基于信息化條件探討干部人事檔案的管理與利用

莊乾香

（日照市莒縣交通運(yùn)輸局，山東 日照 276500）

前言

在電子信息發(fā)達(dá)的背景下，計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)代化辦公工具。為此事業(yè)單位要緊隨時(shí)代發(fā)展潮流，在干部人事檔案管理與利用中有效利用現(xiàn)有的信息化條件，正視傳統(tǒng)干部人事檔案管理中存在的不足。本文將詳細(xì)闡述干部人事檔案內(nèi)涵，以及如何利用以信息化條件管理和利用干部人事檔案，相關(guān)觀點(diǎn)僅供參考。

一、干部人事檔案概述

1．干部人事檔案內(nèi)涵

干部人事檔案是指人事等部門根據(jù)相關(guān)政策，在人工、選拔和培養(yǎng)干部中，得到的一種詳細(xì)、全面、準(zhǔn)確的文件與材料。其詳細(xì)、真實(shí)地記錄了干部的工作業(yè)績(jī)、思想品德、工作作風(fēng)、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、工作表現(xiàn)等內(nèi)容，可以為干部合理選拔和考察提供可靠的依據(jù)，在國(guó)家檔案中發(fā)揮著積極作用。

2．干部人事檔案作用

在干部管理中，干部人事檔案發(fā)揮著不可替代的作用。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，干部人事檔案，客觀真實(shí)地記錄了干部的工作經(jīng)歷。其中包括擔(dān)任過什么樣職務(wù)、崗位工作范圍、工作成績(jī)、工作績(jī)效等[1]。通過利用干部檔案可以更加深入、全面地了解干部的真實(shí)經(jīng)歷，干部的思想政治面貌、干部的個(gè)人素養(yǎng)，這些都是干部管理中必不可少的材料。其次，干部人事檔案是選拔與任用干部的重要依據(jù)。在選拔人工干部過程中，要嚴(yán)格遵循知人善用的原則。干部人事檔案可以為干部選拔任用提供更可靠的參考依據(jù)。事業(yè)單位要以干部任用實(shí)際情況為基礎(chǔ)，及時(shí)更新和維護(hù)干部人事檔案信息，進(jìn)而為信息真實(shí)性與可靠性的提升提供必要保障。同時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)軟件構(gòu)建完善的人事檔案分析系統(tǒng)，建立完善的干部檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為干部選拔任用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。最后，干部人事檔案可以為日常管理工作提供重要依據(jù)。一般情況下，干部人事檔案可以為干部個(gè)人提供平等待遇，為干部工作順利開展提供薪酬變動(dòng)憑證和黨團(tuán)關(guān)系憑證，為解決干部待遇等問題提供服務(wù)。

二、干部人事檔案管理與利用中存在的不足

1．干部人事檔案管理方式單一

在人事檔案管理中，無論是何種類型的工作崗位，如軍人、學(xué)生、干部、工人、教師等都會(huì)使用統(tǒng)一的格式，進(jìn)行統(tǒng)一分類，使用統(tǒng)一的保管方法，無法根據(jù)實(shí)際的情況，制定有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)來管理人事檔案，最終會(huì)形成千人一面的問題。受到經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等因素的影響，很多事業(yè)單位沒有及時(shí)更新設(shè)備設(shè)施，檔案管理信息化程度嚴(yán)重不足，對(duì)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用仍然停留在數(shù)據(jù)收集和文字處理上，使用的工作方式落后，在查閱調(diào)卷、編目立卷等方面停留在傳統(tǒng)的方式。以紙質(zhì)檔案為主，很少會(huì)使用先進(jìn)的光盤技術(shù)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與信息技術(shù)的基本要求有著較大的差距。

2．干部人事檔案管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位管理人員對(duì)干部人事檔案管理缺乏足夠的重視，管理意識(shí)差，并沒有將干部人事檔案管理工作列為重要項(xiàng)目。干部人事檔案管理直接影響著每個(gè)干部的利益，影響著事業(yè)單位干部工作效果，為此提升對(duì)干部人事檔案管理工作重視度是十分必要的。而實(shí)際上，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員對(duì)干部人事檔案管理重視度不足，管理觀念落后、陳舊，這導(dǎo)致干部人事檔案管理工作處于被動(dòng)的狀態(tài)，會(huì)大大降低管理質(zhì)量和效率。并且部分事業(yè)單位在干部人事檔案管理方面投入力度不足，相關(guān)制度建設(shè)缺乏規(guī)范性，管理隊(duì)伍力量不足。干部人事檔案管理人員知識(shí)薄弱，不能全面掌握和熟悉工作流程，專業(yè)能力不符合相關(guān)要求，這些問題的出現(xiàn)會(huì)大大降低干部人事檔案管理工作水平。

3．干部人事檔案管理不完善

檔案管理不完善是干部人事檔案管理中存在的突出問題，例如，干部的專業(yè)技術(shù)資料和教育背景資料不全。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位對(duì)干部的專業(yè)技術(shù)、學(xué)歷等提出了更高的要求，很多干部會(huì)通過進(jìn)修、函授等方式取得相關(guān)的學(xué)歷，但是并沒有及時(shí)將相關(guān)資料上交給人事檔案管理部門，使干部檔案中缺乏職稱、學(xué)歷等相關(guān)資料，這導(dǎo)致部分資料無法有效補(bǔ)充。同時(shí)，部分干部入黨資料缺乏完整性和齊全性，很多干部會(huì)將入黨資料遺留到曾經(jīng)的工作單位，當(dāng)更換工作單位后并沒有及時(shí)接入，出現(xiàn)轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、入黨申請(qǐng)書等材料丟失現(xiàn)象。此外，部分干部工資表不完整，沒有將任免考察材料上交，也沒有及時(shí)歸檔工資表，這會(huì)大大降低資料的完整性。

三、基于信息化條件干部人事檔案的管理與利用措施

1．提升干部人事檔案材料質(zhì)量

一方面，事業(yè)單位管理人員要從行動(dòng)、思想方面，提高干部人事檔案管理的重要性，真正把干部人事檔案管理作為人事基礎(chǔ)工作。同時(shí)，要建立與部門、考核、量化工作相適應(yīng)的質(zhì)量考核體系，推動(dòng)干部人事檔案管理向科學(xué)規(guī)范化方向發(fā)展。事業(yè)單位也可以建立完善的競(jìng)爭(zhēng)淘汰制度，通過制定該制度增強(qiáng)干部人事檔案管理人員的危機(jī)感和責(zé)任感[2]。另一方面，要及時(shí)補(bǔ)充和優(yōu)化有個(gè)性的干部人事檔案材料，保證干部人事檔案內(nèi)容與人事檔案主體多元化、社會(huì)職能多樣化保持一致。

2．提升干部人事檔案資料歸檔的規(guī)范性

首先，事業(yè)單位要提升干部人事檔案材料收集長(zhǎng)效機(jī)制的完善性，有效結(jié)合突擊性收集、長(zhǎng)期性收集、普通收集，提升檔案收集制度的科學(xué)性和有效性，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，避免工作隨意性和盲目性，提高人事檔案資料的真實(shí)性，提高人事檔案收集的流程化和標(biāo)準(zhǔn)化程度。其次，有效打通和拓展人事檔案來源和渠道。在法律和道德范圍內(nèi)拓寬干部人事檔案的來源和渠道，保證材料來源的廣泛性、真實(shí)性。最后，健全干部人事檔案歸檔制度，提升干部人事檔案管理工作水平。充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)、有效地處理與歸檔要求不符的材料，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化通信工具，督促檔案材料辦理進(jìn)度。

3．制定科學(xué)的電子檔案管理措施

首先，有必要建立統(tǒng)一、科學(xué)的電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃?rùn)n案管理和文件管理，保證二者協(xié)調(diào)統(tǒng)一。制定統(tǒng)一、科學(xué)的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)。在受理電子文件時(shí)，需要準(zhǔn)確識(shí)別歸檔電子文件信息內(nèi)容的真實(shí)性和原創(chuàng)性。將文件管理的籌備指導(dǎo)和控制工作納入檔案部門的工作職責(zé)，確保檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一指導(dǎo)下進(jìn)行。

其次，嚴(yán)格控制電子文件的可轉(zhuǎn)換性，確保電子文件的安全。電子文件可以存儲(chǔ)在不同的載體中，并且可以相互轉(zhuǎn)換，包括簽名、印章等內(nèi)容，通過使用計(jì)算機(jī)粘貼、復(fù)制等功能達(dá)到完全一致的目的，這雖然可以保證電子文件的真實(shí)性，但是無法確定其是否為原始檔案。實(shí)際上，可以利用計(jì)算機(jī)更高級(jí)的功能保護(hù)電子檔案，例如，將文檔設(shè)置為只讀的模式，加密部分文件或者特定保護(hù)文件。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，這大大增加了系統(tǒng)中信息刪減、更改的便利性，而且修改后會(huì)形成一個(gè)全新的文件，根本看不到修改的痕跡。在這種情況下，如果沒有備份，原始文檔就會(huì)消失。為此，檔案管理部門必須及時(shí)對(duì)第一手文件和電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和歸檔，以確保日后能夠更加準(zhǔn)確的使用。

最后，控制與管理電子檔案的使用。對(duì)電子檔案的使用，制定相應(yīng)的安全措施。有效管理電子檔案的信息內(nèi)容，利用系統(tǒng)跟蹤使用全過程，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，為今后查證提供證據(jù)。

4．加快干部人事檔案規(guī)范化、建設(shè)化步伐

提升干部人事檔案內(nèi)容、分類、用級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，明確、具體地要求干部人事檔案歸檔時(shí)間和歸檔范圍，突出反映干部工作能力和業(yè)績(jī)的檔案資料工作。檔案管理人員在接收干部人事檔案材料時(shí)，要嚴(yán)格控制紙張規(guī)格、字體等方面，拒絕簽字、加蓋公章、違規(guī)的檔案材料。積極落實(shí)人事檔案相關(guān)制度，在檔案查閱、流轉(zhuǎn)等多個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和規(guī)章辦理。

5．完善人事檔案管理法律法規(guī)

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理更加注重保密性，在現(xiàn)代法治社會(huì)，為適應(yīng)人才工作公開的要求，除了影響國(guó)家和社會(huì)公共利益的人事檔案外，干部人事檔案在一定條件下也應(yīng)適當(dāng)公開。為此，事業(yè)單位必須以人才的流動(dòng)性和開放性為出發(fā)點(diǎn)，兼顧干部人事檔案的保密性，改善和優(yōu)化傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，不斷完善和修訂現(xiàn)有人事檔案相關(guān)的法律法規(guī)。

6．提升干部人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)

隨著科技的創(chuàng)新，時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案管理方式發(fā)生了深刻的變化。檔案管理人員不再是僅僅整理和查詢檔案，而是既要懂得檔案管理知識(shí)，又會(huì)應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理的綜合型人才。在電子文件日益發(fā)展的背景下，必須培養(yǎng)一批既懂得管理，又懂得電子技術(shù)的人才，為此要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。一方面，在干部人事檔案管理中，要從多個(gè)渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)水平高的管理人員，聘請(qǐng)責(zé)任感強(qiáng)、素質(zhì)高的人員做好檔案管理工作；另一方面，要針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員開展專業(yè)化培訓(xùn)。檔案管理部門要改變結(jié)構(gòu)單一、保管人員過多的檔案管理隊(duì)伍，建立一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良、適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案管理隊(duì)伍。

結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案是一種專門檔案，其真實(shí)地記錄了干部人員的德才表現(xiàn)、經(jīng)歷，具有十分明顯的真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、認(rèn)可性，是全面考察人才的重要依據(jù)。為此在干部人事檔案管理中，要有效利用信息化條件，增強(qiáng)檔案管理工作活力，制定完善的程序管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使干部人事檔案管理工作有更健康的發(fā)展。