新形勢下做好檔案管理工作的路徑探究

（菏澤市人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274000）

一、基層檔案室的現狀

當前，基層檔案室肩負著單位在檔案收集、整理、保管、利用和開發的重要職責，隨著各單位檔案意識的提高，單位在檔案管理方面投入的資金有所增加，檔案室的基礎條件得到一定程度的改善，檔案管理工作也得以正常開展，一是注重加強對檔案的收集，能夠及時對各科室產生的檔案進行定期收集，確保應收盡收；二是注意做好檔案整理，及時按照檔案管理規范標準對檔案進行整理上架；三是妥善保管好檔案資源，防止丟失、泄密等事件發生；四是做好檔案利用服務，無論是單位還是個人，都能夠按規定查閱檔案，滿足利用需求。

二、基層檔案室管理存在的問題

雖然檔案管理工作有條不紊，但是限于單位規模、性質等的不同，各單位的檔案室也差別較大，存在著不同類型和不同程度的問題，總之，實現規范化、科學化管理還有著很長的路要走。

1.檔案室設置不規范

對于單位檔案室來說，大多數設置不夠合理，主要體現在檔案室面積、檔案管理設施設備、檔案室門窗等。首先，檔案室的面積限于單位辦公場所的不同，檔案室面積存在著較大的差別，個別單位都沒有單獨的檔案室，有的單位的檔案室面積相對較小，不符合要求；其次，有的單位檔案室是由普通辦公用房改設，沒有對門、窗、窗簾、線路、排水等進行改造，導致不符合檔案室規范；最后是檔案管理設施設備，大多數的檔案室均沒有配備專業的計算機、掃描儀等設備，也沒有應用先進的檔案管理系統，直接制約了檔案室的信息化發展步伐。

2.檔案管理人員水平參差不齊

大多數單位不重視檔案管理人員的配備，有的單位沒有專職檔案管理人員，依靠綜合科室的人員兼職從事檔案管理工作，有的單位則是將一些年齡較大的人員安排在檔案室工作，也有的單位是將一些不能勝任業務工作的人員安排從事檔案管理工作，這些檔案管理人員非檔案專業，加上檔案意識不強，對檔案工作不夠重視，直接導致大多數的檔案管理人員將檔案管理工作作為可做可不做的任務，缺乏做好檔案管理工作的主動性和積極性，不能有效的開展檔案管理工作。

3.檔案管理模式相對老化

我國已經進入信息化時代，檔案信息化建設也逐步加快，綜合檔案館大多數已經完成或者正在開展信息化建設，但是基層檔案室，尤其是小單位的檔案室，在信息化建設方面缺乏主動性，沒能及早規劃，早日開展[1]。

4.缺乏完善的檔案管理制度

大多數的基層檔案室，由于領導對檔案工作不夠重視，檔案室配備不夠規范，加上檔案管理人員責任意識較差，檔案管理的各個環節都存在一些漏洞，缺乏必要的制度約束，沒有在檔案收集、檔案整理、檔案保管和檔案借閱利用方面制定系統完善的檔案管理制度，給檔案安全管理帶來很大的隱患，容易導致出現檔案丟失、損毀或者泄密事件發生。

三、提升檔案管理工作的實踐探索

1.加強對檔案工作的重視程度

作為單位的領導人員和檔案管理人員要提高對檔案工作的認識，更新檔案管理理念，提高自身責任感和使命感，高度重視檔案管理工作。尤其是單位的領導人員，要在檔案室配備和規范化建設上予以傾斜，保證檔案室面積達標，門窗等符合規范要求，檔案室內部滿足檔案庫房“九防”建設要求，為檔案安全管理提供必要的基礎條件；在人員安排方面，要配備具備檔案業務知識，有能力、有擔當的人員從事檔案管理工作，為做好檔案工作打好基礎。

2.加大對檔案室的資金投入

各單位要合理分配資金，注重加強對檔案室的資金投入，購買檔案庫房的加濕、除濕、消毒、殺菌等設施設備，保護檔案實體安全。還要購買滿足檔案數字化需求的計算機設備、高清掃描儀和高效便捷的數字化檔案管理軟件，為下一步的檔案信息化建設打好基礎。此外，在檔案管理人員的培訓教育方面，也要加大資金投入，努力提升管理人員的業務素質。

3.完善各項檔案管理規章制度

制度是做好檔案管理工作、保障檔案實體安全的有效保障，各單位要結合單位實際，制定切實可行的檔案收集、檔案整理、檔案借閱利用、檔案信息化、檔案安全等方面的各項規章制度，確保檔案管理工作的各個環節都有章可循，并且，在工作中要嚴格貫徹落實，加深對制度的執行，切實做到用制度管人、管事，管檔案，堅決避免因制度的漏洞給檔案帶來不必要的損失。

4.建立高素質檔案管理工作隊伍

建立高素質、業務精、能力強的檔案管理隊伍是做好各項檔案工作的人力保障，各單位要加快構建檔案干部隊伍。一方面要加強對現有檔案管理人員的培訓，學習檔案業務知識，尤其是計算機技術等檔案信息化知識，滿足檔案的日常管理工作；另一方面，要加強檔案人才引進，通過招考或者高素質人才引進等方式，引進一些檔案業務熟練、文化水平高、綜合素質過硬的人員，補充到檔案管理隊伍中[2]。

5.加快推進檔案信息化建設

檔案信息化是檔案工作發展的大趨勢，各基層檔案室要加快在檔案信息化方面的投入，逐步對現有室藏檔案進行數字化掃描，并購買符合信息化建設所需的服務器、計算機等設施設備，同時開發符合單位需求的檔案管理系統，對數字化成果進行統一管理，方便進行檔案在線接收、整理和利用，提高檔案工作效率和檔案服務工作能力。