檔案室如何開發特色地域文化檔案信息資源

劉成吉

（凌源市南街街道辦事處，遼寧 朝陽 122500）

檔案室是管理本單位形成的檔案與資料的專門機構，是檔案事業的基礎。檔案室可分為機關檔案室、綜合檔案室和聯合檔案室。在改革開放的今天，檔案室要在開發地域文化檔案信息資源中發揮應有作用。首先，緊緊圍繞地域內的政治、經濟、科研、文化等活動，隨時根據特色地域文化檔案利用者在工作過程中提出的要求，以最快的速度加工處理特色地域文化檔案信息，提供高質量的信息產品。其次，密切注視和分析社會動態，通過會議、新聞媒體、上級文件等各種方式，把握社會熱點，地域內黨政工作重點、工作要求，掌握和預測服務對象的情況，有針對性地開發社會需要的特色地域文化檔案信息產品，實現自身價值并提高社會影響力。

一、檔案室主動參與地域文化檔案信息資源開發

1.轉變角色參與地域文化檔案信息資源開發

開發特色地域文化檔案信息資源，檔案室要突破檔案工作的傳統觀念，實現檔案室的角色轉型換。

1.1 檔案室實行從檔案查閱利用服務者向文化建設者轉型

檔案室在地域的文化建設中往往充當“服務”的角色，無法達到開發特色地域文化檔案信息資源的水平，而在開發特色地域文化檔案信息資源的過程中，要求檔案室重新認識和定位本身在文化建設中作用和使命，檔案室不僅要成為文化建設的服務人員，更要成為開發特色地域文化檔案信息資源主力軍，成為文化建設的一線工作者[1]。

1.2 實現從檔案文化資源管理者向文化傳播者的角色轉型

在地域文化建設中，檔案工作人員不但要成為檔案文化的建設者，更要成為檔案文化的傳播者，努力實現從檔案固定展廳向定期在社會上進行巡展的機動展覽深化。從檔案文化作品的編撰者向走入社會講述檔案故事的播講者轉變，從單純在檔案系統贈發和評獎的編研作品向面向社會大眾進行出版發行的檔案文化精品提升。

1.3 實現從檔案實體貯存基地向文化展示場所的轉變

隨著館（室）藏優質地域檔案文化資源的不斷豐富，檔案室自身已經具備了從文化存貯到文化展示的內在條件。檔案室在切實做好地域文化資源存貯工作的基礎上，應充分發揮文化地域資源豐富這一特點，全方位挖掘開發地域檔案文化，通過展覽網絡作品、視頻等多平臺、多內容、多媒體形式充分展示地域歷史文化，將檔案室建設成為富有地域文化特色和地域檔案文化元素的城市文化陣地。

2.突出重點開發地域文化檔案信息資源

開發特色地域文化檔案信息資源時，檔案室首先要對自己的室藏內容和成分有全面的了解。根據社會的需要，根據自己的實力，制定切實可行的特色地域文化檔案信息開發計劃，按照輕重緩急，進行分層次開發檔案室擁有眾多的特色地域文化檔案資源，全國各級各類檔案室擁有數萬卷（冊）至幾十萬卷（冊）的地域文化檔案，而且隨著特色地域文化檔案的接收和征集工作的開展，特色地域文化檔案的數量和類型還將不斷增加。在特色地域文化檔案信息開發的過程中，應該兼顧各個門類，圍繞著為經濟建設服務的重點，全面地開發室藏。但是不同性質的檔案室，在不同的時期應該根據社會的需要和服務對象的特點，確定各個時期特色地域文化檔案信息開發的方向和重點。

3.方式多樣地開發特色地域文化檔案信息資源

首先，是內部系統開發。檔案室開發特色地域文化檔案信息，主要是為本單位的生產、科研和基本建設服務，因此，其開發應該以內部系統開發為主，而后結合對外開放。其次，是參與市場開發。檔案室將特色地域文化檔案信息直接投入技術市場，使其轉化為商品，取得一定的經濟效益。檔案室在嚴守國家機密的前提下，可以將特色地域文化檔案資料中蘊藏的可供轉讓的成果或先進工藝挖掘出來，進行編輯、加工、綜合之后，直接地投入市場，盡快轉化為生產力，以取得經濟效益。再次，是制定合理的特色地域文化檔案信息開發政策。參與市場，積極組織成果轉讓，研究和制定一些相應的政策，有效地開發和利用特色地域文化檔案信息并為經濟建設和發展市場經濟服務。要在國家有關政策的指導下，制定檔案信息進入市場的范圍和要求，制定成果轉讓費標準、中介收費標準，還要處理好科技保密、知識產權與檔案信息開發利用的關系。

二、檔案室開發特色地域文化檔案資源的措施要得力

1.落實機關檔案室的開發措施

機關檔案室是黨政機關統一管理本單位檔案的專門機構，主要為本機關領導決策和業務工作服務，也為國家檔案室積累重要檔案，并為國家各項工作服務的部門。機關檔案室的室藏，一般以文書檔案為主，而且具有過渡性和機要性的特點。為了充分地開發利用特色地域文化檔案信息資源，機關檔案室應該采取的具體措施如下。

首先，增加檔案信息的存儲量，確保特色地域文化檔案信息的質量，建設特色地域文化檔案信息庫。保障特色地域文化檔案信息資源的開發工作。為此，要做好幾項具體工作。一是要監督和指導機關文書部門做好各種地域文件材料的歸檔工作，以確保特色地域文化檔案信息量，將本機關各個部門應當歸檔的文件材料全部完整地收集起來，不僅要把記述和反映機關主要職能活動歷史面貌的文書檔案、檔案、專門檔案收集集中起來，而且要把那些與本機關檔案有關的特色地域文化資料作為檔案的補充內容加以收集，做到機關檔案室的室藏檔案門類齊全、結構完整、內容豐富。二是要監督和指導文書人員做好歸檔文件材料的整理立卷工作，以確保特色地域文化檔案信息的質量。保障檔案室檔案質量和檔案信息的開發，同時，對歸檔文件材料進行初步鑒定，科學分類，并按立卷的原則和方法進行組卷，確保案卷的質量，使整理的案卷既便于保管、移交，又便于開發利用[2]。

其次，抓文獻加工，直接或間接地開發特色地域文化檔案信息。機關檔案室的室藏檔案，基本上是一種原始的歷史文獻信息，同時，特色地域文化檔案信息資源是處于靜態之中的，要開發檔案信息資源，就必須使其處于動態之中，才能發揮它的使用價值。為此，機關檔案室要對檔案文獻進行加工、分析、研究、綜合，達到直接或間接地開發特色地域文化檔案信息資源的目的。第一，是向利用者直接提供一次性文獻，即檔案原件。第二，是向利用者提供二次文獻。即特色地域文化檔案原始信息進行分析、加工、整理之后，綜合而成的特色地域文化檔案信息的二次性文獻。通過它向利用者進行報道，并為利用者及時準確查找系統的一次文獻線索。第三，是向利用者直接地提供三次性文獻，即檔案參考資料。這是機關檔案室開發特色地域文化檔案信息資源的更高一級形式。機關檔案室編撰的檔案參考資料主要有：地域大事記、地域組織機構沿革、地域基礎數字匯編、地域專題概要、會議情況簡介等。

最后，抓信息保密與解密，從有限開發到充分開發特色地域文化檔案信息資源。由于機關檔案室的室藏檔案的機要性和過渡性，機關檔案室在開發特色地域文化檔案信息資源時，通過抓保密與抓解密，正確處理保密與開發之間的關系，也是開發特色地域文化檔案信息資源的重要措施之一。

2.落實綜合檔案室的開發措施

綜合檔案室是企業、事業單位集中統一管理單位各類檔案的專門機構，主要為本單位領導科學決策、行政管理、生產管理、經營作樂、科研管理、技術管理各項工作提供服務。綜合檔案室的室藏檔案，具有綜合性與多功能性的特點，開發工作要注意一下問題。

2.1 轉變觀念、參與競爭服務。社會主義建設的全面發展，要求檔案室廣泛、大量儲備和迅速、系統地提供檔案信息為其服務。檔案人員要克服安于現狀，墨守成規，經濟意識淡薄，競爭意識不強，缺乏積極主動精神，在開發上措施無力，在服務上總是處于被動狀態的問題，因此，要轉變觀念，樹立新觀念，如開放觀念、競爭觀念、時間觀念、效益觀念等，結合開發特色地域文化檔案信息為生產、工作和科研服務。

2.2 建立集成系統，增強綜合開發功能。檔案是開發檔案信息的物質基礎。綜合檔案室是一個現行機關或單位全部檔案的集中管理基地。因此，綜合檔案室一定要把本單位形成的各種門類、各種載體的檔案集中統一地管理起來，增強綜合開發功能，從本單位的各個領域、不同側面，全方位、多角度、多層次地收集檔案，建立完整的檔案信息集成系統，更有效地綜合開發檔案信息，為本單位的生產、工作、科研和管理服務。

2.3 綜合檔案室利用綜合優勢，抓住綜合管理本單位全部檔案信息資源這個整體優勢，進行多層次開發，實行超前、多樣、高效地服務。根據本單位和社會各項工作的需要，進行特色地域文化檔案信息的深層次開發。主要可以從三個方面來開展：一是根據客觀需要，編寫針對性強，具有綜合性、實用性的數據資料和企業、事業單位年鑒、專業史、科技發展史及其他專題資料；二是根據技術商品化和外向型經濟發展的需要，通過對室藏特色地域文化檔案信息進行綜合分析研究，將本單位可供轉讓的技術成果和先進工藝用見解、概要、摘編等二次文獻形式報道出去，促使技術成果轉讓和推動技術出口，使本單位取得最佳的經濟效益；三是根據需要和可能，參與經濟和科研活動，進行內外信息的綜合分析研究，寫出有現實參考價值的論著資料，為本單位領導和各有關方面的管理人員在進行生產、經營或科研決策時，提供參考依據。

2.4 加強領導和增加投入。綜合檔案室的工作涉及本單位的各個部門，尤其是要綜合開發特色地域文化檔案信息資源為本單位的工作、生產和科研服務，除了要得到領導重視以及吸引高質量的檔案人才之外，還必須逐步采用現代化手段管理、傳遞特色地域文化檔案信息。

除上述機關檔案室、綜合檔案室外，還有專門檔案室、聯合檔案室和一些小型企業事業單位監管檔案的部門，將特色地域文化檔案信息資源的形成、積累和開發利用納入領導和管理工作的議事日程，根據當前和長遠的需要，采取各種有效措施進行各種形式的開發利用，使特色地域文化檔案信息資源在發展經濟中發揮應有的作用。

三、域內多方協同開發特色地域文化檔案信息資源

1.利用上級的支持與協調

在政府的統領下，各類檔案室要與文化館、圖書館、博物館、青少年宮、美術館、藝術館等公共文化服務平臺一起發揮各自的職能，并共同合力開發特色地域文化檔案信息資源。首先，制定和實施本地區開發特色地域文化檔案信息資源的規劃，實現對特色地域檔案文化資源系統、完整、高層次的整理、開發、利用與傳播，加大檔案文化載體建設，探索開發的新路。其次，組織各個相關部門開展特色地域文化檔案的征集活動，政府通過協調，多方合作，共同征集開發，將會達到事半功倍的功能。最后，建立特色地域文化檔案信息資源開發的機制，以歷史文化為題材，文化創意為手段，打造地區文化工程、開展文化惠民等重大活動，政府引導與市場化推動相結合，弘揚人文精神并統領各部門積極參與特色地域文化檔案信息資源開發[3]。

2.挖掘高校社會科研團體的潛在開發作用

檔案室可與高校建立聯系，可以在高校開展一系列與特色地域文化檔案信息資源開發相關的比賽活動，讓更多的學生參與特色地域文化檔案信息資源開發的活動；也可以將特色地域文化檔案信息資源開發的內容納入教學內容；還可以通過構建宣傳和推廣平臺，要讓更多的人認知特色地域文化檔案信息資源開發，擴大檔案文化的認知度。高校除了要借助校報、廣播、宣傳欄等常規宣傳陣地外，要充分利用檔案網站、手機、微博等媒介的傳播作用，有條件的高校還要通過不定期組織檔案主題展覽、開展檔案學術會議交流、開設檔案文化教育課程等形式，營造一個多維度、立體式的地域檔案文化傳播空間。

3.加強協調發揮檔案信息資源開發團隊的作用

發揮綜合檔案室的文化功能，組建一支高素質的檔案人才開發隊伍，并保證室內的特色地域檔案信息資源開發人才選拔的公平與公正，多途徑地吸引和選拔人才，“優中選優”和“重業績、重潛力、重引領”的原則標準，選出真正為黨為民服務的檔案人才團隊，更好地開發特色地域檔案信息資源，為社會經濟政治文化發展服務。