南水北調(diào)蘇魯省際工程檔案管理實(shí)踐與思考

一、背景

南水北調(diào)蘇魯省際工程包括管理設(shè)施工程和調(diào)度系統(tǒng)工程，前期由原國(guó)務(wù)院南水北調(diào)工程建設(shè)委員會(huì)委托水利部淮河水利委員會(huì)，水利部淮河水利委員會(huì)委托沂沭泗水利管理局進(jìn)行代建，2015年建管單位變更為南水北調(diào)東線總公司（以下簡(jiǎn)稱總公司）。管理設(shè)施工程按照徐州市建設(shè)流程完成審批，開(kāi)展了前期規(guī)劃、環(huán)保和土地劃撥等工作，辦理施工許可、質(zhì)量監(jiān)督和安全監(jiān)督手續(xù)以及消防備案等開(kāi)工前準(zhǔn)備工作。2017年12月工程完成竣工驗(yàn)收，后續(xù)分別完成消防專項(xiàng)驗(yàn)收、環(huán)保驗(yàn)收、規(guī)劃核實(shí)、地方檔案驗(yàn)收以及竣工驗(yàn)收備案等工作。按照《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》的相關(guān)要求完成了項(xiàng)目法人合同驗(yàn)收階段檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和政府組織的工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。調(diào)度系統(tǒng)工程按照信息系統(tǒng)工程要求完成基礎(chǔ)資料，分布工程、單位工程及合同驗(yàn)收按照總公司制定的合同驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則要求完成。完成項(xiàng)目法人合同驗(yàn)收階段檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和政府組織的工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

二、蘇魯省際工程檔案特點(diǎn)

管理設(shè)施工程總建筑面積為4611 平方米，設(shè)有檔案室、變配電室、調(diào)度中心、會(huì)商中心、電力機(jī)房、通訊機(jī)房和網(wǎng)管中心等功能房間。調(diào)度系統(tǒng)工程包括信息采集系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用支撐平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)集成、應(yīng)用系統(tǒng)等7 個(gè)部分，地跨江蘇、山東兩省，包括臺(tái)兒莊泵站、二級(jí)壩泵站、藺家壩泵站、省際管理局等共計(jì)13 個(gè)站點(diǎn)。蘇魯省際工程關(guān)系復(fù)雜，協(xié)調(diào)難度大，工期長(zhǎng)，相對(duì)應(yīng)的工程檔案也較為復(fù)雜、管理難度大，以下從檔案的特殊性、綜合復(fù)雜性分析蘇魯省際工程檔案特點(diǎn)。

1.特殊性

蘇魯省際工程檔案相比其他南水北調(diào)工程檔案具有特殊性，建設(shè)過(guò)程資料涉及不同行業(yè)。建設(shè)過(guò)程資料按照總公司制定的各項(xiàng)管理辦法和《江蘇省建設(shè)工程監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)用表（第五版）》等有關(guān)要求形成的，需同時(shí)嚴(yán)格按照地方政府規(guī)定完成各項(xiàng)專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收備案；建設(shè)過(guò)程資料按照總公司制定的各項(xiàng)管理辦法和信息化系統(tǒng)等有關(guān)要求形成的，驗(yàn)收過(guò)程嚴(yán)格按照合同驗(yàn)收細(xì)則執(zhí)行。由于蘇魯省際工程建設(shè)單位發(fā)生了變更，部分文件原件已入原建設(shè)單位檔案，導(dǎo)致后期工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)部分文件為復(fù)印件,無(wú)法保證檔案的完整性。

2.綜合復(fù)雜性

蘇魯省際工程從項(xiàng)目可行性研究、初步設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、施工、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)到試運(yùn)行、檔案驗(yàn)收直至運(yùn)行投入階段，參建單位多，形成的檔案資料內(nèi)容和形式多種多樣，包括工民建、電力、信息化、環(huán)境保護(hù)、規(guī)劃、消防、水利水電工程、自動(dòng)化控制、網(wǎng)絡(luò)安全等專業(yè)，內(nèi)容包括請(qǐng)示、批復(fù)、通知、指示、變更資料、施工方案、監(jiān)理單位的旁站記錄等多種類型專業(yè)集成體。

三、蘇魯省際工程檔案存在問(wèn)題

1.檔案管理體制需進(jìn)一步完善

為規(guī)范蘇魯省際工程建設(shè)，總公司制定了《南水北調(diào)東線總公司年度建設(shè)管理目標(biāo)考核辦法》等7 項(xiàng)制度，要求工程現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)管理單位檔案管理要做到“三同步”，注重收集、整理工程實(shí)施過(guò)程材料。但部分參建單位檔案管理體制不完善，工作態(tài)度不夠積極，檔案質(zhì)量不高。由于工期長(zhǎng)，檔案管理員不固定，新檔案員不能及時(shí)學(xué)習(xí)與消化吸收檔案管理知識(shí)和制度要求，落實(shí)檔案管理制度。在合同中未明確檔案項(xiàng)目和費(fèi)用，施工和監(jiān)理等單位沒(méi)有積極性。部分施工單位已撤場(chǎng)，檔案不齊全，甚至部分資料已丟失，導(dǎo)致資料收集難度大，無(wú)法保證檔案的完整性。

2.建設(shè)環(huán)境復(fù)雜，參建單位多

蘇魯省際工程建設(shè)地點(diǎn)跨江蘇、山東兩省，包括臺(tái)兒莊泵站、藺家壩泵站、省際管理局等13 個(gè)站點(diǎn)，工程規(guī)模大，建設(shè)周期較長(zhǎng)，涉及單位多。部分單位對(duì)檔案工作重視不夠，未及時(shí)收集過(guò)程資料；同時(shí)普遍存在檔案人員水平不高，且更換頻繁情況，不利于檔案工作開(kāi)展和資料的收集。

3.檔案人員水平需進(jìn)一步提高

檔案管理是一項(xiàng)規(guī)范性較強(qiáng)的工作,對(duì)工作人員業(yè)務(wù)能力有較高的要求。各參建單位的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平參差不齊。部分單位的檔案管理員系臨時(shí)抽調(diào)或兼職，甚至是臨時(shí)性參加檔案工作；部分檔案管理人員檔案管理意識(shí)不足，未及時(shí)移交檔案和定期歸檔，嚴(yán)重影響了檔案內(nèi)容的完整性和規(guī)范性。

四、解決蘇魯省際工程檔案存在問(wèn)題的措施

1.完善制度，強(qiáng)化執(zhí)行

規(guī)范化、合理化的制度是檔案工作順利實(shí)施的有力保障。總公司成立檔案中心負(fù)責(zé)檔案管理工作，制定檔案管理辦法、人員崗位職責(zé)、歸檔范圍與檔案保管期限規(guī)定、庫(kù)房安全規(guī)定和檔案管理實(shí)施細(xì)則等。法人負(fù)責(zé)全面指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各參加單位的檔案工作開(kāi)展?fàn)顩r。監(jiān)理、施工、設(shè)備供應(yīng)等單位是檔案形成、收集、整理，保證檔案資料完整性的具體實(shí)施單位。為加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，檔案中心多次監(jiān)督檢查工程建設(shè)過(guò)程資料收集等工作，聘請(qǐng)檔案專家進(jìn)行培訓(xùn)，結(jié)合工程現(xiàn)場(chǎng)資料收集整理現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，保障了蘇魯省際工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的順利實(shí)施，為后續(xù)設(shè)計(jì)單元工程完工驗(yàn)收奠定了基礎(chǔ)。

2.結(jié)合工程實(shí)際情況，集中人員，規(guī)范資料

結(jié)合蘇魯省際工程檔案特點(diǎn)，現(xiàn)場(chǎng)管理單位聘請(qǐng)檔案專家多次宣貫?zāi)纤闭{(diào)工程檔案管理規(guī)定，并分析其他工程檔案實(shí)例，幫助檔案人員熟悉掌握檔案規(guī)定，解決整編過(guò)程遇到的問(wèn)題。現(xiàn)場(chǎng)管理單位領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案管理工作，安排專職檔案管理員，并按要求配備了檔案設(shè)施設(shè)備，保障了檔案的安全性。為了保證蘇魯省際工程檔案質(zhì)量，現(xiàn)場(chǎng)管理單位聘請(qǐng)檔案專業(yè)整編單位提供技術(shù)服務(wù)，對(duì)各參建單位項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人和檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，詳細(xì)梳理每一個(gè)標(biāo)段的具體材料，制定了《南水北調(diào)東線一期蘇魯省際工程檔案整編方案》，為蘇魯省際工程檔案文件材料收集、整編、歸檔提供了依據(jù)。同時(shí)集中辦公收集整理資料，及時(shí)解決整編過(guò)程中存在的問(wèn)題，有效保障了資料的完整性和系統(tǒng)性。對(duì)于既有設(shè)備又有安裝的施工標(biāo)段，采用了此類施工標(biāo)段檔案既有S 類屬性又有D 類屬性的創(chuàng)新措施，設(shè)備臺(tái)賬增加檔案號(hào)和頁(yè)碼，方便運(yùn)維人員對(duì)照查用。為突出調(diào)度工程信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)特點(diǎn)，方案在S類屬性增加了數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、應(yīng)用支撐平臺(tái)、應(yīng)用集成和應(yīng)用系統(tǒng)等設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)部分的需要分析、需要評(píng)審、設(shè)計(jì)方案、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)說(shuō)明書、源代碼說(shuō)明和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)文件等案卷。

五、結(jié)束語(yǔ)

蘇魯省際工程檔案是利國(guó)利民工程的歷史見(jiàn)證，記錄了南水北調(diào)工程建設(shè)、運(yùn)行管理工作的全過(guò)程，為后續(xù)運(yùn)行管理、改擴(kuò)建、維護(hù)等工作提供了重要的參考依據(jù)。在整編蘇魯省際工程檔案資料的過(guò)程中，指出了檔案整編過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，并提出了有效措施，保障了工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的順利進(jìn)行，為后續(xù)類似工程檔案管理機(jī)制提供了借鑒經(jīng)驗(yàn)■