基于SAP系統的設備備件管理探究

韓冰，李程

（一汽解放大連柴油機有限公司，遼寧 大連 116600）

設備在運行過程中難免會因為各種突發事件而出現故障問題，此時便需要通過使用備件來完成快速更換與維修，所以設備備件管理非常重要，若因為備件管理存在問題而影響到了設備的正常運行，就會對公司的發展帶來影響。因此，有必要對以SAP系統為核心的設備備件管理進行分析。

1 設備備件管理綜述

在公司經營發展過程中，備件的主要作用就是滿足設備對于維修的實際需求，根據備件來源的不同通常可以分為外購、自制備件兩大類。設備備件管理就是為了能夠按照既定計劃開展設備的維修，確保在面對各類突發事件時能夠第一時間對其進行處理，從而降低維修停機時間，在降低維修費用的同時避免對設備的正常運行帶來影響，因此設備備件管理工作就是設備維修中的重點環節之一，通過對備件生產、采購、使用等環節進行全方位管控，能夠有效提高設備運行時的穩定性，強化經濟效益。例如在備件管理過程中，備件儲備非常重要，無論自制備件還是外購備件，在未經使用之前都需要通過高質量的備件儲備來保證備件品質。備件的儲備形式包括有成品、半成品、毛坯、成套儲備等多種方式，儲備期間需要結合實際需求來選擇不同的儲備方式。儲備定額指的是公司結合實際需求對備件數量進行統計與申請，以此來完成備件計劃的編制，保證備件數量能夠滿足公司經營所需。

以SAP系統為核心的設備備件管理方式是對傳統管理方式的一種優化，在SAP系統的作用下，備件采購、領取等環節都可以在SAP系統中實現，而且SAP系統中的維修模塊還能夠整合財務審批流程，進而促使公司維修、采購、財務等部門的備件審批流程得到優化。根據備件采購方式、金額的不同，備件自身的審批方案也將有所改變。通過設備備件的框架合同采購可以實現內部審批流程的全方位優化，降低采購備件時所需要的成本與周期。處于框架合同內的備件，其備件采購訂單不再需要重新進行價格問詢與對比，因為通過系統自動形成的訂單，其得出的備件價格與供應商都屬于對比完成對。以SAP系統為核心的設備備件管理流程，無論是備件名稱還是信號規格都需要在SAP系統中自行完成設定與維護。其中備件采購需求在審批結束之后將會自動通過傳送進入到框架合同中，如果此時框架合同處于有效狀態，就會自動完成對于備件采購訂單的創建。采購員此時便可以從系統中實現RO的下載與轉發，當備件人員檢查完成后，便會將RO根據要求配送至中央庫房，當RO內的備件成功完成收貨工作之后，財務便可以為供應商提供設備備件的貨款。

2 SAP系統分析

SAP系統即企業管理解決方案，能夠通過軟件程序為公司定制適合的管理系統，進而使公司形成數據化的資源管理方式，滿足公司的經營發展需求。對于設備備件管理而言，在SAP系統的作用下，能夠實現采購、倉儲、庫存等環節的合理優化，并幫助企業完成備件資金的合理分配，提高經濟性。作為資源管理系統，SAP系統具有現代化、信息化等優勢，所以在實際應用過程中可以為公司管理層提供參考意見，公司在發展階段還可以通過SAP系統來優化現有的管理流程，從而幫助公司解決資源浪費等問題。相較于傳統財務管理模式而言，在SAP系統的作用下，能夠促使財務管理制度得到優化與升級，但是SAP系統對于人員的能力要求會更高，只有財務人員具有足夠的專業能力，才能夠將SAP系統的優勢完全發揮出來。

3 設備備件管理問題分析

3.1 備件訂單中間傳遞環節多

在公司進行設備備件管理時，備件訂單需要從Globus來進行下載，下載完成后要經由公司的采購、備件、物流部門的多環節傳遞，然后物流部門的訂單管理人員會將它轉發給其他設備備件的供應商。環節時間、傳遞流程的延長將會促使備件管理時間收到影響，此時工作效率無法得到保障。當工作效率無法滿足設備備件管理時，就會促使采購周期受到影響，而且在復雜的傳遞環節中，備件出錯的可能性也將會得到大幅提高。通常情況下，某一環節出現的錯誤將會導致延誤時間延長，管理質量下降。而且在不同的工作環節中，因為缺少環節之間的互相監管，所以出現遺漏訂單時很難在第一時間發現，有時甚至會在數周之后才發現訂單存在遺漏問題，遺漏現象將會嚴重影響到設備備件的管理質量。

3.2 設備備件價格過高

部分品牌的備件雖然會跟供應商專門簽訂框架合同，但是在采購相同備件時，扣除相應稅費后其采購價格依然很高，此時便會對備件自身的經濟效益帶來影響。對于部分品牌備件而言，因為其產品特性較為特殊，所以在備件市場中并不存在市場競爭，此時便可以通過市場壟斷的方式來提高備件采購價格，最終導致備件采購價格虛高。除此之外，個別品牌備件自身還具有年需求量的制約，所以備件的采購量尚且沒有形成規模化，此類備件將會在議價空間的限制下導致采購價格上升。

3.3 備件供貨期過長

在設備備件管理中，部分進口備件存在供貨周期過長的問題，備件根據工作環境的不同，其更換頻率也會有所改變，對于更換相對較為頻繁的備件而言，供貨期過長將會導致備件無法及時得到補充，所以備件的缺貨風險將會有所上升，這也代表供應商的服務水平難以滿足備件管理的實際需求。

4 以SAP系統為核心的設備備件管理建議

4.1 啟用edocs（電子文件）系統，取消備件管理中的重復環節

通過啟用edocs備件管理流程后，RO將會通過Globus自動傳輸至edocs，然后edocs會將RO發送到備件所對應的供應商負責人，此時供應商就可以在edocs中對訂單進行確認并輸入貨期。edocs將會自動完成備件貨期信息的快速傳遞，并經過Globus將備件貨期信息傳輸至維修系統中，此時備件采購人員與維修人員便可以自行觀看備件的相應貨期。在edocs系統的作用下，RO此時便不再需要經過公司多個部門的相互傳遞，其效率將會得到顯著提升。而且在這種備件流程下，還有助于公司實現備件快速下單以及無紙化辦公，進而避免設備備件管理出現人為錯誤以及訂單遺漏問題。除此之外，當備件訂貨提前之后，還能夠為公司節約部分時間與人力成本，提高備件管理時的綜合工作效率，優化備件管理質量。

4.2 融入全球框架，實現備件采購價格共享

對于部分大品牌備件而言，特別是個別大型自動化備件品牌以及壟斷配件品牌，可以通過引入全球框架來實現備件需求的數據共享，然后可以與備件供應商簽訂全球統一的備件協議價格，從而實現備件采購價格均質化，均質化的價格需要同時考慮不同國家的稅率與匯率，以此來實現備件價格的集中優化。

4.3 采用階梯價格，優化框架合同價格模式

在設備備件管理中，采用階梯價格的主要目的就是實現框架合同價格模式的優化與創新。在框架合同中，備件采購所約定的價格大多都屬于備件采購單價，因此在采購期間容易在全年采購數量不明確、采購量少等不確定因素下而受到約束，而且很多時候無法在最佳價格中完成備件的采購，所以需要對備件采購模式做出優化，通過與備件供應商約定備件價格的階梯性，來提高備件采購效果。根據不同采購數量的備件，可以匹配不同的備件價格等級。若公司備件采購數量有所提高，則備件的單價就可以有所下降，通過在框架合同內實現備件價格共享，能夠令備件的整體采購價格變得更加合理。

4.4 實現設備備件國產化

在采購備件時，個別備件存在周期長、價格高的問題，而且與供應商之間的溝通也存在一定問題，所以為了避免因為供貨周期過長而影響到設備維修，可以落實設備備件國產化，通過合作構建國內備件加工廠來降低備件采購周期，進而實現備件成本的有效節約。

5 結語

總而言之，基于SAP系統的設備備件管理非常重要，能夠在應用期間有效實現備件管理工作的合理優化，優化后的備件管理將會有效增加公司的經濟效益，為公司提供更為廣闊的發展空間。相信隨著更多人了解到以SAP系統為核心的備件管理方式其優勢所在，公司備件管理一定會變得更好。