紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

郭喜萍

（鐵嶺市城市發展服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

隨著信息技術在各行各業的滲透，許多企業和事業單位開始重視檔案信息化建設，傳統的紙質檔案與電子檔案相結合的檔案管理方式已成為必然選擇。基于這樣一種現實背景，本文將紙質檔案管理與電子檔案管理作為研究對象，在論述兩者內涵的基礎上，分析其異同之處，并對兩者的融合路徑進行探討。

一、紙質檔案、電子檔案概述

正如其名稱所示，紙質檔案是指以紙張為載體的檔案管理方式，它是從我國古代延續下來的一種傳統的檔案管理模式，主要以貯存某些重要材料和文化為目的，同時，又為我國的歷史研究留下了寶貴的資源；電子檔案的管理是借助現代數字化技術，利用先進的設備和掃描儀器，將紙質檔案轉換成可存儲的電子文件，操作簡單，保存方便。

從兩者各自的優勢分析，紙質檔案的優勢有：保存年限長，存儲直觀等；電子檔案的優勢有：載體多樣，可以實現即時傳輸和共享等。

二、紙質檔案與電子檔案管理的異同

1.不同之處

1.1 管理方式的不同。一般情況下，紙質檔案管理程序繁多，所涉及的步驟復雜，要完成檔案的收集、分類、編目、歸檔等工作，在準備好所需資料后，才能實現統一的分類管理。比較起來，電子檔案管理比較簡單，可以省去分類、編目等步驟，只需輕輕一點，就能實現自動分類，在強大的數據庫支持下，能實現針對檔案信息的全自動排列、整合。此外，紙質檔案的管理受時間和地點的限制，有一定的存儲條件；電子檔案不受時間和空間的限制，電子檔案簡化了人們的閱讀渠道，方便人們預覽；電子檔案適應能力強，一旦出現檔案變更的需要，操作人員只需要很少的時間就能完成變更。雖然電子檔案具有很多優點，但是其缺點也是不容忽視的。電子檔案的缺點主要表現為：電子檔案的載體雖然具有儲存空間大的優點，但是容易存在不穩定、壽命短等問題，并且在長期存放過程中，導致載體受潮損壞、最終導致文檔資料損壞。電子檔案需要在有計算機等相關設備下使用，人們無法從載體中直接獲得檔案信息，因此，電子檔案依賴計算機。一旦計算機遭到病毒或者黑客入侵之后，電子文檔的信息安全就會受到影響，電子檔案容易遭到破壞。

1.2 利用方法的不同。一般情況下，紙質檔案對鑒定時間有嚴格的要求，必須在確保多個審核工序核算無誤后才能進行價值鑒定；但電子檔案在這方面沒有提出嚴格的要求，這主要是由于電子檔案的生成比較方便，而且隨后的核算或修改也更容易實現。前一種是以閱覽展示為主要價值表現方式，電子檔案的利用隨時隨地，只要有網絡，就可以進行辦公。

2.相同之處

2.1 信息載體的壽命。利用傳統的手工方式進行紙質檔案管理，將相關內容記錄在紙張上。對紙張的儲藏環境要求更高，假如濕度、溫度控制不當，就會引發紙張發霉、發亮、變質，造成文字無法識別，從而損壞檔案資料；但是電子檔案不同，它使用了先進的數字化技術，以磁性材料為載體，雖然受外界環境因素影響較小，但很可能因磁場的干擾而造成數據的損壞，而且以磁性材料為載體，雖受外界環境因素的影響較小，但也會失去功能等。因此，對信息載體的使用壽命進行分析，雖然兩者的影響因素不同，但對保存方式都有一定的嚴格要求。

2.2 管理模式的共性。利用相關技術，紙質檔案與電子檔案可以相互轉化，這可視為兩者的共同特征，具體而言，紙質檔案向電子檔案轉化后，可以使檔案的查詢、分析變得更直接，而紙質檔案向電子檔案轉化后，可以在一定程度上減輕檔案的“重量”，便于查閱。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合路徑

1.管理模式的融合

當前，雖然許多企業和單位都在自覺地進行檔案管理信息化建設，但由于諸多因素的制約，紙質檔案與電子檔案的融合現狀不容樂觀，使兩者仍處于相對獨立的狀態。從功能上講，電子檔案無論在信息傳遞、處理方式上，還是在開發應用上都實現了方便快捷和高效，但隨之而來的網絡安全問題也使管理人員苦惱不已，因此，對管理人員來說，還是要采用紙質檔案的管理方式。為此，首先需要將管理模式進行整合，實現兩套制度和兩條軌道的結合。雙軌制是什么？具體地說，就是為了實現檔案統一管理，將電子檔案轉換成紙質文件，并備份，這樣就使紙質文件具有數字化的特點。而在雙軌制的基礎上，可以簡單地理解為紙質文件與電子文件的關系，這種關系隨著檔案的有效利用而發生變化，從而促進紙質檔案與電子檔案的融合過程。

2.管理流程的融合

目前，我國已進入穩定發展的階段，電子商務、電子政務等在企業管理中占有重要地位，辦公網絡系統日趨完善，為紙質檔案與電子檔案有效融合提供了有力支撐。為了促使兩者更好地融合，還需要改進和優化管理流程。對檔案管理全過程的分析，涉及了較多的工作內容，包括檔案的鑒定、綜合、歸納等，要求管理者能做到形式上的統一管理，這不僅要體現在后期的歸檔中，而且要落實到原始鑒定工作、整理環節中去。

3.在實行各項管理的時候都需要制定一個互相交流、相互連接的方式

電子檔案和紙質檔案在管理方面基本上是互相交流、相互連接的，一種方式就是充分運用了紙質檔案和電子檔案管理的內容固定性，解決了電子檔案管理中的易變動、易修改等問題，確保了它們的法律效用。二種方式就是紙質檔案轉換成相應的電子檔案時，進行了完善的著錄標引，附上了背景資料信息及原來的數據，通過彼此著錄資料信息，可以準確地查找得到各自的存放地點，互為備份[1]。

4.堅持揚長避短

檔案事業發展過程中，在準確地充分把握了紙質檔案與電子檔案各自的基本優勢與存在不足的基礎上，對于紙質檔案與電子檔案的各種基本優勢及其要求進行合理地統籌整合與充分利用，并及時性地采取有效的管理措施，徹底消除了我國檔案管理服務工作過程中的各種弊端，推進了我國檔案管理服務工作的健康有序順利開展，在徹底實現電子化的檔案管理目標方面，應當做到能夠堅持充分發揮它們的各種科學化、信息化管理功能。在檔案紙質憑證的辦理方面，我們應當注意保持檔案印章及簽字生效憑證的主要優勢不變，在此基礎上將二者的主要優勢地位加以有效的優化融合，全面地提高了紙質檔案的辦理工作效率。

5.遵循“雙套制”原則

在檔案事業的發展中，所謂“雙套制”的管理原則，就是檔案泛指共同使用各種電子檔案和紙質檔案一起共同提交或者共同歸檔，以此方式來有效保證其檔案管理信息的完整準確性和檔案信息的真實可靠性，當前在我國社會主義市場經濟發展形勢下，數字化信息技術和移動互聯網等現代信息網絡技術的不斷完善，“雙套制”的管理原則有效推廣運用，有助于促進當前檔案管理信息工作的健康發展，這就必然地也要求對檔案的業務管理工作，從業人員在準確地把握了電子檔案和紙質檔案的實際管理優勢與自身不足之處的基礎上，不斷地認真學習新的管理知識、新的管理技術，明確“雙套制”的基本特點及其具體適用范圍，依據各級檔案管理信息工作的實際具體情況，合理地設計選擇“雙套制”檔案，最大限度地實現了對各級檔案管理信息數據資源的合理利用，優化資源配置和有效綜合利用，全面地提高了各級檔案的管理工作效率。

6.職工能力的強化

檔案管理人員作為檔案接觸的第一人，其能力和素質直接影響到檔案管理的質量，因此，為保證兩者的有效融合，加強檔案管理人員的素質建設是當務之急，必須引起高度重視。具體地說，新時期的檔案管理，要求有關人員在充分利用紙質檔案管理的優勢的基礎上，保證電子檔案的長期保存。如果能弄清兩者的區別，就要積極地學習先進的信息技術、數字化技術。檔案工作者必須切實轉變自身思想觀念，加強對電子檔案與紙質檔案的管理，為檔案管理工作營造外部保障和良好的內部環境。

7.制度標準的完善

要實現紙質檔案與電子檔案的有效融合，必須以現代化的新型檔案載體為基礎，積極引進計算機技術，使其達到智能化管理狀態，完善相關制度和標準，以更好地適應新時期檔案管理的需要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，避免放置在分散狀態下信息丟失。同時，電子文件形成后，因載體轉換或格式轉換而不斷的改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件管理和提供利用情況。對管理人員的行為進行約束，為他們的歸檔、整理等工作制定切實可行的標準；紙質檔案與電子檔案在現階段各有優勢，在經濟建設及服務中各自發揮超特殊的作用。因此，我們要做好電子檔案與紙質檔案的長期并存工作，逐步完善檔案管理手段，進一步促進檔案事業的發展。

8.兩種檔案的管理互動

兩種檔案各有其優點和缺點，這需要管理人員進行管理時分清主次，充分發揮兩種檔案的優勢，補足其短板，讓兩種檔案相互促進互為補充，并一同趨向完善。電子檔案能夠簡化紙質檔案管理的流程，推動了檔案一體化的進程。通過電子檔案的快速檢索功能能夠快速確定紙質檔案位置，讓用戶根據自己的需要查閱兩種檔案。紙質檔案能夠證實電子檔案的真實性，兩種檔案相得益彰，對檔案管理的建設與發展起著非常重要的作用[2]。

結語

總之，紙質檔案和電子檔案的融合可以使檔案管理更高效、更優質，對此，檔案工作者需要在分析兩者異同的基礎上，在實踐工作中不斷探索兩者有效融合的途徑。以促進檔案事業的發展，更好地為社會服務。