新形勢下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理方法

楊艷春

（吉林通榆經(jīng)濟開發(fā)區(qū)，吉林 通榆 137200）

在我國經(jīng)濟發(fā)展新形勢下，事業(yè)單位獲得快速發(fā)展，檔案作為單位在長期運行生產(chǎn)中產(chǎn)生的寶貴資源，其具有較強的價值和作用，可以為單位制定各項決策提供參考，為使用者提供便捷的服務(wù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其已經(jīng)在檔案管理中獲得廣泛應(yīng)用，成為推動檔案管理事業(yè)發(fā)展的核心力量，事業(yè)單位也要認識到數(shù)字化管理的優(yōu)勢，挖掘檔案中蘊含的潛在資源，為單位發(fā)展保駕護航。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的背景

隨著我國政府提出“互聯(lián)網(wǎng)+”這一倡議后，各個行業(yè)都在探索“互聯(lián)網(wǎng)+”的新型發(fā)展模式，數(shù)字化檔案也成為檔案管理的發(fā)展新方向。數(shù)字化檔案是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，利用多媒體、攝影以及掃描等方式，完成檔案資源的保存與管理，以網(wǎng)絡(luò)為支撐實現(xiàn)檔案資源的共享和利用。通常情況下，數(shù)字化檔案管理需要以完善的硬件設(shè)施作為支撐，可以顯著提升檔案管理的效率和質(zhì)量，便于使用人員隨時調(diào)用和查閱，可以為檔案利用提供便捷。

二、事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理的意義

1．挖掘檔案價值

檔案屬于事業(yè)單位在長期發(fā)展中而積累形成的珍稀文件，其具有較強的指導(dǎo)性、參考性、借鑒性、規(guī)范性以及保密性，其中蘊含巨大的價值。但是以往的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，難以對其潛存價值進行深度挖掘，也為檔案利用帶來不便。通過數(shù)字化管理能夠運用信息技術(shù)充分挖掘檔案價值，也為使用者檢索檔案帶來便捷，有助于提升檔案應(yīng)用效率。

2．降低管理成本

檔案是事業(yè)單位日常管理的主要內(nèi)容，而隨著數(shù)據(jù)資源化的發(fā)展，檔案資源也受到了單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并且加大了管理資源投入。數(shù)字化管理可以突破空間和時間的制約，提升管理效能、降低管理成本，例如，將大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，可以節(jié)約檔案室空間。

3．強化管理效能

事業(yè)單位檔案涉及單位發(fā)展的多個方面，例如，人事檔案、生產(chǎn)檔案等，其具有較強的參考價值。通過數(shù)字化管理可以顯著提升檔案管理效能。例如，在管理人事檔案中，通過信息化管理平臺可以快速掌握職工的崗位調(diào)動、退休以及入職等具體信息。

4．保證檔案安全

事業(yè)單位是為人民群眾提供服務(wù)的重要機構(gòu)，其在每天的生產(chǎn)運行中會產(chǎn)生大量的檔案資源，很多檔案都具有較高的應(yīng)用和參考價值。以往以紙質(zhì)檔案為主的管理模式，檔案資源在長期保存中容易發(fā)生損壞或者丟失。例如，檔案室濕度過大、蟲蛀以及人為損壞等，對檔案價值帶來負面影響。通過數(shù)字化管理，檔案以數(shù)字的方式保存和應(yīng)用，可以避免出現(xiàn)損壞情況，重要檔案及時備份，還可以提升檔案管理的安全性。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化方法

1．構(gòu)建管理平臺

在信息時代下，信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理的重要工具，為事業(yè)單位提供了巨大的便捷，在開展數(shù)字化管理中，單位要積極構(gòu)建信息化管理平臺。首先，基于檔案管理的工作需求，對管理平臺進行頂端設(shè)計，做好軟件開發(fā)和設(shè)備選型工作，在考慮建設(shè)成本的基礎(chǔ)上，選擇適合單位管理的設(shè)備，發(fā)揮設(shè)備的管理效能；其次，在開展日常管理中，文字檔案的類型較多，為了滿足數(shù)字檔案管理的需求，要提升磁盤儲存量，并且采用磁帶和光盤的雙儲存方式，可以確保數(shù)字檔案安全；最后，為了保證管理平臺的實用性，事業(yè)單位可邀請專業(yè)的軟件公司進行設(shè)計，保證管理系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)更加符合檔案管理的需求[1]。

2．提升人員素質(zhì)

數(shù)字化管理與以往的管理模式存在一定差異，對管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力提出新要求，想要發(fā)揮數(shù)字化管理的作用，事業(yè)單位則要建立一支現(xiàn)代化的管理隊伍。首先，基于數(shù)字化管理對崗位人員的需求，單位要不斷從高校和社會中吸納人才，充實以及完善管理隊伍，提升崗位入職門檻，以具有專業(yè)背景和崗位經(jīng)驗的人員優(yōu)先；其次，對現(xiàn)有的管理人員進行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及信息技術(shù)操作能力、信息安全素養(yǎng)以及職業(yè)素質(zhì)等方面，通過培訓(xùn)提升管理人員的素質(zhì)和能力，促使其可以更好地勝任崗位工作[2]。

3．優(yōu)化管理制度

事業(yè)單位在工作生產(chǎn)中會產(chǎn)生大量的檔案資源，其涉及事業(yè)單位發(fā)展和建設(shè)的各個方面，以往的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化管理制度并不完善，難以為數(shù)字化管理提供制度支撐。在數(shù)字化模式下，事業(yè)單位要對管理制度進行適當?shù)膬?yōu)化和完善，進而保證各項管理工作的有序開展。首先，基于數(shù)字化檔案的特點，單位要組織人員構(gòu)建完善的制度體系，制度建設(shè)要包含檔案管理的各個方面，包括檔案收集、檔案管理、檔案查詢以及檔案利用的諸多方面，可以為管理人員提供制度支撐，發(fā)揮制度的規(guī)范以及約束作用。其次，制度系統(tǒng)不能一成不變，要處于動態(tài)完善中，如果發(fā)現(xiàn)管理制度存在漏洞要及時修補，尤其在數(shù)字化檔案安全管理方面，要制定科學的安全管理體系，避免檔案出現(xiàn)丟失或者損壞等情況，對重要檔案進行及時備份。最后，制定科學的崗位制度和薪酬制度，通過科學的制度建設(shè)調(diào)動管理人員的工作熱情和管理積極性，規(guī)范管理人員的行為和意識，嚴禁存在隨意操作或者憑經(jīng)驗管理的情況[3]。

4．優(yōu)化管理流程

檔案管理流程較為繁瑣，在開展數(shù)字化管理中，要將其落實到各個管理流程中，促使檔案管理的整個過程趨于數(shù)字化發(fā)展。首先，在檔案資料收集階段，要實行數(shù)字化收集，實現(xiàn)檔案管理和辦公室系統(tǒng)的對接，各個部門要配合檔案部門將檔案資源上傳到平臺中，以信息管理平臺為載體快速完成檔案資源的收集工作；其次，在檔案資源真實性核實中，也可利用信息管理平臺，按照檔案資源審核、簽發(fā)人簽發(fā)、內(nèi)容修改、蓋章、歸檔等流程，保證檔案內(nèi)容真實可靠，做好數(shù)字檔案的歸檔工作；最后，根據(jù)檔案資源的類型進行分類保管，在分類保管中，要做好不同形式檔案的儲存工作。例如，文字檔案、音像檔案、視頻檔案等，為檔案查閱提供便捷[4]。

5．構(gòu)建檢索系統(tǒng)

檔案資源的價值在于利用，以往的紙質(zhì)檔案在查閱方面較為繁瑣，需要消耗大量的時間，在數(shù)字化管理模式下，事業(yè)單位要構(gòu)建科學、高效的檢索系統(tǒng)，為使用者提供便捷，加速檔案利用效率和共享程度。首先，基于信息化平臺下，檢索系統(tǒng)要具有較強的實用性，用戶可利用各種方式完成檔案查閱。例如，輸入關(guān)鍵字即可調(diào)閱檔案資源，為使用者提供便捷。其次，對檢索系統(tǒng)的訪問權(quán)限進行設(shè)計，尤其對于外部網(wǎng)絡(luò)訪問，要引進新型的身份驗證技術(shù)，避免數(shù)字檔案庫遭受黑客攻擊。最后，各個事業(yè)單位之間可構(gòu)建數(shù)字檔案共享機制，以數(shù)字化平臺為支撐，加速各種檔案資源的檢索與共享[5]。

6．強化服務(wù)意識

檔案的價值在于利用，尤其事業(yè)單位檔案資源，其中蘊含大量珍稀數(shù)據(jù)和信息，具有較強的應(yīng)用價值，因此，管理人員要樹立正確的服務(wù)意識，切實體現(xiàn)檔案價值。首先，轉(zhuǎn)變以往忽視利用、重視保管的固化思維，積極挖掘檔案中的數(shù)據(jù)信息，為單位制定各項決策提供參考和依據(jù)，在平時注重管理創(chuàng)新，引入云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)。其次，提升數(shù)字檔案的共享程度，實現(xiàn)跨時空、跨地域檔案查閱，使用者不需要親自來到檔案室即可完成資源獲取，為使用者提供便捷。最后，對檔案管理流程進行優(yōu)化和改進，保證檔案內(nèi)容的可靠性和真實性，進而提升服務(wù)質(zhì)量[6]。

7．注重安全管理

數(shù)字化管理以信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支撐，事業(yè)單位作為我國重要的服務(wù)性機構(gòu)，其產(chǎn)生的部分檔案資源具有一定的保密性，關(guān)系到單位發(fā)展和社會安全，基于數(shù)字化管理的特點，事業(yè)單位要做好安全管理工作，避免檔案資源在保管中被盜取或者丟失、損壞。首先，制定科學的保密制度和安全體系，對所有檔案資源進行保密分級，并且設(shè)置管理員的權(quán)限，對于具有較強保密性的檔案文件，要做好安全管理和備份工作，不同等級的檔案資源，采取相對應(yīng)的保密級別和方式[7]。其次，檔案室內(nèi)的所有計算機都要安裝殺毒軟件，選擇市面上較為流行、殺毒效果顯著的殺毒軟件，定期更新軟件和病毒查殺，避免病毒入侵到計算機中，導(dǎo)致檔案資源受損。最后，靈活采用安全防護技術(shù)，例如，生物識別技術(shù)、防火墻技術(shù)、密匙技術(shù)等，通過生物識別技術(shù)對管理權(quán)限進行科學分配，避免出現(xiàn)由于人為原因?qū)е聶n案丟失的情況，在檔案資源利用中，可使用密匙技術(shù)提升文件傳輸?shù)陌踩裕乐刮募畔⑿孤痘蛘弑槐I取[8]。

結(jié)語

總而言之，在我國經(jīng)濟發(fā)展新形勢下，事業(yè)單位的服務(wù)性和重要性日益凸顯，檔案作為單位日常運行管理的主要內(nèi)容，單位要給予其高度重視，認識到檔案的價值和作用，迎合時代發(fā)展積極探索數(shù)字化管理新模式，提升檔案的利用價值，為單位決策和基層群眾提供服務(wù)。