新形勢下如何做好檔案管理工作

符曉紅

（衡東縣農業廣播電視學校，湖南 衡陽 421400）

一、目前檔案管理工作遇到的問題分析

首先，是管理制度有待完善的問題。由于相關因素的共同作用，事業單位內部的檔案管理工作依舊存在諸多問題，其中最值得關注的是檔案管理制度不完善的問題。問題主要包括管理流程不完善、保存條件不合理，因此，很多有價值的檔案資料都沒有得到及時有效的整理匯總，進而造成了極大的資源浪費[1]。今后要注意在完善管理制度的基礎上改革事業單位內部的檔案管理工作，進而營造出全新的管理格局。

其次，是檔案管理水平有待提高的問題。實際工作中，仍有很多單位在繼續沿用傳統的檔案管理模式，即采用人工模式對檔案資料進行收集、整理、存放、取用。由于相關負責人員對這部分工作的重要性缺少系統全面的認識，因此，也總是在“應付了事”，致使檔案管理工作的實際現狀始終難有改觀。再者，雖說上級單位一直在大力推進信息技術在檔案管理工作中的應用實踐，但基層負責人員卻尚未認識到這方面改革的重要性，再加上缺少完善的計算機檔案管理系統，因此，實際管理現狀并不樂觀。

二、現階段事業單位做好檔案管理工作的策略分析

1.正確認識檔案管理的作用

新時期，雖說圍繞著檔案管理工作所開展的改革正在不斷深入，但其實依舊有很多事業單位沒有認識到檔案管理的重要性，因此，擺正認識是做好這部分工作的基本前提。具體來說，在這部分事業單位的認識中，檔案管理是一項隱性的、需要投入大量的人力物力，而且無法在短期內見到效益的工作。因此，部分事業單位員工認為并不需要對這部分工作給予足夠的關注和重視，但其實這種認識并不客觀[2]。對事業單位來說，檔案資料既是單位發展情況的直觀匯總記錄，又是員工受教育情況、獎懲情況的高度濃縮。因此，應當以改革相關管理活動為依托，將這部分寶貴的資料保留下來，借此來將事業單位內部蘊含的文化精神、價值理念傳承下來，最終實現事業單位的良性發展。進一步分析可知，需要以領導干部為“帶頭人”做好檔案管理的宣傳造勢，引導各部門的員工正確認識這部分工作對于事業單位發展的重要作用，進而為后續更深層次地改革掃清障礙并且提高相關負責人員的工作效率。

2.把控好檔案管理中的細節工作

筆者認為，應當從檔案資料的采集整理著手把控好檔案管理中的細節問題，進而營造出全新的檔案管理格局。其關鍵在于保證檔案資料的真實性、客觀性和有效性，這是其價值的基本體現。改革內容如下，首先，應當提高對于檔案管理工作的資金支持力度，配齊管理設施和硬件設備，進而為檔案管理工作的創新改革打好基礎[3]。其次，要注意做好檔案資料的收集整理工作，要注意拓展單位內檔案資料的收集整理渠道，以提高資料的豐富性。最后，要注意根據本單位的實際情況做好各環節細節工作的優化整合，以提高相關檔案資料的利用效率，即應當明確其他部門工作人員對于這部分工作的配合義務，統籌檔案管理秩序。具體來說，應當將此環節改革的重點放在檔案資料的查閱和利用之上，進而讓其指導各環節工作的有序開展，提高事業單位的運營決策效率。

3.革新檔案管理方法

新形勢下，需要立足于本單位的實際情況進一步推進檔案管理方法的優化革新，進而營造出全新的檔案管理格局。期間，需要根據實際情況制定完善的檔案管理制度，明確具體需要完成的工作任務、規范工作流程。要注意明確檔案管理人員的工作職責、創新管理方法，以解決傳統檔案管理工作中存在的問題。為了保證實際檔案管理效率，需要將檔案管理人員的工作表現納入現行的績效考核體系，以提高其工作積極性[4]。完成上述工作之后，還需要進一步推進互聯網等新興技術在實際管理工作中的應用實踐，進而通過電子檔案的方式提高檔案資料在單位內部的流通效率，以輔助相關人員進行決策、調整其工作方向。需要針對檔案資料的收集、整理、借閱以及調用建立標準化的工作流程，某些涉密的檔案資料要明確保密級別和查看權限，以免資料外泄。

4.做好管理人員的培養教育

目前工作形勢瞬息萬變，因此，對負責人員的工作素質提出了新考驗，所以要注意通過培訓教育活動提高其工作素質，讓其更好地適應新形勢。具體來說，應當根據實際管理需求定期組織檔案管理技能的培訓活動，提高負責人員的工作素質。在此基礎上，還需要做好其基礎道德素養的培訓，引導其正確認識檔案管理的作用和肩上承擔的責任，找準工作思路。在條件允許的情況下，可以通過邀請專家組織座談會的方式來豐富培訓內涵、增強培訓效果。完成上述工作之后，還需要做好相關負責人員的計算機操作技能培訓并且提高其信息素養。主要是因為以互聯網為代表的新興技術在檔案管理工作中的應用實踐正在不斷深入，所以需要通過這方面的培訓活動幫助其用好新興信息技術、提高工作效率。