流程優化在規范企業管理體系中的作用

甘迎春

（中國社會科學院研究生院，北京 102488）

引言

目前，各種各樣的管理制度層出不窮，都認為能夠解決當前企業存在的問題，企業都急于解決問題，從而采取各種各樣的管理制度。但企業實施引進管理制度后，發現制度之間的矛盾并沒有得到改善，各級管理者都難以適應管理制度的要求。如何提高企業管理水平，關鍵在于相關人員嚴格按照管理規范操作，各部門和崗位之間形成全面協同，引入管理制度必須與原有制度相結合，才能提高企業的整體競爭力。

一、流程優化概述

流程優化是對現有工作流程進行梳理、完善和改進。能更順利地把一件事做好，也是一種策略，在建立和實施過程中不斷改進過程，以達到最佳效果。通過不斷發展、改進和優化業務流程來保持企業的競爭優勢[1]。一個過程的優化，無論是整體優化還是部分環節的改進，如減少環節、改變時間序列，都是為了提高工作質量、提高工作效率、降低成本、降低勞動強度、節約能源消耗、確保安全生產、減少污染等。使流程體系結構成為協作關系，人們可以很容易發現流程之間的差距甚至沖突，并改進它們。但是在引入新的管理體系時，也很容易看到不同管理體系的集成沖突。

二、企業管理體系現狀分析

1.管理流程不科學

企業管理需要選擇適當的管理方法，以提高人才管理的效果，增加員工的積極性，保證企業的發展。從而企業管理在制度上還存在許多不完善，人才管理手段不專業，管理理論不清晰，管理人員未經過專業培訓，管理使用方法不當，影響了人才管理水平的提高。創新管理經驗的缺乏阻礙了人才管理優化的改革。此外，由于經濟的發展和企業的改革，企業高度重視人才的管理，管理不科學，效果不明顯，導致大量人才流失。有些企業的人員不足，就會開始大量的招聘和培訓，當有足夠的人員時，就會開始有人員淘汰，這種人才管理模式不科學，導致內部管理人員不夠成熟穩定，管理技能差，管理知識短缺，管理思維落后，管理水平低下阻礙了社會的發展和進步。

2.部門流程主體不明

同一部門發布的系統之間協調不夠，存在交叉和矛盾問題，需要進一步明確各公司在部門內部和部門之間的作用和職責。同時，企業內部各部門之間缺乏協調，各部門分散，不愿意與其他部門合作解決自身的問題，企業管理部門沒有能力協調各部門之間的管理制度。

3.管理模式粗放、管理觀念落后

許多經營者缺乏經營管理經驗，有非專業化管理、粗放式管理、經驗管理、家庭式管理等不科學的管理模式。導致現階段大多數企業管理體制不健全，缺乏規范化、系統化的規章制度，極大地削弱了管理效率和效益[2]。此外，許多企業對創新的重要性和意義認識不足，這是企業缺乏管理創新的最大障礙，導致大多數企業盲目追求短期利益，強調利潤最大化忽視可持續發展的長遠戰略目標。

4.管理模式較為單一

經過多年的改革，許多企業仍然采用改革開放前的傳統組織形式，沒有考慮到企業的規模、產品、過程和市場。單一的管理模式會影響企業發展，如果沒有創新的方法，會影響企業單位實現戰略目標。

5.信息傳遞有誤

企業中系統互相交叉，發生矛盾，信息不暢，使企業領導決策依據不準確、不及時，工作責權不清。59.2%的企業認為企業內部組織間信息流通存在問題，其中虧損企業的比例高達71.6%。

6.大量的流程沒有一個很好的分類管理體系

一些企業規劃了大量的業務流程，形成了很多的電子文檔，但這些流程文檔沒有一個好的分類管理系統，不能實現業務戰略與實際業務操作之間的聯系，不能滿足業務分析的需要，很難管理、維護、訪問這些文檔，也很難實現對業務流程變化的有效控制。如果在企業內部建立統一的信息流程管理平臺，企業的所有業務流程都在這個統一的平臺上以統一的流程建模語言發布，可以有效避免管理系統建立的不同管理項目之間的沖突和矛盾。

三、建立流程優化，促進企業管理體系

企業是一個由多人組成的群體組織，任何企業都有其固有的價值創造體系，需要員工的不同技能來實現，這種人與人之間的協作，構成了企業建設的過程。流程是近年來發展起來的一種優先管理工具，可以描述不同部門、不同層次的崗位之間的關系。

第一，一套流程系統集成了相關的管理系統，可以使企業管理系統簡單，便于員工記憶和理解[3]。任何管理制度，只要員工記住，理解、遵守執行、企業管理就會順利進行，如果管理過于復雜化會使人思想混亂。那么就無法建立過程優化。建立過程優化框架，包括業務組織的職責劃分、過程優化目標、流程運作的總體框架、流程中相關術語和分類定義的統一，明確流程優化的總體方向。首先，優化討論必須在負責流程領域的高級管理人員和相關業務部門領導之間建立共識。具體流程的優化應基于業務實際情況和可能的改進方向，同時，考慮到現有業務的連續性和連續性，因此，流程的相關業務部門必須商定優化。再次，對表單模板的過程進行優化，大量的實際操作都是通過表單模板進行的，因此，需要通過優化表單模板來建立易于實現的過程工具。在具體項目推進中，做好以上步驟可有效控制過程優化項目風險。

第二，過程優化框架建立后，流程梳理過程。其一，過程文檔描述標準模板、過程文檔描述標準模板的建立，首先要考慮的是企業現有的文檔管理習慣，包括考慮用戶的流程圖來描述軟件的使用情況，然后區分不同的業務過程特征，使流程描述格式簡單。其二，讓流程負責人成為責任中心，確保后續流程的梳理和優化工作按時、按質完成。

第三，過程優化的重點是目標導向和建立共識。通過對現狀的調查和總結，建立了企業過程優化的框架，包括企業組織的責任劃分、過程優化目標、流程運作的整體框架、相關術語和分類定義的統一等。在整個過程優化過程中，我們需要組織大量的討論和溝通會議，使每次的會議都能達成共識，獲得有效成果，例如哪些部門/職位的職責不明確，哪些程序運行不順利，并盡可能準備多種選擇和利弊確定每次會議的參與者，以處理需要達成共識的問題，過程利益攸關方需要參與會議，以避免出現多種觀點，同時決策者從多個角度確定最終解決方案；作為整個項目的過程管理部門和咨詢公司，我們必須充分發揮項目經理的作用，指導、組織和有效管理，跟進過程的實施，為推廣奠定基礎。

四、通過流程優化在規范企業管理體系中的作用

1.促進管理水平，持續創新

通過過程的有效執行，企業管理模式將從傳統的只能以過程為中心的管理模式轉變為以過程為中心的過程導向的管理模式，從而實現企業管理模式的根本轉變，通過發展戰略，及時調整管理模式[4]。經過一段時間的改進和優化，不斷改進組織的運作，提高組織的整體績效，最終實現管理能力的不斷提高，減少對人的過度依賴。

2.提高工作效率

通過過程管理，選擇最方便的工作方式，通過建立標準的工作程序，把不必要的也就是多余的工作環節從日常工作中排除，可以讓員工規范化工作，減少不必要的行動，從而提高企業的工作效率。

3.優化產品質量

有了統一的流程化管理，在產品質量的控制環節會有很大提高，質量管理職能、品牌管理職能，根據依據體系標準建立、保持、改進質量、環境管理體系，實施并監督檢查，進一步提高產品質量。

4.降低成本，促進經濟效益

使用流程管理可以使企業規范流程，更有效地管理流程，減少流程中不必要的人力物力消耗，縮短流程的周期，從而降低企業的經營成本。規范的經營管理可以使企業在供應鏈中順利運行，提高企業的經濟效益。

五、流程保障體系建設

流程管理體系的長久有效運行需要建立相應的管理機制做保障。

第一，組織支持。如果流程不兼容或與企業的組織結構和功能設置相沖突，流程就很容易在執行過程中被拋棄，使流程活動無人負責，這就需要企業在流程體系建立后根據流程框架梳理和完善現有的組織結構和功能，使兩者相互支持。第二，過程操作過程中會出現許多問題，需要系統事先規定或通過不斷完善系統來解決過程操作中的問題[5]。第三，過程績效指標的設計是過程有效執行的保證，而建立面向過程的評價指標體系是過程管理成功的關鍵。如果流程的運行缺乏相應的績效評價指標，或者所設計的評價指標仍然只是從功能的角度出發，不重視流程績效指標，則流程難以有效實施，或者實施效果大大降低。第四，該信息系統能夠為過程提供方便快捷的信息流和操作，實現過程自動化。因此，在建立企業過程管理系統后，往往需要建立相應的信息管理系統，以保證其順利運行。

結語

一個好的企業的標準是完善的制度，完善的流程。所以流程優化與機構建設企業的運作和管理很重要。流程優化是制度的延伸和補充，總之，優化企業需要依靠完善的內部控制制度來理順流程，規范清掃行為，控制風險，降低成本，加強管理。