網絡環境下電子檔案管理的優化路徑分析

張 靜

（遼寧省信息中心，遼寧 沈陽 110032）

引言

檔案管理在我國歷史上發揮著極其重要的作用，它關乎著我國未來的發展。檔案記錄著我國各個朝代的歷史、記錄著中華民族的歷史文化淵源。在我國的各個朝代，檔案都發揮著極其重要的作用，各個朝代能夠通過對前人檔案的分析，了解我國國家的歷史文化及其政治發展方向，因此，檔案管理在國家發展中占據著極其重要的作用。由于我國現代化建設的不斷發展、網絡技術的不斷普及，檔案管理與“互聯網+”技術相融合，形成了新興的電子檔案管理體系。對電子檔案管理工作進行改革，是我國網絡現代化發展的必然要求，但是由于當前我國電子檔案管理工作發展不成熟，致使我國現代電子檔案管理工作仍存在一些問題，對此我們需要正視這些問題，并根據這些問題制定切實可行的實施策略。

一、網絡環境下電子檔案管理的問題

1．電子信息數據的丟失

由于我國當前網絡技術正處于初步發展階段，因此“互聯網+”技術與檔案管理相結合形成的電子檔案管理體系，仍處在摸索階段，網絡環境下電子檔案管理存在電子數據丟失等相關問題。網絡的普及便利了人民群眾的生活，但是網絡同樣具有雙面性，一方面，它有利于電子檔案的管理、方便檔案的查詢；另一方面，網絡處于一個開放的世界，因此，電子檔案管理的數據會存在丟失、竊取等問題。如果將檔案錄入電腦之中，它避免了由于檔案紙質保護不當，導致檔案損失等問題，但是由于檔案錄入電腦之中形成了信息數據，因此，其會由于電腦的不斷升級、機器設備的老化，出現檔案電子數據丟失等相關問題[1]。電子檔案數據丟失帶來的后果將是不可逆轉的，而且電子數據一旦丟失是無法通過互聯網技術追回的。

2．電子檔案專業管理人員的缺失

由于我國互聯網發展起步較晚，網絡環境下的電子檔案管理專業人員較為缺少。電子檔案專業管理人員，不同于普通的檔案管理人員，普通的檔案管理人員僅僅只需要了解紙質檔案的保護流程，每天進行定時定向的檢查檔案，就能夠完成我國檔案的管理工作，但是網絡環境下的電子檔案管理工作需要專業的管理人才，其必須了解現代網絡技術的相關應用操作。我國為了保護檔案，使得用戶更加便利地尋找檔案資源，將大多數紙質檔案錄入網絡之中，使得我國現在電子檔案管理人員，通過電腦軟件應用，進行相關電子檔案管理工作。這就需要專業的電子檔案管理人員，這種管理人才的培養并不可能在一朝一夕中形成，他需要經歷一個漫長的培養階段，需要我國優先篩選電子檔案管理培養人才，然后再進行長期的培訓，讓他們懂得電子檔案管理的重要性，并且學會電子檔案管理運用。

3．電子檔案管理理念的落后

網絡環境下電子檔案管理的發展，還存在電子檔案管理念的落后及其管理體系的不健全等相關問題。我國傳統紙質檔案在我國檔案發展史上占據主導地位，電子檔案是一種新型檔案管理方式，其管理理念及其管理體系處在初步發展階段，但這種發展階段是一種長期的過程[2]。由于我國現代大部分檔案管理人員的管理理念，仍是傳統檔案管理理念，但是傳統檔案管理理念，已經無法適應現代電子檔案管理要求，這種落后的檔案管理理念也無法進一步健全電子檔案管理體系。

二、網絡環境下電子檔案管理的優化路徑分析的重要性

1．有利于快速尋找檔案資源，提高工作效率

由于現代“互聯網+”技術的發展與現代信息技術的不斷進步，對當前網絡環境下電子檔案管理進行優化路徑分析，有利于快速尋找檔案資源、提高檔案工作的效率。傳統的檔案處于一個較為封閉、恒溫、恒濕的房間之中，人們在進行檔案資源尋找的時候，往往需要在這個大的房間之中慢慢的尋找，這就加大了尋找難度、延長了尋找時間。現代電子檔案管理的應用使得人們在進行檔案尋找時，只需要在網絡上找到相關的電子檔案管理庫，并在搜索欄進行搜索，就能夠準確無誤地找到其所需要的檔案管理資源，這種搜索方式極大地提高了人們的工作效率，并且人們在進行檔案資源搜索時，并不需要去檔案館進行尋找，只需要在電腦上通過網絡進行搜索，這大大減少了人們搜索資源的成本，有利于越來越多的人們利用檔案管理進行資源搜索，從而了解我國的檔案管理歷史。

2．有利于保護我國檔案，防止文件丟失

網絡環境下電子檔案管理的優化路徑分析，有利于保護我國的檔案、防止文件丟失。電子檔案管理不同原始的紙質檔案管理，檔案管理以電腦為依托，將所有的紙質檔案文件一一錄入到電腦中，也就是說電子檔案管理，就是將紙質檔案里面的資源，利用電腦比變為信息數據。這種電子檔案管理方式有利于保護我國的檔案，錄入到電腦中的檔案不會因為紙質檔案保護不當，從而出現文件資源的缺失等問題，極大程度上防止了我國當然資源文件的丟失。一個國家的檔案資源對一個國家的歷史發展，具有極其重要的作用，它不僅記錄著國家的歷史發展，而且影響著國家未來的政治建設，檔案管理信息化可以很好地保障我國檔案資源安全，避免紙質檔案因為紙張缺失、盜竊、摧毀等問題影響我國檔案的保存，此舉對于檔案管理行業今后的發展有一定積極影響[3]。

3．有利于推動我國檔案信息化變革

網絡環境下電子檔案管理的優化路徑分析，有利于推動我國檔案信息化變革。由于我國現代網絡技術的發展，使得我國檔案管理利用現代信息技術，不斷加以變革創新。電子檔案管理的信息化發展，使得我國檔案管理資源，不再局限于紙質檔案的文字傳輸，它可以很好地利用網絡信息傳輸等現代信息設備，進行檔案管理的保存及傳閱。檔案管理信息化變革是我國檔案管理發展的必然結果，是我國檔案管理發展歷史上一個全新的轉折點。

三、網絡環境下電子檔案管理的優化路徑分析的實施策略

1．利用現代信息技術提高電子檔案管理效率

網絡環境下電子檔案管理的優化路徑分析，需要檔案管理機構利用現代信息技術，提高電子檔案管理效率。現代信息技術的發展是我國網絡技術發展的結果，我國的檔案管理與我國現代技術的結合，形成了現代電子檔案管理體系。由于我國現代電子檔案管理的起步較晚，因此，為了更好地優化電子檔案管理的路徑，我國檔案管理機構要運用現代信息技術，推動檔案管理的數據化進程。現代信息技術的發展使得檔案管理不再單純依靠人力，它主要是以現代電腦設備為依托，與“互聯網+”技術相融合，利用現代信息技術提高電子檔案的利用效率，推動我國檔案管理的現代化發展。電子檔案管理的發展離不開現代信息技術的發展，只有在傳統紙質檔案管理的基礎上與現代科技相結合，才能有效地推動現代電子檔案的管理效率，推動現代電子檔案管理的有效發展。

2．培養網絡時代專業的電子檔案管理人員

網絡環境下電子檔案管理的優化路徑分析，需要培養網絡時代專業的電子檔案管理人員。電子檔案管理的起步較晚，因此，我國傳統的檔案管理人員，無法適應現代電子檔案管理的發展要求，這就需要我國國家檔案機構，培養網絡時代專業的電子檔案管理人員。電子檔案管理人員的培養，需要在原始檔案管理人員的基礎上進行網絡知識學習，并且在理論學習的基礎上進行實際的電子檔案管理運用。電子檔案管理人員的培養具有定期性、定向性，由于我國現代信息技術發展較為迅速，這就導致了我國檔案管理人員，需要不斷地進行知識的補充，以此更好地進行電子檔案管理[4]。加強電子管理人員的定向化培養，是由于電子檔案管理工作不僅僅是單一的檔案管理，電子檔案進行管理時還需要檔案管理、檔案收集、檔案管理人員等的共同合作，只有做好檔案管理行業各領域人員的相互配合，才能更好地推動現代檔案管理的發展。

3．加強檔案資源的備份，優化檔案管理基礎設施

為了更好地推動網絡環境下電子檔案管理的優化路徑，需要檔案管理機構加強檔案資源的備份，優化檔案管理基礎設施。由于現代網絡技術的發展，電子檔案管理在我國檔案管理發展中發揮著越來越重要的作用。現代信息技術的發展使得我國檔案管理數據化發展，但是網絡數據化檔案資源暴露在網絡之中極其危險，甚至會導致檔案數據的缺失。因此，我國檔案機構在推進電子檔案管理的發展時，應該加強檔案資源的備份，防止因為電子設備的系統升級、病毒感染等問題使得電子檔案數據缺失。電子檔案管理的基礎設施不同于傳統檔案管理的基礎設施，但二者之間有共性，只有不斷優化電子檔案管理的基礎設施，才能更好地推動電子檔案管理的現代化發展。

結語

加強網絡環境下電子檔案管理的優化路徑分析，是我國現代化信息變革的必然結果，電子檔案管理的發展與紙質檔案管理發展有所不同，其不再依賴于紙張的運用，而是依賴于現代電子設備的信息傳輸，在一定程度上有利于我國檔案管理的繼承性發展，推動我國現代檔案管理的信息化發展。電子檔案管理的優化路徑分析，并不是在一朝一夕中就可以形成，它需要我國的電子檔案管理的一個長久性發展，不同的路徑分析會得出不同的檔案管理結果，因此，選擇優化的路徑分析，能夠更好地推動我國網絡環境下電子檔案管理的持久性發展，推動我國電子檔案管理的現代化變革。此舉在一定程度上可推動社會經濟的發展，進一步提升社會經濟軟實力，對于檔案管理工作今后的發展有一定積極影響，便于其今后的發展，加強對其的建設與管理是必要的。