新時期事業單位文書檔案管理工作的優化思考

（河南省南陽市醫學會，河南 南陽 473062）

早些年，中央辦公廳、國務院辦公廳轉發的國家檔案局相關文件指出，檔案工作的重要性，現在已經將檔案工作稱為記憶工程，其重要性顯然更為凸顯，對于事業單位而言，抓好檔案管理也具有重要價值意義，但是由于一些因素的影響，當前事業單位的文書檔案管理工作并不是很理想，因此進行深度分析是有必要的。

一、問題的提出

從十八大開始，全國上下檔案事業發展成績是有目共睹的，近幾年全國檔案館全面提速進行建設，檔案資源總量增長，業務管理加強，檔案服務中心更多轉型為服務大局，服務水平也在不斷提升，法規標準體系不斷完善，執法機制也在不斷完善，信息化建設也有了重要突破，但是就事業單位本身來講，文書檔案管理也是存在一些短板的。

第一個非常明顯的短板在于如何適應信息化趨勢，可知的是，信息化檔案管理是必然，但現在存在兩種觀點，一種是應該實現檔案的全面數字化，電子化，而另一種觀點則認為紙質檔案更加重要，這兩種觀點實際都比較片面，在信息化無可阻擋的情況下，怎么把握信息化與紙質化的平衡是一個關鍵點。

第二個比較明顯的短板在于檔案管理部門的地位問題，檔案管理部門按照當前檔案事業發展情況來講，起到的職責是服務事業單位發展大局，那么檔案與事業單位的工作之間應當是沒有隔閡的，但是長期以來，從事業單位發展情況來看，檔案不是不被重視，但是沒有那么重視，檔案管理工作也不是沒有做，只是質量高低上的問題，這實際上就造成了檔案與事業兩張皮，檔案管理部門在相關規章制度乃至檔案法的要求，為事業單位事業大局服務，有時因為服務水平不行，影響檔案管理能夠發揮的作用，有時則提供了好的服務，卻沒有好的評價，導致一些尷尬發生，這些問題實際不大，但卻能反映出檔案與事業之間兩張皮的問題。特別是基層機構，只有收集沒有管理，檔案與事業兩張皮的問題更加突出。

第三個比較明顯的短板在于人才，檔案工作非常重要，但是也很難，她需要持之以恒的決心、毅力以及堅定的信念作為支撐，當時當前事業單位檔案部門的情況正處在青黃不接的關鍵期，人才不足，即便有新鮮血液進入也會因為一些因素而流失，同時檔案部門說是一個“清閑衙門”，實際要進入檔案部門難度也很高，加上制度上存在一些疏漏，信息化雖然在搞，卻總體是滯后的。

總而言之，事業單位檔案管理工作正在發展，卻發展緩慢，問題也存在不少，在黨和國家高度重視檔案管理工作的情況下，如何圍繞黨和國家提出的相關要求，完善檔案管理工作非常值得思考。

二、事業單位文書檔案管理工作優化思考

1.文書檔案管理工作優化的核心問題

從當前信息化浪潮下檔案事業發展的情況看，信息化對事業單位文書檔案管理的沖擊是比較大的，最核心的問題在于檔案管理體制以及人才兩個問題。檔案管理體制方面，現在的矛盾在于紙質檔案和電子檔案的矛盾，在無紙化辦公條件下，很多業務文件都是走的計算機網絡，在檔案管理上就必須要依賴計算機，而且依賴性非常大，甚至有可能要求建立數據倉庫用來保存電子檔案，這無疑會增加大量的成本，但由于事業單位很多業務文件具有一定機密性，出于保密考慮，紙質文件同樣存在，而且這些問題的重要性更強。如果單純采用雙套制也是存在問題的，因為紙質檔案和電子檔案同步會造成工作量增加，在檔案人力資源不足的情況下，將可能造成更大問題。因此應當重點關注電子檔案與紙質檔案的平衡問題，在信息化背景下，檔案管理信息化作為必然，可考慮打造類似圖書館藏書管理系統，搭配自動化儲藏柜的方式來增強電子檔案和紙質檔案管理的平衡性。同時將關注度投注在人才方面，堅持引進來和走出去。

2.文書檔案管理工作優化的思路

在信息化浪潮下，實際上不管是傳統的文書檔案管理方式還是信息化管理方式，本質上是不變的，文書檔案管理工作的核心依然是建設、管理和利用，只是從以前的人工變成了人工+信息技術。對檔案建設、管理和利用的要求依然是不變的，當然也可以說變得更加重要，因為信息化使得不管是建設、管理還是利用都非常便捷，建設檔案和管理檔案根本目的都是為了服務事業單位發展大局，所以檔案建設必須要精準精細，為此必須要落實檔案工作責任機制，這在檔案法中已經明確提出在此不做贅述，對于管理最關鍵的是利用信息化技術手段，實現四同步，但必須要重新構建管理辦法，以往的管理辦法不管是面對電子檔案還是紙質檔案都已經顯得落后了，在檔案變為記憶工程的當下，必須保證檔案能夠長久保存，并且使用過程中不會丟失，不會出問題。利用方面是檔案管理工作的主要目標，也是主要績效，必須要服務到位但是不越位，立足指導，全方位為事業單位大局服務。

3.文書檔案管理工作持續優化建議

基于前文分析，事業單位文書檔案管理在信息化時代背景下，也是在不斷創新發展，有成果也有一些新的問題，在越來越成熟也越來越重要的文書檔案管理工作上，現階段很多研究成果以及實踐所探索出來的創新發展路徑，均值得借鑒，不管是在制度安排、信息化建設、信息技術手段利用、人才培養等方面都有相當豐富的理論基礎，因此在綜合相關研究成果和實踐經驗的基礎上，從三個層面探討持續優化檔案工作的策略。

3.1 深化認識，把握文書檔案工作的方向與根本

事業單位檔案工作最終目標是要服務事業單位發展大局，而事業單位發展大局關鍵是政治方向始終正確，這是底線問題，所以必須要認識到文書檔案管理不管如何變，核心的內容不變，既堅持黨的領導，而且檔案工作政治屬性鮮明，因此必須要強大政治覺悟，堅持四個意識與四個自信，要把檔案工作當作政治工作來做。

檔案工作服務大局，是非常基礎性的，支撐性的工作，服務屬性強，事業單位越發展，檔案工作越廣泛，發揮作用的空間越大，在十九大以后，以及十四五期間，黨和國家的事業發展路徑十分清晰，前景美好，事業單位發展必須緊跟時代發展的步伐，檔案工作也必須要圍繞事業單位發展大局，服務大局，立足檔案工作優勢，為事業單位事業發展做好服務。

在信息化時代，應當堅持信息化建設，而信息化建設并非一蹴而就，并且要認識到信息化建設是一個長期的動態過程，因此需要在檔案工作中探索分析大數據等先進信息技術的運用，為檔案管理工作提質增效發揮效用。

結合檔案法，必須推進依法治理檔案工作，進一步完善檔案管理立法、執法工作，堅持將法治作為檔案治理的基本方針，自覺利用法治思維進行檔案管理工作，實現法治。

3.2 統籌協調，堅持問題導向與改革精神

新時期檔案工作問題不少，應在頂層設計下，統籌協調，抓好均衡發展，解決檔案和事業兩張皮的問題，并且統籌好信息化建設中電子檔案與紙質檔案之間的統合，總部與基層機構之間的統合，特別要補足基層機構的短板問題，實現整體的發展，制定統一的制度與標準，規范檔案工作。

圍繞服務大局，狠抓服務升級，檔案工作的價值日益上升，事業單位發展過程中，檔案記錄事業單位發展過程，關鍵事件等，價值顯著，當然檔案建設以及管理重點是為了檔案利用所服務的，在檔案與事業統合的情況下，檔案要服務于事業大局，因此服務水平還需要進一步提高，在信息化建設下，通過對電子檔案的高效管理，通過信息化系統的建設，提升檔案建設、管理與利用的高效性，并抓住物聯網等技術提供的機遇，構建智能化儲藏柜，強化對紙質檔案的管理與利用。

為了保證檔案管理工作效能，抓好人才培養很關鍵，要以長期任務來做人力資源方面的管理，打造人才隊伍，提升人才隊伍能力水平，在專項工作當中培育人才，以重點檔案保護與開發為核心，打造培養人才的平臺，提升人才隊伍業務能力。

3.3 黨建引領，保障檔案工作健康發展

堅持黨的領導，強化黨建引領，是事業單位檔案工作持續優化的關鍵動力，要以黨建工作新部署要求，強化責任，總結實踐經驗，創新黨建工作方法，圍繞檔案工作實際，打造新工作模式，以黨建引領檔案工作發展。持續推進思想道德建設，黨員引領，堅定信念，做好檔案工作。

結語

綜上所述，新時期，強化檔案工作具有重要價值意義，經過分析，得出如下結論，當前事業單位檔案工作存在一些較為顯著的短板問題，這些短板是新時期出現的新問題，新挑戰，在總結了相關經驗的基礎上，沿用以往檔案工作方式，以信息技術為支撐，更新檔案工作理念，堅定信念才是目前持續優化檔案工作的根本。