淺析新形勢下水利工程檔案管理的創新策略

李文芬

（云南省紅河州個舊市北坡水庫管理處，云南 個舊 661000）

引言

水利工程檔案管理是水利工程基礎建設和監督管理的關鍵環節，水利工程檔案是水利工程基礎建設中產生的詳細的歷史時間證據，數千名水利工程工作者的智慧和工作經驗，對實踐活動、科學研究、成本效益分析、參考等具有關鍵的使用價值。在科技飛速發展的時期，針對新形勢和新的日常任務，如何完成水利工程檔案管理從傳統方式向現代方式的轉變，也是水利工程檔案管理面臨的一個關鍵問題。

一、水利工程檔案的概念與內涵

水利工程檔案是指在水利工程建設項目融資計劃、方案設計、進度資料、工程竣工驗收、更新改造等全過程中建立的文件和資料。它涵蓋了水利工程基礎建設的全過程，依托水利工程檔案，一方面，可以掌握建設項目的所有條件；另一方面，也可以為今后新建水利工程的完善提供物質支撐點。早在1992年，中國水利部就明確規定，檔案是體育運動的記錄，具有非常關鍵的數據使用價值。水利工程檔案對水利工程行業的進步具有不可替代的作用，特別是隨著國內水利工程科研能力和設計方案能力的不斷提高，水利工程檔案可能發揮更加關鍵的作用。如果不能合理保證水利工程檔案管理質量，建設項目的基礎建設和中后期相關工作進展將無法有效開展[1]。

二、改變水利工程檔案管理模式的必要性

水利工程檔案管理方式的改變是完成水利工程智能化系統和智能化的必然規定。2018年2月，中國水利部印發《關于加快推進新時代水利現代化建設的指導意見的通知》，明確提出要以智慧水利基礎設施為生力軍和突破口。推進水利工程智能化。因子信息的內容和各層次的數據信息被立即收集、解析和分析。顯然，對改變水利工程檔案的存儲方式、提高利用率提出了更高的要求。以社會經濟發展為支撐點的快速增長縱橫比，明確提出廣泛運用信息化管理、智能系統、翠綠科技應用和優良裝備，武裝水利工程領域，進一步提高水利工程自動化、智能化系統和專業化管理能力。水利工程檔案管理方式必須進行相應的變革，提高檔案信息內容資源共享的高效性，為水利科學管理決策提供數據支撐點。水利工程檔案管理方式的轉變是完成檔案工作自身發展趨勢的必然。檔案管理是各項工作中的一項關鍵性和基礎性工作[2]。檔案資料具有以后工作參考等功能，檔案資料的用戶必須快速準確地找到資料。傳統的紙質化管理方式，查看不便，人工成本高，容易出錯，使用不方便，有著便利性和資源無法共享的缺點，遠非新時期檔案工作推進的必要條件。水利工程行業的不斷發展，檔案的種類、總數和方式日益增多，對檔案的收集、整理、分類、歸檔、保管和使用全過程提出了新的挑戰。以往的檔案管理方式已經無法與大量網絡資源的信息內容保持一致。代碼序列、檔案類別、館藏方式等都需要解決，進行相應的改造，打造全方位的文件資源系統并對外開放。因此，文件的使用，必須努力打造現代化的文件管理方式，并將其融入互聯網時代和綠色發展理念。

三、現階段水利工程檔案管理過程中存在的缺陷與不足

1．檔案的收集與歸檔缺乏標準性與規范性

過去，在水利工程的基礎設施和進度上，很多建設單位過于注重工程建設的速度和質量，而忽視了檔案保管標準的差異。這導致實際檔案的收集和歸檔工作缺乏標準化、規范化，造成檔案不全、檔案存儲混亂。

2．檔案管理隊伍整體專業性不足

從目前水利工程檔案保管的現狀來看，許多檔案保管人員面臨著多項任務或臨時性的挑戰，因為進行員工的分配和招聘并不是檔案保管的主要要求。一方面，檔案保管人員缺乏較強的檔案保管工作經驗，不具備專業的專業技能和專業能力。另一方面，檔案員團隊的綜合能力無法滿足管理要求。

3．檔案管理制度不完善

尤其是在我國中小水利工程建設的基礎設施中，很多建設單位的檔案保管規章制度比較簡單，可操作性不強。只有一種方式既不能有效提高文件存儲的標準化，也不能在水利工程建設中充分利用文件存儲的有效性。在一些新建項目中，相關文件資料沒有選定的存放位置、文件信息和參考的實用價值不大。不僅耗費人力、物力，也達不到檔案管理工作的預期效果。

4．基礎建設不足

檔案庫的核心基礎設施建設包括檔案庫房、信息內容設施等。這種基礎設施的建設是檔案管理的基礎。但是現階段非常多的水利工程建設單位，還沒有開展多方位的檔案保管基礎設施建設規劃，檔案保管工作沒有得到有效保障。

5．督導工作及檔案移交缺乏管理

一方面，我國當今許多水利工程必須建立科學合理的管控體系，完善檔案保管的檢查監督，增強檔案保管的嚴肅性和規范性；項目出現檔案資料過時的問題，不少檔案保管人員沒有立即完成資料的核對工作，造成檔案資料遺漏、丟失等問題。

四、創新水利工程檔案管理的有效途徑

1．提高對檔案管理工作的重視程度

水利部門要提高對水利工程管理辦法的重視程度，從根源上充分發揮檔案保管工作的優勢和作用，塑造積極主動的水利企業形象。新時期，水利工程檔案保管負責人要積極轉變創新思路，自主創新檔案保管工作方式，穩步發展，充分利用網絡技術發展趨勢優勢，推動創新發展。水利工程檔案保管，積極表彰和引進優秀管理解決方案，取得優秀的管理經驗和成果；同時，水利部門要結合自身具體發展趨勢，構建智能化檔案管理系統，積極開展和落實檔案保管工作，進一步提高水利工程檔案保管水平。

2．建立健全完善的檔案管理制度

為從根本上提高水利工程檔案保管質量，水利部門要嚴格按照《檔案法》，制定規范的水利工程檔案保管管理制度，創建技術專業檔案室，選拔技術人才。檔案信息為人才招聘信息，通過專業人才提高人力資源優化配置的利用率，逐步改善檔案倉儲企業人員結構，減少人員流動。確立人員工作職責，落實自身具體義務，完善檔案保管人員管理，按時開展檔案保管工作中的培訓、學習和交流，落實水利部門合同、協議、招投標會議管理辦法提高檔案保管人員的專業能力，確保工作人員將專業技能與檔案保管工作的詳細實踐緊密結合。在檔案保管過程中，原材料的施工管理、工業設備文件、地質構造與生態環境有效銜接。劃分和整理其他研究站點以供參考文獻。同時，水利部門要建立獎懲機制，對表現好的骨干員工實行精神獎勵和物質獎勵，對違反檔案保管管理的人員進行批評和文化教育，鼓勵員工參與檔案保管工作。此外，水利工程企業必須深入了解我國相關法律法規，在水利工程檔案保管全過程中把握社會發展重心，完善和推進各項水利工程建設、水利工程檔案保管政策，并嚴格遵守。相關人員要進一步貫徹落實相關政策，從根本上提高水利工程檔案保管的專業技能、規范性和有序性。

3．推動數字化檔案建設

新形勢下，政府機關事業單位要善于利用現代信息技術輔助文件存儲。水利部門《管理條例》工作人員要繼續建設自身的知識素養，不斷創新紙質文件存儲方式，提高文件存儲質量，按時邀請互聯網專業技術人才到水利部門培訓講座，講解水利智能文件存儲。發揮工程基礎設施的優勢和作用，積極推進水利工程檔案數字化更新改造。水利工程檔案本身包括地下水庫開發設計歷史文獻、文獻檔案、工程征地資料、綠色生態生態環境保護資料等。在創建智能檔案資料智能管理系統的基礎上，完善檔案存儲方式，實現水利工程檔案資料數字化。在修改工作中，選擇PDF方式進行文檔存儲和管理方式，提高文件管理的安全性和一致性，為實際項目建設提供原材料查詢服務。同時，在新增項目資料和文本文件時，可根據智能檔案數據智能管理系統，添加新的項目條款，解決了傳統檔案資料滯后的問題。

4．提高檔案管理人員專業素質

檔案工作人員作為水利部門檔案保存工作的重要組成部分，可以加快自身技術專長和專業技能的提升，提高檔案保存的整體水平，推動我國水利工程的發展趨勢。新時代，水利部門要根據“互聯網技術”階段的發展，按時對相應技術人員進行培訓學習，建設數字化管理素養，提高考核水平，確保檔案保管人員能夠使信息靈活管理。運行期間的文件存儲移動應用程序，以改善文件存儲。指導數字化更新改造過程，規范檔案保管人員整理、記錄、歸檔行為，杜絕人為因素問題。在系統記錄的所有過程中，應按照文件的編號和順序進行記錄，并對所使用的材料進行操作系統的質量檢查和批準，以確保文件信息、內容的準確性，保證文件數據的一致性。

5．加強檔案移交環節的監督和管理

水利工程文件交接環節一般發生在水利工程驗收階段，此環節最容易出現缺乏文檔和混亂的現象，因此，制定這一環節的監管方式十分重要。一般來說，一是針對文件傳輸環節的特點和管理方案，制定有針對性的文件傳輸規范，同時制定職責和要求，提高文件傳輸的嚴肅性和規范性；二是相關信息正在傳遞、申請過程中，管理者必須對檔案資料進行具體檢查，確保檔案資料的一致性和準確性，在檢查過程中一旦發現問題，必須立即處理。

結語

在水利工程基礎設施建設規劃和進度不斷加快的同時，水利工程檔案的作用更加重要，在未來的基礎建設工程和水利工程進展中，要充分認識水利工程檔案的重要性，詳細分析檔案保管中遇到的問題，建立科學合理的檔案保管管理制度和監督制度，其獎勵制度調動了檔案管理人員的積極性，增強了檔案管理的嚴肅性和規范性，為提高檔案保管標準和水利項目的快速發展奠定了堅實的基礎。