條碼技術在醫院檔案管理中的實踐與成效

徐烈烈 呂 佳

（錦州市中心醫院，遼寧 錦州 121000）

一、條碼技術于檔案管理中的背景

1．條碼的概念

從“條碼”的概念入手，從下面多個角度與維度對條碼進行分析審視，首先，條碼是一種承載計算機信息技術的方式，使用的方法是通過對條碼、圖塊以及二維碼等圖形符號進行編碼從而實現信息內容的一種特殊表現形式，故而可以將其視為一種機器語言[1]。其次，條碼是一種具有可閱讀性的圖案形式，工作人員可以借助使用掃碼儀以及智能終端設備對其條碼的信息進行翻譯讀取，使其作為承載信息編譯的報文。再次，在現代的網絡技術加持下，信息技術能夠在計算機中進行高效完整的傳送，所以也可以將條碼看成一種新型網絡技術。最后，條碼是具備一定的儲存功能的，能夠將信息以圖形的形式儲存下來，轉變成一定的空間形式。目前，一些三維條碼能夠儲存較大容量的信息，能夠將其看作一種新型的信息儲存模式。

2．條碼技術的基礎理論

目前，醫院檔案管理中的條碼大部分使用的還是一維與二維，而一維的條碼構成主要有黑白紋、闊紋以及窄紋幾種。而二維主要是由二維的平面中特別的黑色與白色圖塊所構成的。當工作人員使用相關的光電掃描設備進行掃描時，一維或者二維的條碼圖形便會轉化為相應的電流信號，隨后經過計算機進行圖形加密技術的計算，輸出為計算機識別的二進制信息，并經過系統進行自動識別對內容進行可視化的展示[2]。

二、條碼技術于醫院檔案管理中的應用優勢

在之前的醫院檔案管理工作的常規操作里，檔案管理工作步驟繁雜，具有顯著的人工管理的特點，在對醫院的檔案管理進行整理、借閱以及返還時還要對相關信息進行大量的手工信息的輸入，對于人工的依賴程度非常高。在過去傳統的模式背景下，醫院的檔案人員管理操作難度大，錯誤率高，在進行工作整理時也會背負很大的責任壓力，不能快速及時更新相關檔案的信息，造成信息滯后性，難以快速有效將相關內容進行更新。如若使用條碼技術，則會對上述的情況進行大大的改善，幫助醫院檔案的管理工作高效開展。

第一，條碼系統的識別速度很快、準確性高并且十分可靠，檔案人員在完成采集以及歸整等常規性的醫院檔案管理之后，能夠在計算機上形成相應的圖形，通過打印機將其進行打印，隨后粘貼到相應的醫院檔案袋子上。第二是，當醫院的醫務管理人員對其進行借閱、歸還以及歸整的時候，管理人員對于相關物品的檢查，僅僅可以依靠使用掃描設備對物品的條碼進行識別即可，便可以將相關信息導入到計算機系統當中。

第二，在醫務管理人員進行借閱相關文件的時候，工作人員對檔案袋上已標記的條碼掃碼即可，進而可以在系統內自行形成外借的信息單。隨后可以將相關的信息清單進行打印，并對借閱人員進行落實簽字以及蓋章，這樣便可以確定資料的借閱相關信息與責任。因此，工作人員能夠通過調閱相關的管理信息，對檔案的相關信息進行追蹤，等相關人員進行掃描后即可歸還檔案，能夠對檔案的管理進行實時的跟蹤與上傳，幫助檔案管理人員更好地整理檔案信息。

第三，在對檔案的整理與收錄中既能起到輔助性的功能，還可以起到補充性的功能，相關的工作人員對于檔案進行編碼歸整，能夠形成相應的條碼信息。然后借助使用手持掃描儀對編碼信息進行識別之后，計算機系統內便可以對其圖形進行組合排列，將新的檔案插入到原檔案的信息結構當中，最終完成同步更新。

三、條碼技術應用于醫院檔案管理

1．醫院檔案管理的需求分析

將條碼技術應用到檔案管理中，應該從醫院的檔案管理人員以及醫務工作人員的實際需求中出發，對兩方的需求進行分析。醫院檔案工作人員使用相關技術技術應用主要應對有檔案的管理、信息管理以及檔案調借、歸還等多個方面。而醫務工作者的需求主要集中于查詢、借閱以及歸檔等幾個方面。對于此可以將醫院的檔案管理主要分為以下幾種。第一，基本信息管理。主要對于管理人員的分類以及整理需求，例如基本信息錄入、器械設備歸檔、人力資源歸檔、政工歸檔以及患者資料歸檔，按照不用的檔案類型對于信息進行整理以及歸檔。第二，檔案資料的管理。該部分系統主要用于針對醫務人員的借閱、查詢以及歸還等方面的整理，可以根據關鍵詞進行搜索，利用條碼進行掃描借閱歸還。第三，用戶操作權限管理。該部分主要負責利用不用的系統用戶進行權限設置與管理，保障檔案資料的安全性[3]。

2．檔案管理中的條碼操作系統

檔案管理中的條碼操作系統，一般是通過兩個方面進行生成與應用，一個是條碼的生成，另一個是使用條碼。其中生成條碼主要是從信息錄入—編碼生成—編碼儲存—生成編碼信息等幾個步驟，主要的使用流程包括有讀取信息、處理圖像、條碼應用等幾個步驟。需要特別關注的是，在使用的過程當中，掃描儀與計算機系統兩者的連接的穩定性必須得到充分保障，另外，其他各種醫療器械設備以及辦公用品都需要在出廠時便具備一定的編碼圖像，對于這類信息管理，工作人員需要對圖像進行直接掃描即可，不需要單獨對條碼進行操作。

3．條碼技術于醫院檔案管理中的設計

3.1 條碼類型的選取。從目前的情況來看，檔案管理當中優選的條碼為Code 39，這種條碼技術能夠滿足雙向需求的設計。而且其特點一是對條碼沒有長度的限制，與管理檔案內容巨大的編號規則相一致[4]。二是該編碼起止為“*”，可以進行雙向操作，為工作人員提供巨大的便捷性。三是該編碼具備自查體系，因此無須設置特殊的編碼形式。

3.2 硬件設備的選取。在檔案管理工作應用條碼技術時，必須具備相關的儀器設備。當前階段下，條碼的輸入主要為掃描儀器，例如掃碼槍、掃描器等。從理論上講，這類設備主要通過光學設備對于器械以及資料等進行條碼粘貼后進行掃描。此時因為條碼不同的圖塊不同以及條碼的造成的反射激光的不一致，將其導入到計算機當中，進行信息化的處理，形成了不同的反饋信號。隨后加載到醫院檔案管理系統的設計當中，根據所購入的閱讀設備的不同。輸出儀器主要用普通打印機則可。在這個基礎上使用紙張的差異來滿足不同的編碼圖形的使用要求即可。

3.3 條碼錄入的設計。檔案管理系統讀取條碼信息的方法與計算機輸入的方法一致，通過鍵盤對信息進行輸入，將字符進行串聯，隨后在字符串結束之后進行回車。在此基礎上，當計算機系統文本框通過輸入掃描設備進行識別字符串之后，便可以對獲取的字符串進行輸入相應的信息。當前階段，條碼圖的讀取流程中，主要是從開始—檢測條碼是否掃描—判斷條碼的類型—對字符進行識別—對差錯進行檢查—通信接頭—結束，這些都是在醫院購入的光電掃描設備中進行完成的，因此也不需要對其進行單獨的設計。

3.4 條碼生成設計。條碼生成的過程是利用計算機中的代碼進行變換的，最終完成的結果會對條碼技術在醫院管理中的可靠程度起到決定性作用。從當前的現狀來看，使用商業條碼編制軟件應用到醫院檔案的一系列管理當中來，是最為經濟和操作性強的方式。我們從當前的管理上來看，現階段較好的條碼編制軟件主要有兩個，一個是CODESOFT，另一個為Barcode[5]。其中CODESOFT的表現形式更佳，并且分為眾多的CODESOFT版本可供選擇。在整個系統化的搭建過程中，我們也要根據現階段具有的信息化管理的相關需求對相關的醫院的檔案系統進行管理，最終來幫助其達到專業化的表現效果。

4．條碼技術在檔案管理當中的安全設計保障

當前的醫院檔案資料管理當中涉及很多醫務工作人員的相關個人信息、患者資料以及財務數據等，具有很強的保密性質，所以對于條碼的安全設計一定要達到相關的要求。其中可以將系統的操作用戶進行區分，開放權限有：高級權限、普通管理權限以及其他醫務人員的權限。其中高級權限有條碼使用以及最高權限，可以對信息進行刪改，對相關賬號以及設備信息進行修改。而授權普通管理人員只可以對自己的賬號與個人的相關信息進行修改，可以將條碼進行生成、掃描以及歸檔等操作；而其他醫務人員的操作主要是查看檔案、借閱以及歸檔等。以此為基礎建立人力資源的相互連接，設置不同的權限等級，這樣既可以避免非檔案部門的越界，也可以保障信息的安全性。

結語

綜上所述，為了探究條碼技術在醫院檔案管理中的實踐與成效。從對條碼從機器語言、編碼、網絡以及記憶形式等四個方面進行分析，從條碼的概念著手進行分析，深度闡述條碼技術的應用。從分信息識別、檔案歸屬、檔案收錄等三個部分進行詳細討論，探究其在檔案管理中的優勢，圍繞需求、操作、設計以及安全性等四個方面，詳細討論條碼技術在醫院檔案管理中的新思路與新方法。本文從信息識別、安全性等多個角度對條碼技術進行詳細討論，條碼技術在醫院檔案管理中具有巨大優勢，建議推廣。