔案管理事業的良性發展奠定基礎。對此，應結合時代發展特征予以創新，確保檔案信息資源擁有良好的整合利用條件。

一、檔案信息資源整合利用的必要性

1.順應時代發展

事實上，各行各業都具有專屬檔案，作為承載著實踐活動成果的一系列完整的固化信息。關于檔案信息資源的有效利用，是為了進一步順應時代發展。根據相關調查：國務院于2021年印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，其中在新檔案法背景下，要求從事檔案相關工作的組織單位，都應當時刻明確崗位職責，確保檔案工作成果符合國家提出的新要求。匯總往日工作經驗，現已擁有2755.9萬人次的檔案館接待頻率，而且僅在2016年起的三年時間里，參觀者數量突破了2545.2萬人次，由此表明檔案信息資源的整合利用，是踐行中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃綱要與2035遠景目標的重要途徑，理應引起相關人員的重視[1]。

2.實現高效管理

檔案信息資源整合利用，還可提高檔案管理工作效率。在高效管理中，已然擺脫了傳統管理模式的束縛。與以往人工管理模式比較，管理負擔有所減緩，且信息資源整合準確度也得到了相應的提升。目前，在檔案管理中多以信息管理系統為主，結合先進的管理基礎，促使檔案信息資源能夠實現便捷化利用，以免因信息提取復雜，造成信息資源長期得不到有效利用。借此運用整合利用新手段，改善檔案工作現狀，滿足新時代檔案利用需求。

二、數字化環境下檔案信息資源整合利用目標

在數字化環境下，關于檔案信息資源的整合與利用，需達成下述工作目標。

第一，提高檔案數據利用率。檔案信息資源的類型繁多，除了人資信息外，還包含各種記錄歷史會議、重大新聞事件以及主要成就的綜合信息，一方面，若能充分利用檔案數據，可對未來企業或者組織個人的發展起到指引作用。例如企業可借助檔案數據，對未來一年的戰略規劃進行重新界定，聯合既往業務效益信息，判定當前營銷計劃是否具備推廣價值。另一方面，還能夠根據人資檔案，分析現下執行的人資分配方案是否可行，這樣才能實現檔案信息資源的深度開發，展現其管理價值。

第二，擴大信息軟件使用范圍。檔案信息資源在其進行整合與利用過程中，還可通過先進的信息軟件開展全新的檔案管理工作。例如可借助信息管理系統對檔案信息進行掃描歸檔，而后可直接輸入關鍵詞快速獲取檔案信息資源，繼而在擴大信息軟件使用范圍的前提下，為檔案管理人員的高效工作給予保障，也能防止在人工操作下影響檔案信息利用率。通常情況下，檔案管理者所采用的信息軟件，多包含檔案整理、信息調取、資源統計等綜合模塊，能根據具體需求選擇對應的功能，以便在軟件輔助下，切實提高信息資源整合利用率[2]。

第三，密切關注檔案信息內容。在數字化環境下，檔案常分為紙質版檔案與電子檔案，其中對其信息資源予以整合利用階段，還要求相關人員能夠增加對信息檔案內容的關注度，特別是對新媒體資源，需將其作為創新改革的重要資料，由此為新時代背景下的轉型工作奠定基礎。只有充分利用檔案信息資源，并注重整合質量，才能發揮出檔案信息資源的重要價值。

三、數字化環境下檔案信息資源整合利用方法

1.實施檔案網絡化管理

在數字化環境下，檔案信息資源整合利用還需要實施網絡化管理模式。所謂的網絡化管理模式，是在信息軟件與人工聯合操作下，針對檔案信息資源進行科學整合與充分利用。

首先，檔案管理者應當深度掌握傳統管理模式的優劣勢，并結合互聯網技術對人為管理中的低效、失誤率高等缺陷進行整改。如對于檔案信息的整合，可通過信息管理系統，對其進行分類歸檔，而后直接通過對電子檔案信息的匯總，實現原始檔案信息的整合，以便后續能夠隨時根據查詢者實際需求，為其積極調取檔案信息，防止人工頻繁翻找紙質版檔案，加大歸檔難度。其次，需對網絡化管理中的工作職責予以明確劃分。雖然網絡化管理顯然提高了管理效率，但也要求相關人員隨時根據不同任務，安排指定人員分別予以完成。如信息掃描職責、信息保管責任等，這樣才能在出現信息丟失或者錄入錯誤等問題時及時追責，減少相關損失。最后，需打造一體化管理數字化平臺。由于檔案管理工作屬于連貫性工作任務，不能僅僅將其掃描入檔，而不對其進行分類整理。所以還應當優選云服務平臺，為其構建一體化管理框架，確保豐富的信息資源，經由信息管理系統及其信息軟件，以供相關人員實現高效利用。基于此，網絡化管理模式的推進，是數字化環境背景下最為迫切的創新路徑。

以軍隊檔案的實踐舉措為例，它曾運用軍網以及自動化局域網建立了遠程協同檔案服務機制，并且疏通了資源共享渠道，以便軍隊各部門都能結合具體需求從平臺上獲取信息資源，最終實現了管社聯動目標。

2.加強檔案信息安全管理

檔案信息資源在整合利用期間，還應當加強安全管理，一是為了杜絕信息泄露現象，保障信息資源的安全性；二是為了消除信息竊取后產生的種種不良影響。特別是機密檔案。只有檔案管理者能夠積極為檔案創造安全的管理條件，才能逐步實現檔案信息資源的規范化利用。

具體可從下述三個部分出發：第一，檔案管理者除了需要完成本職任務外，還需要意識到信息安全事件的重要性。既要加強網絡設施的安全防護，又要及時篩查信息管理系統等線上平臺的安全性。例如可借助360安全衛士等殺毒軟件，對系統運行中存在的種種可疑鏈接、偽網站進行清理，杜絕信息泄密事件，必要時還可聯合技術人員為其設置防護效果更強的防護盾。第二，需從法律層面上，編制科學的安全管理制度。例如某檔案館在其運用網絡管理方法時，專門頒布了月度檢查制度以及安全教育培訓計劃，進而督促相關人員遵從制度，積極參與培訓活動，一旦違反制度要求，可對其做出相應的處罰，這樣才能培養相關人員的責任感。由于檔案管理者在整合利用信息資源時，電子檔案屬于最便捷的利用途徑，應當做好分類，其中分類是指將檔案信息資源劃分為重要信息與非重要信息，而且還需對重要信息進行加密，待正確輸入密碼后才能獲取信息，以免因保管不當，引發嚴重后果。第三，做好備份工作，因電子檔案保存在信息管理系統中，易受黑客、病毒攻擊，致使信息丟失，此時需對重要信息進行備份，尤其目前許多系統均設有云端自動保存功能，能在丟失后快速找回原始數據，其安全性更為顯著[3]。

3.打造高素質管理團隊

在實現檔案信息資源高效整合目標時，只有經過妥善的整合，才能為其利用率的提高奠定基礎。以往之所以出現檔案信息利用率低的問題，多半源于檔案信息較為分散，無法滿足用戶的實際提取需求。而今可在數字化環境下，積極采用信息化管理模式完成整合任務。管理者可從稅務檔案、會計檔案、人事檔案等多個類別進行查找，甚至可以直接輸入關鍵詞，如員工姓名、查詢日期等，提高查找效率。由于在全新的管理條件下，要求檔案管理者需要深度掌握信息化管理模式的操作技巧，故而需及時為其安排培訓活動，傳遞新知，保證管理者能夠在整合利用中合理使用信息管理系統處理管理事項[4]。

4.加大檔案資源監督力度

檔案信息資源整合利用需要對其進行全方位監督，一是為了增加檔案信息資源的完整度；二是為了保障信息資源的真實性，由此為后續整合利用提供保障。檔案管理者在整理檔案信息期間，需要進一步規范自身行為，不可出現掃描錯誤，又或是在錄入相關信息時，針對相似檔案未能進行差別化管理，特別是在人事檔案中關于同名同姓人力資源信息的整理。在對其工作流程予以監督時，其具體方法包括以下兩種：其一，安裝全方位監控裝置，其中監控區域需涉及計算機設施界面，促使相關人員在查閱檔案或者錄入檔案時，能對其整個操作步驟實施有效監督，必要時可安排專門的人員通過監控予以核實，這也是為了給后期糾紛事件的妥善處理提供依據。其二，政府部門需匯總各部門的需求范圍，包括確定哪一種檔案信息資源利用頻率較高，哪一種檔案信息資源整合工作最為迫切等，而后方可根據具體需求為其提供檔案信息資源整合利用服務。在對其進行監督管理階段，還應當為相關人員建立監督管理機制，督促管理者能夠在第三方監管機構的輔助下，順利完成整合任務，在檔案信息資源利用過程中，也需優化服務條件。

結語

綜上所述，檔案信息資源的整合利用在數字化環境下，需積極加以改革，并從網絡化管理、安全管理、高素質管理團隊、檔案資源監督力度等方面著手，促使檔案信息資源在新時代背景下擁有優良前景，深度開發檔案資源，杜絕檔案信息資源損耗問題，在對其進行妥善保管的同時，也應當有效提升管理質量。