大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理研究

（應城市人民醫院，湖北 應城 432400）

引言

在大數據技術的普及下，各行業開始進行應用，借助這類技術能夠使行業開展工作具有更加有效的技術支持，為行業的發展有著促進的作用。在事業單位的檔案管理中，當前電子檔案管理成了新的模式，能夠彌補傳統檔案管理的缺陷，使檔案管理的水平有效提升。因此，應結合大數據背景對事業單位電子檔案信息化管理進行研究，改善事業單位檔案管理工作，提升檔案管理工作質量。

一、事業單位電子檔案信息化管理的意義

事業單位信息化管理對發展有著重要的作用，利用信息化技術開展管理工作能夠實現對信息數據的準確掌控。事業單位采用信息化手段能夠使內部管理的效果加強，擴大了管理范圍，對事業單位的各項工作開展帶來保障。國家當前對事業單位的要求逐漸提高，這使內部檔案管理的復雜性提升，借助信息化管理模式來進行檔案管理能夠提升管理的水平。利用電子檔案進行存儲管理，存檔及讀取等環節會更加便捷，還可通過詳細的分析實現各個環節的信息有效結合，經過對數據的加工能夠得到科學的報告，結合報告的信息可評估可能發生的風險，制定好應急預案。

二、事業單位檔案信息化管理存在的問題

1.檔案管理人員專業素質能力存在不足

在事業單位的發展下，檔案管理也應得到改善，通過引進信息化技術能夠使電子檔案管理得以實現，提高管理工作的效率。在當前的檔案信息化管理中，由于管理人員的專業素質有待提升，難以保證信息化管理的實際效果，在創新上缺少相應的技術能力，大部分檔案管理人員對信息化管理模式不夠了解，這使檔案管理受到了影響，無法順利實現電子檔案信息化管理。

2.檔案管理模式較為落后

事業單位電子檔案管理處于發展的重要階段，在大數據背景下，電子檔案管理不僅需要人員的支持，還需要借助先進的技術及設備。然而當前部分事業單位的檔案管理方式比較落后，沒有有效利用信息化技術，這使檔案管理的效果得不到改善，難以保證檔案管理工作的質量，可能會產生較多的問題，不利于事業單位檔案管理工作的開展。

3.人員檔案管理意識淡薄

事業單位檔案信息化管理中，人們對檔案管理工作缺少重視，容易產生文件丟失以及信息不完整等情況，檔案信息的真實性與全面性受到了不良的影響。電子檔案信息化管理內容比較復雜，管理人員缺少良好的管理意識，會使管理效率大幅度降低，還會造成資源浪費的問題，導致檔案管理工作難以發揮出有效的作用，對事業單位的發展產生阻礙。

三、大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理的措施

1.提升檔案管理人員的專業素質

事業單位檔案管理人員在工作中需要具備相應的專業素養，缺少專業的能力會影響工作的效率。當前大部分檔案管理人員對信息化檔案管理缺少深入的認識，在開展檔案管理工作的過程中，對信息化技術的應用不夠熟練。因此，需要提升檔案管理人員的專業能力，使其學習專業的操作技能與知識，能夠對檔案信息化管理有正確的認識，有效地開展檔案信息化管理工作。事業單位應對檔案管理人員進行專業培訓，比如，定期組織檔案管理人員參加統一培訓活動，為其提供學習的機會，鼓勵檔案管理人員外出參加研討會以及交流會。檔案管理人員也應多利用空余時間進行學習，提升自身的專業素養水平，能夠高效地利用信息化技術進行檔案管理，使檔案信息化管理工作的質量得到全面提高，為事業單位的發展提供良好的條件。

2.全面應用電子檔案信息化管理系統

事業單位電子檔案信息化管理需要以信息化管理系統為基礎，利用該系統能夠對數據進行快速收集。事業單位領導可利用系統中的信息進行管理與決策，為單位組織的日常協調及運行帶來幫助，通過電子檔案信息化管理能夠使檔案管理中的數據收集與處理效率提升。借助信息化系統不僅可保證應用的效果，并且使檔案管理工作人員的工作量減少，避免產生檔案數據錯誤的問題。電子檔案系統使用比較簡便，能夠節省較多的成本，適合事業單位應用。因此，應結合單位的實際情況建立相應的信息化系統，使檔案管理具有更好的條件，提升檔案信息化管理的質量，為事業單位相關管理工作得到優化，促進檔案各部門體系的正常運作。

3.加強對電子檔案的安全管理

互聯網技術在各個行業之中得到了廣泛的應用，由于電子檔案的安全性受到了人們的重視，為了加強檔案信息化管理的安全效果，應采取有效的措施進行安全管理，借助信息化技術等來保障電子檔案的安全。在大數據背景下，可采用高效的手段傳輸、保護海量數據，在這樣的保存模式下存在著一定的安全隱患。因此，在事業單位檔案管理工作中，需要加強對電子檔案數據的保護，利用防火墻以及殺毒軟件等進行殺毒，可使計算機使用的安全得到保障。通過有效開展安全管理工作，可為電子檔案管理工作的開展提供相應的條件，避免產生數據丟失等問題，使檔案管理工作順利進行，提升我國事業單位檔案信息化管理的水平。

結語

大數據時代的到來給事業單位帶來了更多的優勢，在檔案管理中，由于管理的內容比較復雜混亂，容易產生問題，利用信息化手段進行檔案管理能夠使管理效果加強。利用電子檔案開展檔案工作，借助信息化系統等來完善管理，使人員更加便捷地開展檔案收集以及整理等工作，減少了人為的失誤問題。為了加強檔案信息化管理效果，應提升檔案管理人員的專業素質，應用電子檔案信息化管理系統，并且開展電子檔案的安全管理工作，為檔案管理提供保障。