如何有效提升核電工程現(xiàn)場合同管理的成效

馬新朝（中國核電工程有限公司， 北京 100840）

0 引 言

現(xiàn)場合同管理的好壞決定項目建設隊伍尤其是承包商隊伍的穩(wěn)定，合同執(zhí)行的好壞決定項目的成敗。管理好合同，對內可使職工有很好的幸福感、獲得感和成就感；對外不僅可以促進施工的正常進行，保證工程款的及時到位與周轉使用，促進合同結算，更能穩(wěn)定分包商施工班組，并有效開展施工。

1 合同管理概述

1.1 明確合同管理思路

現(xiàn)場合同管理人員要每年初把合同管理的年度工作綱領、工作思路、合同管理體系的要求與項目各管理部門進行溝通與交流，通報合同管理經驗。開展全員合同意圖宣貫，針對合同做法說明、合同規(guī)范性資料、標準規(guī)范、合同管理體系等重點內容進行培訓，使各部門都了解現(xiàn)場合同管理要求，以減少失誤。

明確合同的交底對象，對本單位及承包商兩部分進行交底：其一，針對土建、安裝、調試及合同規(guī)定的工作范圍、合同人員的管理規(guī)定，與項目各職能部門相互進行交底；其二，針對工作中出現(xiàn)爭議問題及商務突發(fā)情況的應對措施和方法，充分有效地進行交底，以增強工程管理人員的合同意識和成本意識。

合同部要貫徹高效執(zhí)行力，個人執(zhí)行力必須服從團隊執(zhí)行力，以解決現(xiàn)場問題、服務工程建設為主要目標，嚴格執(zhí)行合同和管理程序，維護員工及合同相關方的合法利益，促進工程項目良好運轉。

1.2 明確合同管理內容

明確合同工作的主線變化，按照項目的進程計劃與安排主線工作內容。在項目前期，策劃并執(zhí)行承包商招標投標、合同簽訂等事宜，安排好設備采購合同管理，為采購做好基礎工作；在施工建設期間，做好工程款支付和工程簽證的管理；在調試與試運行期間，做好采購服務的管理；在項目竣工驗收階段，做好結算支付和質保方面的管理。其間，按照主線計劃的要求結合項目的生命周期，調整相應的合同管理工作。

建立健全承包商資質管理數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、合同清單、合同工作內容數(shù)據(jù)清單。正確處理分包商的工程索賠及反索賠，主要是處理合同中沒有約定給承包商的工作內容或責任，并通過清單式管理，建立健全合同（包括合同文本）管理清單。

合同管理人員需要及時與設計、采購、施工管理和文檔管理部門就合同及工作范圍變化信息進行溝通，以建立健全動態(tài)數(shù)據(jù)庫。同時根據(jù)這些信息和數(shù)據(jù)分析合同信息，確保接口準確、信息分析及時有效，以減少和規(guī)避合同風險。

根據(jù)工作內容和承包商的特點，可以應用固定單價合同、總價合同、總價＋單價合同、服務合同、委托合同、技術服務類合同和勞務分包合同等處理相關事宜，如緩和采購物項的增減矛盾、協(xié)調工作內容的變化、配合現(xiàn)場技術服務的開展、解決現(xiàn)場費用的爭議等，同時便于對現(xiàn)有供應商的管理與評價及潛在供應商的管理。

2 合同管理與工程管理的融合

為有效促進項目管理的順利進行，需要將工程管理過程中合同管理與其他工作相融合，而創(chuàng)建并尋找管理的共同語言是促進項目管理的最有效方法。項目的開展是按合同要約的要求，以建設單位與承包商、工程咨詢單位簽訂的合同為基本語言進行相應的活動。由此可見，項目合同是最基本的工程語言。

2.1 工程進度計劃

項目的開展以合同工期內需要完成的工作量為基礎，按工程進度計劃的要求安排各項工作。通過合同促進項目施工有效進行的方法是做好合同支付工作。按照工程進度計劃和工程節(jié)點完成情況，支付設計、采購、施工、調試和投入使用所需要的資金，各管理人員需要對支付條件進行會簽確認，以保證施工組織的有效運作。

工程進度計劃的動態(tài)調整、維護和糾偏是合同管理人員必須做的工作，計劃合同管理則是基本手段。

2.2 標準和圖紙

合同管理的基礎是合同人員需要看懂弄清各類標準、施工圖紙、技術條件的要求。這些標準和圖紙是指導項目管理和項目施工的指導性文件，是預算、審核、審計和驗收的依據(jù)。掌握這些要求，可在合同結算和工程簽證管理方面發(fā)揮優(yōu)勢，促進項目施工進度。

合同管理人員應學習并掌握相關合同管理的法律法規(guī)，將法律意識內化于心、外塑于行，確保招標投標、風險控制等各項活動合規(guī)合法，不違反各項要求。

2.3 合同管理流程和服務

項目組建時各類合同管理流程和制度相繼被策劃、確立和優(yōu)化，并取得各部門的內審批準。每個職能部門應定期或不定期地接受管理流程的學習，確保其在熟悉理解的基礎上嚴格執(zhí)行合同管理流程。

合同管理人員要及時做好與各職能部門的溝通與交流，包括做好采購前的策劃。特別是設計變更材料表內物項的采購計劃管理，應提前進行招標投標或監(jiān)督招標投標，為現(xiàn)場物項到貨做好基礎準備工作，保證施工所需材料滿足質量和數(shù)量上的要求；及時將各部門需要開支的各項活動策劃到位，服務好各職能部門和施工單位的采購管理。

3 服務工程施工管理

現(xiàn)場合同部服務于直接履行合同責任的部門，如施工部、采購部、設計部等，并且為這些部門解決在設計、采購和施工中因合同條款不清晰、爭議問題和變更而引起的各類合同問題，最終做好合同兜底管理，以促進項目的順利運作。

3.1 設計變更管理

充分發(fā)揮合同管理的監(jiān)督及成本控制職能，合同部門需要明確合同要求對設計管理進行監(jiān)督和檢查，重點控制按照標準及業(yè)主的需求進行設計，設計人員設計功能的實現(xiàn)設計變更的發(fā)放時機、發(fā)放對象：以減少工程主體已完成又分發(fā)設計變更的現(xiàn)象，這類變更通常會增大施工費用、采購費用或施工輔助措施的施工費用，這類變更也造成采購周期延長時增加的采購及管理費用。發(fā)放對象的控制是防止超出施工合同的范圍所產生的超資格及超范圍工作，以減少合同糾紛，促進施工的順利進行。服務好設計，有助于促進現(xiàn)場設計人員的穩(wěn)定及減少設計偏差，從而促進設計的有效工作。

3.2 采購變更的物項管理

3.2.1 物項采購及服務管理

合同管理人員需要不斷接受物項采購流程的宣傳教育。無論是在立項、預算、增補采購、緊急采購，還是在施工活動的開口合同管理、應對突發(fā)事件（設備損壞、振動處理、質量問題處理）、供應商選擇等方面，都要落實“提前策劃—過程追蹤控制—流程糾偏”措施，保證采購的變更物項能及時到位，滿足現(xiàn)場的需要。對于技術服務類活動，應靈活管控服務流程，以便安排好國內外物項、設備供應商的現(xiàn)場技術報務，做好設備缺陷處理、系統(tǒng)調試和調試配合等工作，確保服務于現(xiàn)場的活動能順利開展并完成。

3.2.2 合同風險管理

合同管理人員應按照建設周期將合同執(zhí)行過程中的各類風險點和工程項目中的各類風險進行風險識別。考慮到施工環(huán)境的變化，應重點對不可抗力、特殊工種的作業(yè)、惡劣天氣、人員操作風險等進行識別，并且按照合同管理流程適時處理，以減少風險對項目工程的影響。

3.3 工程管理

人力資源的穩(wěn)定是工程施工的要素，穩(wěn)定施工隊伍必須要及時支付完成相應的工程款及材料、設備采購款。合同對施工的支持就在于做好支付管理，配合施工完成相應的工程需求。

3.3.1 工程簽證及工作量的核算與結算

各類工程指令、施工活動安排完成后的工程簽證結算，處理現(xiàn)場異常問題、變更等情況，都可按照工程簽證的形式解決合同問題。合同管理人員按照程序和工作情況，與施工管理人員進行充分溝通與交流，完善相應的施工訴求和費用訴求；按照工程量、市場波動情況、人工計價原則和經濟動態(tài)控制，審批相應的工作簽證，及時支付，保證資金順利流轉，促進工作順利完成。

在工程計量核算方面，要核對好人、材、機、措施的實際情況，特別要注意在施工中為一件簡單事件而做的輔助措施。按照定額核算工程量，不符合實際。解決工程量與實際不相符問題的方法是現(xiàn)場見證。

由國家、核工業(yè)、地方行政法規(guī)管理部門及企業(yè)確定的工程定額可套用于相應的結算工作，以動態(tài)控制費用，避免施工承包商超前墊資施工，保證施工質量與安全，確保工作順利完成。

3.3.2 工程索賠的管理

質量、安全、環(huán)保、合同爭議、工程量及措施費爭議等問題均可以通過索賠程序進行處理。對于人員窩工、返工，易損件采購，處理工程不符合項的各類耗損，將責任界定清楚后，向相應負責任的單位及個人進行索賠。合同管理人員可以組織監(jiān)理、施工管理人員召開評審會議，以減少因責任判定不清而造成的誤索賠。

合同管理人員要對工程建設過程中易出現(xiàn)索賠的環(huán)節(jié)及風險點進行分析和預控，以便提前建立索賠工作預案。

3.3.3 工程突發(fā)事件的保險

諸如誤操作、運行錯誤、施工工序未控制良好等人為失誤，以及臺風、暴雨、暴風雪、霧霾等特殊惡劣天氣，都會給施工帶來很大的損失風險，因而必須健全第三方責任保險制度，以減少工程失誤而造成的大量耗損。

該保險的報險流程及相應的工作需要應提前與施工管理等職能部門進行溝通與交流，當發(fā)生相應事件后，避免出現(xiàn)應對時束手無策的尷尬局面。

該保險主要針對易發(fā)生質量安全方面的事故、影響現(xiàn)場施工的主要工序、重要物項、缺陷，承包商選擇，以及事件處理方面進行突發(fā)事件的風險識別。具體如下：海工工程中大型鋼閘門的漏水處理、液壓油系統(tǒng)的失效修復、潛水作業(yè)，機械設備的振動、重要及高強大螺栓的缺陷處理、零部件的加工、特種設備的第三方檢定和檢測，焊接施工過程中的異常現(xiàn)象（進口焊接設備缺陷處理）、焊接缺陷的處理，材料的復驗檢測及第三方檢測，工程質量缺陷的處理，重大施工方案的專家評審及專家支持，等等。在為這些工作制定相應預防措施的過程中，既要選擇好供應商、策劃好預案，還要配合合同實施好解決方案，從而服務好施工現(xiàn)場。

3.3.4 工程合同的執(zhí)行

按照工程的工期目標計劃進行合同執(zhí)行情況的管理，做好合同工期及施工工作提前與滯后的原因分析。從設計質量到工程施工的質量管理、安全管理，從設備采購到貨管理到驗收管理，從安裝、運行、調試到現(xiàn)場質量安全情況，全面進行分析，尤其注重對成本目標管理的分析。結合企業(yè)資質與業(yè)績的管理，人員資格符合性、人員數(shù)量滿足性的審查，設備工具、器具的維護保養(yǎng)，管好合同的履行工作，重點處理各類偏差，以促進項目執(zhí)行的有效性。

在合同監(jiān)督（專用款的使用監(jiān)督，專款專用）方面，需要有針對性地對合同范圍內的工作進行監(jiān)督檢查。例如：合同變更的發(fā)放情況與發(fā)放對象是否屬實，變更范圍是否違反合同規(guī)定、是否違反標準的約定；變更時機的管理是否適時，是否符合工程實際的進展情況，不能在運行狀態(tài)時進行變更；等等。

3.3.5 合同管理評價

合同管理評價分為合同管理工作評價和合同后評價。對于合同管理工作和合同執(zhí)行后的綜合評價，各部門應堅持按照評價結果的建議與要求，持續(xù)有效地改進工作。

（1）合同管理工作評價。主管合同的領導召集項目部、采購部、合同部、施工部、倉儲部、質保部、控制部、安全監(jiān)督部和設計部等職能部門及各不同專業(yè)組織召開“你眼中的合同部”專題會，針對合同管理工作的成效，合同管理人員的領導力、責任擔當情況、合同執(zhí)行力和服務情況，從不同視角進行探討，找出產生薄弱環(huán)節(jié)的原因，從而對癥施治，改進工作作風，提升工作成效。

（2）合同后評價。所有合同執(zhí)行完成后，合同部按照清單對各項合同圍繞簽訂、執(zhí)行、管理、條款、結算等情況逐一進行綜合評價，以“策劃-實施-檢查-改進（PDCA）”循環(huán)方法不斷優(yōu)化合同管理。從承包商選擇、采購方式、評價標準、談判策略，以及招標文件的合理化、潛在承包商資料的審查分析與消化吸收等方面，評價合同的簽訂情況，找準薄弱點，總結提升；從工期目標、施工工作提前與滯后原因、設計質量、工程、設備、安全管理成效和質量安全結果等方面評價合同的執(zhí)行情況，分析成本目標，重點處理各類偏差；從合同管理對工程項目的總體貢獻或影響，合同分析的準確程度，合同管理和其他職能在協(xié)調中產生的問題，需要改進的地方，索賠處理的結果和經驗教訓的吸取等方面，評價合同的管理情況。此外，還要從以下環(huán)節(jié)進一步優(yōu)化合同管理：對項目有重大影響的合同條款必須表達到位、執(zhí)行到位，合同條款不能遺漏且表達清楚、確切，對增減的具體條款必須明確。這樣才能更好地保護合同雙方的利益，才能簡化合同、提升合同制定水平。

3.3.6 合同的變更管理

合同在配合設計、采購及施工過程中，必須要注重合同的變更管理，根據(jù)工程的階段和實際情況進行相應的條款變更，特別是材料費的變更、人工費用的變更、因設計變更而導致的采購與施工范圍的變更等，保證合同范圍能全面覆蓋施工工作。

工程項目合同簽訂后，工作范圍、進度、工程質量要求和合同條款內容的變化，都被認定為合同變更，特別是設計與采購物項的接口、參數(shù)和方案的變化。這些變化通常很少受到各參建方的重視，但都要按照合同變更進行管理，而制定相應的管理措施能有效減少合同爭議。

因設計錯誤而修改圖紙，供貨范圍、技術條件發(fā)生變更，因工程環(huán)境變化而導致預定工程條件的不符合、不準確，因發(fā)包人指令、發(fā)包人責任而引起承包商供貨方案、施工方案的變更，因法律法規(guī)變化、技術標準升版、知識更新而導致施工方案的變更，因合同目標及工期更改而造成施工人力、物力、工作時間等的變更，等等，都會改變施工承包商的施工工作內容，繼而增加或減少費用。因此，在實施合同變更工作時，要做好對業(yè)主、施工承包商、監(jiān)理單位等相應合同主體合規(guī)性程序和執(zhí)行情況的審查，以規(guī)避相應的廉潔風險。

3.3.7 工程合同管理的經驗反饋

在同一項目的不同單位之間，在不同項目的同一職能部門之間，在同一項目的不同職能部門之間，針對土建建筑、安裝施工、調試承包商，水電運維、交通維修、垃圾清運及處理、環(huán)境保護等協(xié)作單位和混凝土攪拌站、各類檢驗試驗室等生產準備單元的管理，充分交流合同管理工作經驗，取長補短，傳承優(yōu)秀管理方法；尤其強調對勞務用工、技術用工形式的管理。

對于材料預付款、工程款、激勵款、質量安全專項獎等款項的支付，根據(jù)合同支付的經驗總結與反饋，可采取一次性支付、按工程完成的節(jié)點支付、激勵支付、預付等方式，但必須嚴格執(zhí)行支付程序，做到合法合規(guī)、記錄完整。

通過組織會議解決合同爭議、招標投標、價格談判、合同技術交底、合同條款商定與討論、合同結算、索賠管理、合同記錄審查等，可持續(xù)優(yōu)化與改進合同管理，全面提升合同管理水平。

4 合同管理體系評審及維護

按照質量管理體系的質量保證大綱流程，開展項目合同管理的評審、監(jiān)督與檢查工作，維護管理體系，從合同記錄、來往函件、支付記錄、合同管理清單、合同評價等方面評審體系要素；結合現(xiàn)場施工及各項工作的開展情況進行深入探討，提出整改意見和建議，糾正各類薄弱環(huán)節(jié)，以防重復發(fā)生同類問題。

合同管理要以清單方式開展記錄審查工作，形成閉環(huán)控制，保證每項工作富有成效。合同管理工作要從招標投標過程管理開始至合同結算完成結束，完成一項合同后進行合同評價和年中、年終工作總結，形成完整資料檔案，理清條款，從而為多類合同管理工作的推廣與應用提供良好借鑒。

5 結 語

項目一盤棋，合同管理需要遵循合同的管理規(guī)律，掌握合同工作主線的轉變。提前預控，做好服務，是提高合同管理水平和顧客滿意度的最優(yōu)途徑。合同管理部門與其他部門要加強協(xié)作，必須用好“工程進度計劃、合同、標準法規(guī)”這個共同語言，促進合同管理工作與項目其他管理工作的融合，以增強合同風險的控制能力；及時妥善完成預付款、進度款、竣工結算款等工程合同價款的支付工作，可保證施工承包商得到合理的周轉資金和工程費用，從而能更好地穩(wěn)定施工隊伍，促進項目管理的優(yōu)化，使得合同管理的成效更加顯著。