新形勢(shì)下如何做好檔案管理工作

符曉紅

（衡東縣農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校，湖南 衡陽 421400）

一、目前檔案管理工作遇到的問題分析

首先，是管理制度有待完善的問題。由于相關(guān)因素的共同作用，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作依舊存在諸多問題，其中最值得關(guān)注的是檔案管理制度不完善的問題。問題主要包括管理流程不完善、保存條件不合理，因此，很多有價(jià)值的檔案資料都沒有得到及時(shí)有效的整理匯總，進(jìn)而造成了極大的資源浪費(fèi)[1]。今后要注意在完善管理制度的基礎(chǔ)上改革事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作，進(jìn)而營(yíng)造出全新的管理格局。

其次，是檔案管理水平有待提高的問題。實(shí)際工作中，仍有很多單位在繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，即采用人工模式對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、存放、取用。由于相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)這部分工作的重要性缺少系統(tǒng)全面的認(rèn)識(shí)，因此，也總是在“應(yīng)付了事”，致使檔案管理工作的實(shí)際現(xiàn)狀始終難有改觀。再者，雖說上級(jí)單位一直在大力推進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用實(shí)踐，但基層負(fù)責(zé)人員卻尚未認(rèn)識(shí)到這方面改革的重要性，再加上缺少完善的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，因此，實(shí)際管理現(xiàn)狀并不樂觀。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位做好檔案管理工作的策略分析

1.正確認(rèn)識(shí)檔案管理的作用

新時(shí)期，雖說圍繞著檔案管理工作所開展的改革正在不斷深入，但其實(shí)依舊有很多事業(yè)單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，因此，擺正認(rèn)識(shí)是做好這部分工作的基本前提。具體來說，在這部分事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)中，檔案管理是一項(xiàng)隱性的、需要投入大量的人力物力，而且無法在短期內(nèi)見到效益的工作。因此，部分事業(yè)單位員工認(rèn)為并不需要對(duì)這部分工作給予足夠的關(guān)注和重視，但其實(shí)這種認(rèn)識(shí)并不客觀[2]。對(duì)事業(yè)單位來說，檔案資料既是單位發(fā)展情況的直觀匯總記錄，又是員工受教育情況、獎(jiǎng)懲情況的高度濃縮。因此，應(yīng)當(dāng)以改革相關(guān)管理活動(dòng)為依托，將這部分寶貴的資料保留下來，借此來將事業(yè)單位內(nèi)部蘊(yùn)含的文化精神、價(jià)值理念傳承下來，最終實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的良性發(fā)展。進(jìn)一步分析可知，需要以領(lǐng)導(dǎo)干部為“帶頭人”做好檔案管理的宣傳造勢(shì)，引導(dǎo)各部門的員工正確認(rèn)識(shí)這部分工作對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，進(jìn)而為后續(xù)更深層次地改革掃清障礙并且提高相關(guān)負(fù)責(zé)人員的工作效率。

2.把控好檔案管理中的細(xì)節(jié)工作

筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)從檔案資料的采集整理著手把控好檔案管理中的細(xì)節(jié)問題，進(jìn)而營(yíng)造出全新的檔案管理格局。其關(guān)鍵在于保證檔案資料的真實(shí)性、客觀性和有效性，這是其價(jià)值的基本體現(xiàn)。改革內(nèi)容如下，首先，應(yīng)當(dāng)提高對(duì)于檔案管理工作的資金支持力度，配齊管理設(shè)施和硬件設(shè)備，進(jìn)而為檔案管理工作的創(chuàng)新改革打好基礎(chǔ)[3]。其次，要注意做好檔案資料的收集整理工作，要注意拓展單位內(nèi)檔案資料的收集整理渠道，以提高資料的豐富性。最后，要注意根據(jù)本單位的實(shí)際情況做好各環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)工作的優(yōu)化整合，以提高相關(guān)檔案資料的利用效率，即應(yīng)當(dāng)明確其他部門工作人員對(duì)于這部分工作的配合義務(wù)，統(tǒng)籌檔案管理秩序。具體來說，應(yīng)當(dāng)將此環(huán)節(jié)改革的重點(diǎn)放在檔案資料的查閱和利用之上，進(jìn)而讓其指導(dǎo)各環(huán)節(jié)工作的有序開展，提高事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)決策效率。

3.革新檔案管理方法

新形勢(shì)下，需要立足于本單位的實(shí)際情況進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理方法的優(yōu)化革新，進(jìn)而營(yíng)造出全新的檔案管理格局。期間，需要根據(jù)實(shí)際情況制定完善的檔案管理制度，明確具體需要完成的工作任務(wù)、規(guī)范工作流程。要注意明確檔案管理人員的工作職責(zé)、創(chuàng)新管理方法，以解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題。為了保證實(shí)際檔案管理效率，需要將檔案管理人員的工作表現(xiàn)納入現(xiàn)行的績(jī)效考核體系，以提高其工作積極性[4]。完成上述工作之后，還需要進(jìn)一步推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)在實(shí)際管理工作中的應(yīng)用實(shí)踐，進(jìn)而通過電子檔案的方式提高檔案資料在單位內(nèi)部的流通效率，以輔助相關(guān)人員進(jìn)行決策、調(diào)整其工作方向。需要針對(duì)檔案資料的收集、整理、借閱以及調(diào)用建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，某些涉密的檔案資料要明確保密級(jí)別和查看權(quán)限，以免資料外泄。

4.做好管理人員的培養(yǎng)教育

目前工作形勢(shì)瞬息萬變，因此，對(duì)負(fù)責(zé)人員的工作素質(zhì)提出了新考驗(yàn)，所以要注意通過培訓(xùn)教育活動(dòng)提高其工作素質(zhì)，讓其更好地適應(yīng)新形勢(shì)。具體來說，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際管理需求定期組織檔案管理技能的培訓(xùn)活動(dòng)，提高負(fù)責(zé)人員的工作素質(zhì)。在此基礎(chǔ)上，還需要做好其基礎(chǔ)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)，引導(dǎo)其正確認(rèn)識(shí)檔案管理的作用和肩上承擔(dān)的責(zé)任，找準(zhǔn)工作思路。在條件允許的情況下，可以通過邀請(qǐng)專家組織座談會(huì)的方式來豐富培訓(xùn)內(nèi)涵、增強(qiáng)培訓(xùn)效果。完成上述工作之后，還需要做好相關(guān)負(fù)責(zé)人員的計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)并且提高其信息素養(yǎng)。主要是因?yàn)橐曰ヂ?lián)網(wǎng)為代表的新興技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用實(shí)踐正在不斷深入，所以需要通過這方面的培訓(xùn)活動(dòng)幫助其用好新興信息技術(shù)、提高工作效率。