新形勢(shì)下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考

李寧

（國(guó)網(wǎng)寧夏電力有限公司，寧夏 銀川 750001）

在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理者需要有高效的工作效率、迅速的信息整合能力等，老舊的工作形式已經(jīng)不符合現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)發(fā)展。電力企業(yè)結(jié)合計(jì)算機(jī)或者人工智能，同時(shí)培養(yǎng)相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)監(jiān)管，可以給企業(yè)帶來(lái)更好的發(fā)展。新形勢(shì)下新的工作系統(tǒng)會(huì)給員工帶來(lái)自我的提升，給企業(yè)帶來(lái)更大的效益。

1 新形勢(shì)下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢(shì)

在新的形勢(shì)下，電力無(wú)論是在人們的日常生活中還是在工業(yè)生產(chǎn)中都已經(jīng)成為了必需品，電力企業(yè)為社會(huì)提供能源，因此電力企業(yè)為國(guó)家發(fā)展提供了基礎(chǔ)的保障，電力企業(yè)的運(yùn)行是非常重要的，檔案管理是電力企業(yè)的基礎(chǔ)工作。在新的形勢(shì)下，高效率的工作模式、準(zhǔn)確性的信息處理等是社會(huì)對(duì)工作現(xiàn)下的要求，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代已經(jīng)可以結(jié)合管理為企業(yè)帶來(lái)更高效益的工作平臺(tái)，因此電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行歸檔已經(jīng)逐漸普及。計(jì)算機(jī)信息化為人們的工作帶來(lái)了便利，但現(xiàn)下管理檔案人員工作能力參差不齊，并沒(méi)有給工作帶來(lái)很大的效率提升，所以電力企業(yè)應(yīng)該完善管理制度，提升工作人員的綜合素質(zhì)，有效的監(jiān)管不僅會(huì)提升工作人員的工作意識(shí)，還會(huì)提高企業(yè)效益，所以電力企業(yè)應(yīng)該有相應(yīng)的監(jiān)管制度。智能機(jī)器人是目前社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)，許多企業(yè)現(xiàn)已利用智能機(jī)器人進(jìn)行相應(yīng)的工作，智能機(jī)器人不僅可以縮減企業(yè)的利潤(rùn)更給企業(yè)帶來(lái)了工作程序上的固定規(guī)劃，減少錯(cuò)誤率的產(chǎn)生，工作人員接觸到現(xiàn)代化的工作模式之后也會(huì)提升自己整體綜合工作素養(yǎng)。因此電力企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)是更現(xiàn)代化、效率化、準(zhǔn)確化、智能化的。

2 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的要求

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，信息化已經(jīng)充斥在人的生活工作中，企業(yè)對(duì)信息化的占有份額決定企業(yè)后期的發(fā)展，并且人工智能的產(chǎn)生代替了人工，這些都離不開(kāi)電的供給，電力企業(yè)已是作為國(guó)家發(fā)展經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)企業(yè)，檔案管理是電力企業(yè)的工作基礎(chǔ)，因此電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的要求也需要隨著時(shí)代發(fā)展進(jìn)行提升。電力企業(yè)檔案管理應(yīng)該步入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展，所謂現(xiàn)代化應(yīng)用于電力企業(yè)檔案管理就是需要檔案管理的高效率。加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的要求第一是準(zhǔn)確性，準(zhǔn)確性對(duì)于檔案的管理是基礎(chǔ)，它決定著以后檔案資源的利用率。第二是效率，管理檔案的效率是體現(xiàn)管理人員專業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)，因此管理人員需要有對(duì)自我的要求，但長(zhǎng)此以往的工作狀態(tài)讓工作人員失去了對(duì)工作的熱情，工作意識(shí)減弱，造成工作效率低，因此需要給管理人員創(chuàng)造一個(gè)良好的工作氛圍，需要提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。第三工作的閉合性，所謂閉合性就是對(duì)后續(xù)工作的檢查和總結(jié)，這時(shí)需要由監(jiān)管部門的介入，監(jiān)管部門不僅能夠檢查檔案管理人員的完成效果更能夠讓檔案管理人員提升自己的工作效率。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該有相應(yīng)的職業(yè)操守，檔案包含個(gè)人的私密信息，檔案管理人員嚴(yán)禁外泄信息，確保信息的安全性。

3 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題

3.1 管理制度不完善

電力企業(yè)發(fā)展的同時(shí)企業(yè)文件檔案也會(huì)相對(duì)應(yīng)的變得更加復(fù)雜，品類數(shù)量更多，電力企業(yè)首先應(yīng)該根據(jù)內(nèi)部需求完善對(duì)檔案管理人員的管理制度，管理制度的完善不僅能夠提高企業(yè)效益也能夠提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，但在目前環(huán)境下，電力企業(yè)管理模式相對(duì)陳舊，檔案管理人員的工作沒(méi)有強(qiáng)硬的時(shí)間點(diǎn)、沒(méi)有工作目標(biāo)、沒(méi)有一個(gè)工作閉環(huán)是由于企業(yè)對(duì)檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的管理細(xì)則，行政部門對(duì)其沒(méi)有要求，有的企業(yè)及時(shí)就算有管理制度但也存放在角落，沒(méi)有管理人員進(jìn)行定期講解，只是在需要的時(shí)候拿出來(lái)一下，管理制度如同虛設(shè)。

3.2 管理水平不一致

在電力企業(yè)檔案品類增加，內(nèi)容復(fù)雜的情況下，檔案管理人員中有些人不能夠及時(shí)找到檔案的管理要點(diǎn)，致使檔案管理效率不高。電力企業(yè)屬于國(guó)家企業(yè)，一般工作人員都為公務(wù)員，造成有些工作人員檔案服務(wù)水平不高，檔案工作不能有效地結(jié)合信息，合理利用，檔案沒(méi)有嚴(yán)格的編碼，比如員工內(nèi)部人員和員工外部人員檔案信息在同一個(gè)文檔里，19年的檔案盒17 年的放在一起了，這樣以后找相關(guān)檔案的時(shí)候，找尋人員沒(méi)有目標(biāo)的同時(shí)還可能找尋不到。管理檔案人員并非為專業(yè)性人才或者前期未進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)等其他原因造成檔案管理水平不一。

3.3 管理人員沒(méi)有監(jiān)督

管理人員長(zhǎng)期在相同環(huán)境下工作，造成管理人員松散，信息不準(zhǔn)確，工作不到位，檔案保管工作未做好等問(wèn)題的原因也在于沒(méi)有相應(yīng)的行政監(jiān)管部門。監(jiān)管是對(duì)工作的總結(jié)，是對(duì)相應(yīng)的工作人員效率的計(jì)算，工作最后應(yīng)該有一個(gè)閉環(huán)環(huán)節(jié)，即檔案管理人員應(yīng)該有對(duì)上一級(jí)部門的反饋，行政部門應(yīng)該與管理人員多互動(dòng)，監(jiān)管其工作效率，對(duì)表現(xiàn)不好的應(yīng)該有相應(yīng)的懲處。新員工入職之后行政部門不加干涉導(dǎo)致新員工入職之后不了解要做的東西和內(nèi)容導(dǎo)致新員工錯(cuò)誤率高或者工作效率低。監(jiān)管部門監(jiān)督力度不夠，有的監(jiān)管就像走一個(gè)過(guò)場(chǎng)也是企業(yè)存在的問(wèn)題。

4 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的措施

4.1 完善管理制度

根據(jù)檔案管理工作內(nèi)容和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，快速制定出加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的措施，對(duì)之前檔案管理進(jìn)行完善或者整體整改。制定企業(yè)每一個(gè)部門的工作章程，起草檔案管理的章程內(nèi)容大致為：規(guī)范檔案填寫的要求，字跡清晰、在檔案歸檔時(shí)封面應(yīng)該有相應(yīng)的序號(hào)，同一類檔案按照時(shí)間先后放在相應(yīng)的位置、制定出檔案管理人員的每個(gè)時(shí)間段的工作范圍，提升工作效率，固定管理人員管理檔案的類型等其他內(nèi)容。電力企業(yè)對(duì)檔案管理人員制定的制度要根據(jù)內(nèi)部的需要科學(xué)制定，不可貪大求全也不可能生搬硬套、制定的執(zhí)行事務(wù)要以人為本，明確職責(zé)。管理制度從事務(wù)到人都應(yīng)該一一落實(shí)，開(kāi)會(huì)的時(shí)候需要細(xì)致說(shuō)明制度的改革，打印出管理制度內(nèi)容貼在管理人員的工作區(qū)域。

4.2 提高管理水平

企業(yè)應(yīng)該對(duì)提高管理人的工作素質(zhì)進(jìn)行提高，電力企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)檔案管理人才，對(duì)管理各個(gè)部的人員定期進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)、測(cè)試，提升管理人員的專業(yè)水平，對(duì)檔案管理人員定期地進(jìn)行調(diào)整，這樣能夠調(diào)動(dòng)管理檔案人員積極性。企業(yè)可以要求檔案管理人員寫每一個(gè)季度的工作總結(jié)和工作計(jì)劃，能夠幫助檔案工作人員進(jìn)行自我提升。檔案管理者能夠有結(jié)合企業(yè)發(fā)展定制檔案內(nèi)容的能力，根據(jù)社會(huì)環(huán)境的改變對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整。檔案管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)方式，錄入電子檔案，檔案管理部門不僅要有紙質(zhì)的存檔也可利用計(jì)算機(jī)建立同一類別的文件夾，對(duì)檔案進(jìn)行掃描，然后電子存檔，之后利用電子信息技術(shù)整合，在需要利用信息時(shí)進(jìn)行相關(guān)信息的搜索。定期的對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，以防止計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)不夠，備份介質(zhì)可選用移動(dòng)硬盤或者云存儲(chǔ)。電力企業(yè)也可以利用大數(shù)據(jù)處理信息方式對(duì)檔案進(jìn)行管理。企業(yè)應(yīng)該鼓勵(lì)員工多動(dòng)腦，鼓勵(lì)員工思考如何提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。在新員工入職時(shí)，可以進(jìn)行師傅帶徒弟模式，老員工帶新員工可以快速地讓新員工進(jìn)入工作狀態(tài)，并對(duì)老員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

4.3 對(duì)檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)管

企業(yè)需要由專業(yè)的監(jiān)督人員柜檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督能夠讓檔案管理人員保持或者提升工作效率和質(zhì)量，監(jiān)督是企業(yè)管理必不可少的環(huán)節(jié)。監(jiān)督部門不僅要監(jiān)督檔案管理人員的日常工作環(huán)節(jié)，還要定期監(jiān)督工作人員的工作完成進(jìn)度和正確性。在當(dāng)前的電子化辦公的環(huán)境下，監(jiān)督部門要實(shí)時(shí)監(jiān)督管理人員對(duì)信息內(nèi)容的保密性，提高信息安全意識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理平臺(tái)設(shè)置防火墻，計(jì)算機(jī)不可以插入U(xiǎn) 盤，進(jìn)入電子檔案室不可以拍照，監(jiān)督人員如果發(fā)現(xiàn)關(guān)于信息安全隱患問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)整改，并給相關(guān)人員作出警告或者懲罰，對(duì)于嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)利益的人員及時(shí)交到行政部門。監(jiān)管部門應(yīng)該給檔案管理人員做出相應(yīng)的GPI 考核，做到公平公正，考核內(nèi)容可以根據(jù)實(shí)際情況制定，歸檔的準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)完整性、查找效率、服務(wù)態(tài)度，信息安全等相關(guān)工作內(nèi)容都可以制定為考核標(biāo)準(zhǔn)，每月根據(jù)GPI 完成度發(fā)放工資，根據(jù)完成效果進(jìn)行獎(jiǎng)罰。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，電力企業(yè)如果想要有更好的發(fā)展，首先需要順應(yīng)新時(shí)代下的管理模式，電力企業(yè)如果要有穩(wěn)定的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此電力企業(yè)需要完善工作制度、提升管理檔案人員的能力素質(zhì)，以及制定監(jiān)督制度安排人員對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督。