新時期高中學校檔案管理規范化創新路徑研究

劉 霞

（鄆城一中，山東 菏澤 274700）

一、新時期高中學校檔案管理規范化創新意義

檔案管理能幫助高中學校收集、儲存、利用重要信息，但在新時期背景下，檔案管理面臨現代化、信息化等創新挑戰，傳統的檔案管理方式已經適應不了高中學校發展，檔案管理的規范化創新有著重要意義。首先，隨著新課改的不斷推薦，增加了高中學校辦學的自主權，擴大了學校的招生數量和招生范圍，加上信息技術沖擊著傳統的教育理念，改革高中學校管理模式，創新檔案管理的形式、內容成為重要任務。在新時期下檔案管理已經不再是管理一張紙質檔案，而是以信息技術為載體通過圖片、光盤、系統等方式儲存，形成了多種多樣的管理方式，對檔案管理進行規范和創新符合數字化學校的建設需求。其次，高中學校檔案管理與對教師管理、學生管理、教育教學管理有著密切關系，規范和創新檔案管理能節約學校的空間資源，縮小檔案需要的儲存空間，以此來降低學校檔案管理的成本。而且新時期下的檔案管理規范創新能方便管理者調取檔案，不論是畢業生還是在校生，只要在系統登錄搜索就能查閱到完整的檔案信息，這種途徑方便快捷，能加強學生對自己的關注和了解。教師同樣也能獲得信息化的檔案資源，便于了解學生的成長軌跡，有針對性地調整教育方式，有利于高中學校的長遠發展。最后，高中學校檔案管理的規范化創新也有利于檔案管理者的發展，在信息飛速發展的社會檔案管理者的能力直接影響了檔案管理的效率，對檔案管理進行規范創新能將管理者從大量的管理工作中解救出來，讓他們有自我提升的意識[1]。

二、新時期高中學校檔案管理存在的問題

檔案管理的水平能體現出高中學校整體管理水平，目前的高中學校檔案管理還存在一些問題，值得管理人員深入研究。

1.忽視檔案管理作用

根據調查顯示大部分高中學校的管理人員及學校領導都沒有認識到檔案管理的重要性，在歸納檔案時沒有妥善管理、保存檔案，只是重視學校重要文件的管理，在學校裝修、翻新時會出現檔案損壞、丟失的問題。而且許多學校領導的管理觀念過于功利化，認為檔案管理對學校起不到促進作用，無法提高學校的升學率或教學效果，忽視了相關管理制度和監督制度的建立，導致學校檔案內容不完整，加大了檔案管理的難度。

2.缺乏專業管理人才

在新課改背景下許多高中學校都引進了大量的專業人才，檔案數量不斷增多，但學校一直將教育教學作為主要任務，忽視了檔案管理人才的培養和引進，導致檔案管理的質量、效率不高，管理人員缺乏專業的管理能力。例如部分學校會將檔案管理這種“不重要”的工作分配給兼職教師，沒有對他們進行檔案管理培養，兼職教師在上任后無法快速適應檔案管理工作，不知道管理工作都有哪些，也不知道該用哪種管理方法，加上他們還有其他的教學任務，忽視了高中學校檔案管理的規范創新。

3.檔案管理方法陳舊

部分高中學校仍然使用傳統的檔案管理方法，沒有引進現代化管理手段，浪費了大量的人力、物力、財力。由于高中學校有許多部門，學校應規劃各自的管理存放方式，但實際上沒有將這些部分區分，用統一的方法管理，在記錄檔案信息時也只側重了政治面貌、成長經歷、個人榮譽等，沒有關注思想道德、能力、特長方面的激勵，沒能形成個性化、科學化、規范化的檔案管理。

4.管理制度不夠完善

大部分高中學校雖然具備檔案管理制度，但受到多方面因素影響，管理制度并不完善，影響了檔案管理工作的順利進行。例如部分學校的制度中只規定了管理人員需要管理哪些內容，沒有規定檔案歸檔的時間、范圍，也沒有規定借閱檔案的要求，很容易出現檔案長時間不歸還或丟失的問題。而且不完善的管理制度也會影響管理人員的工作，如沒有歸檔完整的檔案，只儲存了部分文字信息，沒有歸檔視頻、圖片資料，忽視了教師教研成果的歸檔等，不利于后續管理工作的開展。

三、新時期高中學校檔案管理規范化創新路徑

1.轉變傳統觀念，增強管理意識

想要開展高中學校檔案管理規范化創新工作，首先要做的就是轉變管理人員的觀念，傳統的管理理念會影響管理效果，因此，在建立新型管理模式的過程中需要調動起管理人員的創新意識，鼓勵他們學習和研究現代化的管理模式和管理制度，讓他們認識到檔案管理不僅是歸納教職工和學生的信息，也是為學校改革提供依據，對學校發展具有重要作用。其次，學校要加大檔案管理工作的宣傳力度，讓廣大教職工認識到檔案是一種特殊的教育資源，例如可任意借助學校的宣傳欄、校園報刊、學校官網等途徑普及檔案管理工作的內容、作用，讓更多的領導和教師關注到的檔案管理，自覺配合學校檔案管理工作。還可以組織教職工學習檔案管理的相關法律法規，利用完善的管理制度規范檔案管理的分類、內容、方法等。另外，校領導要多在檔案管理上下功夫，親自監督檔案管理的內容，明確各部門在檔案管理中的職責，如怎樣收集檔案資料、收集哪些檔案資料等，保證高中學校檔案管理的完整性。

2.創新管理方法，建設數字系統

新時期下的檔案管理工作創新應將重點放在信息化、數字化管理方式的研究上，高中學校應推進校園數字化的進程，以此來增強檔案管理工作的有效性。首先，學校應加大資金投入，在網絡上建立檔案管理資源庫，實現檔案資源的共享，利用互聯網強大的信息儲存功能妥善保管檔案信息，這樣在借閱檔案時管理人員不用在大量的資源中尋找，只要在系統上輸入關鍵詞就可以搜索到完整的檔案信息。其次，在信息化的管理系統中，需要細化檔案分類，不僅要將教師、學生的檔案區分，還要細分行政人員、業務人員、教師等，對同類教職工劃分在一起，這樣更便于檔案管理。在信息化管理中還需要及時管控檔案，檢查每個時期的檔案是否完整保存，有沒有及時歸檔等，反復檢測是否能查閱到每位教職工的檔案信息，避免在使用時出現問題。另外，信息化管理的前提是將所有的檔案信息進行電子化整理，這是基本的數字化管理工作，因此管理人員應主動學習電子檔案的輸入方法，做好信息化管理的前期工作，將紙質信息全部錄入電腦，將紙質檔案備份好，出現問題時仔細對照改正，逐漸完善高中學校電子檔案管理系統[2]。

3.完善管理制度，規范管理標準

規范化的檔案管理需要有完善的制度支持，但陳舊、落后的管理制度阻礙了檔案管理工作的創新，因此高中學校要進行制度改革，結合新時期下檔案管理的要求完善制度。首先要檔案管理的相關制度。高中學校檔案管理工作的任務量大、分類復雜，為了解決繁重的工作問題，需要規范管理制度，例如在建立檔案時需要明確管理人員的具體工作內容，根據相關法律法規收集、分類、歸檔檔案，建立學校、教師、學生等檔案類型按照時間建檔，并編制電子檔案目錄，注明檔案的保存日期、使用價值等。對于檔案補充也要有明確規定，如教師的任免、晉升、考核、入黨等材料要及時歸檔，外來的檔案信息需要經領導審閱后歸檔。如果遇到特殊情況需要轉檔也要有相關的介紹信、領導審批等，不能隨意摘抄、借閱檔案，做好檔案的保密工作，不能隨意泄露檔案內容，也不能亂丟亂扔隨意銷毀檔案。其次，對于檔案管理的投入也要有完善的制度，檔案管理應該與學校發展公布，根據國家規定投入管理經費，例如收集檔案時的費用、建檔及日常維護、搶修保護檔案的費用、建立數字化檔案管理系統的費用、購入管理設備的費用和其他費用都要有清晰的記錄，與財務部門核對好細則，由學校監督和審查管理費用，保證管理費用都能合理運用到檔案管理建設中。另外，由于檔案管理無法對學校產生直接的作用，許多管理人員對待管理工作都比較消極，為了激發起管理人員的工作熱情和責任感，學校還要建立檔案管理考核制度，定期檢查學校檔案管理工作，對工作進行審核和評分，如果發現有遺漏、不歸檔的問題提醒管理人員及時補檔，如發生嚴重管理問題應取消管理人員的評優、晉升資格，對于評分高的管理人員可評優或獎勵。利用這一系列完善的管理制度保障檔案管理工作規范、創新的開展。

4.重視工作培訓，提升職業素養

創新檔案管理不僅是對管理理念、管理方法和管理制度的創新，還要增強管理人員的創新觀念，建設一支現代化的高素質管理隊伍。因此，學校要對現有的管理人員進行培訓，為他們提供有關檔案管理的專業課程自主學習，并開展工作培訓，教授他們現代化管理軟件的使用方法，邀請專業人才為學校管理人員演示、教學，培養他們的管理意識和保密意識。由于新時期運用的是信息化管理方式，還要著重培訓他們的計算機運用能力，指導他們靈活運用計算機建立和運用檔案管理系統。在引進管理人才時要提高標準，不論是兼職人員還是專職人員。部分學校管理人員的專業對管理學毫不相關，嚴重影響了檔案管理水平的提高，因此在招收人才時應明確要求，可以吸引檔案管理學、計算機學的專業人才優化校內的管理隊伍，有效提升高中學校檔案管理人員的整體專業水平。

結語

總而言之，在新時期下高中學校應認識到檔案管理是校園管理工作的重點，積極探究檔案管理的創新路徑，保證檔案管理工作的規范、高效地開展。因此，需要分析管理創新的意義，發現目前的學校檔案管理中有哪些不足，轉變學校上下對檔案管理的態度，運用信息技術創新檔案管理的方法，并完善管理制度，重視管理人員專業素質的提升，這樣才能有效提高檔案管理的效率，確保高中學校的長遠發展。