國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與優(yōu)化策略研究

馮 潔

（山東海洋集團(tuán)有限公司 山東 濟(jì)南 250102）

1 引言

文書檔案是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各種有使用價(jià)值及儲(chǔ)存意義的原始文字記錄合集。伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，推動(dòng)了信息化技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，對(duì)國有企業(yè)傳統(tǒng)文書檔案管理工作產(chǎn)生了重大影響。在以往進(jìn)行企業(yè)文書檔案管理工作時(shí)，通常是將各項(xiàng)信息通過人工方式記錄到紙質(zhì)上，在進(jìn)行文檔保管、檢索以及查閱時(shí)，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，占用較多的人工勞動(dòng)，錯(cuò)誤率也相對(duì)較高，對(duì)檔案信息的安全性也缺乏有效的保障，同時(shí)也影響到國有企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)辦理的順暢性。在當(dāng)下信息化技術(shù)迅速發(fā)展及廣泛應(yīng)用的前提下，加強(qiáng)信息化技術(shù)在企業(yè)文書檔案中的應(yīng)用越來越重要，能夠?qū)n案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤中，不僅有效提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)效率，提高信息檢索的便捷性，同時(shí)通過相關(guān)安全技術(shù)手段的支持，也能夠確保國有企業(yè)文書檔案的安全性。目前，許多國有企業(yè)積極開展文書檔案信息化建設(shè)，但是在實(shí)際運(yùn)用過程中依舊存在一定的問題，影響到文書檔案信息化建設(shè)效果。為此，本文深入探究了國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題，并提出了切實(shí)可行的優(yōu)化策略，推動(dòng)國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2 國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 基礎(chǔ)實(shí)力需要進(jìn)一步加強(qiáng)

長期以來，國有企業(yè)文書檔案管理都是采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，才逐步向檔案管理信息化建設(shè)方向發(fā)展，但是總體來說，國有企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展較慢，也沒有構(gòu)建健全的企業(yè)文書檔案管理方案與標(biāo)準(zhǔn)。例如，像紙質(zhì)文書檔案可以依照順序依次進(jìn)行整理、編排以及裝訂，但是電子化文書檔案中存在許多視頻、音頻等資料，無法按照這種方法進(jìn)行處理，所以要確保國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，第一步就需要建立文書檔案一體化處理標(biāo)準(zhǔn)，在此過程中，不僅工作強(qiáng)度高、建設(shè)周期長，同時(shí)也要完善相應(yīng)的軟硬件配置，如開發(fā)專用的文書檔案信息化建設(shè)軟件、與企業(yè)OA等辦公系統(tǒng)的安全連接、采購專用掃描儀等，使得完成的電子檔案具有良好的準(zhǔn)確性[1]。

2.2 信息化建設(shè)人才資源不足

文書檔案工作人員是國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)開展中的主要實(shí)施者，對(duì)企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)效果產(chǎn)生了重大影響。然而，從當(dāng)下國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，缺乏專業(yè)的信息化建設(shè)人才，文書檔案工作人員都是由公司軟件工程師兼任的。由于缺乏專業(yè)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，實(shí)際開展的企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作較為混亂，無法做到信息化建設(shè)的統(tǒng)一性與系統(tǒng)性，不利于文書檔案信息化系統(tǒng)的長久發(fā)展[2]。

3 國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)策略

3.1 重視開展信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)文書檔案信息化基礎(chǔ)工作建設(shè)

國有企業(yè)文書檔案具有十分重要的作用，詳細(xì)記錄了企業(yè)運(yùn)營過程中的各項(xiàng)信息與資料，加強(qiáng)國有企業(yè)文書檔案的信息化建設(shè)至關(guān)重要，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須給予充分的重視，全力支持文書檔案的信息化建設(shè)[3]。國有企業(yè)文書檔案管理單位也要依照自身的特點(diǎn)以及需求開展文書檔案信息化建設(shè)工作，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)最新的工作進(jìn)展，并向領(lǐng)導(dǎo)人員匯報(bào)加強(qiáng)文書檔案信息化建設(shè)對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)發(fā)展的重要性，加強(qiáng)相關(guān)部門對(duì)文書檔案信息化建設(shè)的幫助，科學(xué)合理地規(guī)劃企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)方案與標(biāo)準(zhǔn)，提高資源的利用效率，推動(dòng)國有企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定、有序開展。

3.2 提高文書檔案工作人員的信息化水平，推動(dòng)文書檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行

要確保國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作取得理想的效果，提高文書檔案工作人員的信息化水平至關(guān)重要。現(xiàn)階段，文書檔案工作人員受限于繁瑣的日常工作事務(wù)以及專業(yè)知識(shí)技能，難以很好的滿足當(dāng)下文書檔案信息化建設(shè)需求，同時(shí)在開展信息化建設(shè)過程中，需要不斷的進(jìn)行軟件測試與優(yōu)化，也需要投入大量的時(shí)間與精力。為了推動(dòng)國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，使得文書檔案工作人員既具有扎實(shí)的文書檔案管理知識(shí)，同時(shí)也擁有良好的信息化技術(shù)水平，能夠很好的將文書檔案與信息化技術(shù)融合起來[4]。一方面，國有企業(yè)要優(yōu)化和改進(jìn)現(xiàn)有的文書檔案工作人員考核評(píng)估方式，將文書檔案工作人員的辦公自動(dòng)化技能以及網(wǎng)絡(luò)操作水平等列入到考核標(biāo)準(zhǔn)中，促使文書檔案工作人員能夠積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)。另一方面，國有企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作人員的培訓(xùn)，定期開展關(guān)于文書檔案信息化建設(shè)方面的主題演講與辯論賽等活動(dòng)，到對(duì)標(biāo)先進(jìn)企業(yè)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，增加文書檔案工作人員的相互交流，也可以邀請(qǐng)外界知名學(xué)者到企業(yè)開展主題講座，普及更多的文書檔案信息化建設(shè)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的高效開展。

4 結(jié)語

綜上所述，文書檔案是國有企業(yè)發(fā)展中十分重要的一部分，加強(qiáng)國有企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)也具有非常重要的意義，在實(shí)際開展文書檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，要全面認(rèn)知當(dāng)下文書檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題，在此基礎(chǔ)上重視開展文書檔案信息化建設(shè)工作，提高文書檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，推動(dòng)企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)不斷前進(jìn)。