檔案數字化建設與檔案資源的服務利用

郭喜萍

（鐵嶺市城市發展服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

檔案數字化就是指將檔案的各種信息轉化為數字化的形式進行儲存，通過網絡的方式建立信息與信息之間的聯系。跟傳統的檔案處理相比，在速度上面，檔案數字化的建設會顯得高效許多。以前檔案的處理基本上都是人工操作，人工操作的速度不及電腦運行速度的萬分之一，所以推進檔案的數字化建設可以節約很大一部分時間。在成本方面，傳統的檔案管理不僅需要消耗人力物力，還需要占用一定的空間位置，反觀檔案數字化建設，基本上不需要占用任何空間，并且可以騰出更多的人力去做其他事情，可謂是兩全其美。在原件保護方面，數字化檔案幾乎不可能造成文件的損傷以及丟失，更是能夠預防不法分子的篡改，可以保證文件的真實有效性。

一、檔案數字化建設的手段與對策

對單位各種活動中形成的電子文件和數據進行歸檔保存、開發利用，加強對電子文件存儲系統和檔案數據庫建設，有效整合和管理各類電子文件，搭建檔案信息服務平臺，實現檔案信息資源網絡化的共享服務，促進安全備份工作，使檔案工作實現自動化、信息化、網絡化[1]。

1.電子文件歸檔實現一體化

實施“文檔一體化”機制改革建設，實現原始電子文件的歸檔過程。《檔案管理系統》通過與OA系統等建立數據接口，完成電子文件的歸檔管理，保證數據的準確性和完整性。

2.構建檔案資源總庫

通過對傳統載體檔案目錄庫、科研生產項目產品檔案庫、數字化核心檔案資源庫、聲像檔案庫等不同類別、不同形態的檔案資源的整合，形成覆蓋全館集中和分布相結合的檔案資源總庫，實現網絡環境下館藏核心信息資源的統一管理。

3.實現檔案資源的智能化服務

以檔案資源總庫為核心，實現對全部檔案資源的“一站式”聯查和數字檔案資源的全文在線利用，逐步實現各類檔案信息的智能化服務，提高檔案的利用率和服務效益。

4.實現檔案業務的流程化管控

通過對檔案業務流程的梳理，明確檔案的歸檔流程、利用流程、復制流程等，并通過系統提供的流程自定義功能編制各個流程步驟，達到按實際檔案業務流程管理的目的。

5.構建檔案門戶網站

構建檔案門戶網站，可將檔案部門的公告、制度、動態、新聞等發布到網站中，同時，可將最新的檔案歸檔信息、檔案資源統計信息、多媒體檔案信息等館藏檔案信息發布到檔案門戶網站中，方便各級人員了解檔案動態、利用檔案資源[2]。

6.實現檔案信息的安全與保護

通過建設數字檔案管理系統，逐步梳理數字資源的源頭，全面掌握檔案資源分布的情況，以便針對全部檔案資源數據建立安全、完善、可靠的數據加密、存儲和備份恢復機制解決方案，實現專用網絡存儲、數據保護、災難恢復和存儲虛擬平臺，從物理安全、系統安全、網絡安全、信息安全、業務安全等多個層面，采取有針對性的措施，保證數字資源的安全性。

二、提高數字化檔案利用的相關措施

1.運用技術手段保護數字化檔案的安全

檔案具有一定的保密性，而且由于電子文件具有信息易更改性與對系統的依賴性等特點，所以，在檔案數字化提供利用的過程中，最重要的是保證電子文件的安全。《建設電子文件與電子檔案管理規范》條文說明中提到建設電子文件的安全技術措施主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等[3]。

2.提升檔案數字化工作水平

目前檔案管理部門對許多檔案完成了掃描工作，但是這些數字化的檔案在提供利用時存在一定的問題。以某檔案管理部門為例，問題主要有：首先，沒有對掃描參數進行優化設置，在確保圖像能夠清晰完整地反映檔案原件內容的前提下，圖像文件所占用的存儲空間較大，檔案資源管理系統打開圖片的時間過長；其次，建設管理類檔案的圖紙掃描件沒有標明每一張圖紙的名稱，而是以數字編碼的形式命名，不能確定哪張掃描件對應哪張圖，在提供利用時需要在檔案資源管理系統中將掃描的圖片逐一打開才能確定查檔人需要的具體檔案，耗時耗力。因此，在以后的數字化工作中，檔案管理部門要盡量避免上述問題的發生，發揮數字化檔案真正的價值[4]。

3.簽訂用戶保密協議

在提供數字化檔案的過程中要處理好數字化檔案的利用與保密的關系。為了防止檔案信息泄露，檔案管理部門應該在查檔人利用電子檔案之前與查檔人簽訂用戶保密協議，在協議中明確規定查檔人的使用權限以及泄露檔案信息的法律后果等，提高查檔人的自律性。

結語

綜上，檔案數字化建設項目堅持技術與管理并重的原則，一方面，實現單位檔案部門對檔案業務指導、垂直管控和監督作用，實現了檔案業務的“三統一”，即標準規范、管理模式、數據資源的統一；另一方面，構建檔案信息服務平臺，有效整合各類電子文件，滿足所有門類、多種數據格式的檔案全生命周期的檔案管理，基本實現單位各種活動中形成的電子文件和數據的管理、歸檔保存、開發利用，做好電子文件的備份、安全防護和災難恢復工作，促進檔案工作逐步從傳統手工操作與管理，向自動化、信息化、網絡化轉變。檔案數字化是社會發展的必然趨勢，加快檔案數字化建設步伐，落實好檔案資源的服務和利用工作。