公立醫院多院區行政會議管理與實踐

■ 高 放 張璟波 李 爽

近年來，公立醫院（尤其是大型公立三甲醫院）呈現出多院區發展趨勢，一定程度上優化了醫療資源分布，提升了優質醫療資源可及性。“十四五”時期，國家將引導、規范公立醫院多院區發展模式。相較于單院區，多院區管理難度增大，面臨同質化服務難保障、運營成本增加、人力資源緊張、文化沖突等難題[1-2]。本研究針對多院區行政會議管理難點，以具有3個院區的北京市某公立三甲醫院（以下簡稱案例醫院）為例，探討如何通過高效、務實的會議組織管理提升會議效果，為提高多院區協同一體化管理水平提供可靠保障，助力多院區醫院高質量發展。

1 多院區醫院行政會議管理問題和難點

醫院內部跨部門會議管理中，往往存在計劃性不夠、針對性不強、議題不明確、材料準備不充分、參會范圍不明晰以及會議效果不理想、落實不及時和重復開會等問題[3]。多院區醫院跨院區組織行政會議則面臨更大的難度和挑戰。

1.1 會議基本要素組成難

時間、地點和人物是組織有效行政會議的三大基本要素和重要前提。多院區會議組織難度大的重要原因之一即會議基本要素組成難：（1）會議時間選擇難。就案例醫院而言，全院職工中，有140名中層干部、主任助理和行政助理。其中，臨床、行政“雙肩挑”干部106名，占比76%。如何合理選擇會議時間和決定每次會議時長以減少對臨床工作的干擾，需要科學論證。（2）會議地點確定難。跨院區會議地點的確定需要綜合考慮各院區距離、交通條件等因素。選擇哪個院區作為會議召開的主場，決定著會議組織者和參與者的時間成本。此外，新冠肺炎疫情常態化防控背景下，會場條件能否達到疫情防控要求是會議組織者必須考慮的問題。（3）參會人員確定難。參會人員的選定需要結合會議目的，既要重點突出，又要具有普遍性和針對性。以參會人數最小化為原則，避免占用太多人不必要的工作時間。

1.2 會議內容和程序設計難

首先，多院區會議組織工作一般缺少歸口管理部門，進而缺少對會議內容和程序設計規范性的把關。其次，現有多院區醫院行政會議程序繁瑣。合理簡化會議程序，做到節奏快、效率高，是會議管理需要關注的難點之一。再次，多院區院級管理會議既存在注重形式和規模、忽視會議內容的問題，又存在會議內容單薄、空洞，僅是簡單強調的問題。目前，行政管理活動日趨復雜化、民主化、法制化、科學化和高效化，有效的行政會議涉及的內容更廣、目的更明確、效益更高[4]，只有合理設計會議內容、突出重點，才能通過行政會議管理抓醫院重點工作的布置和落實，從而促進多院區協同一體化管理水平的提高。

1.3 會議內容貫徹落實難

會議精神和會議內容的傳達落實難，監督執行需要層級體系管理和持續監督[4]。會議內容的貫徹落實是召開會議的根本所在。“決而不行”的會議，效益無從談起[5]。因此，醫院需要確定落實主體，即落實會議精神和內容的第一責任人，以及確定監督責任部門，構筑會議決議監督落實體系，確保會議取得實質性成效。

2 多院區醫院行政會議管理實踐

案例醫院目前通過開展院周會，在實踐中采取以下重點舉措，以提升多院區行政會議管理水平。

2.1 加強制度建設，保證會議內容言之有物

2.1.1 加強制度建設，統籌管理安排。確定每周召開一次會議，會議名稱簡明扼要，即院周會。由院辦進行會議制度建設，制定會議計劃和實施方案，廣泛征求意見后經院長辦公會討論通過，在中層干部范圍進行院周會制度宣貫。會議發言包括行政部門主任和分管院領導發言、臨床/醫技科室涉及全院工作部署的會議發言、臨床/醫技科室中層干部進行上一年度科室工作總結和計劃匯報（每周2人次），以及院長進行會議總結及工作要求發言。發言題目和內容至少提前1天以幻燈片形式提交院辦，由院辦審核并把關。原則上院周會不進行工作請示、問題討論，會議內容不涉及部門/科室之間的工作協商。

2.1.2 規范會議內容，提高會議質量。會議內容分為兩類，即通知、決定、文件學習類和醫、教、研、防重點指標類。第一類會議內容注重科室內的傳達知曉，例如傳達布置上級文件及會議精神；傳達布置院長辦公會、黨委會有關內容；發布全院性通知及有關規章制度等。第二類會議內容注重科室的執行和落實，每月、每季度進行指標更新，會上公布，強化PDCA閉環管理。例如，通報醫、教、研、防重點指標要求；總結本周工作，布置下周任務等。每個會議發言內容要緊扣醫院工作核心，講者言之有物，聽者受之有感，督導有依有據。

2.2 科學論證會議要素，精心組織實施

2.2.1 人物要素。科學論證參會人員范圍是會議有效與否的關鍵之一。案例醫院在院周會會議制度中明晰參會人員范圍，確定為院領導班子、全體中層干部、主任助理和護士長，確保參會人員固定化。避免因人員變動而反復進行會議通知，造成會議組織效率的降低，也避免因人員頻繁變動，使會議執行的監督失去抓手。

2.2.2 時間要素。為確保會議內容的及時性和有效性，院周會時間安排在每周院長辦公會和黨委會之后，以便相關決議能夠及時布置、傳達和落實。此外，調研得知，案例醫院76%的中層干部和主任助理是醫院“雙肩挑”干部，是管理的核心力量，門診、手術、會診等臨床工作分布在不同院區，參會時間需要得到保障。綜上，會議頻率定為每周1次，并嚴格限制會議時間，即周四下午16：00～17：00；每個發言時長控制在5～10分鐘，會議總時長不超過1小時，保證會議的高效率。

2.2.3 地點要素。地點要素即院區和會議室要素。根據參會人數，以及后疫情時期疫情防控間隔座位的要求，每個院區確定適宜大小的會議室；會議主場盡量選擇講者和大多數參會人員所在院區，確保面對面傳達會議信息，其他兩個院區作為分會場。每個院區會議室均具有可視化設備，可以提供多院區同步視頻，同時采用人臉識別系統進行會議考勤。

2.2.4 保障要素。由院辦、信息中心、宣傳中心專人組成會務保障團隊，明確分工，充分做好會前準備工作，包括確保視頻、幻燈投影、電腦、話筒、音響、人臉識別、燈光、空調等設備和系統正常運行，避免因設備或系統故障干擾會議效果；做好攝影、攝像和會議內容記錄；對有必要進行新聞報道的會議內容做到及時組稿發布。

2.3 搭建監督落實體系，發揮行政會議管理效能

2.3.1 會議記錄與傳達。院辦在每次會議前收集好發言題目和幻燈片，制定會議議程，會后第一時間形成會議報告，在醫院協同辦公系統上發布，保證會議文件的及時下發。

2.3.2 明確落實第一責任人。院周會明確行政部門和臨床/醫技科室主任是院周會傳達和落實的第一責任人，要及時向職工傳達會議精神和內容，討論部署工作和問題整改。院辦在會議報告下發后每周三進行查收報告情況的督導，監督第一責任人的落實情況。

2.3.3 搭建監督落實體系。建立由院辦、醫務部、門診部、醫療保險管理辦公室、醫患關系協調辦公室、運營管理辦公室和紀檢監察辦公室相結合的監督體系，各負其責進行會議內容的落實督導。此外，按照“誰發言誰負責”的原則，由發言部門負責人監督指標的落實，不合格的要求整改或給予處罰。督導形式分為下科室現場督導和再次上會公布督導。

2.3.4 嚴肅會議紀律。院周會制度明確要求無特殊情況不得缺席、遲到和早退，確有特殊情況不能參會的，需嚴格落實會議請假制度，即事先在協同辦公系統提交請假申請，經院辦審批后方可請假。院辦負責院周會出席情況的記錄，按季度進行匯總通報。嚴格執行保密制度，會議上的所有資料和內容僅供醫院內部管理使用。

3 實踐效果

案例醫院通過落實以上舉措，在多院區行政會議管理實踐中取得良好成效。（1）經統計，2021年度上半年共召開院周會21期，發言98人次，其中行政部門干部管理發言39人次，臨床/醫技科室干部交流發言25人次，院領導發言、總結33人次，其他1人次。會議內容規范且明確，嚴格落實院周會制度。（2）參會人員基本全部按時簽到參會，平均參會率為96%，未參會人員全部履行事先請假手續，沒有無故缺席現象。（3）會議內容和精神傳達落實率較高，且在監督下執行意識明顯提升。第一責任人及時查閱會議報告率為94%，經過反復督導要求，不能及時查閱會議報告的人員執行意識明顯增強；經下科室現場監督，科室召開核心組會議并向職工傳達會議精神的落實率為100%，個別科室還能做好傳達簽字記錄；醫、教、研、防短期指標要求完成率較高，長期指標完成率有待進一步觀察和統計。（4）經簡單隨機抽樣調查，參會人員對院周會的滿意度約為90%。

4 結語

多院區行政會議是行政管理工作的重要手段和組成部分，因此管理者需要加強思考、勤于實踐和總結，研究新形勢下高質量、高效率的行政會議管理辦法、形成管理機制和體系，使行政會議成為多院區管理的抓手，進而提升多院區協同一體化管理水平。