簡(jiǎn)析做好國(guó)有企業(yè)文書檔案工作的策略

徐 艷

（南京河西新城建設(shè)發(fā)展有限公司，江蘇 南京 210000）

引言

在企事業(yè)單位以及機(jī)關(guān)部門的行政管理實(shí)務(wù)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生大量的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件，這些文件統(tǒng)稱為文書檔案。文書檔案工作是國(guó)有企業(yè)行政管理工作中不可或缺的一部分，其具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，并且對(duì)細(xì)致程度要求較高。文書檔案工作能夠?qū)挝贿\(yùn)作發(fā)展的全過(guò)程真實(shí)地反映出來(lái)，因此，其考察使用價(jià)值較高。國(guó)有企業(yè)作為大型企業(yè)，為了實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展，必須對(duì)文書檔案進(jìn)行良好的管理，利用文書檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的歷程進(jìn)行回顧，對(duì)企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)判。文書檔案管理工作質(zhì)量的好壞可以反映出一個(gè)單位檔案管理水平的高低。文書檔案作為檔案資料的發(fā)源地，對(duì)檔案資料的真實(shí)性和完整性有著直接的影響。因此，國(guó)有企業(yè)必須規(guī)范管理文書檔案，為單位的建設(shè)提供保障，為單位的發(fā)展提供可靠依據(jù)。

一、文書檔案工作的概念

一般來(lái)說(shuō)文書檔案包括法規(guī)性和行政性的文件。根據(jù)國(guó)家規(guī)定，企業(yè)在行政事務(wù)中出現(xiàn)的報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等文件都屬于文書檔案。文書檔案不僅是對(duì)企業(yè)事務(wù)的記錄，更是工作人員熟悉企業(yè)發(fā)展情況，從各項(xiàng)事務(wù)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定完備計(jì)劃的重要依據(jù)。在遇到問(wèn)題時(shí)，工作人員就需要從文書檔案中查找相關(guān)證據(jù)，許多問(wèn)題在有檔案參考的情況下就非常容易解決，這對(duì)于推動(dòng)國(guó)有企業(yè)工作順利開(kāi)展有著至關(guān)重要的作用。文書檔案隨著時(shí)間的推移，其發(fā)揮的作用也越來(lái)越明顯，不僅對(duì)于企業(yè)本身有著重要的作用，還對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治也有著重要的研究?jī)r(jià)值[1]。

二、文書檔案的收集整理

文書檔案的收集工作是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。文書檔案的收集指的是對(duì)檔案和與檔案相關(guān)的文獻(xiàn)進(jìn)行接收與整理。文書檔案工作的初始環(huán)節(jié)就是文書檔案的收集工作，文書檔案的收集工作為后續(xù)工作奠定了基礎(chǔ)，因此，其也有著較高的地位。文書檔案收集工作的好壞與檔案的歸檔率和完整率有著緊密的聯(lián)系。在收集文書檔案時(shí)，需要及時(shí)收集有價(jià)值的文書檔案，并且進(jìn)行集中保管，以便后續(xù)的立卷工作順利進(jìn)行。

文書檔案的整理工作是關(guān)鍵工作。有序管理檔案實(shí)體是國(guó)有企業(yè)進(jìn)行文書檔案工作的一個(gè)基本任務(wù)，企業(yè)要有秩序、有條理地保管所收集的文書檔案并對(duì)其進(jìn)行整理。文書檔案的整理工作包括對(duì)劃分排列全總、分類全總、立卷文書以及對(duì)案卷進(jìn)行排列與編號(hào)等環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)都對(duì)文書檔案管理工作的質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響。因此，需要在收集和整理文書檔案的過(guò)程中做到認(rèn)真謹(jǐn)慎，仔細(xì)篩查每一個(gè)對(duì)企業(yè)發(fā)展有意義、有價(jià)值的信息，為文書檔案的完整性與規(guī)范性提供強(qiáng)有力的保障。文書檔案的收集與整理工作要求檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任心和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，還需要具備較高的管理能力，有較為專業(yè)的檔案知識(shí)。近幾年，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)有企業(yè)越來(lái)越重視文書檔案工作的重要性，因此，加強(qiáng)了文書檔案工作[2]。

三、傳統(tǒng)文書檔案工作存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，許多企業(yè)對(duì)文書檔案的管理工作不夠重視。由于檔案管理人員受到傳統(tǒng)思想的束縛，企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，沒(méi)有一個(gè)完備的制度來(lái)對(duì)文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的收集整理、歸檔。這就導(dǎo)致企業(yè)的文書檔案管理工作十分的不規(guī)范，沒(méi)有對(duì)所有的有效文件進(jìn)行錄入，導(dǎo)致后來(lái)工作人員在查找文書檔案進(jìn)行參考時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題。隨著國(guó)有企業(yè)的業(yè)務(wù)量越來(lái)越大，文件和檔案的數(shù)量也逐漸增長(zhǎng)，因此，必須采取先進(jìn)的管理手段和高效的管理方法對(duì)文件和檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案工作的現(xiàn)代化。

四、加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)文書檔案工作的具體策略

1．文書檔案的現(xiàn)代化管理

文書檔案的現(xiàn)代化管理是必然的。要想在龐大的文件和檔案中篩選出重要信息并進(jìn)行收集和整理，文書檔案工作者必須要掌握現(xiàn)代檔案管理科學(xué)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)和科學(xué)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行高效的管理。在新時(shí)期下，面對(duì)快速發(fā)展的國(guó)有企業(yè)，文書檔案工作者需要進(jìn)行現(xiàn)代化的文書檔案管理工作，采取有效措施解決文書檔案管理工作中的一些問(wèn)題。

首先，文書檔案工作者需要掌握一定的現(xiàn)代化技術(shù)，能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決文書檔案管理工作中的一些問(wèn)題。在傳統(tǒng)的文書檔案管理模式下，一些工作是需要手工抄寫來(lái)完成的，例如文件的傳閱、整理等。手工抄寫存在較大的弊端，效率較低。為了提高文件檔案工作的效率和準(zhǔn)確性，工作人員需要靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)在應(yīng)對(duì)文書檔案的各項(xiàng)工作，包括起草、刪減、修改、登記、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)文書檔案工作與辦公自動(dòng)化相結(jié)合。為了提高文書檔案工作文員的專業(yè)水平以及管理能力，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作人員的培養(yǎng)，在幫助他們豐富檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，培訓(xùn)他們利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工作。文書檔案管理工作者需要認(rèn)識(shí)到自身所在崗位以及所負(fù)責(zé)工作的重要性，注重自身能力的提升和專業(yè)素養(yǎng)的提高。

與此同時(shí)，國(guó)有企業(yè)還可以建立一套專業(yè)的現(xiàn)代化文書檔案管理工作系統(tǒng)，將文書檔案的收集整理、檢索編輯、統(tǒng)計(jì)借閱等都與現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行緊密的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。例如，相關(guān)技術(shù)人員可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，利用計(jì)算機(jī)編制符合企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)的檢索系統(tǒng)，方便企業(yè)內(nèi)的工作人員查找相關(guān)的文件與檔案，此外，還要加強(qiáng)系統(tǒng)的安保工作，對(duì)一些機(jī)密文件進(jìn)行安全保護(hù)，避免企業(yè)重要信息泄露。除此之外，企業(yè)還可以通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行共享和交換，登記與統(tǒng)計(jì)文件檔案的調(diào)閱情況，使企業(yè)工作人員在借閱文書檔案時(shí)不需要進(jìn)行繁瑣的登記[3]。

2．加強(qiáng)文書檔案的保密與利用

由于文書檔案中有重要的企業(yè)信息，因此，需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的保密工作。文書檔案的保密工作一直都受到企業(yè)與各級(jí)文書檔案工作人員的重視，因此，國(guó)有企業(yè)的文書檔案管理工作效果較好，但與此同時(shí)，文書檔案的利用效果卻不太理想。例如，許多工作人員收集起來(lái)的檔案并不能得到有效利用，這既加重了文檔工作人員的工作負(fù)擔(dān)，還導(dǎo)致了文件資源的浪費(fèi)。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案工作并不是十分的了解，所以在遇到問(wèn)題時(shí)，并不能馬上調(diào)閱相關(guān)文檔。這些都使得文書檔案工作人員的工作價(jià)值沒(méi)有充分體現(xiàn)出來(lái)，在一定程度上也損害了文書檔案工作人員的工作積極性。因此，如何高效利用文書檔案并且做好保密工作是現(xiàn)階段文書檔案工作的一個(gè)重要問(wèn)題。檔案工作人員不僅需要有較強(qiáng)的檔案處理能力，還需要提高自身的服務(wù)意識(shí)，積極創(chuàng)新，讓所有檔案都能得到有效利用，將檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大。

文書檔案的保密工作的目的之一就是讓企業(yè)能夠更好地利用文書檔案，不能讓文書檔案失去了利用的價(jià)值。需要注意的是，文書檔案的利用必須以保密工作為基礎(chǔ)，不能無(wú)限制的利用，需要在法律允許的范圍內(nèi)進(jìn)行合理利用，為企業(yè)和國(guó)家的安全和利益提供保障。基于此，文書檔案工作人員需要將保密工作與文件的利用相結(jié)合。在開(kāi)放文書檔案前需要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，對(duì)文書檔案開(kāi)放和使用的范圍進(jìn)行嚴(yán)格控制。工作人員還需要對(duì)文書檔案進(jìn)行解密。以文書檔案的保密等級(jí)為基礎(chǔ)，采取針對(duì)性的管理措施，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。企業(yè)也可以根據(jù)自身發(fā)展情況制定與文書檔案保密利用相關(guān)的制度，讓檔案工作人員對(duì)檔案的保密與利用有一個(gè)更清楚的認(rèn)識(shí)，也為檔案工作人員的工作提供依據(jù)。

3．加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作人員的培訓(xùn)

有一部分文書檔案工作人員對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，這樣輕視文書檔案工作的現(xiàn)象會(huì)對(duì)文書檔案工作造成較大的影響，很多文件和重要的資料都不能被及時(shí)收集和整理，甚至出現(xiàn)了收集整理不規(guī)范的情況，導(dǎo)致重要資料沒(méi)有及時(shí)存檔，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)給企業(yè)帶來(lái)較大的損失。企業(yè)內(nèi)部的一些文書檔案工作人員業(yè)務(wù)能力還需要進(jìn)一步提升，許多工作人員在上崗之前沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，在進(jìn)行文書檔案工作中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致后期需要耗費(fèi)大量的精力去審查和批改。有一些工作人員雖然接受了培訓(xùn)，但培訓(xùn)次數(shù)較少，培訓(xùn)形式也僅僅局限于理論教學(xué)，導(dǎo)致工作人員在真正進(jìn)行文書檔案的收集與整理工作時(shí)效率低下。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作人員的培訓(xùn)，一方面，要對(duì)即將上崗的工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力的培訓(xùn)；另一方面，還要培訓(xùn)工作人員運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展工作的能力，提高文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。與此同時(shí)，企業(yè)還需要將文書工作和檔案管理工作進(jìn)行緊密聯(lián)系，防止這兩個(gè)工作脫節(jié)[4]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，做好文書檔案工作對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展有著重要意義。文書檔案工作的作用是不容小覷的，因此，國(guó)有企業(yè)要加強(qiáng)文書檔案工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，文書檔案管理模式也在不斷更新，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該積極采用符合企業(yè)實(shí)際情況的新型管理模式，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)讓文書檔案管理工作變得更加科學(xué)系統(tǒng)。國(guó)有企業(yè)還需要制定完善的文書檔案管理制度，落實(shí)責(zé)任到個(gè)人，讓檔案管理工作朝著一體化的方向發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)提供有力支持。