論人事檔案管理制度改革的意義及運行模式

吳可佳

（黑龍江省龍江縣衛生健康局，黑龍江 龍江 161100）

人事檔案管理在考察一個人的各方面信息的過程中都有著重要依據，它是直接管理人才的主要憑據，它記錄著一個人一生的所有信息檔案，切身地關系著每一個人的利益。人事檔案管理制度的改革要全方位多層次地有序進行和合理規劃。在我國當下人事管理制度中主要以土地所有制以及城鄉戶籍和政治身份登記為主的社會身份登記制度。可是，隨著當下社會快速的轉型的關鍵時期，從一方面來說，傳統的人事檔案管理工作在獲取個人信息上無法達到“快、精、準”的效果。從另一方面來說，目前人才流動的幅度越來越廣泛，一些事業單位通過不斷的引進人才的方式才讓一部分企業的人才轉向事業單位，這種現象慢慢變得頻繁。從現下的人事檔案管理制度來講，其對于人才流動是存在不利因素的，其限制了人才流動，其中不乏存在擅自建檔、扣檔、棄檔以及假造檔案等一系列不好的現象時而發生。其降低了人事檔案管理制度的可信程度以及降低了它的真實性和權威性。這嚴重地影響了我國的人力資源管理制度。所以，人事檔案管理制度對于我們的社會生活起著十分重要和必不可少的作用。

一、當下人事檔案管理制度中存在一些問題

1.不夠重視人事檔案管理

人事檔案管理在日常生活中反映了一個人的生活經歷、學習經歷以及工作經歷等各方面的信息材料，其以文字和表格的方式保存下來作為人事檔案管理的基本資料和原始信息。人事檔案管理制度是一個國家按照本國的基本規定對個人的人事檔案進行一系列管理的過程。就目前而言，很多人在人事檔案管理的認知中出現了一些偏差，致使這些人出現私自偽造檔案的不良現象。除此而外，當下我國市場經濟在不斷的發展，人口基數越來越大，人口流動性越來越頻繁，這種現象為人事檔案管理的工作帶來了極大的挑戰性。

2.人事檔案管理信息化的水平低

隨著信息化時代的快速發展，信息的技術慢慢滲透到生活中的各個方面。在人事檔案信息化建設的過程中，其速度非常慢。紙質檔案的記錄依然是很多人事檔案采用的主要方式，電子化的管理方式只存在于少部分人事檔案中。人事檔案在檔案記錄、調閱檔案以及資料檢索等一系列操作中仍是以手工操作為主，現代化的人事檔案管理信息資源庫還沒有被建立起來，致使人事檔案管理信息的利用率降低，所以人事檔案管理應該具備的作用沒有完全發揮出來。

二、社會轉型過程中人事檔案管理制度的改革與創新的模式

1.人事檔案管理制度的創新

人事檔案管理工作將個人生活和社會軌跡進行了比較真實的記錄，國家加強對人事檔案管理的一項工作是為了更加有效且合理地維護事業單位的合法的權益。眼下，還有許多人低于人事檔案管理工作存在認知偏差。提高人事檔案管理宣傳效率是非常必要的一項重要舉措，這有利于改善人們對于人事檔案管理的認知，可以更有效地開展人事檔案管理的工作。不斷提高人事檔案管理工作的效率和質量。組織人事檔案管理的工作人員更需要不斷地提高自己的知識技能和加強思維的革新，抱著終身學習的態度來正確對待人事檔案管理的工作。將現代化的信息技術與傳統人事檔案管理制度進行融合創新，為人事檔案管理工作的更好的發展奠定良好的基礎。

2.人事檔案數字化建設的快速構建

信息技術和大數據的時代快速發展在很大程度上將人們的生活與生產方式進行了改變，在人事檔案管理中融入計算機信息技術應用可以提升人事檔案管理的信息化水平。首先，相關管理單位要在人事檔案管理過程中積極引進先進的掃描儀器、打印機以及復印機等相關的設施設備，給人事檔案管理數字化的建設創造必要的物質基礎條件。其次，要完善人事檔案管理的信息系統，將人事檔案資料全部錄入至信息管理系統，將不同的資料進行分類整理合并，將人事檔案信息進行合理的整理，有利于提高后續工作效率，方便后期的查找、管理和運用，將人事檔案管理的利用率達到最優化。根據國家的有關規定，個人人事檔案記錄、干部的人事檔案必須進行審核，國家有關單位必須加強對干部實際的工作能力的考察，有利于挑選出有專業能力和專業素養的優秀行家。為了保證人事檔案具有可靠性和真實性，管理人事檔案的人員一定要加強核查所有檔案信息資料的真實性和可靠性，為全體社會組織、企事業單位和國家機構提供最有效的數據作為參考。

3.人事檔案管理必須納入個人信用體系的建設之中

當下社會市場經濟在不斷地加強制度建設，事業單位也在不斷地進行探索變革與不斷創新，越來越多的事業單位開始慢慢的市場化。如今正處于社會轉型的最關鍵的時刻，我們應該將社會主義市場經濟的個人信用體系與人事檔案管理緊密是結合起來，將個人銀行的信用記錄情況、個人的身份情況證明以及是否有犯罪記錄等信息全部真實地呈現出來，有利于將這些信息提供給用人單位作為參考。

三、人事檔案管理制度的意義

人事檔案的存在是一種重要的社會依據和社會現象，它的存在方式是以物質形式為基礎并將其中一部分檔案材料永久地保存下去，所以這需要我們進行人事制度改革與創新，為造福后代奠定基礎。我們也要清楚地知道當今社會隨著時間的不斷推移和發展，檔案雖然在成分和數量上不斷的豐富和增加，但是它也存在不斷被損毀的過程之中。

對于當下不斷的增加和形成的檔案，人事檔案管理工作者可以利用提高檔案的收集工作效率來解決這種矛盾，而對于那些處于被不斷的損毀的人事檔案，我們可以利用加強人事檔案的保管工作來進行問題解決。當前在人事檔案保管的一系列的工作中還存在著許許多多有待解決的問題。例如紙張記載的老舊化、字跡顏色褪色模糊，相對數量的紙張被損壞，紙張慢慢變黃及發脆和老化變質，這一系列現象都讓紙質版人事檔案管理遇到了難題。針對一些檔案蟲害也會影響到檔案的保存，檔案保管處的保管條件得不到良好的改善，一些庫房的建筑也不符合檔案保護所要求的標準，其應該復制的檔案基數也非常大，目前復制檔案的一些手段也相對較為落后。

總而言之，在檔案管理工作的實踐過程之中，這個過程也向我們提出了很多很尖銳的有針對性的問題：首先，要求我們把每個人的檔案材料長久的保存下去，其是為了維護個人和集體在歷史進程中的真實面貌而服務。其次，人事檔案的使用年限是有限的，要想將這些緊迫的問題解決好，人事檔案管理人員一定要加強檔案的保管工作，不管是對于當下還是對于將來的事業，這無疑都是非常任重道遠的一項工作。

四、檔案管理工作中的具體任務

1.積極預防人事檔案的損壞

人事檔案管理工作人員要及時地了解和掌握人事檔案被損壞的真實原因和規律，通過對經常性的一些具體工作進行總結，一定要采取專門的、有效果的技術方法和基本措施，我們要運用有效的技術和能力，盡最大限度的努力去消除一些可能損壞人事檔案的不利因素的影響，所以要把人事檔案的自然損壞率控制和降低到一個最小的范圍之內。

2.努力延長人事檔案的壽命

人事檔案保管到工作目的不在于只是去防治檔案中存在的自然損壞現象，我們要從最根本的原因上找問題，并積極采取預防措施，盡可能最大限度地延長檔案的使用壽命。

3.加強檔案的安全維護

努力維護人事檔案的管理安全，首先是指人事檔案作為一種物質存在的形式必須要保證其能夠安全的存檔下。其次是指人事檔案是一種社會現象，在整個國家政治斗爭內，不會因為檔案保管不當的原因而導致檔案信息發生泄漏，最終導致政治上不安全因素的發展。

結語

總而言之，人事檔案是中國人事管理制度中特別重要的一項特色工作，它作為個人的身份、學歷、資歷等各個方面的證據，它始終與組織關系、工資待遇、社會保障等各方面息息相關，具有法律效用，它始終記載著每個人的人生軌跡，在記錄個人信息方面起著關鍵作用。人事檔案管理記錄著每個人在生活中的經歷、個人道德品質和主要的政治面貌等一系列的文件資料，它始終起著參考、憑證和依據的作用，它對于個人在生活中處理各種事情都起著關鍵作用和提供相關證明。

人事檔案管理本就是社會公共信息中特別重要和必不可少的一項重要組成部分，通過人事檔案能夠證實每個人的社會關系、學習經歷等情況。它的作用就是記錄每個人從學校生活到社會工作崗位的一個過程，是一個人的人生軌跡。當下還有很多人對人事檔案存在一些誤解，認為其作用不大。在當下勞動用工管理過程中，人事檔案管理的作用主要是針對職工而言。對于職工個人而言，人事檔案管理部門可以據此為員工提供辦理一系列的政審手續；提供個人婚姻狀況的情況證明；為員工申報職稱的代辦；根據人事檔案信息確定其退休年齡；根據檔案信息為職工代繳養老保險以及失業保險和大病醫療統籌、工資調整；并且出具與人事檔案信息中有關的信息證明材料等等。

我國當前正是出于一個非常關鍵的時期，即社會轉型。我國人事檔案管理的這項工作具有非常重要的作用，它與我國人力資源管理的工作有著十分重要的聯系。我們要努力將人事檔案管理制度進行創新和改革，由此加快人事檔案信息的數字化建設，將人事檔案管理模式進行多元化創新，隨著時代快速進步，我國人事檔案管理制度也要與時俱進，創建一個有效的人事檔案管理制度。