開發地域文化檔案信息資源的有效途徑

馬小惠

（凌源市退役軍人事務局，遼寧 朝陽 122500）

地域文化檔案主要反映當地的歷史文化、民俗民風、重大事件、風土人情、名人名勝、名優特產等內容和形式豐富、載體多樣的記錄材料。地域文化檔案資源開發的過程實質上是地域文化檔案信息組織過程，其結果是將蘊含在地域文化檔案中的信息內容揭示出來，并使之有序化、系統化，以便查找和深層次利用。在檔案資源開發中，必須以鮮明特色的檔案產品和服務來滿足社會檔案需求，提升檔案資源開發的社會競爭力。

一、明確地域文化檔案信息資源開發層級

地域文化信息資源必須經過一定過程的開發才能被利用，才能使其隱含的價值得以更好的實現，這個一定的過程指地域文化檔案信息開發利用過程中的不同層次級別，開發力度的差異都會出現不同的開發層次，每個層級都有一個結果及其表現形態。根據開發的深度不同，地域文化檔案信息資源的開發利用可分為以下五個層級。這些層次不是孤立的，它們依次是由淺入深、由低級到高級的開發過程。體現了地域文化檔案信息資源開發利用的全部內涵[1]。

1.地域文化檔案文獻序化開發

地域文化檔案文獻序化開發也是地域文化檔案文獻的整理過程，這是檔案信息初步的開發層次。這種開發是以地域文化檔案文獻的外形特征和內容特征信息為開發單元，用特定的組織手段、分類標準標識文獻的基本特征，讓使利用者能夠獲取地域文化檔案文獻的查找線索，起到對地域文化檔案文獻序化和相對集中的作用。對于地域文化檔案信息內容而言，這種開發是很粗淺的，如全宗目錄、卷內文件目錄、案卷目錄、聯合目錄等都是這種開發的表現形式，這項工作是地域文化檔案信息資源開發的第一步，為以后各層次的開發打基礎。

2.主題揭示開發

主題揭示開發是地域文化檔案信息開發的第二層次，它主要是深入揭示地域文化檔案的內容特征，為地域文化檔案利用者提供多途徑檢索。這種開發階段是以地域文化檔案文獻中的個別事項或主題內容為記錄單位，并用這些記錄單位指引文獻主題內容中的事項和知識。這種開發的成果有，主題索引、作者索引、字順索引等。

3.知識揭示開發

知識揭示開發是揭示出地域文化檔案文獻中的知識內容，并以概述、報道、摘述、評介、選擇、濃縮、精煉等手段對地域文化檔案信息資源進行加工，把地域文化檔案中的各種數據、事實、結論、方法等信息傳遞給利用者。提供給利用者真正想知道的或必須知道的大量檔案中的某個微小部分，因此，知識揭示開發的任務就是從大量的地域文化檔案文獻中摘取這種類型的信息，用于解答利用者的咨詢或向利用者主動提供服務，專題指南就是這種開發的成果。

4.知識重組開發

知識重組開發不僅揭示知識還有分析鑒別的作用。綜合歸納、判斷推理、批評議論等方法對大量相關的或某個專題的地域文化檔案信息進行去粗取精，去偽存真的總結和評論，也就是對地域文化檔案文獻行綜合研究，把嚴重分散、真假混雜的信息搜集起來，經過鑒、篩選、分析，揭示出某一特定信息群的內在聯系及其社會價，并做出必要的結論，形成決策的地域文化檔案依據。

知識揭示開發與知識重組開發的不同之處在于前者是把有關某個地域文化主題的信息經過篩選、鑒別、匯集起來，無須加以分析和評價，而后者則是在匯集同主題信息的基礎上進一步加工，并做出評價，從而產生出一種全新的文獻，它不再是僅僅經過篩選的信息群體，而是對一些信息進行新的組合、提煉和評價，能為利用者提供決策的借鑒。這個層次開發的結果是專題信息的綜合研究報告或論證。

5.知識活化開發

該階段是地域文化檔案信息開發利用的最高層次，是檔案工作者針對地域文化檔案資源利用過程中，發掘知識、進行信息綜合、再生產功能的過程。具體地講，它包括以下內容：使地域文化精神產品向物質產品轉化的知識物化開發，為社會物質生產、經濟活動服務；利用地域文化檔案信息為政府決策、管理運籌服務的知識轉化開發；利用已有的地域文化檔案信息產出新知識的再生產開發，為經濟、社會、文化、科研活動、知識生產服務。

二、完善地域文化檔案信息的開發機制

地域檔案信息開發不僅要具有一定的物質、技術、方法作基礎，同時，也需要有法令、政策、剖度、管理等機制加以配合，下面四個機制可以保證開發業務環節的正常運轉。

1.外部管理體制

外部理順管理關系，增強綜合地域文化開發功能。首先，組建機關聯合檔案室開發地域文化檔案資源，近年來，由于黨政分開，機關職能的轉變，使得立檔單位大量增加，有的機關只有幾個人很難配備合適的檔案人員，如果解決了編制、經費等問題，聯合檔案室將是一種較好的機構開發組織形式。其次，各地綜合性檔案館都擁有比較好的物質條件和素質比較高的檔案專業人員。但由于我國檔案管理體制上實行分級分層分專業管理的原則，檔案信息分別由各級各類各專業的檔案館分別進行管理，因而影響了地域文化檔案信息的綜合利用。建立以綜合性檔案館為基礎的地域文化檔案信息資源開發中心進行開發，效果很好[2]。

2.內部激勵機制

本單位制定崗位目標及其管理責任來實現地域文化檔案信息的開發。從檔案局到檔案館，從領導到一般工作人員，人人都要定任務、有獎罰，工作計劃中必須將一定時期內地域文化檔案信息資源開發任務落實到人，定期考核，獎優罰劣。通過考核評比把優秀的人員選拔或遞補上去，真正做到能者上劣者下。

3.信息反饋機制

檔案信息資源開發利用信息反饋內容大致包括四個方面；一是對接服務人員的評價，如工作作風、服務態度、服務水平、職業道德等。二是對服務方式的評價，如閱覽、復制、調卷、咨詢、輔導以及目錄、匯編、資料服務等。三是對服務水平和質量的要求評價，如是否及時傳遞檔案信息、準確性如何、是否全面系統等。四是檔案利用效果評議。

4.環境協調機制

地域文化檔案信息資源開發的協調機制包括內部環境協調和外部環境協調兩種，內部協調過程中，從檔案信息的輸入、存貯到輸出各工作程序之間始終存在相互配合，共同協作的問題，在各工作程序中，人員、資金設備又穿插其中，當條件的限制，人員、資金還遠遠不能滿足各工作環節的需要時，要合理分配，做到按比例、按輕重緩急安排人力、物力和財力，同時，在工作計劃與工作措施方面協調配合，建立順暢、和諧、穩定的工作關系，是搞好協調的重要內容。外部環境協調是指檔案信息開發部門與周圍社會環境的協調。檔案信息來自社會，檔案事業是一項社會事業，檔案事業的管理是一個開放型系統，必須與社會有關方面相適應。外部協調機制的總目標要求檔案信息部門積極主動地去研究檔案工作的外部環境對檔案部門的影響，使檔案工作與之配合協調，從而獲得地域文化檔案信息資源良好的開發效果。

三、開發地域文化檔案資源的途徑

1.找準市場定位確立競爭優勢

開發地域文化檔案產品獲得經濟效益和社會效益，就要找準市場定位。首先，滿足利用人員的文化程度、收入、職業、愛好興趣等需要，如科研人員、大學教師、政府機關人員、各類管理人員等都是再生型地域文化檔案信息產品的主要用戶。其次，地域文化檔案產品開發者應多選擇差異性營銷，有針對性地生產多品種、系列化的產品，并采取有區別的促銷手段。最后，關心檔案產品信息量、檔次、質量、連續性、針對性、服務和價格等，這些因素構成一個多維空間，某一具體產品在這一多維空間中一定有一點與之對應，這一點就是產品的市場定位點，這是產品開發的一步[3]。

確立競爭的優勢首先是自身的、獨有的、豐高的、動態的檔案有資源貯藏；其次是不同檔案信息機構擁有相對穩定的利用者群體，再逐漸擴展到其他潛在的利用著群體形成多圈層、多品種的產品結構并從而確立自己的競爭優勢。

2.有重點地開發地域文化檔案信息資源

開發特色地域文化檔案信息資源時首先要根據社會的需要，根據自己的實力，制定切實可行的特色地域文化檔案信息開發，按照輕重緩急，進行分層次開發檔案館擁有眾多的特色地域文化檔案資源，數量和類型還將不斷增加，要圍繞著為經濟建設服務的重點，全面地開發館藏。在不同的時期應該根據社會的需要和服務對象的特點，確定各個時期特色地域文化檔案信息開發的方向和重點。

3.有針對性開發地域文化檔案信息資源

特色地域文化檔案信息開發必須緊緊圍繞地域政治、經濟、科研、文化等活動開展，注視和分析社會動態，通過會議、新聞媒體、上級文件等各種方式，把握社會熱點，了解一定時期地域內的工作要求、工作重點并有針對性地開發社會需要的特色地域文化檔案信息產品，以最快的速度加工處理特色地域文化檔案信息，提供高質量的信息產品。這不僅提高了特色地域文化檔案信息產品社會效益和經濟效益，還提高了特色地域文化檔案資源開發的社會影響力。

4.發揮合作優勢整合開發地域檔案資源

要擴大地域文化檔案信息資源開發的覆蓋范圍，將各級綜合檔案館內反映地區特色的檔案盡可能地收集齊全，才能確保對該地區有著完整的認識，檔案編纂不僅注重紙質形式還要注重電子載體，即檔案全文數據庫、信息庫、影視聲像作品等。根據社會需要，依據檔案文獻，采用新技術提升地域文化檔案信息開發效率。互聯網的迅速發展及家用電腦的普及激發人們對各類機讀目錄、數據庫的需求，而這些需求又極大地提高了各種專題目錄、綜述和預測類信息產品的開發速度。有助于地域文化檔案信息開發工作者提高編研效率和開發成果的質量。