檔案人員要掌握電子文件的存儲與安全保護的技能

馬小惠

（凌源市退役軍人事務局，遼寧 朝陽 122500）

2018年12月年國家檔案局與人力資源社會保障部聯合印發《檔案專業人員繼續教育規定》，檔案專業人員繼續教育每年累計應當不少于90學時的公需科目、專業知識和專業技能學習培訓，保障檔案事業發展。電子文件的存儲與安全保護是檔案人員掌握的必要技能。

一、學習電子文件的存儲與保護技術學的必要性

檔案行業標準《檔案工作基本術語》把電子文件定義為“以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通訊網絡上傳輸的文件。”國際標準化組織對信息安全的定義為“在技術上和管理上為數據處理系統建立的安全保護，保護計算機硬件、軟件”和數據不因偶然和惡意的原因而遭到破壞、更改和泄露。

今天是信息化、計算機化和網絡化時代的社會，檔案從業人員迫切需要接受關于電子文件信息、載體存儲和系統安全保護技術方面的培訓，以適應檔案工作需要。電子文件的存儲與安全保護技術內容涉及存儲載體和文件信息的保護，也可以稱之為《電子文件保護技術學》，是傳統《檔案保護技術學》的姊妹篇。使傳統的檔案保護技術和當代的檔案保護技術學科融為一體，理論更全面、體系更完善[1]。

從內容上看，電子文件的數字化信息形態增大了保管和日常維護的技術難度。電子文件是以數字化信息形態存在的，它在物理介質上的存儲形態完全不同于其邏輯顯示，具體存儲方法依存存儲介質的特性而定，維護不像傳統檔案那樣直觀，電子文件對系統依賴性強，包括對字符編碼、軟件、硬件、標準、技術設備更新以及加密技術的依賴，這給電子文件的保管利用帶來了巨大影響。電子文件物理結構與邏輯結構關系的復雜性影響文件的真實性、完整性、系統性。隨著Internet的飛速發展，電子文件的共享性給信息保管帶來的不安定因素接踵而至：黑客入侵、病毒肆虐、網絡癱瘓、網頁篡改，各種案例不勝枚舉，脆弱的電子文件信息在線有風險，離線易丟失，或讀不出來。因此，掌握電子文件的安全保護技能成為迫在眉睫的問題。

從載體看，紙質檔案保護技術已非常完善，其重點是溫濕度控制，防霉、防蛀、修裱加固、字跡恢復。而電子文件載體保護重點是維護載體上數字記錄信號的可讀性、準確性。隨著電子計算機技術的發展，數字信息記錄技術及其存儲載體已呈多元化趨勢，其記錄方式已由模擬記錄轉為數字記錄的變革，記錄手段由傳統的筆墨紙手工記錄向磁、光、半導體、鐵電記錄存儲，記錄載體不斷涌現，由傳統的陶片、紙張擴展到塑料、金屬和薄膜，采用Internet數碼傳輸載體有可視電話、可視資料系統、圖像應答系統、聲音應答系統，利用計算機與通信技術結合起來處理信息以達到遠程傳輸及快速檢索，新興載體的應用，迫切要求與之相適應的技術來保護電子文件載體的案安全，如光、電、磁、鐵等方法存儲介質的選擇，認識不同數據存儲介質的特點，維護方法，記錄原理，影響壽命的因素及維護保護方案，需要有一部專門的技術專著來論述和指導實際工作。

從檔案實際工作的需要看，目前的檔案工作是電子化、網絡化的檔案工作，紙質文件將逐漸地讓位于電子文件，我們的檔案事業長期建立在紙質檔案管理的基礎上，而當我們的事業轉變為以電子文件管理為主要內涵時，檔案事業許多方面都將發生直接和間接變化。從檔案保護環節看，電子文件的出現后，多媒體技術開發應用，豐富館藏被賦予了新的特殊含義，也帶來了檔案保管方法的變革，傳統檔案保管方式給我們帶來的是庫房、檔案架、鐵皮柜櫥和排列整齊、裝訂精美的檔案卷宗，而在辦公自動化系統環境下，我們在檔案館（室）中只能看到現代辦公設備和電子文件存儲載體。傳統意義上的檔案庫已不復存在，它將被電子時代的電子文件數據庫所取代。一旦電子文件存儲載體被毀壞，電子文件實體遭到損壞，那將給歷史留下記憶的黑洞。因此，檔案實際工作也急需電子文件保管安全技術來指導。

二、掌握電子文件的存儲與保護技術的發展歷程

從培養檔案人才豐富檔案學理論的角度看，檔案從業人員也要把握電子文件的存儲與保護技術的發展歷程。檔案工作的現代化，不但包括技術現代化、設備現代化、管理現代化，也包括人才的現代化。從事現代檔案工作的人員需要在職提高、更新知識，掌握現代電子文件保護技術，在培養未來檔案工作者的檔案職業教育和學歷教育中，也需要有系統的電子文件安全保護知識和技能，學習電子文件保護技術必將豐富檔案保護技術學科內容，發展和完善檔案學理論，對加強檔案學科建設起到積極作用[2]。

首先，以研究紙質載體為主要內容的檔案保護技術學，如：1984年由李鴻健等編著的《檔案保護技術學》；1997年郭麗珠主編的《檔案保護技術學》；1994年國家檔案局科學技術研究所組織編寫的《檔案保護技術實用手冊》；1991年馮樂耘、李鴻健主編的《檔案保護技術學》，1989年宗培嶺，趙秉中編著的 《檔案文獻保護技術學》；1990年劉家真主編的《文獻保護學》；1993年郭麗珠主編的《檔案保護技術》；1995可偉編著的《檔案保護原理與方法》2000年金波主編的《檔案保護技術學》等著作教材體例完整，研究方法完善，涉及的內容豐富，為傳統的檔案保護技術提供了技術支持。

其次，交叉學科的知識為電子文件的存儲與安全保護技術學科提供了成熟的條件，為培訓提供了豐富的參考資料。檔案保護技術學，既是一門應用技術，也是一門科學，是跨學科的綜合研究成果，既涉及管理學的知識，也涉及計算機軟硬件知識；既遷涉物理學的熱、半導體、力、電、電子、光、磁知識，也涉及化學知識、環境科學知識、生物科學知識、統計學、法學、數學、大氣科學、昆蟲學、微生物學、圖書情報學、材料科學、電子學與通信、計算機科學與技術、建筑學等。這些相關學科知識的交叉與融合，為電子文件的存儲與安全保護技術奠定了基石。

最后，廣大檔案保護技術工作者的長期實踐，積累了豐富的經驗，取得了關于信息存儲介質及信息安全保護技術方面的研究成果，為電子文件的存儲與安全保護技術提供了生動、原始的素材。

著述方面有：1991年王阜有、奚叔娟編著的《檔案復制技術》；1993年劉家真主編的《聲像檔案管理與保護》；1993年戎靄倫等著《光信息存儲的原理、工藝及系統設計》；1992年干福熹主編的《數字光盤和光存儲材料》；1994年黃清平主編的《新型檔案材料概要》；1988年鮑之愷、金秀中的《磁記錄技術》；2004年孫強等著的《信息安全管理》；2001年張旭平《信息存儲技術》等。

論文方面的有：向宇《國外磁記錄材料發展概況》磁記錄材料，1999（1）；黃寅，徐子亮，《鐵電存儲器技術》，半導體技術，2000.3（25）；任天令等，《硅基鐵電信息存儲技術》，電子科技導報1999（9）；聶華，《直接連接存儲技術》，計算機世界報，2000（49）；胡風華，DAS，SAN和NAS中國計算機報，2002（37）；韓得志《網絡存儲數據訪問技術的探討》，微型電腦應用，2000（8）等。

信息安全相關法律法規有：《檔案法》《國家安全法》《國家保密法》《國家計算機信息系統安全保護條例》《國家計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》《全國人大常委會關于維護互聯網安全的決定》《計算機信息國際聯網保密管理規定》《計算機病毒防治管理辦法》等。

劉家真提出的著作如：標準化與數字信息的長期存取，圖書館雜志，2001（9）；長期保存數字文件的技術方案，檔案管理，2000（5）；電子文件的保存、鑒定與存取，浙江檔案 2000（3）；電子文件導論，武漢大學出版社，1999（9）；電子文件管理的理論與實踐，科學出版社，2003；光盤的有效壽命與對策研究，檔案學研究，2001（1）；減少把電子文件信息丟失風險策略，檔案學研究，2000（1）；軟件、格式與風險管理，情報學報，2002（5）；數字光盤的存儲與維護，浙江檔案，2000（11）；數字化載體的性能比較，中國檔案，2001（3）；數字記錄與傳統記錄保護的比較研究，檔案管理，2001（2）；維護電子文件真實與完整的措施，人大報刊復印資料（G7），2000（2）；維護數字信息長期存取管理策略，中國圖書館學報，1999（5）。

上述著述、文章可以了解電子文件的存儲與安全保護技術的發展脈絡，可作為我們培訓學習的參考。

三、掌握電子文件的存儲與安全保護技術的內容

電子文件的存儲與安全保護技術是適應現代檔案工作需要而要掌握的知識技能，包含電子文件、存儲載體和安全保護技術三個關鍵詞，由于涉及的技術面廣，交叉學科多，理論水平深，學習時培訓的主辦方要考慮把電子文件的存儲與安全保護技術講的通俗易懂，深入淺出，考慮讀者的接受能力；考慮適用面廣，便于不同層次檔案工作人員的把握；針對性強，便于解決實際技術問題，學有所得，學有所用[3]。

從檔案保護技術學的角度看，電子文件安全保護技術的培訓學習應當包括四方面內容。首先，是電子文件實體安全，即保護計算機設備、網絡設施以及其他通信和存儲介質。其次，是電子文件的運行安全，即提供一套安全措施（如風險分析、審計跟蹤、備份與恢復、應急措施）來保護信息處理過程的安全。再次，是電子文件的信息安全，即防止信息資源的非授權泄露、更改、破壞或使信息被非法系統辨識、控制和否認。最后，電子文件的管理安全，即通過相關法律、法令和規章制度及安全管理手段，確保系統安全、生存和運營[4]。具體內容如下供參考。

第一，要掌握電子文件的概念、種類、特點；電子文件存儲技術及其發展、存儲介質的結構、類型和主要指標；電子文件的實體安全、電子文件運行安全、電子文件信息安全技術、電子文件管理安全技術、電子文件存儲介質。

第二，掌握電子文件存儲介質的選擇及其原理方法，弄懂電子文件的備份要求、電子文件存儲介質選擇原則、存儲介質選擇推薦意見、電子文件的存儲介質管理。為此把握以下四部分內容：首先，磁存儲介質、磁存儲器特點、磁存儲原理及數字記錄過程、磁存儲器基本結構、磁存儲器類型、磁存儲介質的耐久性、磁存儲介質的保護與修復；其次，光存儲介質、光存儲器特點、光盤存儲系統基本結構、光盤的組成結構、光存儲器類型、光存儲器耐久性、光存儲器保護與修復；再次，半導體存儲器基本結構、隨機存取存儲器、只讀存取存儲器、快閃存取存儲器、半導體存儲器耐久性、半導體存儲器保護與修復；最后，鐵電存儲器原理、鐵電存儲器結構、非易失性鐵電存儲器、動態隨機讀取存儲器、鐵電存儲器的應用。

第三，掌握網絡環境下的電子文件存儲技術、直接連接存儲DAS、附網存儲NAS、存儲區域網絡SAN、NAS和SAN的比較與融合、網絡存儲的管理、在線存儲、近線存儲與離線存儲介質。

第四，掌握電子文件的保護技術。電子文件的加密保護技術、對稱加密系統、非對稱加密系統、對稱加密系統與費對稱加密系統混合使用；電子文件簽名及認證技術、概述、數字簽名及算法、數字證書、認證中心；電子文件常見的攻擊技術、黑客與電子文件、IP欺騙與防范、端口掃描技術、特洛伊木馬、拒絕服務式攻擊；電子文件的安全防范技術、防火墻技術、虛擬專網技術、入侵檢測技術；計算機病毒與電子文件安全、計算機病毒與電子文件安全、計算機病毒基本知識、網絡病毒、電子文件系統病毒防治、電子文件系統型病毒及其防治、電子文件系統型病毒軟件選用原則。

第五，掌握電子文件整體安全解決方案、電子文件系統物理層面安全解決方案、電子文件系統網絡平臺安全解決方案、電子文件系統軟件平臺安全解決方案、電子文件系統啟用層面安全解決方案；掌握電子文件安全管理方案，確定電子文件安全系統實現目標，電子文件系統風險評估與案例策略，制定電子文件系統安全管理措施，強化安全標準，實施安全防御系統進行監控與檢測，使電子文件系統安全實施；掌握維護電子文件永久存取的策略與方案、格式變換與風險管理、長期保存電子文件存儲格式選擇、跨越技術平臺保存電子文件的技術方案。

總之，電子文件逐漸成為檔案部門接收的主要文件類型，學習如何安全保管電子文件，對于電子文件的長期存取利用，電子文件價值的發揮，延續數字時代人類的記憶有重要的作用。