國有企業電力設備檔案管理規范化建設

國網江蘇省電力有限公司南京供電分公司 黃 林

電力設備檔案文件是企業發展過程的真實記錄，不僅包含了工作活動中產生的各種文件和圖像，更是企業文化建設的主戰場。當前我國企業檔案管理規范化工作剛起步，還存在不少問題。因此國有企業的電力設備檔案管理員應認真思考如何彌補工作中的失誤，不斷提高自己的專業技能[1-2]。隨著信息時代的發展，國企各部門間的協作與配合越來越緊密，規范的管理流程可使每一位檔案管理員清楚地認識到自己的工作職責和工作內容，從而打破傳統的檔案管理思維，實現檔案管理的高效率與規范化發展。

1 國有企業檔案管理的重要意義

對我國所有國有企業而言做好檔案管理工作十分重要，同時又具有較大的戰略意義：在國企日常發展過程中檔案管理系統記錄了大量的日常信息，雖然這些信息總體上較為繁冗，但若能得到妥善管理就能更好地發揮其價值，為國有企業后續戰略發展提供更好的支持；過去由于管理員相對傳統的管理模式和方法難以發揮出這些數據的價值，使檔案管理未受到企業的重視[3]。但在信息化時代背景下，各種先進信息技術的應用使檔案管理工作更加高效地開展，檔案數據的利用率也得到有效提高。因此開展檔案管理活動具有重大的戰略意義；規范國有企業檔案管理，為深化改革提供更好的數據支持。對國有企業來說，現代企業治理結構的整合可能導致更大的不相容性。但如能在做好檔案管理工作的基礎上探索現代管理模式，就能大大降低深化國企改革的障礙。尤其當現代市場化企業理念與檔案管理體系相結合后，國有企業的現代化改革進程才能得以完善。

2 檔案管理規范化存在的問題

立卷歸檔標準不完善。檔案管理工作旨在收集、儲存重要的數據信息與資料文件。因此檔案管理工作不允許隨心所欲地歸檔、立卷，必須具備明確的立卷歸檔標準，不然會造成資源浪費、增加檔案管理的工作量。歸根結底，使檔案管理沒有任何意義和價值，會出現大量冗余、重復、終身都不開卷的情況。現在很多國有企業都存在立卷、歸檔標準不完善的問題，且對于如何立卷、歸檔還沒有一個明確的標準，從而發生很多立卷、歸檔混亂的情況。

檔案部門工作人員整體素養不足。當國有企業進行檔案管理工作時，由于工作人員整體素質和專業能力的不足，進而對工作的規范性沒有高標準的要求。很多國有企業不重視檔案管理，對如何開展規范性管理工作也沒有了解，僅把它作為基礎工作來對待，因此缺乏高素質的管理人才。而部分檔案工作人員并不能完全理解檔案管理的重要作用，僅對數據和信息進行歸檔和分類且工作熱情不高，不利于促進檔案管理規范化建設。

各環節的工作制度不健全。規范化主要體現在健全的制度方面，只有以健全的制度作為要求、指導、約束，相關工作才會有更高的規范性。直到今天，很多國有企業在檔案管理的各個方面仍缺乏一個完善的工作制度。舉例來說，對于資料信息的收集、填寫、存取與調用等沒有嚴格的制度約束，導致檔案管理工作的規范化水平不高，顯得較為隨意，很可能在實際的管理工作中出現存取調用檔案時無監管、信息內容填寫不清楚、信息內容收集不完整等疏漏。

信息化建設力度不足。由于檔案管理工作較為復雜且涉及范圍廣，因此較大的工作量單靠人力是不能實現有效管理的。隨著信息技術的廣泛應用，傳統檔案管理模式已不能適應新時期檔案工作的需要，要使檔案管理規范化必須進行信息化建設。但很多國有企業的信息化建設中仍存在一些問題。例如沒有完善的軟硬件設備，工作就會受到一定程度的限制，提高檔案管理的工作效率也就無從談起，不利于檔案管理工作的規范化發展。

檔案資料利用率不高。企業領導及有關檔案工作者對檔案工作的重視程度不夠，對檔案工作重要性認識不足，使檔案資料的有效利用程度不高。檔案管理工作中資金投入少、人員配置方面的問題也影響了檔案管理水平。伴隨著國有企業的發展，檔案信息資源的不斷增加，會使檔案管理人員在檔案資源的收集、整理、編輯、歸檔，以及檔案查閱等工作中浪費大量時間，且當紙質檔案在沒有備份的情況下出現損壞還需進行修復，從而減少了檔案資源的使用。

3 檔案管理規范化的實施途徑

3.1 建設管理體系

做好檔案工作，首先要嚴格遵守相關法律法規，健全檔案部門管理制度，提高檔案工作規范化水平，檔案管理人員要明確自身的權利、職責和任務，明確工作管理范圍和各項操作要求，防止歸檔中出現不規范、不完整的信息的材料；其次企業在進行檔案管理工作時，還應注意對各種具有實用價值的文字、圖像、信息等資源及時進行分類、匯總。逐步完善檔案制度，定期進行自我檢查、審核，并及時補充有遺漏的材料，優化檔案管理的日常基礎工作。

3.2 統一規范信息化建設的標準

在進入互聯網+時代之后，利用計算機技術實現檔案管理的標準化和規范化，已成為當今檔案管理的重要方式。從實際工作看，為積極推進檔案管理信息化，我國各大國有企業都在逐步實現檔案管理的數字化。但到目前為止，由于不能形成統一、規范的數字化檔案建設標準，導致檔案管理的標準化、規范化建設進程緩慢。因此在檔案信息化建設過程中，國有企業應盡快建立和完善一套規范化、統一化的信息化建設標準。唯有如此才能確保檔案管理標準化的健康發展。具體地說，在建設過程中應參照信息化檔案管理的有關標準、規范、要求，并根據檔案管理工作中各個環節的具體情況，建立統一操作模式下的檔案處理體系，實現檔案管理的規范化。

3.3 注重檔案信息化人才建設

在檔案信息建設過程中人力資源將直接影響到建設效果。從信息化建設的角度出發，國有企業應重視信息化人才的引進，利用優越條件吸引專業的檔案管理人員；也可與各大高校合作，根據信息化管理建設的需要制定相應的人才培養戰略，全面提高檔案管理的信息化水平；并提供相應的人力資源支持，建立信息化人才管理平臺，著重對信息化人才進行引導以發揮其價值，為國有企業的檔案信息管理工作貢獻力量。

3.4 采用科學的檔案管理方法

為確保檔案管理工作的規范性，應采取科學措施全面加強檔案管理工作。舉例來說，國有企業應關注于檔案移交、審批的制度化、流程化。規定檔案移交細節、審批權限，以確保檔案具備可查找性；采用動態化模式對檔案進行管理，當檔案資料變更時應及時更正，并由管理人員定期檢查檔案資料，以確保其內容的及時性與準確性；企業還要重視對檔案管理工作的考核，把檔案工作納入各項檢查、考核之中，及時發現檔案管理中存在的問題，采取科學措施加以糾正，使檔案管理規范化[4]。

3.5 注重建設企業網絡系統，強化檔案信息化安全管理

對國有企業檔案管理信息系統的優化，應注重網絡建設與完善，通過引進專業管理人員與設備，不斷優化與完善網絡建設。運用信息化技術大力構建檔案管理的信息化平臺，以便從根本上提高檔案管理的工作效率，且在檔案管理信息化建設中必須重視安全管理問題。另外，為提高檔案開發利用的效率，須加強對檔案信息的安全保護。根據檔案管理中的各種安全需求確定不同級別的安全保護要求和標準，對系統的安全性進行科學評價。另外，建立檔案安全管理機制，實行標準化安全管理，規范管理流程與程序，充分發揮檔案安全管理機制的作用。國有企業還應購置安全管理設施，根據保密功能設置不同的查閱權限，以充分保證檔案管理的完整性和安全性。

3.6 提升管理人員服務意識

在信息時代背景下，國有企業的檔案管理工作必須積極轉變管理理念，為檔案管理的創新發展奠定堅實的基礎，并通過在日常管理工作中應用新的管理理念，進一步推進檔案的數字化進程。在此基礎上，加強檔案信息化建設，堅持科學發展觀，把信息化作為檔案工作的指導思想，使檔案信息化建設與檔案工作有效結合。

管理人員還應加強創新意識，提高對檔案開發和使用重要性的認識，確保管理理念能與企業發展的步伐相一致，提高管理的時效性，使檔案資源在企業可持續發展中充分發揮價值和作用。檔案資料是企業歷史事件和經驗總結的重要資料，具有很高的參考價值和保護價值，能為企業的可持續發展提供重要依據。工作人員只有具備良好服務意識和工作態度，才能保證檔案資料的價值得到有效利用和長期保存。因此，提高檔案工作人員的服務意識對檔案工作人員的工作態度、工作方法有很大影響。伴隨著信息技術的發展，檔案管理逐漸向電子化、數字化方向發展。通過構建檔案管理平臺，利用電子資料的存儲、分類，能有效整合各種信息資源。通過共享功能與在線檔案資料的網絡功能，提高檔案利用率，增加檔案的使用價值。

4 結語

檔案管理的規范化發展，在新形勢下對國有企業的深入發展起到了至關重要的作用。所以企業領導在實際工作中必須正確認識檔案管理的作用，重視檔案管理標準化的發展，建立健全檔案管理制度、崗位管理制度，明確檔案管理人員的責任與義務；加強檔案管理的信息化建設，加大資金投入，購置符合企業發展需要的軟硬件設備；注重專業人才的引進與培養，全面提高專業人才的綜合素質和工作能力，使檔案管理成為國有企業健康發展的強大動力。