淺析數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的企業(yè)檔案工作

田倩倩

（山東省濟(jì)寧市嘉祥醫(yī)保局，山東 濟(jì)寧 272400）

一、數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)檔案工作挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存

1.挑戰(zhàn)：提高企業(yè)檔案管理工作適應(yīng)性

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，會(huì)大大提高信息以及數(shù)據(jù)的產(chǎn)生數(shù)量，而產(chǎn)生文件已經(jīng)從原來(lái)的系統(tǒng)變成了平臺(tái)；電子文件生產(chǎn)的環(huán)境發(fā)生了變化，分類就會(huì)比以前更加困難；手機(jī)等設(shè)備已經(jīng)變成了文件生產(chǎn)的主要設(shè)備，因?yàn)殡娮游募懈佣鄻踊母袷剑痪邆浒迨交瑪?shù)據(jù)文件占比就會(huì)越來(lái)越多。電子文件的生產(chǎn)由離散模式變?yōu)檫B續(xù)生產(chǎn)；檔案管理就會(huì)有越來(lái)越大的難度，就需要技術(shù)含量更高的檔案管理技術(shù)。檔案工作對(duì)于外部的力量越來(lái)越依賴，就會(huì)導(dǎo)致越來(lái)越多檔案管理的服務(wù)被外包[1]。

2.機(jī)遇：環(huán)境變革下檔案管理全面發(fā)展

信息管理在實(shí)踐方面已經(jīng)逐漸遵循循序漸進(jìn)的原則，越來(lái)越多的檔案管理環(huán)節(jié)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，企業(yè)檔案管理越來(lái)越信息化，能夠更加安全地保存電子文檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。電子文件的歸檔要轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)為重點(diǎn)進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)以及利用，在檔案知識(shí)管理上進(jìn)行實(shí)質(zhì)性突破，更加適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這也是檔案管理工作下一步調(diào)試的重點(diǎn)。

二、數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)檔案工作的發(fā)展目標(biāo)

1.拓寬檔案管理工作內(nèi)涵

在現(xiàn)代企業(yè)改革制度中，企業(yè)會(huì)產(chǎn)生許多新的文件，因此，管理部門必須對(duì)相關(guān)文件材料及時(shí)進(jìn)行整理以及更新，保證實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)制度相關(guān)合同以及章程、會(huì)議等資料能夠齊全收集。檔案管理工作人員是要建立一個(gè)完整的管理體系，包括企業(yè)成本管理，以及資金管理等各個(gè)管理項(xiàng)目，才可以為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略提出具有可行性的工作計(jì)劃以及科學(xué)決策，能夠更好地幫助企業(yè)加強(qiáng)部分產(chǎn)品質(zhì)量并且提高技術(shù)，檔案資料內(nèi)容也會(huì)變得更加準(zhǔn)確。檔案管理工作人員需要保證企業(yè)重大技術(shù)改造等內(nèi)容得到最高級(jí)別的保密，保證系統(tǒng)中文件的完整，避免發(fā)生損壞丟失等嚴(yán)重問(wèn)題的出現(xiàn)。

2.拓展檔案管理工作技術(shù)

在使用現(xiàn)代化手段在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，最重要的就是進(jìn)行公文處理、檢查處理等環(huán)節(jié)，工作人員必須了解并且熟練掌握現(xiàn)代化科技技術(shù)改進(jìn)并分析企業(yè)的真實(shí)財(cái)力以及技術(shù)現(xiàn)狀，然后在實(shí)際情況下，設(shè)計(jì)檔案管理軟件。這樣相比于傳統(tǒng)人工來(lái)說(shuō)，可以提高檔案的檢索速度，并且推動(dòng)整體檔案管理水平。企業(yè)主管部門在進(jìn)行檔案調(diào)取以及檢索的過(guò)程中，可以通過(guò)現(xiàn)代化軟件快速尋找到目標(biāo)文件，并且對(duì)應(yīng)地進(jìn)行處理，進(jìn)而提高工作效率。

3.豐富檔案管理工作內(nèi)容

現(xiàn)如今企業(yè)對(duì)于檔案管理工作越來(lái)越重視，檔案管理人員的工作職責(zé)并不僅僅是對(duì)文件檔案進(jìn)行分類以及保管。還要定期更新以及完善文件內(nèi)容，讓其跟上企業(yè)的發(fā)展步伐為企業(yè)的發(fā)展提供支持。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案資料是對(duì)之前工作的總結(jié)以及對(duì)未來(lái)策劃的參考，具有至關(guān)重要的作用。

4.加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

想要對(duì)管理人員進(jìn)行管理，就是要加強(qiáng)其責(zé)任感。

第一，企業(yè)需要對(duì)管理人員進(jìn)行道德教育，讓員工了解檔案管理工作的職業(yè)道德以及相關(guān)法則，提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)以及工作素養(yǎng)。

第二，培訓(xùn)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，企業(yè)管理目前在生產(chǎn)中，都需要記錄各項(xiàng)數(shù)據(jù)，因此，檔案管理工作需要有技術(shù)性以及專業(yè)性，檔案管理人員不但需要具備較強(qiáng)的文件檔案管理專業(yè)知識(shí)，還需要學(xué)習(xí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)理論，掌握市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律，這樣才能夠在工作中表現(xiàn)突出。

第三，企業(yè)讓檔案管理人員學(xué)習(xí)外語(yǔ)知識(shí)，檔案管理工作需要和企業(yè)實(shí)際的發(fā)展聯(lián)系在一起，在進(jìn)行模式改革的過(guò)程中，檔案管理人員不僅僅需要掌握管理檔案的工作能力，在隊(duì)伍中也要具備特殊技能，檔案管理本來(lái)就是比較復(fù)雜的一項(xiàng)工作內(nèi)容，因此，想要在企業(yè)改革中帶來(lái)影響，工作人員需要不斷改進(jìn)自身，讓檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展中具備更高的分量。

三、數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的企業(yè)檔案工作應(yīng)對(duì)策略

1.注重推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

提高企業(yè)檔案管理工作對(duì)于數(shù)據(jù)電子文件等方面的管理能力，能夠促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及發(fā)展，并為其提供更加高效的服務(wù)，想要繼續(xù)推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案更加數(shù)字化，需要實(shí)現(xiàn)所有檔案都進(jìn)行電子存檔。檔案管理數(shù)字化不但會(huì)方便文件的儲(chǔ)存，而且方便相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的查閱以及調(diào)，更會(huì)提高安全保存系數(shù)，不會(huì)發(fā)生破損污染等現(xiàn)象。

2.進(jìn)一步完善管理體制

想要加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作的監(jiān)管以及督促，就需要?jiǎng)?chuàng)新企業(yè)檔案檢查的方式與方法，建立企業(yè)檔案監(jiān)督信息化平臺(tái)。加強(qiáng)檔案管理，特別是上市企業(yè)，以及非公企業(yè)的檔案，引導(dǎo)非公企業(yè)健全檔案管理工作體系，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)，按照地區(qū)進(jìn)行管理指導(dǎo)。企業(yè)也需要建立專門的檔案管理人員保證在儲(chǔ)存檔案后有一定的審核程序，以及監(jiān)督程序，鼓勵(lì)非公企業(yè)檔案人員進(jìn)行職稱評(píng)聘，讓檔案管理工作越來(lái)越標(biāo)準(zhǔn)化以及專業(yè)化。

3.制定規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)方面應(yīng)該根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定規(guī)章制度以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步加大業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的管理以及編制。推進(jìn)三維電子文件歸檔管理技術(shù)，制定企業(yè)電子管理規(guī)范。此外，企業(yè)可以通過(guò)建立獎(jiǎng)懲制度來(lái)提高檔案管理人員工作的積極性與主動(dòng)性。對(duì)于檔案管理良好的工作人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于消極怠工的管理人員給予相應(yīng)的懲罰并將此和工資以及績(jī)效相掛鉤。把制度建設(shè)放在數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，將各類電子文件進(jìn)行統(tǒng)一制度管理，企業(yè)還需要將企業(yè)的文件材料，進(jìn)行定期審查以及核實(shí)，防止非法篡改。