巧用匯文文獻(xiàn)信息系統(tǒng)Libsys5.5解決幾個大數(shù)據(jù)問題

◇中國石油大學(xué)（華東）圖書館 周紅霞 王榮宗 鐘克理

匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)Libsys5.5是我國應(yīng)用較早的也是普及率最高的圖書館文獻(xiàn)管理系統(tǒng)，其中的流通管理和統(tǒng)計功能在實際處理讀者大數(shù)據(jù)的過程中，大大提高了工作人員的工作效率。本文從限制擔(dān)保、離校核準(zhǔn)和圖書倒架排架等方面詳細(xì)闡述了libsys5.5的應(yīng)用和實際操作流程。

匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)Libsys5.5針對文獻(xiàn)管理，專門設(shè)定了采訪、編目、典藏、流通等一級管理系統(tǒng)，其中流通又分為流通管理和流通借還系統(tǒng)，流通管理系統(tǒng)還下設(shè)讀者管理、業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)設(shè)置等分欄目[1]。筆者自從事讀者服務(wù)部咨詢處工作以來，發(fā)現(xiàn)匯文Libsys5.5流通管理功能在批量處理數(shù)據(jù)的同時可以大大提高實際的工作效率。

1 匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)

匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)表中有多個字段，分別是條碼號、證件號、姓名、身份證號、性別、單位、讀者類型、電話等，這些字段可根據(jù)需要選擇使用。其中，帶＊的字段為必備字段，生效日期自動設(shè)定為當(dāng)前日期，證件號是唯一的，且條碼號與證件號一致，讀卡器默認(rèn)讀取的是讀者的條碼號，借閱等級默認(rèn)為“等級一”。證件注冊模塊見圖1。

圖1 證件注冊模塊

根據(jù)中國石油大學(xué)（華東）（以下簡稱“我校”）的辦學(xué)情況及社會服務(wù)對象不同，讀者類型主要分為大學(xué)生、研究生、教職工、校外讀者等類型，每種類型的讀者借閱權(quán)限也不一樣（見表1），其中研究生、教職工最大借閱量為15本，單個書庫最大借閱量為10本，借期為120天；本科生最大借閱量為10本，單個書庫最大借閱量為5本，借期為30天；校外讀者最大借閱量為2本，單個書庫最大借閱量為2本，借期為60天。

表1 借書數(shù)量與期限

2 利用匯文Libsys5.5限制擔(dān)保功能辦理校外人員的借閱卡

為加強(qiáng)圖書館對外服務(wù)管理，充分發(fā)揮圖書館的文化輻射功能，2016年7月我校圖書館修訂了《校外人員辦理圖書借閱卡管理辦法》。辦法指出凡是黃島區(qū)內(nèi)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、科研院所工作人員、駐區(qū)校友等人員，只需要持本人單位介紹信、有效身份證件原件及復(fù)印件同校內(nèi)擔(dān)保人一同前往咨詢處填寫《校外人員辦理圖書卡申請表》并簽訂《校外讀者圖書卡使用協(xié)議書》即可辦理借閱卡。借閱卡持有人一次最多可借圖書2冊，借期60天，可續(xù)借1次，預(yù)約圖書1冊。憑借閱卡通過圖書館入口門禁后，可在各閱覽室免費查閱資源。

為了便于管理和加強(qiáng)擔(dān)保人主體監(jiān)督機(jī)制，在對校外讀者進(jìn)行證件注冊的時候，除了必要的字段，如單位、身份證號、聯(lián)系電話之外，就需要用到限制擔(dān)保功能。限制擔(dān)保功能可以校外讀者被擔(dān)保或者校內(nèi)職工擔(dān)保的兩種方式實現(xiàn)，方法如下：

（1）在證件注冊搜索欄輸入提供擔(dān)保的校內(nèi)職工的工號，點擊搜索，調(diào)出職工個人信息，點擊“限制擔(dān)保”選擇“限制類型”為“擔(dān)保”，證件號為當(dāng)前擔(dān)保的校外讀者借書證號，點擊“確定”即可生成一條擔(dān)保信息。

（2）在證件注冊搜索欄輸入校外讀者的借書證號，點擊搜索，調(diào)出校外讀者個人信息，點擊“限制擔(dān)保”選擇“限制類型”為“被擔(dān)保”，證件號為提供當(dāng)前擔(dān)保的校內(nèi)職工的工號，點擊“確定”即可生成一條擔(dān)保信息。

限制擔(dān)保功能省去人工登記的麻煩，在甄選數(shù)據(jù)的時候一目了然，可根據(jù)擔(dān)保人和被擔(dān)保人雙方的意愿，隨時撤銷擔(dān)保或者被擔(dān)保，并且在發(fā)生圖書超期、遺失聯(lián)系讀者無果的情況下，鎖定擔(dān)保人予以協(xié)助歸還圖書，從而保障其他讀者借閱圖書的權(quán)益。

3 利用匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，提高畢業(yè)生離校核準(zhǔn)手續(xù)的辦理效率

辦理畢業(yè)生離校核準(zhǔn)手續(xù)是圖書館的一項重要工作。大學(xué)的最后一個學(xué)期是畢業(yè)生最繁忙的階段，學(xué)生們要找工作、寫畢業(yè)論文、準(zhǔn)備畢業(yè)答辯，有的甚至已經(jīng)提前進(jìn)入到工作崗位，往往忽視了借書證上是否有尚未歸還的圖書存在，從而在辦理離校手續(xù)時增加了麻煩，有的畢業(yè)生最后發(fā)現(xiàn)圖書早已經(jīng)不知所蹤，只能倉促賠款走人。

筆者自2011年從事讀者咨詢工作以來，結(jié)合工作中的實際，總結(jié)出了應(yīng)對畢業(yè)生遺失圖書的處理辦法，即利用匯文libsys5.5中的“讀者數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能篩選長期未還圖書（遺失的概率較高）的畢業(yè)生學(xué)號、姓名、未還圖書信息（見圖2），再結(jié)合“就業(yè)工作專用qq群”將數(shù)據(jù)同步到群文件中，便于各畢業(yè)班輔導(dǎo)員及時傳達(dá)到每一名學(xué)生，并告知圖書遺失的賠償方法。這樣既能保證畢業(yè)生及時清還圖書，對于那些遺失圖書的畢業(yè)生也可以有充分的時間購買新書賠償，為順利辦理離校手續(xù)提供先前保障。

圖2 未還圖書的畢業(yè)生詳細(xì)借閱信息

4 利用館藏分類統(tǒng)計模塊，實現(xiàn)圖書排架的精準(zhǔn)定位

匯文Libsys5.5館藏分類統(tǒng)計模塊，可以根據(jù)排架需要，對某一類別的圖書現(xiàn)有館藏和某一時段的新入藏圖書數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計，管理員可以根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)更合理地排架（見圖3、圖4）。

圖3 文藝書庫I24類圖書現(xiàn)有館藏統(tǒng)計

圖4 文藝書庫I24類圖書2019年新入藏統(tǒng)計

具體操作步驟如下：首先點擊“設(shè)定分類模板”—選擇用戶模板—命名新建模板名稱—新建分類明細(xì)，類型名稱和分類號可以相同，一個類型名稱只能對應(yīng)一個分類號（見圖5）。

圖5