高等醫學院校教學檔案管理存在的問題及改革措施

武 琳 王愛華

（山東醫學高等專科學校，山東 臨沂 276000）

目前高等醫學院校教學檔案管理存在的問題，主要表現在：檔案管理水平跟不上信息社會的發展，各系和教學檔案管理混亂，圖書館擴大信息覆蓋面，建立檔案管理責任制，加大經費投入，等等，這是目前高等醫學院校教學檔案管理工作必須采取的改革措施。

一、高等醫學院校教學檔案管理存在的問題

1.高等醫學院校教學檔案管理水平跟不上形勢發展的需要

隨著信息社會的到來，網絡技術的發展，5G技術的應用，醫學院校教學檔案管理已經越來越多呈現信息化、網絡化的姿態。當前高等醫學院校教學檔案管理在信息化改革中并沒有滿足信息化管理的需要。大多數檔案管理工作還只是停留在簡單地以信息記錄作為主要的方式，對于傳統的檔案所進行的工作，并不能真正體現出高等醫學院校教學的真實情況。當前高等醫學院校的檔案信息化管理模式主要的還是用檔案管理系統對案卷的目錄及部分的文件進行錄入，缺乏對全文數據庫的搜索以及應用[1]。

2.檔案管理人員的意識不強

在高等醫學院校教學檔案管理人員中，他們對教學檔案管理意識的強與弱，注定了教學檔案在收集、移交、利用方面的規范化與否，而在現實中，教學檔案管理人員對檔案的管理意識相當薄弱，這是由許多因素造成的，而最主要的是，在大多數的檔案管理人員并非是專職人員，他們大多是由教師兼職，而這些教師的主要任務是教學，所以就沒有太多的精力放在教學檔案管理方面，對檔案的管理重要性也沒有深入地研究，從而造成許多教學檔案不能夠在第一時間進行整理歸檔，或是對某些教學檔案在管理上松弛，容易造成檔案丟失的現象。其次，這些教師即使有教學檔案管理的意識，但是由于其不是專業的檔案管理者，有時時間不允許他們從事更多的教學檔案的管理工作，尤其是在收集資料時，會需要消耗大量的時間與精力，這就使這些教師在從事檔案管理時有了一定的限制。

二、高等醫學院校教學檔案管理的改革措施

1.互聯網技術提高檔案管理水平

相比于紙質檔案的管理，利用互聯網技術來提高檔案的管理也是當下被越來越多的高校采用的手段，這是一種創新的管理方法，首先，它突破了檔案管理的技術，使電子檔案成為檔案管理的必經之路，由于高校的規模越來越大，檔案越來越多，而通過電子存檔的方法，可以很好地解決這個問題，同時，互聯網的興起，使他人在查閱檔案時也更加方便，可以隨時隨地查閱到自己想要的檔案，從而大大提高了檔案的利用效率。

2.提高管理人員的檔案管理意識

提高教學檔案的管理意識，不僅僅是要求教學檔案管理人員，還要求學校的管理者也要有這個意識，對教學檔案的管理工作要充分地認識到它的重要性，并要正確理解教學檔案管理的意義所在，使學校的管理者真正明白，只有投入到教學檔案管理中的人力、物力、財力更多時，才會顯現教學檔案管理的價值出來。對于學校的管理者來說，要想提高教學檔案的管理，要從以下幾個方面來突破，首先，要建立一支專業化的教學檔案管理隊伍，從源頭上重視起來，專業檔案人員在檔案管理的意識上、專業上都會優于兼職的教職工。其次，對檔案管理人員要求有良好的個人品質，在高等醫學院校的教學檔案中，涉及教師的教學資料、學生的學籍以及高校的發展規劃和管理方案，這些都有一些保密的性質，只有良好的品德修養，強硬的個人素質，才能擔當此工作，這就要求高等醫學院校領導在選用檔案管理人員時要謹慎并高度重視。最后，高等醫學院校要重視檔案設備的引進，對于一些現代檔案管理的設備與工具要及時引進，這樣不但提高了教學檔案工作的效率，同時，也便于對教學檔案更加科學化地管理。對教學檔案管理給予更多的扶持與幫助，無論是從政策還是資金以及專業化人員上都要給予照顧，這樣才能使教學檔案管理更加規范化[2]。

3.對檔案管理人員培訓

隨著信息時代的來臨，傳統的檔案管理已經不適應新時代的要求，即使是再專業的檔案管理人員，如果長期得不到培訓，就會與時代脫軌，從而影響到教學檔案的管理，尤其像現在網絡技術的發達以及對信息的利用都已經有了很大的利用空間，這些對教學檔案管理都提出了更高的要求。教學檔案管理人員要在專業化上面、規范化方面加強培訓，才能更好地去適應這個時代的發展，面對這些嚴峻的挑戰，只有不停地提升管理人員的專業水平，使檔案管理人員的工作能力進一步地提高，掌握更多的新知識、新技能，適應社會，使教學檔案為高等教育以及教學服務發揮應有的作用。

結語

高等醫學院校教學檔案管理存在的問題有許多，其中最主要的問題就是檔案管理沒有跟上社會發展的需要，在信息化網絡化方面的發展，沒有及時運用，以及對檔案管理的混亂，造成檔案的損失和毀壞，同時檔案管理人員的管理意識也不強。要進行高等醫學院校教育檔案管理的改革措施，就必須要提高檔案管理人員的管理水平，要對檔案管理制定相應的制度與規范，這樣才能幫助高等醫學院校提升教學效率，有利于高等醫學院校的長期發展。