信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用探究

陳華，張濤，吳青峰

（海洋石油工程股份有限公司，山東 青島 266520）

石油資源是我國能源組合中極為關(guān)鍵的部分，而隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，石油企業(yè)也面臨著改革及創(chuàng)新，特別是石油物資采購尤為關(guān)鍵，采購環(huán)節(jié)錯(cuò)綜復(fù)雜，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)誤差，造成的后果難以想象，所以對石油物資采購管理模式進(jìn)行創(chuàng)新非常必要，本文將從不同角度及層面分析石油企業(yè)資源采購面臨的形勢及應(yīng)對方案，以促進(jìn)石油能源的穩(wěn)健快速流通，帶動(dòng)市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。

1 石油物資采購管理弊端分析

石油物資管理信息化是石油企業(yè)現(xiàn)在乃至未來發(fā)展的主要方向，石油企業(yè)也在逐步開展信息化管理，但是成效卻并不顯著，究其原因在于管理方式及信息管理模式并未針對實(shí)際情況，這也是導(dǎo)致管理效率低下的直接原因。此外，石油企業(yè)物資信息化管理還存在管理不夠完善、缺乏溝通手段等弊端，供應(yīng)商與采購者對接存在信息不對等的情況，無法完全保證供需，無法實(shí)現(xiàn)資源共享。從目前情況來看，很多石油企業(yè)在物資管理方面還存在極大的弊端，即部門職責(zé)劃分不明確，生產(chǎn)部門不能與供貨商接觸，基本上是通過后勤部門對接，導(dǎo)致盲目采購現(xiàn)象的發(fā)生，貨物積壓，增加管理及儲(chǔ)藏的成本。因而石油企業(yè)物資采購急需一套完整的采購管理方案，以此推動(dòng)企業(yè)改革管理能夠獲得顯著的成效。綜上來說，石油企業(yè)在物資信息化管理方面還需要不斷優(yōu)化管理模式，為石油企業(yè)的有效運(yùn)作奠定良好的基礎(chǔ)。

2 優(yōu)化石油物資采購信息化管理改革措施

2.1 迎合時(shí)代需求，推行數(shù)字化管理

數(shù)字化采購是石油企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，是通過信息化的手段對所需物資進(jìn)行篩選與處理，加速物資采購數(shù)字化管理進(jìn)程。具體而言需要從以下層面著手分析：首先，需要搭建信息反饋系統(tǒng)，對不同部門生產(chǎn)所需進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)。信息反饋不只是單方面的輸出，而是需要雙向進(jìn)行才能獲取精準(zhǔn)的信息。大部分的信息反饋基本都是來源信息需求部門，也就是我們常說的生產(chǎn)一線，他們是對生產(chǎn)資源供需最精準(zhǔn)的部門，由他們反饋信息，然后由相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行整理匯總需求的數(shù)量，最后反饋到供應(yīng)商。其次,針對供應(yīng)商管理，相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要搭建信息管理系統(tǒng)，從而對供應(yīng)商的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總整理分析，借助文檔數(shù)據(jù)清楚獲取每筆交易量，包含物資成交數(shù)量、價(jià)格等等，通過不同數(shù)據(jù)比對獲取性價(jià)比最高的供貨商，并且與其簽訂長久的合作協(xié)議，這樣的采購模式能夠?qū)崿F(xiàn)集中管理，確保供需平衡，保障物資供貨周期及供貨數(shù)量，從而實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)物資采購的科學(xué)化與合理化趨勢。最后，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理。對物資采購的整個(gè)過程實(shí)現(xiàn)數(shù)實(shí)時(shí)監(jiān)控，從采購分配，再到庫存查詢，必須要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，如此可以對現(xiàn)有物資情況有比較全面且系統(tǒng)的認(rèn)知，確保企業(yè)生產(chǎn)剛需。此外還要最重要的一項(xiàng)，物資采購還需要做好市場信息采集，及時(shí)市場行情動(dòng)態(tài)，如此方便企業(yè)供需調(diào)整，最大程度降低盲目采購。石油企業(yè)物資采購數(shù)字化管理是迎合當(dāng)前市場發(fā)展需求，推動(dòng)企業(yè)信息化改革實(shí)現(xiàn)跨越式進(jìn)步，減少企業(yè)物資采購管理的弊端，實(shí)現(xiàn)供需平衡，進(jìn)一步促進(jìn)石油企業(yè)能夠在信息化采購的過程中實(shí)現(xiàn)綜合能力的提升。

2.2 采購流程統(tǒng)一，優(yōu)化管理模式

石油企業(yè)物資采購信息化還需要不斷完善和梳理采購流程，實(shí)現(xiàn)采購一體化，這其中供應(yīng)鏈?zhǔn)菢O為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，這直接關(guān)系到采購流程的完整和高效，而要從根本上改善采購流程的精準(zhǔn)化則需要借助信息化管理平臺，依托數(shù)字化管理能夠改變傳統(tǒng)形式的弊端和漏洞，在提升工作效率的同時(shí)也增強(qiáng)工作的效率。在以往的采購過程中，通常都是所需單位去供貨物提貨，但是負(fù)責(zé)采購的人員對于物資的需求量并不是很明確，這基本上都是因?yàn)椴少徹?fù)責(zé)人與各部門溝通協(xié)調(diào)不到位導(dǎo)致的弊端，從而出現(xiàn)物資采購不均衡容易引發(fā)量的累積。針對傳統(tǒng)采購帶來的不利因素，借助信息化數(shù)字化管理模式促使供需參考數(shù)據(jù)更為精準(zhǔn)，同時(shí)也讓生產(chǎn)部門具有更大的采購主動(dòng)權(quán)，根據(jù)不同部門的采購需求列清單，并且對物資的分發(fā)按照各部門的實(shí)際需求量而定，設(shè)立多個(gè)取貨點(diǎn)，并對各個(gè)部門取材料的數(shù)量進(jìn)行登記，如果超出份額則可以不予以發(fā)放，這在很大程度上可以確保物資供應(yīng)公開透明精準(zhǔn)，采取統(tǒng)一化流程管理避免出現(xiàn)管理的漏洞，實(shí)現(xiàn)采購高效和高質(zhì)，因此對于石油企業(yè)而言應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化采購過程，進(jìn)一步推動(dòng)物資采購更好服務(wù)的企業(yè)生產(chǎn)。

2.3 創(chuàng)建采購平臺，強(qiáng)化信息化管理應(yīng)用

從某種意義上來說，物資采購未能達(dá)到實(shí)現(xiàn)供需的平衡與管理模式有著密切的聯(lián)系，這其中最重要的環(huán)節(jié)是創(chuàng)建自己的采購管理平臺，對采購相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合匯總，推動(dòng)企業(yè)信息化管理。石油企業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的支柱性產(chǎn)業(yè)，對其進(jìn)行更深層次的管理模式剖析是非常關(guān)鍵的，首先最重要的是管物資采購部分，相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要抓住其重要特點(diǎn)進(jìn)行分析，構(gòu)建合理物資采購平臺，利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)汲取的重要渠道，對采購信息進(jìn)行分類整理，推動(dòng)采購管理平臺逐漸趨于完善。石油企業(yè)采購管理平臺需要具備以下特點(diǎn)：第一，物資信息管理。對于采購信息與供貨信息進(jìn)行梳理分析；第二，供應(yīng)商信息。作為信息管理的核心部分，必須對要供應(yīng)商的信息進(jìn)行有效的登記和保存，給予上述要點(diǎn)，物資管理平臺向自動(dòng)化模式靠攏。采購人員可以通過信息化平臺下單，供應(yīng)商按照訂單配送貨物，這在很大程度上也節(jié)省了人力成本。此外，還需要做好信息化管理平臺的宣揚(yáng)工作，從而讓更多的供應(yīng)商參與進(jìn)來，增加物資采購的渠道，信息化平臺建設(shè)為石油企業(yè)物資采購凌亂管理注入新鮮的模式，并且實(shí)現(xiàn)其整體運(yùn)作的高效，未來信息化管理還將不斷完善和優(yōu)化，必將推動(dòng)石油能源更好的造福社會(huì)。

2.4 內(nèi)部管理互通，實(shí)現(xiàn)資源信息共享

物資采購是石油企業(yè)整體的發(fā)展需求，而不是后勤部門簡單的提交幾串?dāng)?shù)字，這樣的數(shù)字毫無事實(shí)依據(jù)，自然也無法為物資采購提供有效的參考。因而在開展物資采購過程中，相關(guān)人員不僅要和供貨商進(jìn)行溝通，同時(shí)也需要與各部門進(jìn)行協(xié)商，只有良好的溝通才能掌握不同部門的實(shí)際需求，物資采購才能達(dá)到供需平衡。采購物資是石油企業(yè)管理中最核心的商業(yè)信息，建議負(fù)責(zé)采購的相關(guān)人員借助信息化的手段進(jìn)行管理，構(gòu)建信息檔案，這樣能夠促進(jìn)資源管理的信息化，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化與精準(zhǔn)化管理，可以通過翻閱以往的物資采購記錄去判斷下次采購的數(shù)量，這樣的方式更能實(shí)現(xiàn)資源信息共享，信息的可用性與精準(zhǔn)性更為明確。與此同時(shí)，還需要對各個(gè)部門不同時(shí)段采購物資的情況進(jìn)行信息比對，制定分析圖，這更有利于資金的調(diào)用與管理，避免造成資源采購過剩情況的出現(xiàn)。通過上述形式的規(guī)范管理有效促進(jìn)物資采購的合理化與精準(zhǔn)化，加速石油企業(yè)信息化管理全面覆蓋。

3 結(jié)語

總而言之，物資采購是石油企業(yè)未來改革的重點(diǎn)方向，也是關(guān)系到企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的重要紐帶，因而石油企業(yè)物資采購管理工作必須要引起極大的關(guān)注，企業(yè)相關(guān)采購負(fù)責(zé)人必須要清楚的認(rèn)識到現(xiàn)有管理體系的弊端，并且充分意識到信息化管理應(yīng)用的必要性，深刻了解信息化管理與物資采購的關(guān)聯(lián)性，借助信息化管理平臺的優(yōu)勢去彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理的弊端，確保物資采購過程中信息的精準(zhǔn)性，實(shí)現(xiàn)供需平衡化管理，這在很大程度能夠促進(jìn)物資采購管理得到顯著的提升，加速石油企業(yè)發(fā)展。本文先分析了目前石油企業(yè)物資采購管理顯現(xiàn)出的問題，并且提出針對性的解決方案，為石油企業(yè)物資采購信息化管理給予參考。