淺談信息化檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧

（臨沂市蘭山區(qū)自然資源局，山東 臨沂 276000）

引言

一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不足

受到傳統(tǒng)思維方式的影響，大部分檔案管理人員的意識(shí)沒(méi)有依據(jù)時(shí)代的進(jìn)步進(jìn)行更新，傳統(tǒng)整理的方式仍然是現(xiàn)階段檔案管理的主要形式之一。這種對(duì)檔案的處理方式顯然工作效率低，一定程度上增加了檔案管理信息化程度的難度。隨著信息技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，新型的檔案收集、整理、保管以及使用方式的出現(xiàn)，迫切地需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變自身陳舊的意識(shí)觀念，利用好信息化設(shè)備，不斷地完善和優(yōu)化檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案管理信息化的發(fā)展奠定基礎(chǔ)[1]。

2.數(shù)字化管理人員的工作素養(yǎng)有待提高

在信息化環(huán)境中，格外要求檔案管理人員具備一定的信息化操作技術(shù)，能夠運(yùn)用自動(dòng)化軟件處理檔案資料。但就目前情況而言，部分工作人員仍然會(huì)依照自己原有的經(jīng)驗(yàn)而不是檔案管理制度進(jìn)行操作，導(dǎo)致檔案管理的隨意性比較大，管理比較混亂，并最終使得檔案信息的錄入并不完整。

二、信息化檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識(shí)

想要做好檔案管理的信息化建設(shè)，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，樹(shù)立檔案信息化的決心，從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。對(duì)于檔案管理的信息化要重點(diǎn)關(guān)注資源整合、資源共享意義和作用，制定整體解決方案，將檔案信息化作為公司管理水平推動(dòng)管理水平升級(jí)的重要抓手。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認(rèn)清檔案發(fā)展的大方向，加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)與職工的共同努力，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展[2]。

2.構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在檔案信息化管理過(guò)程中，為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員在海量的檔案資料信息數(shù)據(jù)中簡(jiǎn)便、快速地查詢(xún)和獲取自己想要的檔案，必須積極構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，具體做到以下幾點(diǎn)：首先，檔案管理工作人員需對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行充分利用，將所有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變和錄入成數(shù)字化檔案；其次，依據(jù)科學(xué)的規(guī)范和要求，進(jìn)一步優(yōu)化處理經(jīng)數(shù)字化與信息化處理的檔案信息、資料，構(gòu)建起數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使得檔案信息能夠一清二楚，確保使用者可以明確查找方向，從而更加簡(jiǎn)便和迅速地查找所需資料，還能夠在極大程度上減少辦公系統(tǒng)使用過(guò)程中對(duì)內(nèi)存的需求；最后，結(jié)合數(shù)字化檔案的實(shí)際內(nèi)容來(lái)進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，可劃分成多個(gè)不同的專(zhuān)題，然后構(gòu)建起檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保該數(shù)據(jù)庫(kù)具有一定的開(kāi)放性，從而有效實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的檔案共享和互通，使得檔案資料得到最大化地利用。例如，檔案管理人員通過(guò)構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，借助相關(guān)電子設(shè)備來(lái)完整地掃描紙質(zhì)檔案，并且將全部檔案文件錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，然后結(jié)合檔案的類(lèi)型、時(shí)間及任務(wù)來(lái)對(duì)全部檔案文件進(jìn)行合理劃分，使用者只需輸入關(guān)鍵詞即可獲得相關(guān)內(nèi)容，從而不斷完善我國(guó)信息化檔案管理工作。

3.完善檔案管理信息化水平

根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)檔案管理信息化水平不高是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題，所以為了加強(qiáng)和提升檔案管理信息化建設(shè)水平，就必須對(duì)傳統(tǒng)的思想觀念進(jìn)行一定的摒棄和改正，在檔案內(nèi)容信息化管理的過(guò)程中采用更多靈活和多變的方式，除此之外還需要對(duì)相應(yīng)的工作人員進(jìn)行定期的教育，將傳統(tǒng)思想觀念和信息化檔案管理相違背的方面進(jìn)行摒棄，只有這樣才能將信息化檔案管理過(guò)程中的巨大作用充分發(fā)揮出來(lái)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新[3]。

4.提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

強(qiáng)化宣傳培訓(xùn)，優(yōu)化管理人員專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)。檔案工作能夠健康穩(wěn)定發(fā)展與信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)密不可分，使得信息化檔案管理模式中問(wèn)題層出不窮。這就需要檔案管理工作人員具備一定的工作素養(yǎng)，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案整理分類(lèi)能力的進(jìn)步。為此，需要做好檔案管理人員的在職培訓(xùn)工作，以資格培訓(xùn)與繼續(xù)教育為重點(diǎn)，同時(shí)還需要激發(fā)工作人員的工作積極性，引導(dǎo)其充分發(fā)揮自身能動(dòng)性，主動(dòng)進(jìn)行知識(shí)更新與結(jié)構(gòu)優(yōu)化，強(qiáng)化工作人員隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化水平，建立一支復(fù)合型多層次高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。提高素養(yǎng)需要進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。經(jīng)驗(yàn)交流是各個(gè)行業(yè)都需要開(kāi)展的學(xué)習(xí)活動(dòng)，在此過(guò)程中參與人員之間可以相互學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短。檔案管理人員可以開(kāi)展部門(mén)與部門(mén)、區(qū)域與區(qū)域之間的交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，借鑒他人檔案管理的新技術(shù)與新方法以及檔案資源轉(zhuǎn)化的經(jīng)驗(yàn)，從而提高工作人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的能力。此外，通過(guò)交流學(xué)習(xí)，能夠幫助檔案管理工作人員將工作總結(jié)的感性經(jīng)驗(yàn)理論化，并且將交流過(guò)程中學(xué)習(xí)到的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到信息化檔案管理模式當(dāng)中，提高信息化檔案整理分類(lèi)處理的效率與質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作的順利開(kāi)展，關(guān)系到我國(guó)資料歸檔與未來(lái)發(fā)展。因此，檔案管理部分需要在信息化的作用下，針對(duì)具體管理問(wèn)題進(jìn)行有效創(chuàng)新。提高學(xué)位檔案歸檔整理分類(lèi)技巧，通過(guò)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)以及管理制度的完善，有效提高檔案管理的質(zhì)量。