淺談OA系統應用與醫院文書檔案管理

諾 敏

（呼倫貝爾市人民醫院，內蒙古 呼倫貝爾 021008）

在醫院運營過程中，無論是臨床、醫技或黨政工作均在不斷產生檔案和利用檔案，檔案管理工作在大數據時代下也日益受到重視[1]。醫院文書檔案管理工作為醫院各項工作的順利開展提供了重要保障，因此，形成科學的檔案管理方案是保證醫院各項工作可持續發展的前提[2]。OA系統的誕生為醫院文書檔案管理提供了有利條件，賦予了文書檔案管理自動化、精準化和科學化，同時實現了對檔案管理人員的減負，有效提高了醫院文書檔案管理工作的效率[3]。但在實踐過程中，OA系統和醫院文書檔案管理系統的鏈接仍然存在一些問題，本文就如何在醫院文書檔案管理工作中科學、合理地應用OA系統展開綜述。

一、OA系統的概念

OA系統即辦公自動化系統的英文簡稱，是將通信、計算機等現代化技術應用于傳統辦公的方式，替代部分手動或者重復性的業務活動，從而形成一種優質且高效的辦公方式，實現對信息資源的高效利用，達到提高生產率和為決策提供依據的目的，從而在最大程度上提高工作質量與效率。目前，國內OA系統得到了快速發展，越來越多的企事業單位開始注重對自身OA系統的建設和使用。

二、醫院檔案管理中應用OA系統的重要性與必要性

在過去的觀念中，檔案部門是一個邊緣化的部門，檔案管理既不能帶來直接收益，也不能實現科研技術的提高，使得人們對檔案管理工作形成一種刻板印象，認為檔案管理就是整理和保管一堆紙質資料，實用性不強。而隨著信息化、大數據等技術的發展，檔案資料為醫院高層決策帶來了更多的信息支撐，在醫院的建設和發展中扮演著日益重要的角色。醫院的檔案管理本質還是辦公，在信息技術飛速發展的今天，各個領域辦公模式都受到時代洪流的沖擊而發生著深刻的改變，醫院辦公亦不例外，既往紙質公文流轉過程已經向電子化辦公轉變，OA系統的誕生和廣泛使用也為醫院檔案管理帶來了更多便利[4]。

近年來，醫院業務不斷拓展，組織機構也頻繁挑戰，這些業務的更新和行政事務基礎業務的精細化為傳統人工辦公模式帶來重大的挑戰。主要體現在以下方面：一是醫院員工人數增多，流動性大，新入職人員需要較長時間周期適應工作模式，但傳統的管理方式具有辦事流程繁瑣、人為干預與主觀性強、流程審批困難等特點，延誤了消息傳遞時間，影響工作進度，導致工作效率下降。二是傳統紙質資料的保存存在占用空間大、保存困難、易毀壞等特點，而電子檔案管理更加方便高效，節約資源。引入OA系統能夠實現對各類資料的實時調取，同時克服了文書檔案查詢地點的限制，職工在工作過程中就能實現對文書檔案的書寫、上傳和調閱等活動，可加快對文書檔案處理工作的效率，實現了各個工作環節的緊密銜接，可加快對于各類信息的處理速度，確保院內各項工作質量。

三、OA系統對醫院檔案管理信息化建設的推動作用

醫院提高辦公效率是順應時代發展的必然趨勢，推動醫院文書檔案信息化建設和科學化發展，對提高檔案管理工作的系統性有重要意義。各部門工作人員在OA系統上能實現與工作聯系人的溝通，能在最長程度上減少因時間和空間顯示而導致的溝通不到位，工作效率顯著提升。在醫院文書檔案管理信息化發展過程中，利用OA系統開展管理工作，能夠實現對各類檔案的自動分類，精準梳理系統架構，并將檔案所屬科室、傳輸流程等以更加簡明和科學化的方式呈現，職工通過規定流程就能檢索到所需文檔，實現對授權檔案的查閱，避免了檔案原件調用過程中發生的信息泄露、丟失等情況，同時查閱者在系統中留有明確的信息傳輸記錄，在發生和檔案相關問題后能夠及時進行責任溯源，進而提供工作的整體規范性[5]。

四、OA系統和醫院檔案的鏈接

1．OA系統和醫院檔案的鏈接方式

醫院檔案管理和OA系統相鏈接的目標是當OA系統流轉完畢后，將所需歸檔的信息直接轉入到檔案管理系統中，這一過程必須確保所有數據的完整性和準確性，確保數據交換過程和交換完畢后，所有數據和系統均是安全與穩定的。OA系統完成流轉以后，其間所關聯的數據必定存在于一個或多個數據表當中，因此，檔案管理的系統主要依靠一個或多個數據表實現。當前醫院使用最為廣泛的鏈接方式主要包括兩種。一種是采用標準接口，目前國內多數醫院對OA系統與檔案系統的后臺數據庫主要依靠接口程序JDBC或ODBS實現兩個系統的互聯，具體操作是使用接口程序將OA數據庫當中的原始數據提取出來后，建立起檔案系統數據庫字段相對應關系，在上述操作完成后，將其轉入到檔案系統對應的數據表當中。第二種是采用Excel數據表對文件數據進行交換，以實現OA系統和檔案系統的鏈接。目前國內OA系統較多，不同軟件公司開發的OA系統有其各自的特點，使用時存在差異，因此需要通過Excel數據表實現對數據的導入和倒出，這一過程無須建立統一的接口標準，只須確保導出和導入接口配置好就能實現。以上兩種鏈接方式，第一類重點把握鏈接過程中的數據完整性、準確性和安全性，第二類雖然相較于第一種更簡單，但在一定程度上增加了工作量和成本[6]。

2．實現OA系統和檔案系統無縫鏈接過程中需要注意的問題

2.1 轉變歸檔方式。將以往的邏輯歸檔模式轉化為物理歸檔。歸檔是信息儲存步驟，歸檔后的檔案需要由專門的部門和人員進行管理。在傳統工作方式當中，使用的是邏輯歸檔，也就是說在OA系統上分析歸檔的檔案以后，直接將信息轉交給相關部門卻不改動信息儲存的位置，這是這種歸檔模式的一大缺陷。OA系統占用內存較小，不適用大量數據的儲存，因此，需要強調對信息儲存的物理歸檔，也就是加大投入，引進專用儲存器，將分析后的歸檔信息用專門的載體儲存，并將儲存器交由相關部門管理，可以避免因OA系統儲存不足引起的信息丟失等問題。

2.2 統一OA系統和檔案管理系統登錄權限。統一的登錄權限是實現OA系統和檔案管理系統無縫鏈接的前提，若登錄權限未統一，可導致兩個不同系統的信息丟失、信息匹配度差等問題，影響信息安全，統一登錄權限后可以解決這一問題。

五、如何在檔案管理工作中高效應用OA系統

1．加強監管

醫院信息涉及患者隱私和科研機密，因此，系統的安全性十分重要，必須加強對系統的安全性管理。OA系統的安全管理包括諸多因素，其中技術決定了大部分信息的安全性，因此，在實際工作中，必須協調好網絡硬件設計方案、軟件開發方案和安全保密方案等的關系。OA系統開發過程中，可能會遇到可讀性和程序高效率之間的矛盾，這里主要指軟件編制與監管的問題。當確定好系統需求以后，就要開展編程工作，在這一過程中必須合理監管，才能確保系統程序的質量。這要求管理人員不僅要從宏觀角度統籌管理，確保工作進度，還要考慮如何進行編程，確保程序應用效率，保證OA系統的建設與醫院主體業務聯系緊密。

2．協調各部門關系

醫院OA系統的投入和正常運行，需要全院多部門共同配合協作。作為系統的開發者或管理者，應當有意識地協調各個相關部門的關系，聽取各個部門的意見，充分考慮各部門工作人員需求，協調好各科室之間的工作關系，才能確保OA系統投入運行的順利。

3．OA系統必須建立于管理的基礎上

當前多數OA系統主要以辦公事務計算機自動化管理為基礎，基本內容涉及文字處理、事務處理、日程處理、郵件收發、檔案處理、電子報表、會議管理等，實現了醫院日常工作各方面內容的管理。但是一個高質量的OA系統要達到的遠不止于此，比如融入管理者的思想，引進可行性高的管理技術，使OA系統為管理服務。管理是醫院發展的推動力，也因為管理而產生了辦公，因此，OA系統必須構建在管理的基礎上方能確保OA系統實用性和高效性。部分醫院引入OA系統辦公工作反而增多，究其原因是OA系統和管理的定位不清，本末倒置。

4．文檔一體化

OA系統要實現檔案和文書工作之間的協調。簡而言之，當前工作多數以文件信息或行業信息為主要表現形式，而檔案就是這些信息的延伸，同時也是目前工作的信息來源。工作信息和檔案是對立統一的關系，因此，一個合格的OA系統必須考慮到文檔一體化問題。

結語

OA系統和檔案管理工作在不斷創新和發展，OA系統與檔案管理工作的融合極大程度上促進了辦公自動化，提高了工作效率，而這也是一個不斷完善的過程，需要在實踐中不斷發現問題并探索解決方案，實現工作效率的持續提升，同時確保檔案資料安全性。