基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下高校新校區(qū)建設(shè)資料管理的探究

潘江蘭

廣西國際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院后勤管理處基建科 廣西 南寧 530007

引言

十九大報(bào)告指出，建設(shè)教育強(qiáng)國，加快教育現(xiàn)代化，是實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢(mèng)和實(shí)現(xiàn)人民對(duì)美好生活的向往的必然要求。許多高校為滿足自身辦學(xué)需要和發(fā)展要求，拓展辦學(xué)空間，實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展，開始新建新校區(qū)。高校新校區(qū)建設(shè)形成的資料繁多、復(fù)雜，且新校區(qū)建設(shè)資料既是施工及竣工驗(yàn)收、交付和使用的必要條件，也是日常監(jiān)督檢查、匯報(bào)上級(jí)部門及高校追溯歷史的重要依據(jù)。因此，注重新校區(qū)建設(shè)資料的規(guī)范管理、完整歸檔是必須的。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展、無紙化辦公盛行，項(xiàng)目建設(shè)資料管理依托互聯(lián)網(wǎng)也是值得探究的。

1 高校新校區(qū)建設(shè)資料管理內(nèi)容

高校新校區(qū)建設(shè)資料管理從項(xiàng)目立項(xiàng)開始到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交付使用止，貫穿項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程。新校區(qū)建設(shè)資料除了工程常規(guī)建設(shè)涉及的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、修建性詳細(xì)規(guī)劃方案、地質(zhì)勘查報(bào)告、初步設(shè)計(jì)圖、施工圖等前期相關(guān)的報(bào)建資料及施工過程中發(fā)生的工程聯(lián)系函、簽證單、設(shè)計(jì)變更與監(jiān)理通知書等資料外，由于高校自身存在的社會(huì)性、公益性，且高校同時(shí)受上級(jí)部門的分管監(jiān)督，因此高校新校區(qū)建設(shè)資料還包含上級(jí)下發(fā)的會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、答復(fù)文件及高校上報(bào)上級(jí)部門的請(qǐng)示報(bào)告、協(xié)調(diào)函件、進(jìn)度報(bào)表及校內(nèi)各職能部門提交的需求建議等相關(guān)資料[1]。

2 高校新校區(qū)建設(shè)資料管理存在的問題

2.1 資料管理介入晚

高校新校區(qū)項(xiàng)目資料管理都是由行政部門主要負(fù)責(zé)，由于缺乏專業(yè)項(xiàng)目資料管理人員，導(dǎo)致項(xiàng)目資料收集不及時(shí)、不完整，且高校對(duì)項(xiàng)目資料歸檔要求沒有事先學(xué)習(xí)了解，導(dǎo)致項(xiàng)目資料缺失、遺漏。以我參與的S高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目為例，S高校新校區(qū)建設(shè)資料收集的明確起點(diǎn)是施工階段，但實(shí)際S高校新校區(qū)建設(shè)前期有很多準(zhǔn)備工作，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)外出考察、校內(nèi)討論會(huì)、請(qǐng)示上級(jí)部門等，各項(xiàng)準(zhǔn)備工作同樣會(huì)形成各項(xiàng)資料，但S高校由于資料管理介入晚導(dǎo)致前期準(zhǔn)備工作部分資料缺失或分散到各職能部門。因此，高校新校區(qū)建設(shè)資料管理應(yīng)從項(xiàng)目前期立意調(diào)研開始介入。

2.2 資料管理制度不完善

在建筑領(lǐng)域，以施工單位為出發(fā)點(diǎn)的資料管理制度更為完善，對(duì)于以建設(shè)單位為主的資料管理制度相對(duì)欠缺。以S高校新校區(qū)建設(shè)為例，前期由于沒有制定資料管理制度，沒有明確資料表格使用模板、報(bào)送份數(shù)，導(dǎo)致施工過程中使用的聯(lián)系函、簽證單及材料送審表等反復(fù)修改，做了多次無用功。制度是方向標(biāo)，資料管理的規(guī)范性在于建立完善的資料管理制度。

2.3 資料報(bào)送不及時(shí)

高校新校區(qū)建設(shè)時(shí)間緊、要求高，也因?yàn)槿狈I(yè)性人員，同時(shí)涉及的部門單位多，資料審批時(shí)限長，導(dǎo)致資料報(bào)送不及時(shí)。S高校新校區(qū)建設(shè)就是多邊工程，邊設(shè)計(jì)邊報(bào)建邊施工，報(bào)建及施工過程中時(shí)常以承諾書方式后補(bǔ)資料，部分資料后補(bǔ)的時(shí)限會(huì)在事件發(fā)生后一個(gè)月、兩個(gè)月、甚至半年。至此，嚴(yán)重影響項(xiàng)目資料收集的及時(shí)性、完整性，且資料后補(bǔ)不利于項(xiàng)目建設(shè)的整體推進(jìn)，且容易導(dǎo)致資料遺漏、出錯(cuò)[2]。

2.4 資料管理人員配備不專業(yè)、不齊全

在高校，負(fù)責(zé)管理校園基本建設(shè)項(xiàng)目的人員，本質(zhì)定位是屬于行政人員，主要工作是協(xié)調(diào)各行政部門配合完成相應(yīng)的項(xiàng)目建設(shè)，缺乏對(duì)施工現(xiàn)場的了解，缺乏專業(yè)實(shí)踐性，從而導(dǎo)致對(duì)項(xiàng)目資料的重要性認(rèn)識(shí)不夠，以至于沒有將資料分門別類及時(shí)歸整。另外，高校不同于建筑施工企業(yè)，高校各個(gè)崗位的人員配置是有明確規(guī)定要求的，大部分高校新校區(qū)建設(shè)配備的資料管理員基本上是1個(gè)。但高校新校區(qū)建設(shè)投資額往往是幾個(gè)億以上的，是屬于大項(xiàng)目，只配一個(gè)資料管理員是完全不夠的。

2.5 資料監(jiān)督制度不健全

以S高校新校區(qū)建設(shè)為例，S高校在新校區(qū)建設(shè)前期已制定資料檔案管理制度，但資料檔案是否已按照制度執(zhí)行并沒有相應(yīng)人員監(jiān)督檢查，整個(gè)資料收集過程全憑資料員的自覺性。為及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料收集過程的困難問題，應(yīng)建立健全監(jiān)督制度，明確以新校區(qū)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者校內(nèi)紀(jì)檢監(jiān)察人員為牽頭人，定期檢查各個(gè)階段項(xiàng)目建設(shè)資料收集情況。

2.6 資料管理歸口部門不統(tǒng)一

以S高校新校區(qū)建設(shè)為例，參與新校區(qū)建設(shè)的主要行政部門有后勤管理處、財(cái)務(wù)處、審計(jì)室、資產(chǎn)管理處。其中后勤管理處下掛新校區(qū)建設(shè)指揮部辦公室，統(tǒng)籌新校區(qū)建設(shè)的各項(xiàng)工作，重點(diǎn)工作是施工現(xiàn)場的管理。財(cái)務(wù)處主要負(fù)責(zé)新校區(qū)建設(shè)相關(guān)的各項(xiàng)資金籌措與支付。審計(jì)室主要負(fù)責(zé)新校區(qū)建設(shè)的預(yù)結(jié)算、簽證復(fù)核等相關(guān)工作。資產(chǎn)管理處主要負(fù)責(zé)新校區(qū)建設(shè)相關(guān)的各項(xiàng)服務(wù)招投標(biāo)工作。各個(gè)行政部門在工作開展過程中會(huì)形成對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)資料，對(duì)于這些資料，各個(gè)部門各自為政、各自留存，沒有明確統(tǒng)一的歸口管理部門。從資料整體關(guān)聯(lián)性考慮，在參與新校區(qū)建設(shè)的各個(gè)行政部門中應(yīng)明確一個(gè)資料歸口部門，各個(gè)行政部門在各個(gè)階段發(fā)生的重要資料應(yīng)同時(shí)備份留存在資料歸口部門，待項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)算后，由資料歸口部門統(tǒng)一將資料移交檔案室[3]。

3 基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下新校區(qū)建設(shè)資料管理的探究

鑒于上述S高校新校區(qū)建設(shè)資料管理存在的問題，可以看出，制度完善是資料管理的前提，提前介入資料管理是關(guān)鍵，加強(qiáng)資料管理人員的培養(yǎng)是重要舉措，重視過程資料及時(shí)收集是必須，落實(shí)監(jiān)督制度不可或缺，明確資料管理歸口部門是必要。那么，如何依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效解決高校新校區(qū)建設(shè)資料管理的問題，從而形成資料集成、共享的新局面呢？以下是我的探究。

互聯(lián)網(wǎng)的主要特點(diǎn)有云端服務(wù)、資源共享、數(shù)據(jù)集成。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的這些特點(diǎn)，我們可以構(gòu)建一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)資料管理平臺(tái)，管理平臺(tái)可劃分為以下五個(gè)模塊：項(xiàng)目概況、參建單位概況、資料管理規(guī)章制度、項(xiàng)目過程資料審批、項(xiàng)目成果資料，各模塊是相互關(guān)聯(lián)關(guān)系。各模塊內(nèi)容解析如下：

3.1 項(xiàng)目概況

“項(xiàng)目概況”模塊，由建設(shè)單位進(jìn)入平臺(tái)創(chuàng)建，主要是錄入項(xiàng)目的基本信息，包括項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模、總平規(guī)劃、投資估算、工期、批復(fù)文號(hào)等。

3.2 參建單位概況

“參建單位概況”模塊，由各參建單位登錄平臺(tái)錄入，參建單位包括可行性研究報(bào)告編制單位、初步設(shè)計(jì)及施工圖設(shè)計(jì)單位、地質(zhì)勘察單位、施工單位、監(jiān)理單位、跟蹤審計(jì)單位等。參建單位在此模塊主要錄入公司資質(zhì)材料、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人授權(quán)書、項(xiàng)目資料管理平臺(tái)負(fù)責(zé)人授權(quán)書、項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)人員名單、職責(zé)及聯(lián)系方式等。本模塊設(shè)置的主要目的是便于建設(shè)單位管理，也便于工作的追溯。

3.3 資料管理規(guī)章制度

本模塊，由建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位等單位在平臺(tái)上傳針對(duì)項(xiàng)目的資料管理規(guī)章制度，同時(shí)上傳各方認(rèn)可的資料表格模板。另外，資料監(jiān)督部門在此模塊上傳資料監(jiān)督制度。本模塊設(shè)置主要目的是制度銜接統(tǒng)一，以促進(jìn)資料管理的規(guī)范性、及時(shí)性[4]。

3.4 項(xiàng)目過程資料審批

在現(xiàn)實(shí)施工過程中，設(shè)計(jì)變更、簽證索賠、工程聯(lián)系函、預(yù)結(jié)算送審等相關(guān)資料，往往是通過紙質(zhì)版流轉(zhuǎn)各相關(guān)單位簽署意見，審批延續(xù)的周期長，不利于資料及時(shí)歸檔收集。“項(xiàng)目過程資料審批”模塊就可以打破傳統(tǒng)紙質(zhì)版模式，在云端審批完成。此模塊由各參建單位針對(duì)自身負(fù)責(zé)的事項(xiàng)發(fā)起審批流程，流轉(zhuǎn)相關(guān)單位負(fù)責(zé)人簽批意見并加蓋電子公章。審批流程分兩類，其一是建設(shè)單位內(nèi)部審批流程，比如高校各行政職能部門可以就項(xiàng)目相關(guān)事項(xiàng)發(fā)起審批流程，包括后勤管理處發(fā)起工程款支付申請(qǐng)審批、審計(jì)室發(fā)起項(xiàng)目預(yù)結(jié)算審核流程、教務(wù)處發(fā)起對(duì)新校區(qū)建設(shè)功能布局需求建議流程等；其二是綜合審批流程，主要是由參建五方中的任一方發(fā)起，涉及審批事項(xiàng)是需要兩個(gè)單位以上的負(fù)責(zé)人簽批意見的，例如施工過程中發(fā)生的簽證，可以由施工單位在云端發(fā)起審批流程，將簽證單、預(yù)算書、現(xiàn)場記錄及照片上傳至審批流程，然后分別流轉(zhuǎn)給監(jiān)理單位、跟蹤審計(jì)單位、建設(shè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

同時(shí)在此模塊中，應(yīng)明確各個(gè)單位審批時(shí)限，避免審批拖延影響工作進(jìn)度。“項(xiàng)目過程資料審批”流程發(fā)起者及簽批者由各參建單位授權(quán)明確并報(bào)建設(shè)單位確認(rèn)。本模塊簽批完成的資料電子版最終存檔至“項(xiàng)目成果資料”模塊中[5]。

3.5 項(xiàng)目成果資料

以高校為例，“項(xiàng)目成果資料”模塊可按照實(shí)際需要下設(shè)行政部門建議需求資料、上級(jí)會(huì)議通知及會(huì)議紀(jì)要、高校上報(bào)文材料、項(xiàng)目建設(shè)資料等小模塊，其中“項(xiàng)目建設(shè)資料”小模塊由參建各單位上傳本單位負(fù)責(zé)的項(xiàng)目相關(guān)的成果材料電子版，包括各項(xiàng)報(bào)建批復(fù)文件、項(xiàng)目涉及的合同、項(xiàng)目建議書、初步設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖、監(jiān)理報(bào)告、跟蹤審計(jì)報(bào)告等項(xiàng)目相關(guān)的各項(xiàng)成果資料。本模塊設(shè)置的主要目的是數(shù)據(jù)集成、資源共享，電子存檔也便于資料管理、查閱。

3.6 互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)資料管理平臺(tái)的管理

互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)資料管理平臺(tái)由建設(shè)單位主要負(fù)責(zé)，并授權(quán)各參建單位注冊(cè)登錄，可通過電腦、手機(jī)客戶端進(jìn)行登錄操作。建設(shè)單位可針對(duì)資料的保密程度不同對(duì)各資料設(shè)置為開放型、加密型。開放型是資源共享，各參建單位登錄平臺(tái)就可閱覽下載，加密型資料由需求方在“項(xiàng)目過程資料審批”模塊提出申請(qǐng)流程，轉(zhuǎn)交建設(shè)單位簽批許可并通過建設(shè)單位提供的臨時(shí)密碼進(jìn)行查閱下載。

3.7 互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)資料管理平臺(tái)的意義

構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)資料管理平臺(tái)，就好比是為資料建了一個(gè)永久的“家”，“家”在則資料永存。依托互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)資料無紙化管理、實(shí)現(xiàn)資料的集成與共享，有利于資料的檢索查詢。高校采用互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)資料管理平臺(tái)，可提高工作效率、減少勞動(dòng)力，使項(xiàng)目建設(shè)資料管理更趨于信息化、規(guī)范化、永久化。

4 結(jié)束語

隨著國家對(duì)高等教育人才培養(yǎng)的重視、高等教育的普及，高校新校區(qū)建設(shè)是促進(jìn)國家教育事業(yè)發(fā)展及擴(kuò)招人數(shù)的有效選擇，廣西壯族自治區(qū)南寧教育園區(qū)建設(shè)就有十多所高校入駐新建新校區(qū)。高校新校區(qū)建設(shè)涉及面廣、項(xiàng)目資料繁多，打破傳統(tǒng)資料管理觀念，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)資料管理平臺(tái)，有利于實(shí)現(xiàn)資料管理的精細(xì)化、制度化、流程化、信息化。