事業單位檔案管理信息化建設問題及改善策略探究

趙 瑾

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務中心 山東 濟南 250010）

1 引言

隨著現代信息化技術的快速發展，加強事業單位的檔案信息化管理非常重要，也是將來事業單位檔案建設創新發展的主要趨勢。注重開展事業單位檔案信息化管理，一方面能夠改善檔案管理現狀，提供新的發展思路，另一方面也能夠強化檔案管理效率，提高檔案管理的科學性與合理性，從而更好的發揮事業單位檔案的應用價值。當下，許多事業單位也在積極的進行檔案管理信息化改革工作，加大信息化技術在檔案管理中的應用，但是在實際開展工作過程中，依舊存在較多的問題，不僅阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的步伐，同時也無法充分發揮檔案管理信息化優勢，對事業單位檔案管理的深層次發展產生不利影響。為此，本文分析了事業單位檔案管理信息化建設的意義，指出了其中存在的問題，在此基礎上提出了加強檔案管理信息化建設的舉措，為推動事業單位檔案管理信息化建設不斷發展提供支持。

2 加強檔案管理信息化建設的必要性

2.1 有助于強化檔案管理工作效率

事業單位在進行檔案管理信息化建設時，可以將以往通過紙質方式記錄的各種資料轉化為電子檔案，之后將其導入并儲存到計算機應用軟件中，并構建一個健全的計算機檔案管理信息化體系。許多事業單位的檔案規模十分龐大，如果采用以往的檔案管理方式，會產生較大的問題，比如檔案資料查詢、調用等，而通過檔案管理信息化建設，能夠在計算機上快速檢索出需要檔案資料，便于相關人員進行查看和使用，可以極大的降低檔案查詢的時間，還能夠使得檔案管理更加規范化，改善檔案管理的工作效率[1]。

2.2 有助于促進檔案的規范化管理

以往事業單位在進行檔案管理時，檔案資料中的各項內容都需要人工進行填寫，然而由于每一位工作人員的思想與習慣不同，會導致填寫的內容、格式以及字體等差別較大，不利于檔案的規范化管理。而通過檔案管理信息化的構建，對檔案管理的錄入設置了規范化的要求，實現了檔案資料的共同整理與共享，促進檔案資料的規范化管理。

2.3 有助于改善檔案管理的安全等級

在相當長的時間內，事業單位各項資料的記載都是以紙質形式存在的，在進行存儲過程中，往往會出現較多次的翻閱，一方面會導致字跡清晰度降低，另一方面也難免會產生破損。此外，隨著存儲時間的延長，紙張會變得又薄又脆，很容易產生損壞，從而導致重要資料的遺失[2]。而在檔案信息化建設中，將各項資料以數字化形式存儲在計算機中，通常來說只有按時進行計算機數據的備份工作，才可以確保檔案能夠長久保存。另外，通過數字化形式來進行檔案的管理與存儲，不需要額外提供較大場所來放置檔案資料，節省了不必要的成本開支。

3 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

3.1 未充分意識到檔案管理信息化建設的重要性

由于在事業單位中，檔案管理工作顯得較為輕松、簡單，看似可有可無，實際上卻是一項十分重要的工作，工作人員也難以在這些工作上取得較大突破。在這樣的背景下，許多事業單位的管理人員沒有清晰的認識到檔案管理工作對事業單位未來發展的隱性價值，僅僅簡單的將檔案管理工作當成是常規的事務性工作，不能夠為事業單位產生良好的經濟價值[3]。此外，事業單位檔案建設過程中，需要單位在人力與物力上給予較大的支持，這也對事業單位檔案管理信息化建設產生較大阻礙。

3.2 檔案管理信息化建設未形成統一的規范

事業單位檔案管理信息化建設是一個長期的、復雜的工作，需要在建設過程中嚴格遵照統一的規范進行，從而為后期開展信息化檔案管理提供便利。在將紙質檔案轉變為數字化檔案時，工作人員應當要按照相應的標準進行轉化，保證數字檔案的規范性[4]。然而，從當下事業單位檔案管理信息化建設現狀來看，許多事業單位沒有建立完善的檔案分類標準，也沒有嚴格落實國家相關規范與標準，同時在進行轉化中存在文件標題與內容不吻合的現象，這些問題都導致了事業單位檔案管理信息化建設工作進程緩慢，取得的效果也不理想。

4 事業單位檔案管理信息化建設策略研究

4.1 從思想上重視檔案管理信息化建設

積極開展事業單位檔案管理信息化建設工作，企業不僅不需要提供專門的場所進行檔案儲存，有效縮減檔案管理的存儲費用，同時也能夠確保檔案存儲不會隨著時間的延長而出現破損和遺失。除此之外，檔案信息化管理還可以顯著改善檔案管理的效率，方便工作人員進行檔案資料的檢索和查詢，強化檔案資料的利用程度，更好的挖掘出檔案資料的應用價值，為事業單位的改革創新與發展提供精準的數據支持[5]。事業單位管理人員應當要充分認識到開展檔案管理信息化建設的意義，改變以往的思維方式，構建良好的信息化意識。充分將當代信息化技術應用到檔案管理工作中，促使事業單位檔案管理信息化建設工作的深層次發展，進一步挖掘出檔案資料的應用價值，確保事業單位檔案管理工作能夠滿足信息化時代需求。

4.2 加強高水平檔案管理信息化工作團隊建設

隨著事業單位檔案管理信息化建設的不斷進行，對檔案管理工作人員的要求也越來越高，不僅要擁有一定的檔案管理方面的知識，同時也要掌握信息化應用知識和技能，為此，為了確保事業單位檔案管理信息化建設工作的順利進行，還需要不斷進行高水平檔案管理信息化工作團隊建設。首先，針對已經處于檔案管理工作崗位的職員，事業單位可以開展主題培訓活動，鼓勵工作人員積極主動參與到檔案管理信息化技術學習中，熟練掌握一些檔案管理的信息化軟件應用方法，不斷強化自身的信息化水平。另外，事業單位還可以要求專業的檔案管理信息化人員到企業開展演講，向工作人員系統的闡述檔案管理信息化工作開展流程與方法，或者親臨到檔案管理工作現場，針對事業單位檔案管理信息化建設現狀，明確后續的檔案管理信息化建設方向與途徑，為推動檔案管理信息化建設工作順利進行奠定基礎。其次，事業單位還應當要積極從外引進兼具檔案管理與信息化技術的復合型人才，不斷提高檔案管理隊伍的信息化水平，推動事業單位檔案管理信息化建設工作平穩、有序進行。

4.3 構建健全的檔案管理信息化建設標準

事業單位在平時工作中，因為工作事務非常多，導致產生的檔案資料也是各式各樣，有些檔案資料是以文字形式記載的，也有些是通過圖片、視頻等形式呈現的，這就要求事業單位在進行檔案管理信息化建設工作中，不僅要進行紙質檔案向數字化檔案轉變，也要構建一個健全的檔案管理信息化建設標準，確保完成的數字化檔案能夠按照特定的規則與規律放置，提高檔案管理的規范性[6]。當下，我國制定了紙質檔案數字化規范標準，事業單位在遵守該標準的同時，也要結合自身的實際狀況，構建符合自身情形的信息化建設標準。除此，事業單位還需要緊緊圍繞實際狀況，貫徹落實到檔案管理實際工作中，例如，應當要規范檔案資料的轉化形式、保證檔案資料內容的完整性、確保資料主題與內容相符合等。

5 結語

隨著現代科學技術水平的不斷發展，信息化技術對企業運營的影響越來越大，事業單位應當要充分認識到信息化技術對企業發展的影響，加強自身的檔案管理信息化建設，不斷加強檔案管理工作人員的信息化素養，制定完善的檔案管理信息化建設標準，保證事業單位檔案管理信息化建設工作又快又好進行。